請求書発行システムとは｜機能やメリット・デメリットを解説

請求書発行システムは、請求書の作成や発行の業務を効率化させることができ、コスト削減やテレワーク推進にも繋がります。本記事では、請求書発行システムについての基本知識と主な機能、導入するメリット・デメリットの他、導入する際のポイントも解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行システムとは
3. 請求書発行システムの種類
4. 請求書発行システムの主な機能
5. 請求書発行システムを導入するメリット
6. 請求書発行システムを導入するデメリット
7. 請求書発行システムを導入する際のポイント
8. 請求書発行システムの自作は可能か
9. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から発行・送付までの一連の業務を一元管理し、自動化できるシステムのことです。近年、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度開始に備え、請求書発行システムを導入する企業が増えています。

請求書発行業務には、エクセルを用いた管理が多く行われています。しかし、エクセルの場合手作業が多いことから、編集の際に計算式がずれて間違った金額を出す可能性があります。また、データを間違えて上書きしてしまうミスが起きがちです。

請求書発行システムなら、金額の計算を間違えにくく、セキュリティもExcelと比較しても優れています。また、作成から発送までが自動化されているため、誰でも同じ品質の請求書を発行できるのがメリットです。

請求書発行システムの種類

請求書発行システムには、サービスの提供方法でクラウド型とオンプレミス型とに分かれます。しかし、今日ではサーバなどの用意が不要なクラウド型を導入する企業が大半です。ここでは、請求書発行システムの2つの種類について解説します。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供会社のサーバにアクセスしてシステムを使用する方法です。インターネット環境さえあれば、外出先からでもアクセスが可能です。一般的に、月額又は年額で料金を払う仕組みになっています。

提供会社がサーバーを所持し、アップデートやメンテナンスを行うため、自社でインフラ環境の整備が不要です。そのため、オンプレミス型と比較して導入コストが低く、すぐに使えるのがメリットです。

しかし、提供会社のサーバーに情報を預けていることから、情報漏洩の可能性もあり得ます。事前に提供会社のセキュリティ対策をしっかり確認しましょう。また、アップデートなどを提供会社に一任するため、カスタマイズ性は低くなります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する方法です。自社サーバーで運用するため、インターネットに接続する必要がなく、セキュリティが高いのが特徴です。また、自社の要望に合わせて細かくカスタマイズできるのもメリットです。

しかし、オンプレミス型はサーバーのほかシステム使用のためのインフラ構築が必要となり、導入コストが高額になりがちです。また、アップデートやメンテナンスを自社で行わなければならず、担当者を置く必要があります。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、基本的に以下のような機能が搭載されています。

機能	内容
請求書作成機能	フォーマットに基づき請求書を作成
メール送付・郵便代行機能	電子請求書をメールで送信サービス提供会社が取引先への郵送を代行する
書類保管機能	電子書類を自動的にシステムへ保管アクセス権限があればいつでも確認できる
システム連携機能	会計ソフトやほかの管理システムとの連携ができる
書類の保存・管理機能	取引先や進捗状況などで検索できる期限を知らせるアラーム機能

上記の基本的な機能以外にも、銀行データとの連携による請求書発行後の入金管理や催促、売上レポートの作成・管理などまで対応できるシステムもあります。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムの機能は、請求書発行業務の効率化や負担軽減に大きなメリットをもたらします。ここでは請求書発行システムを導入するメリットについて解説します。

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請求書発行業務の効率化

従来の方法では、請求書が相手に届くまでに請求書の作成や印刷、請求書の封入、そして郵送の業務を経ていますが、請求書発行システムを導入すると、これらの業務が自動化されます。

たとえば、請求書の作成なら豊富なテンプレートを搭載しており、必要な情報を入力するだけで簡単にエクセルより見栄えのいい請求書を作成できます。また、請求書の項目設定は自由なため、登録しておくと次回以降も利用できます。

また、作成した請求書はデータとして保存されるため、いつでも内容が確認できる上に保管スペースが不要となり、整理整頓の業務が削減されます。

コスト削減

請求書を相手に郵送する方法の場合、請求書の紙代や印刷代、郵送費などがかかってきます。1件あたりの費用は少ないものですが、取引先が多くなるほど費用が多くなっていきます。

請求書発行システムの導入で請求書を電子化すると、請求書をメールに添付して送信できる、または取引先にWeb上でダウンロードしてもらうなどができます。そのため、紙や印刷代・郵送費がかからなくなり、コストの削減につながります。

ヒューマンエラーの防止になる

請求書発行業務を手作業でしていると、どれだけ注意していても請求書の誤記入などによる誤請求や請求漏れ、誤送付・誤送信といったヒューマンエラーが発生する可能性があります。

請求書発行システムなら取引先の情報を一元管理しているため、請求済みと未請求の違いが分かりやすく請求漏れや二重請求を防げます。また、自動発行機能を搭載したものが多く、毎月決まった日に請求書の作成と送付を行い、作成や送付忘れを防止できます。

テレワークの推進につながる

クラウド型の請求書発行システムの場合、インターネット環境さえあればシステムにアクセスできます。そのため、自宅や出張先などの社外からでも、請求書を作成し発送することが可能になります。

また、請求書発行システムにはワークフロー機能が搭載されており、作成した請求書の申請・承認のために押印する必要がありません。従業員が押印のために出社する必要がなくなり、テレワークを促進できると同時に経費削減にもつながります。

承認待ちの可視化

承認待ちの可視化とは、作成した請求書がいまどのような状態にあるのかをシステム上で確認することができます。誰がチェックしているのかを可視化することで、承認者に何度も連絡することを防ぎ、業務の効率化を図れます。

また、システムによっては、外出先や自宅などでも確認・承認の作業が可能なので、緊急の承認が必要なものや承認の滞りを防ぐことができます。

情報共有がスムーズになる

IT化やグローバル化が進んだ現在では、違う部署やチームでも情報を共有して迅速に対応することが求められます。

請求書発行システムを導入すると、インターネット環境があればどこでも請求書の情報を共有できます。経理担当者が社内で作成した請求書を営業担当者が外出先で確認するなども可能なため、スムーズに対応できるでしょう。

請求書発行以外の業務の効率化

請求書発行システムには、入金管理機能や会計ソフトとの連携機能が搭載されているものもあります。入金管理機能があると、金融機関との連携で入金データを自動で取得し、システムが自動で請求書のデータと照合して消込を行います。

また、会計ソフトと連携しているとデータの転記や仕訳業務も自動化できるため、ヒューマンエラーの削減になる上に経理担当者の負担軽減になり、業務効率化にもつながります。

請求書発行システムを導入するデメリット

請求書発行システムの導入には多くのメリットがあります。しかし、一方で企業の事情に大きな変化を及ぼすことから、企業にとってデメリットになる部分もあります。ここでは、請求書発行システム導入においてデメリットとなることを解説します。

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インターネット環境が必要になる

請求書発行システムを導入すると、請求書は電子化されインターネットを通じてやり取りすることになります。そのため、送付する自社側はもちろんのこと、取引先もインターネット環境が必要になります。

請求書発行システムを使って取引先へ請求書を発送したい場合は、事前にインターネット環境などの状況を確認しておきましょう。

導入費用がかかる

クラウド型を導入する場合、初期費用に2万から30万円程度、月額料金は2万から5万円が相場といえます。なお、月額料金は企業あたりではなくユーザー数に応じた従量課金制を採るサービスも多くみられます。

とは言え、導入費用こそかかっても、システムがない場合の経理担当者の残業代など人件費や請求書の印刷・発送費などを削減でき、後々にはシステム導入費用より大きくなり実質的にコストダウンとなります。

それでも費用面で躊躇するなら、無料で利用できる請求書発行システムもあります。しかし、無料のシステムは発行数や登録できる取引先の数などに制限があり、個人事業主の利用を前提にしているサービスが多くなっています。

社内フローの見直しが必要になる

請求書発行システムを導入して請求書を電子化した場合、請求書発行に関する社内の規則やワークフローを変更する必要が出てきます。

この場合、これまでの規則やワークフローの見直しを要する可能性があります。見直しにともない従業員への研修や通知、取引先への説明など、システムの導入を決定してからも運用までに時間と手間がかかります。

請求書発行システムを導入する際のポイント

請求書発行システムは複数の提供会社から出されており、それぞれ搭載されている機能や価格などが異なっています。ここでは、最適な請求書発行システムを導入するためのポイントについて解説します。

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システム化したい範囲に対応できているか

請求書発行システムは複数の業者が提供しており、それぞれ搭載されている機能が異なっています。請求書の作成と送付のみを行うものから、請求書発行後の入金消込や督促などまで行えるものまで多様です。

しかし、機能が多いほど当然価格が高くなります。まず自社でシステム化したい範囲を決め、それに対応したサービスを選ぶようにしましょう。

たとえば、発行数が少ない場合は請求書の作成に特化したシステムを選ぶと無駄なコストが減らせます。一方、毎月同額の請求書を多く発行している場合は、毎月共通の項目が自動で請求書に入力される機能があると効率的です。

自社の会計システムと連携できるか

請求書発行システムは、外部システムとの連携が可能です。特に会計システムは請求書発行業務と関連性が強いため、自社の会計システムとデータの連携が簡単にできるサービスを選ぶと運用も上手くできます。

また、請求書発行システムが入金の消込・請求漏れの確認・取引先への督促などの機能を搭載している場合は、自社の会計システムと連携できるか確認しておきましょう。

サポート体制は充実しているか

請求書の発行は決まった日になることが多く、特定の時期に業務が集中しがちです。膨大な量の請求書を処理している途中でシステムに不具合が生じると、業務が遅れ取引先に迷惑をかけてしまいます。

そのため、提供会社のサポートが充実しているかは非常に大切なポイントになります。メールやチャット、電話など多くの連絡手段を持っているサービスならば、トラブルが起きても連絡しやすくて助かります。

特に、週末や祝祭日、年末年始などの休日や夜間にも稼働している企業の場合は、サポート対応時間も確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

請求書発行システムを導入する上で、セキュリティ対策が十分にされているかは重要なポイントです。特にクラウド型の場合、提供会社がサーバやシステムを管理し、自社のデータを預けて運用しています。

そのため、提供会社のセキュリティ対策が不十分だと、データの漏洩や紛失のリスクが発生しやすくなります。通信データをSSL暗号化しているかなどを確認しましょう。

また、プライバシーマークを取得しているかも、十分なセキュリティ対策が取れているかの目安になります。プライバシーマークを取得している提供会社は、第三者機関から個人情報管理が適切であると評価されているからです。

電子帳簿保存法に対応しているか

これまで請求書などの税務関係書類は、電子データで受け取った場合でも紙に印刷して保管が認められていました。発行側の請求書控えも同じく、紙に印刷して保管が可能でした。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データで作成および授受した請求書は電子データとして保管することが義務付けられました。2023年12月31日までは猶予期間として紙での保管が認められますが、それ以降は紙での保管は禁止されます。

そのため、導入したいシステムが電子帳簿保存法に対応した請求書の発行および保管ができるかを確認しておくことが重要です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

インボイス制度に対応しているか

インボイス制度とは、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式のことです。適格請求書を売り手が買い手に発行し、双方がその適格請求書を保存することで消費税の仕入れ税額控除が適用されます。

インボイス制度が開始する2023年10月1日以降は、発行者側にも控えの保管義務が生じる上に、発行の仕方も複雑になります。これから請求書発行システムを導入する場合は、インボイス制度による請求書の発行に対応しているかを確認しましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

請求書発行システムの自作は可能か

請求書発行システムは、理論的には自作することは可能です。しかし、自作のシステムを使用する場合にはいくつかの問題点をクリアする必要があります。

1. セキュリティ上の問題
2. 請求書のフォーマットと法的要件
3. データベースの設計
4. ユーザーインターフェースの設計

請求書発行システムは個人情報を含む情報を取り扱うため、セキュリティの問題がつきまといます。また、請求書はどのようなフォーマットで作成しなければならないか、法的な要件を満たすためには、どのような項目が必要かをしっかりと検討して制作する必要があります。

それらをクリアした上で、データベースやユーザーインターフェースの設計を行う必要があり、これらには専門知識が必要です。そのため、自作は可能ですが、さまざまなコストや知識を必要とするため、既存のソフトを利用することをおすすめします。

まとめ

請求書発行システムは、請求書の作成から取引先への送付まで一連の業務を自動化し、効率化できるシステムです。システムによる自動化はヒューマンエラーの防止になるほか、インターネット経由で使用でき、テレワークの促進になるなどのメリットがあります。

請求書発行システムには請求書の作成・送付や作成したデータの保管のほか、入金管理などの機能を持ったものもあります。導入には初期費用や月額費用がかかりますが、導入により費用以上の費用対効果が見込まれます。

これから請求書発行システムを導入する場合、提供会社のセキュリティやサポートが十分にあるのはもちろんのこと、電子帳簿保存法の改正による請求書の保存要件やインボイス制度の導入に対応しているか確認するのが重要です。