請求書発行システムは無料でも問題ない？選び方や有料との違いを解説

請求書発行システムは、請求書の作成や発行ができるシステムです。便利なシステムですが、コストが気になって導入を躊躇する企業もあるでしょう。実は、請求書発行システムは無料で利用できるものもあります。本記事では、無料の請求書発行システムの選び方などを解説しています。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行システムとは
3. 無料の請求書発行システムを選ぶ際のポイント
4. 無料と有料の請求書発行システム比較ポイント
5. 有料の請求書発行システムがおすすめの企業
6. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から発行、送付までの一連の請求業務を、ひとつのシステム上で行える便利なシステムです。取引先が多いほど時間のかかる請求業務を一括管理できるため、効率よく業務を行えます。

請求書発行システムではオンライン上で業務を行うことができるため、「クラウド請求書発行システム」とも呼ばれます。取引先の事業所とオンラインで請求書のやり取りを行うことで、タイムラグのない請求書の送付や受信が可能です。

請求書発行システムのメリット

請求書発行システムには、主に3つのメリットがあります。それぞれのメリットが、請求書発行業務の重要な側面と関連しています。

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人的ミス軽減・業務効率化

請求書発行システムは、請求書だけではなく、見積書や納品書といったさまざまな帳票作成に便利で、業務の効率化アップに役立ちます。システムを利用しない場合、重複入力など人的ミスを引き起こす可能性が高く、見直しや確認に時間を割かなくてはなりませんでした。

しかし、システムを利用することで、重複入力の心配やミスも軽減され、工数の削減も可能となります。見積もりから請求書作成までの作業の自動化により、同じ内容を他の帳票に自動入力でき、人的ミスを減らせます。

また、テンプレート使用により、エクセルで入力する際に起きやすいレイアウトの歪みや、必要事項を手動で入力する手間が省けます。

セキュリティ強化

請求書発行システムを管理するデータセンターでは、請求書の保存や会計に関する大切なデータを安全に保管してくれます。データセンターは第三者の侵入を防ぐ高度なセキュリティシステムを独自に持っており、データの保護を担ってくれます。

また、システム上のデータは、複数人が使用する場合も多いです。このような場合でも、システムの通信を暗号化やデータを取り扱えるユーザーの制限により、安全性を高めることができます。

さらに、データをシステム上で閲覧できるため、書類の出力や回覧の必要がありません。そのため、書類の紛失を防ぐことができます。先方への書類送付も時間を置かずにスムーズに行え、書類の取り違えといった心配もありません。

ペーパーレス化・コスト削減

請求書発行システムの導入により、請求書が電子化・データ化されるため、取引先とオンラインでのやり取りが可能になります。そのため、請求書のペーパーレス化が実現し、紙の使用量や書類の置き場所などを大幅に削減できます。

また、紙の請求書を入れる封筒や切手の購入が不要となるため、それぞれにかかっていた費用が浮き、コスト削減にもつながります。封書や送付の作業といった工数が大幅にカットでき、作業時間も短縮されるため、従業員は他の重要業務に着手できます。

請求書発行システムのデメリット

ここまでメリットを解説してきましたが、同時にデメリットもチェックしておきましょう。請求書発行システムのデメリットは、以下の2点です。システムの導入は、自社だけでなく取引先にも関わるため、どのように対応すべきかを考えましょう。

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取引先もシステム導入が必要

請求書発行システムを使用して他社とやり取りするためには、取引先もシステム導入が必要です。電子請求書は紙とは異なり、オンライン上でデータのやり取りを行うため、取引先にデータを受け取れる環境がなければ意味がありません。

取引先の中には、紙の請求書での対応にこだわる会社もあります。そのような取引先には、柔軟な対応をすることが重要です。取引先がシステム導入に消極的な場合は、受け取り側にも手厚いサポートを提供してくれるシステムを選ぶのがおすすめです。

コストが発生する

請求書発行システムのデメリットとして、コストの発生も挙げられます。コストとは、システムを導入する際の初期費用、運営を行うために発生する運営コストです。有料版の請求書発行システムは月額制で料金が発生する場合が多いため、慎重に検討する必要があります。

また、システムの導入前後でコストがどのくらい削減できるかどうかなど、事前に確認しておきましょう。導入によって削減できるコストが運営コストを上回るなら、導入がおすすめです。そうでないなら、もう一度自社に合ったシステムを選定し直しましょう。

無料の請求書発行システムを選ぶ際のポイント

請求書発行システムの中には、無料で利用できるものもあります。請求書発行システムのメリット・デメリットを踏まえ、ここでは無料の請求書発行システムを選ぶポイントを見ていきます。ポイントは主に5つです。

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自社に必要な機能があるか

無料の請求書発行システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているかがポイントとなります。使える機能や利用可能人数、システムの仕様などに問題がなければ、あえて有料のシステムを選ぶ必要はありません。

請求業務のフローは事業所によって異なります。そのため、自社で行っている請求書フローを見直し、フローに沿った業務が行えるかどうかを確認しましょう。導入前に、トライアルなどで、実際に使用してみるのもおすすめです。

たとえば、営業担当者が外回り中に見積書の作成と承認申請ができる機能があれば、業務の効率がアップします。それぞれ自社に必要な機能を見極めてから、導入を検討しましょう。

請求書発行システムの代表的な機能

請求書発行システムに搭載されていることの多い機能を以下にまとめました。無料の請求書発行システムの場合、すべてを備えているとは限らないので、確認を怠らないようにしましょう。

1. 請求書の作成
2. レイアウトのカスタマイズ
3. 請求書の一括送信
4. API連携
5. メールアドレス収集

請求書発行枚数の上限を確認

システムを導入する前に、請求書発行枚数の上限を確認しておきましょう。特に無料の請求書発行システムでは、請求書の発行枚数に上限を設けているものが多いです。

電子請求書のやり取りが可能な取引先が何社あるかを、事前に確認しておかなければいけません。見積書や納品書の作成数とは異なるため、気を付けましょう。

他システムと連携できるか

請求書発行システムには、請求書業務の他にもさまざまな機能をもつものがあります。その1つが、他システムとの連携機能です。他のシステムと連携させることで、業務フローの効率化にさらに期待できます。

たとえば、自社で使用している会計システムと連動できれば、データの転記が可能です。重複した入力作業が不要になるので、見直しや確認作業に追われることもなくなり、業務の簡素化が実現します。

また、金融機関と連携が取れるシステムなら、入金データの自動取得ができます。金融機関で入金の確認を行う手間が省け、消込作業もシステムが自動で行ってくれるので安心です。

電子帳簿保存法に対応しているか

請求書発行システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているシステムかどうかをチェックしましょう。

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や取引書類の電子保存を認める法律で、2022年1月にペーパーレス化を目的として法改正されました。改正により、電子取引を行う場合は、その取引データを一定の要件下で電子保存することが義務付けられています。

オンラインで取引する可能性がある場合は、システムが電子帳簿保存法に対応しているか、よく確認しましょう。同システムを利用して作成した書類なら、あまり法律に詳しくない方でもWeb請求書等の電子保存をスムーズに行えて便利です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

セキュリティ対策は十分か

請求書には多くの情報が記載されているため、セキュリティ対策がしっかりとされているシステムを使用しましょう。セキュリティ対策が不十分なシステムを使用していると、最悪の場合情報漏洩を起こす可能性があります。

情報漏洩は企業としての信頼を失うだけでなく、取引先にまで迷惑がかかります。安心して使用できるシステムかどうか、厳しく確認するのがおすすめです。

無料と有料の請求書発行システム比較ポイント

ここまで、無料の請求書発行システムの選び方を解説してきました。しかし、無料と有料、どちらのシステムを選ぶべきか、迷っている方も多いのではないでしょうか。ここでは、無料と有料の請求書発行システムの違いを明らかにして、比較のポイントを解説します。

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請求書発行数

無料と有料の請求書発行システムでは、請求書の発行数が異なります。無料版では、請求書の発行数に上限が設けられているものがほとんどです。事業所の規模によっては不足する可能性もあるため、気を付けましょう。

ただし、無料の請求書発行システムの中でも差はありますが、請求書の発行数は5枚〜10枚のシステムが多いです。毎月どのくらい請求書の発行が必要なのか、事前に確認しておきましょう。

登録できるユーザー数

無料と有料とでは、請求書の発行数だけではなく、登録できるユーザー数にも違いがあります。登録できるユーザー数とは、システムの編集や閲覧が可能になる社員数のことです。登録できるユーザー数が多いほど、情報共有の幅が広がり、作業効率がアップします。

しかし、小規模経営で従業員が少ない事業所や、店舗経営でシステムを利用する人数が限られる場合は、登録できるユーザー数が少なくても対応できます。逆に多くの社員を抱える大企業は、どのくらいの人数がシステムを利用するか調べておかなければいけません。

連携可能なシステム

無料か有料かの違いによって、連携可能なシステムも異なります。無料の請求書発行システムでは、請求書の作成から送受信までの基本ツールは搭載されているものの、従来から使用している会計システムや金融機関などとの連携ができない場合も多いです。

会計システムや金融機関との連携ができれば、導入後すぐにシステムの利便性を実感できます。システムの導入ハードルも下がるため、できるだけシステム連携に柔軟性のあるものを選びましょう。

有料の請求書発行システムがおすすめの企業

無料の請求書発行システムは、コストがかからない分始めやすい、といったメリットがありますが、機能性に不足を感じる企業もあるでしょう。そこで、ここでは有料の請求書発行システムがおすすめの企業の特徴を紹介します。

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月の請求書発行が10件以上の企業

取引先が多い、月の請求書発行が10件以上になるなどの企業には、有料の請求書発行システムがおすすめです。無料のシステムでも請求書の発行数が多めのものもありますが、機能が乏しい場合があるため、おすすめできません。

また、帳票の中でも、見積書や納品書の作成数は無制限なのに、請求書の発行数のみ上限が設置されていることも多いです。有料のシステムでは、請求書の発行数によってプランや月額料金が異なるものもあります。自社に適したものを選びましょう。

複数人・複数部署で利用したい企業

大企業では、多数の社員で情報の共有を行うためにも、複数人や複数部署で請求書発行システムを利用するのが効率的です。無料のシステムは登録人数が限られている場合が多いため、大企業や人数の多い中小企業には、あまりおすすめできません。

また、複数人で使用する場合は、情報漏洩を防ぐためにも、権限管理が可能なものを選びましょう。ユーザーによって閲覧のみか、編集可能かなどを設定することで、セキュリティの強化にもつながります。

まとめ

請求書発行システムは、無料版・有料版に関わらず、請求書業務の効率アップを図れる便利なツールです。無料版には、請求書の発行数やユーザーの人数の制限など、さまざまな制約がありますが、中には優れた機能性を持つものも少なくありません。

また、無料版・有料版共に、お試し期間が設定されているものも多いです。システム導入に抵抗がある方、迷っている方にお試し利用が特におすすめです。業務がスムーズに行える実感を感じられたら、本格的な導入を検討しましょう。

会計や税金に関する書類は、電子データでの保存が推奨される傾向にあります。また、2023年10月からは、インボイス制度も始まりました。さまざまな制度改革に適切に対応するためにも、請求書発行システムの導入は有効です。自社に適切なシステムを見つけましょう。