見積書発行には見積管理システムがおすすめ｜機能や選び方など解説

見積管理システムとは、見積書の作成・発行や管理、利益率の分析などを行えるシステムです。見積書作成のノウハウ共有や受注率アップなどに役立ち、クラウドを利用したペーパーレス化にもつながります。本記事では、見積管理システムの機能やメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 見積書の発行なら見積管理システムがおすすめ
3. 見積管理システムの主な機能
4. 見積管理システムを導入するメリット
5. 見積管理システムの選び方と比較ポイント
6. 見積管理システムを導入する際の注意点
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

見積書の発行なら見積管理システムがおすすめ

見積管理システムは、見積書作成から発行に至るまでの業務を効率化し、合理的に管理するツールです。Office系のソフト・Excel（エクセル）での見積書作成や管理に比べ、見積管理システムは属人化しにくく、過去のデータも簡単に参照でき、便利な活用ができます。

その上、見積書の作成だけでなく、多くのシステムでは納品書・請求書・支払明細書などの作成も可能です。中には領収書や注文請書などのさまざまな帳票作成や、PDFへの変換・送付機能など、多くの機能を搭載したものもあります。

見積管理システムは、見積書作成を始めとする書類作成業務の効率化から、各種業務の効率化までを可能とします。つまり、データ蓄積によって各業務状況の分析や業務改善まで広げられる、多くの可能性を秘めたおすすめのシステムです。

見積管理システムの主な機能

見積管理システムでできることは、見積書作成の効率化だけでなく、それに伴うさまざまな業務の効率化にも役立ちます。ここでは、見積管理システムが持つ基本的な機能について解説します。

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機能	内容
見積書作成機能	簡単かつ効率的に見積書の作成を行います
承認フロー機能	社内の承認をスムーズに行います
案件・営業管理機能	見積書を作成した案件の営業管理を行います
マスタ管理機能	商品マスタを利用してミスのない見積書作成を行います

見積書作成機能

見積書作成機能は、入力形式が定められたテンプレートを利用して、必要事項を入力するだけで、簡単かつ効率的に見積書を作成する機能です。さらに、過去の案件の見積書を参照して、そのデータを自動的に反映できるものであれば、より入力の手間が省けます。

また、見積管理システムでは、製品のデータベースを利用して見積書を作成するため、誰が作ってもミスのない整合性の取れた見積書が作成できます。そして、正確な見積書は、取引先や顧客とのトラブルを減らし、企業の信頼度の向上にもつながります。

承認フロー機能

作成した見積書は、発行する前に承認者の決裁が必要です。承認フロー機能は、自社で定められた決裁フローに従って、スムーズに決済を得る機能です。承認の流れは案件によって異なる場合もありますが、承認フロー機能では柔軟に対応できるように設計されています。

また、見積書はシステム上で共有されているため、作成者・承認者がどこにいてもシステムにアクセスして作成や承認ができます。これにより、作成から承認までのレスポンスが早くなり、顧客の待機時間短縮につながるのも、承認フロー機能のメリットです。

案件・営業管理機能

見積管理システム作成した見積書は、すべて自動的にシステム内に保管・管理されます。それらの蓄積された見積書の情報と、紐づけられた商談時の詳細な情報を一元管理すれば、案件や営業の管理もしやすくなります。

また、今までの見積書の内容と成約率や利益率の関係を明らかにして、営業に活かしたり、見積書を発行した案件の進捗状況を把握したりもできます。さらに、他のシステムと連携させれば、見積書の作成だけに留まらない、より幅広い営業活動が可能となります。

マスタ管理機能

見積管理システムでは、商品マスタや取引先マスタなどの管理ができます。見積書を作成する際には、必要なマスタを呼び出して自動入力させることで、間違いのない見積書の作成が素早くできます。

製品や商品などのカテゴライズ方法や、組み合わせが必要な製品の設定など、比較的自由度が高く設計されているものが多いです。また、取引先マスタから取引先のランクを読み込み、ランクごとで割引率を変えられる機能を持つものもあります。

見積管理システムを導入するメリット

見積管理システムの導入は、見積書を発行する現場の人たちばかりでなく、管理者側にもメリットがあります。ここでは導入する4つのメリットについて解説します。

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見積書作成のノウハウ共有が可能

見積管理システムでは、作成した見積りデータを一元管理して、関係者全員で共有しながら利用します。それにより、属人化されがちだった見積書作成のノウハウも共有され、作成に迷う案件があれば、他の担当者が携わった同じような案件を参考にして作成ができます。

見積書作成は、条件が複雑に絡み合う難しい作業です。従来は、担当者の経験で判断していましたが、慣れない若手や、初めての案件では難しい場合があります。そのような場合でも、システムを使えば、経験の有無にかかわらず間違いのない見積書の作成が可能です。

商談プロセスの効率化

見積管理システムは、見積書作成から承認フローまでスムーズに流れるため、顧客に対するリードタイムの短縮が図れ、商談をスムーズに進められます。

また、見積書の提示や相談もデータでのやり取りができ、顧客に見積書を手渡すためだけの訪問や、郵送にかかる費用や手間を必要としません。

さらに、スマートフォンと連携できる見積管理システムであれば、外出先からでも見積書の作成・閲覧・修正ができ、会社に戻って作業する必要がなくなります。それにより、商談プロセスの効率化とともに、コストの削減も可能です。

受注率・成約率のアップ

受注率・成約率のアップは、企業にとって大きな目標の1つです。しかし、現代社会では、従来のような過去の経験や勘で行う業務では、受注率・成約率アップにつながりにくくなってきています。

そこで、注目されているのがデータ分析による受注率・成約率アップであり、見積書もこのデータ分析における大切なデータの1つです。

見積管理システムには、過去の見積書が保管されています。その見積書データを基に、契約が成立したときのポイントや利益率、また契約に至らなかった原因を分析して、今後の営業方法の改善につなげられます。その結果として、受注率や成約率の向上が期待できます。

受注率・成約率の向上は、企業全体の収益拡大にもつながるため、見積管理システムの導入で効果を得られれば、大きなメリットとなります。

ペーパーレス化の促進

最近では、見積書も紙媒体でなく、データでやり取りすることが多くなり、見積管理システムでも見積書はデータ化され、必要に応じてプリントアウトして使うような仕組みになっています。さらに、作成した見積書のPDF変換も可能です。

データ化された見積書は、相手方にメールやブラウザ・クラウド上で確認してもらいます。また、今まで紙媒体をファイリングして保管していた場合、帳簿の保管場所の確保が必要なくなります。

その結果、見積書の印刷・保管にかかる印刷費や、相手側に送付する郵送費もかからなくなり、ペーパーレス化による見積書作成業務のコスト削減も可能です。

見積管理システムの選び方と比較ポイント

見積管理システムは様々なメリットがあり、業務の効率化や共有化もできる大変便利なシステムです。しかし、導入にはコストがかかります。選ぶ際にはそのコストに見合うものを選ぶことが大切です。ここでは、選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社に必要な機能があるか

見積管理システムは多くのベンダーから、いくつもの種類が出ています。それらの種類によって強み弱みがあり、付属の機能も異なります。その中から、一番自社に合ったシステム・自社に必要な機能があるかを比較検討するのが重要な選択ポイントです。

どのシステムでも見積書作成に関する機能に大きな差はありません。差が出るのは、その周辺をサポートする付加機能です。たとえば、入金管理・請求業務・営業支援の機能などです。また、一部の業界に特化したシステムもあります。

管理が大変な商品の原価情報を参照し、人件費などと照らし合わせて、発注者側が望む価格設定をシステムが自動で行う、といったサポート機能です。また、一部の業界に特化したシステムもあります。

システム選びの第一歩は、導入目的の明確化です。帳票の作成だけでいいのか、営業活動の効率化も同時に進めたいのかで、選ぶシステムは変わります。なお、企業全体のシステム化を進めるのであれば、ERPの中にある帳票作成機能を使うのも1つの手段です。

他システムと連携できるか

すでに、何らかのシステムを導入しているなら、そのシステムと連携できる見積管理システムを選ぶと、活用の幅がより広がります。また、業務全体のITシステム化を視野に入れるなら、より多くのシステムと連携できるものがおすすめです。

見積管理システムと連携してよく利用されているシステムには、会計システム・顧客管理システム・営業支援システム・原価管理システム・青色申告ツールなどがあります。

また、出先での業務が多い企業では、スマートフォン連携のできるシステムが便利です。この機能により、出先での業務で遅くなった場合に、会社まで戻らずに現場で処理ができ、働き方改革とともに、交通費や残業手当などのコスト削減にもつながります。

費用対効果は見合ったものか

多くの機能を持った見積管理システムほど、導入や維持にコストがかかる傾向があります。したがって、機能の選択には、費用対効果も視野に入れることが大切です。そのために、見積書作成の現状を把握し、課題を明確にする必要があります。

ベンダーによっては、無料トライアル期間を設定している場合もあります。トライアル期間中に、自社にとって必要な機能と費用対効果を検証して、導入するのも1つの方法です。ただし、無料トライアルにはデータ量や外部接続機器などに制限がある場合があります。

通常、有料版への移行を促すように、フリーで使用できる機能には制限を付けていることがほとんどです。導入コストを払ってから失敗しないためにも、費用対効果をしっかりと比較検討しましょう。

自由度は高いか

見積書の作成や承認フローの仕方は各企業によって異なっています。また、企業内でも、案件の種類によって承認フローが異なる場合もあります。場面によって使えなくなってしまうシステムでは、活用が浸透しないばかりか、誰にも利用されなくなる恐れさえあります。

したがって、どのような場面にも対応できる自由度の高いシステムの導入が重要です。これは、帳簿作成だけでなく、その周辺部分を支援する機能でも同じことがいえます。

見積管理システムを導入する際の注意点

ここでは、悔いの残らない導入を行うために、注意しておきたいポイントを、導入形態とインボイス制度の2点に絞って解説します。

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クラウド型・オンプレミス型の導入形態を確認

見積管理システムの導入の仕方には、ベンダーのサーバーを使ってインターネット上で運用する「クラウド型」と、自社のサーバーで運用・管理する「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社に適した導入形態を選択します。

クラウド型は、自社にサーバーを置かないため、初期導入コストは低く抑えられ、導入決定から短期間で運用できます。しかし、セキュリティはベンダーに依存し、インターネットを使うためのリスクが伴います。また、システムの自由度はオンプレミス型に劣ります。

対して、オンプレミス型は、自社でサーバーを用意して社内環境を整える方式で、大幅に導入コストがかかり、運用までに長期間を要します。しかし、セキュリティ面を始め、各種設定は自社に合わせて設定でき、より使いやすいシステムにカスタマイズできます。

現在は、デメリットをカバーしつつある、クラウド型での導入が主流になっています。ただし、クラウド型は、継続的に使用料の支払いが発生し、オンプレミス型はメンテナンス費用が発生するため、自社が求める条件に合わせて比較検討する必要があります。

インボイス制度に対応しているか確認

2023年10月1日から、インボイス制度が開始されました。これからはどのようなシステムを導入するにしても、インボイス制度に対応したシステムが必要になります。しかし、インボイス制度による見積書や注文書の書き方には変更がなく、今まで通りで大丈夫です。

しかし、請求書・納品書・領収書は適格請求書（インボイス）となり書き方が従来と変わります。具体的には、今までの請求書の記載事項に加え、インボイス登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額などの記載が必要になります。

よって、新たな見積管理システムの導入にあたっては、納付すべき消費税額を自動で計算してくれるシステムの選定、インボイス制度対応の有無の確認が必要不可欠です。

また、このような制度変更があった場合、導入形態がクラウド型であればシステムの変更はベンダーが対応するため、大きな心配はありません。しかし、オンプレミス型の場合は自社での対応が必要になり、そのためのコストがかかります。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

まとめ

見積管理システムは、見積に関するデータを一括管理して、スムーズで間違いのない見積書作成を支援するシステムです。また、システムでは見積書作成だけでなく、機密文書などの作成業務に合わせて、作成が必要な帳票の作成や管理ができる機能も備わっています。

システムによって、クラウド型・オンプレミス型といった導入形態、インボイス制度の開始などの法改正に対応可能かどうかも変わるため、導入する際にはしっかりと比較検討を行いましょう。

今では、多くの会社で取り入れられているシステムで、見積管理システムからIT化を始めることで、会社全体のIT化を進めている会社も多いです。見積管理システムはとても便利ですが、費用対効果も視野に入れて、自社に見合ったシステムの選択が重要です。