おすすめの組織診断ツール3選｜選び方や導入時の注意点を解説

組織診断ツールとは、従業員や組織が抱えている課題をアンケート調査し、改善策を検討するためのツールです。企業に対する満足度やメンタルヘルス状態を把握でき、自社が抱える課題が明確になります。本記事では、おすすめの組織診断ツールや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 組織診断ツールで組織の課題を改善
2. 組織診断ツールは調査方法・分析結果・操作性で選ぶ
3. 組織診断ツール選びに重要なポイント3つ
4. 組織診断ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめの組織診断ツール3選
6. 組織診断ツールを導入するメリット
7. 組織診断ツールを導入する際の注意点
8. まとめ

組織診断ツールで組織の課題を改善

組織診断ツールとは、組織診断サーベイとも呼ばれ、組織の現状を把握して課題を抽出するためのツールです。従業員一人ひとりに対してアンケートなどを用いて調査を行い、普段感じている現場の問題点や個々が抱える課題を把握できます。

従業員の離職率の高さや業績の低下など、組織が抱える課題はさまざまです。そこで、組織診断ツールで従業員のリアルな声を収集できれば、経営者が気付きにくい内面的な問題が明確になります。組織全体の課題を客観的に把握・分析し、改善につなげられます。

組織診断ツールで調査できること

組織診断ツールでは、従業員満足度・従業員エンゲージメント・メンタルヘルスについて調査することができます。いずれも業務内容に関するものではないですが、離職率やモチベーションにつながる調査ができ、間接的に仕事の成果へと結びつきます。

なお、ツールごとに得意な調査範囲は異なるため、重要視する調査範囲を決めた上でツールを選ぶのがおすすめです。

組織診断ツールは調査方法・分析結果・操作性で選ぶ

組織診断ツールは、利用するツールによって調査方法・分析結果・操作性が異なります。したがって、組織診断の目的や利用したい形式など、さまざまな角度から比較検討して効果の高いツールを選ぶことが大切です。

組織診断ツールは、以下の点に着目しながら選ぶのがおすすめです。次の章では、組織診断ツール選びで重要なポイントを詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 調査方法が自社に合っているか
2. 分析結果が見やすい・活用しやすいか
3. 従業員が使いやすい操作性か

【その他の比較ポイント】

1. 質問項目の設計方法を確認
2. 業務を効率化できる機能が搭載されているか
3. 無料トライアルがあるか
4. サポート体制を確認

組織診断ツール選びに重要なポイント3つ

組織診断ツールを選ぶ際は、調査方法や使いやすさの確認が必要です。ここで解説する3つのポイントは、必ず抑えておきましょう。

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調査方法が自社に合っているか

組織診断ツールを選ぶ際は、調査方法が自社に合っているかどうかが重要なポイントです。自社に合った調査方法を選ぶことで、得られる効果や従業員の回答率が上がります。また、自社の課題やニーズを洗い出し、調査の目的を明確にすることが大切です。

例えば、「現場の問題点を改善して生産性を上げる」「従業員のメンタルヘルスチェックを行う」など、調査を行う目的に応じて適切な調査方法も異なるため、目的の達成につながりやすい調査方法を選ぶ必要があります。

調査方法には、長いスパンで大規模な調査を行うセンサスと、簡単な調査を行うパルスサーベイの2つがあります。自社の目的に応じて適切な調査方法を選びましょう。以下では、それぞれの調査方法を詳しく解説します。

センサス

センサスは、半年〜1年の間隔で行う、質問数が50〜100問ほどの大規模な調査になります。従業員の組織に対するエンゲージメントや満足度の確認、企業理念への理解など、さまざまな項目を網羅的に質問するのが特徴です。

一度で多くの情報を得られますが、設問数が多く従業員の負担が大きくなりがちです。そのため、高い頻度では実施できず、1回の調査における重要性が増します。センサスでは、細かい課題設定や調査計画が求められます。

パルスサーベイ

パルスサーベイは1週間〜1ヶ月に1度の短期間で行う調査方法で、質問数は5〜10問の簡易的な調査です。組織の現状をタイムリーに把握できるため、問題への早期対応につながります。特に、短期間でPDCAを回して業務改善していきたい場合に向いています。

また、実施する時期や調査したい内容によって、テーマを変えるという使用方法も選択可能です。質問数は少ないものの、頻度が高いことで調査が形骸化するリスクもあります。調査の意味を見失わないよう、従業員に調査の目的を都度周知して理解を深めましょう。

分析結果が見やすい・活用しやすいか

分析結果の見やすさや活用のしやすさも、組織診断ツールを選ぶ際の大切な判断基準です。わかりやすいデータがあれば、的確に課題を特定しやすくなります。仮に分析結果がわかりにくいと、詳細にまとめる作業が発生して手間がかかります。

よって、一目で組織の課題や問題点が把握できるような、わかりやすい表示方法のツールがおすすめです。導入の検討時には、サンプル表示できるものや無料トライアルで使い勝手を試すなど確認が必要です。

従業員が使いやすいか

組織診断ツールは、従業員にとっての使いやすさも重要です。アンケートへの回答は従業員にとって負担になるため、ログイン方法や回答方法が複雑であれば、回答に苦労する従業員や煩わしさを感じる従業員が出てくることが予想されます。

従業員の回答率や回答内容が悪いと、調査を行う本来の目的を果たせません。そこで、シンプルなアクセス方法やマルチデバイスに対応したツールを選ぶと、失敗のリスクを減らせます。

組織診断ツールのその他の比較ポイント

組織診断ツールは重要なポイント以外にも、比較検討する際に抑えておきたい点があります。ここでは、組織診断ツールをさらに効果的に活用するために、確認しておくべきポイントを解説します。

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質問項目の設計方法を確認

質問項目の設計方法を確認しておきましょう。単に質問が用意されているだけでは自社の意図する調査結果を得られないため、調査内容の有効活用に向けて、自社のニーズに適した質問を作成する必要があります。

組織診断ツールの中には、質問内容のテンプレートが用意されているものや、自社の目的に応じてカスタマイズや追加ができる機能を搭載したものもあります。そのため、自社のニーズに合わせて柔軟に設計できるツールを選びましょう。

業務を効率化できる機能が搭載されているか

組織診断ツールを選ぶ際は、業務を効率化できる機能が搭載されているかどうかも大切です。組織診断の実施は運用側の負担になるため、作業の簡略化のために組織診断ツールを利用することも考えられます。

組織診断ツールに搭載される機能は、データ活用のしやすさだけでなく、作業の抜けや漏れを防止するために役立つものもあります。以下の機能は、組織診断ツールでの業務効率化に役立つものです。自社の予算やニーズに応じ、必要な機能を見極めましょう。

グループ機能

グループ機能は、部署や属性によって質問内容や設計を変更したり、調査のリンクを配信できたりする機能です。グループ別で調査結果を把握できるため、精度の高い課題の特定ができます。

大人数を対象に調査を行った場合、問題の発生箇所や部署別の従業員の満足度がわかりづらいこともあります。グループ機能を活用すれば、生産性が低下している部署や満足度の低い属性の従業員が明確になり、改善策を立てやすくなります。

ストレスチェック機能

ストレスチェック機能は、従業員の抱えるストレス度を把握できる機能です。質問内容から従業員の本音を把握し、休職や退職のリスクを可視化できます。結果に応じて、従業員に必要なアプローチやストレスを改善できる職場環境の構築に活かせます。

個々の従業員と面談してストレス状態を把握する方法は、時間がかかる上にマネジメント側の負担が大きいです。組織診断ツールで従業員が内面で感じていることを把握すれば、メンタルヘルスを意識した職場環境の改善に役立てられます。

通知機能

通知機能が搭載された組織診断ツールは、リマインド効果があって便利です。組織課題の中には、早期の取り組みが必要となるものもあります。例えば、従業員の満足が低い職場は離職率の高まりにつながることもあり、改善に向けた迅速な対応が求められます。

また、日々の業務に追われる中で調査のことを忘れてしまうこともあります。調査の進捗状況を確認するために、何度もツールへアクセスするのも煩わしく感じやすいです。

したがって、通知機能があれば、調査結果が出たら即座に確認して課題を解決するためのステップへ移行することができます。何度も確認する手間が省け、作業の効率化につながります。

無料トライアルがあるか

無料トライアルがある組織診断ツールは導入前に使い勝手がわかるため、安心して導入できます。いざ導入しても、操作方法やカスタマイズが複雑であったり、調査結果がわかりづらかったりすることも考えられます。

また、自社のニーズや料金に合った機能性を備えているか、データの活用をどこまでカバーしてくれるかなどのポイントも、無料トライアルを通して確認できます。

口コミなども参考にはなりますが、自社で利用する場合は事情が異なる場合があります。よって、無料トライアルを利用して、運用側と従業員側が問題なく使いこなせるか確認することも大切です。

無料トライアルを活用する際は、確認したい項目をリストアップしておくと漏れなくチェックでき、自社に適切な組織診断ツールがわかりやすくなります。

サポート体制を確認

万が一のトラブルを想定し、サポート体制を確認しておくことも大切です。自社で対応できない場合は、専門知識を持つスタッフのサポートが必要になります。組織診断ツールでは、電話やチャット対応、問い合わせフォームでの対応などが挙げられます。

調査時にシステムの不具合が起こった場合、従業員が回答できない、調査結果のデータが消えて再調査が必要になるなど、組織診断が適切に実施できなくなることも考えられます。

トラブルが発生すると従業員の負担になることもあるため、迅速な対処が必要です。さまざまな状況を想定し、稼働時間や問い合わせ方法など、自社に合ったサポート体制が構築されているサービスを選びましょう。

おすすめの組織診断ツール3選

組織診断ツールを導入するメリット

組織診断ツールを活用する目的は、主に現状の組織における課題の改善です。その際、従業員に対して働き方や職場環境などについて調査をし、離職につながらないような見直しと改善を行っていきます。

一人ひとりの内面的な部分を可視化し、課題を細分化することで、非効率となっている部分などを把握して組織マネジメントが行えます。また、成果につながっている部分を導き出し、データを蓄積・分析することで、より効果的な施策が打ち出せます。

仕事に対してやりがいを感じなかったり、人間関係に不満を感じていたりする状態が続くと、従業員が離職を考えて人材不足につながってしまいます。そのため、定期的な組織診断を行い、個人のスキル・能力を効果的に発揮できるような環境づくりが重要です。

最適な人材配置を検討し、組織全体のコミュニケーションを増やしていくことで、従業員のモチベーション向上や売上・業績の向上に寄与します。

組織診断ツールを導入する際の注意点

組織診断ツールは、導入において注意するべき点がいくつか存在します。事前にしっかりと対策を立ててから、ツールを比較検討するのが大事です。ここでは、組織診断ツールを導入する際の注意点を解説します。

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ツールの導入目的を明確にする

組織診断ツールを導入する際は、目的の明確化が必要不可欠です。それぞれの目的ごとに、調査方法と内容・結果の活用方法は変わります。よって、組織の抱える課題を洗い出し、目的意識を持った組織診断の実行が求められます。

組織診断は単に調査するだけではなく、より良い組織改善を行うのが一番の目的です。つまり、診断の実施自体を目的とするのではなく、診断後のアクションが重要であることを念頭におく必要があります。

なお、回答を促すだけでは形骸化しやすいため、調査結果をどのように活用するかまで計画しておくことが大切です。従業員と運用側の双方が組織診断の重要性を理解し、意義を持って調査に協力できるような体制を整えましょう。

費用に見合った効果が見込めるか

費用に見合った効果が得られるかどうかも、導入前に確認しておく必要があります。組織診断ツールは、料金体系・機能・ユーザー数によって料金が変動するため、費用対効果を確認せずに導入してしまうと、不要な機能ばかりで料金が高いといった事態が生じます。

したがって、自社が必要とする機能や規模感と料金体系が見合ってるかを、事前に確認しておきましょう。例えば、料金シュミレーションができるサービスがあれば、積極的に利用してみるのもおすすめです。

従業員に負担をかけないツールを選ぶ

ツールで実際に回答を行う従業員に対して、負担がかからないものを選ぶことが大切です。仮に負担が大きいと、従業員の回答率の低下を招き、不満を与えることにもつながります。特に、業務時間外での回答を要求する場合は、従業員の負担が大きくなります。

よって、業務時間内でも回答できるような簡易的な質問内容や質問数にとどめておくと、従業員への負担を軽減して回答率の向上にも期待できます。

診断結果だけを信じないようにする

組織診断ツールを活用することで、組織内における可視化しづらい現状を把握して改善につなげていくことができます。しかし、ツールの診断結果から導き出される客観的な内容も重要ですが、内容の信憑性や重要度は個別でヒアリングしなければわかりません。

また、職場環境において発生する問題は毎日何かしら生じる可能性を秘めています。そのため、急なトラブルや相談事に関しても即座にヒアリングできるような体制を整え、常に従業員個々とのコミュニケーションを図れる環境づくりにも注力することが大切です。

まとめ

組織診断ツールは、アンケートなどを用いることで、従業員の満足度の確認や組織が抱える問題を明らかにできます。現場で働く従業員の率直な意見が調査結果に反映されるため、客観的な組織の分析や課題解決に向けた対策の実施が可能です。

組織診断ツールの効果を十分に発揮するには、センサスやパルスサーベイなどの調査方法を含め、自社の目的や解決するべき課題に合ったものや運用側・回答者共に扱いやすいものを選ぶことが大切です。

組織診断ツールは製品によって料金体系や搭載される機能も異なるため、自社のニーズに合っていることが求められます。組織診断ツールを活用して組織の改善に取り組み、従業員の満足度や生産性の向上につなげましょう。