電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点｜保存要件も解説

電子帳簿保存法により請求書の受領側は、電子データの保存要件や請求書を紙で受領した場合の対応などを理解する必要があります。本記事では、電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点や、電子化して保存する際の要件を解説します。

目次

開く

閉じる

1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点
3. 請求書は一定期間保管する
4. 受領した請求書を電子化して保存する要件
5. 電子化された請求書の受領側のメリット
6. 電子化された請求書の受領側のデメリット
7. 請求書受領システムで法制度への対応を進める
8. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点

電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられる帳簿・書類を電子データで保存するための規則を定めた法律です。1998年に施行後何度かの改正を経てきましたが、2022年の改正では電子データ保存の義務化が盛り込まれました。

電子帳簿保存法では、請求書を電子データで受け取った場合には電子データのままで保管する義務ができるなど、従来とは違う対応を行う必要が出てきました。ここでは、請求書を受領した場合に電子帳簿保存法上どのように対応するべきかを解説します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

電子データで受領した書類は電子データで保存

2022年の電子帳簿保存法改正により、請求書をPDFやメールなどの電子データの形式で受領した場合にはすべて電子データのままで保存することが義務付けられました。

改正前までは、この電子データでの請求書は紙に印刷して保存することが認められていました。なお、改正後も2023年12月31日までは、紙媒体で保存することも可能です。

しかし、2024年1月1日からはオリジナルの電子データでの保存のみ可能となり、紙に出力して保存するのは禁止されます。

参考：電子取引データ｜国税庁

紙で受領した請求書の保存方法

紙の請求書を受け取った場合、保存する方法として「紙のまま保存」と「スキャンし電子データとして保存」の2通りがあります。紙のまま保存は、会計処理が終われば従来どおりタグ付けやファイリングなどを経て保管します。

スキャンする際の流れ

「スキャンして電子データとして保存」とは、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存方式に基づく保存方法です。保存するには次のような流れで行います。

1. 原本をスキャナで読み込み、またはスマートフォンなどで撮影
2. 読み取ったデータをシステムにアップロード
3. 2か月以内にデータへタイムスタンプを付与。ただし、訂正・削除の記録が残るシステムなら不要。
4. システム上にデータを法定期間内保存する

なお、3のタイムスタンプはタイムスタンプ付与型のシステムを使用していると、基本的にデータがアップロードされた際に自動的に付与されます。

電子化した請求書の原本は破棄しても良い

紙の請求書を電子データにして保存する場合、データ改ざん防止の観点から「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす保存要件を満たす必要があります。請求書は国税関係書類において重要書類に入るため、下記の要件をすべて満たさなければいけません。

1. 入力期間の制限（最長2か月+7営業日）
2. 一定水準（200dpi）以上の解像度およびカラー画像での読み取り
3. タイムスタンプの付与（システムで代用可）
4. 読み取り情報の保存
5. 訂正・削除の事実や内容確認ができること
6. 入力者などの情報を確認できること
7. 電子データの記録と国税関係帳簿との相互関連性の確保
8. 見読可能装置を備え付け、整然かつ明瞭に出力できること
9. 電子計算機処理システムの概要書などの備え付け
10. 検索機能の確保

これらの要件を満たしている場合、電子データの確認後は基本的に紙の原本を破棄しても構いません。しかし、入力期間を経過している場合と備え付けのプリンタで出力不可な大きさの書類の場合は紙原本の保存が必要です。

参考：スキャナ保存関係 Ⅰ 通則 【制度の概要等】｜国税庁

請求書は一定期間保管する

請求書や領収書など国税関係書類は、法律上一定期間保管する必要があります。しかし、その保管義務期間は法人と個人事業主で異なっています。

法人の場合、保管期間は基本的に確定申告書の提出期限翌日から7年間です。ただし、青色申告の承認を受けている場合、赤字（欠損金）が生じた事業年度の請求書の保管期間は10年間になっています。

個人事業主の場合、保管期間は基本的に申告の種類を問わず確定申告書の提出期限翌日から5年間です。しかし、課税売上高が1,000万円を超える「消費課税事業者」は、消費税法により7年間の保管義務があります。

参考：法人税法施行規則第六十七条｜e-Gov法令検索

参考：所得税法施行規則第六十三条｜e-Gov法令検索

受領した請求書を電子化して保存する要件

請求書を電子データとして保存するには、データ改ざんの防止などの観点から「真実性」および「可視性」を確保できる要件を満たす必要があります。ここでは、電子帳簿保存法における保存要件について解説します。

参考：電子取引関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

参考：スキャナ保存関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

紙を電子化した場合、解像度要件を満たす

紙の請求書をスキャンして電子化する場合、一定の画質以上で電子化し保存する必要があります。具体的には、解像度が200dpi相当以上、かつ赤青緑各色が256階調（約1678万色）以上のカラー画像になります。

ハンドスキャナや複合機での読み取りの場合、一般的な設定でも解像度が200dpiを超えるため、カラー画像なら気にする必要はありません。スマートフォンで撮影の場合、約388万画素以上なら要件を満たせますが、撮影方法によって要件を下回る可能性があります。

また、メール添付などでデータを送信した場合、画像データが圧縮されて解像度が落ちることがあるため注意しましょう。

タイムスタンプ等が残る方法で授受し保存する

請求書を受領した場合、受領した請求書にタイムスタンプを付与します。ただし、請求書発行者のタイムスタンプが付与してある場合は、自社のタイムスタンプ付与は不要です。

なお、電子データの訂正・削除などの履歴が残るシステムを使用している場合、スキャナ保存要件と同じくタイムスタンプの付与は必須ではありません。

事務処理の規定を備える

電子帳簿保存法では、改ざん防止など「真実性の確保」を満たすための要件として、タイムスタンプや記録が残るシステム使用を挙げています。しかし、タイムスタンプやシステムを使用しない場合、事務処理規定を作成し運用することを求めています。

具体的には、次のような内容の社内規定を整備し、運用する必要があります。

1. 目的：目的や参照している法律など
2. 適用範囲：規程が適用される範囲
3. 管理責任者：規程の管理責任者
4. 電子取引の範囲：電子メール、クラウドサービスなど具体的な例
5. 取引データの保存：保存する場所・年数など
6. 対象となるデータ：対象になる文書
7. 訂正・削除を行う場合：訂正や削除を行う場合の内容や方法

ディスプレイやプリンタなど見読可能装置の備付け

「見読可能装置」は、パソコンのディスプレイやプリンタなど、保管した電子データを画面上で確認したり書面で出力したりできる設備を指します。税務調査などで税務署に書類を提示する際、電子データを確認できるようにするためです。

請求書は国税関係書類では重要書類にあたるため、14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ、そして操作説明書の備え付けが必要です。また、出力した際は原本と同程度に見分けがつくこと・拡大縮小ができることなど規定があります。

電子文書を日付、金額、取引先で検索できるようにする

電子帳簿保存法では、下記の要件で電子データを検索できるようにする必要があります。

1. 取引年月日およびその他の日付・取引金額・取引先での検索
2. 日付または金額で範囲を指定して検索
3. 2つ以上の任意の項目を組み合わせての検索

ただし、税務職員の質問検査権に基づく電子データのダウンロードに応じられる場合、2と3の要件は不要です。

電子化された請求書の受領側のメリット

2022年の電子帳簿保存法改正により電子データでの保存要件が緩和されたことは、請求書の受領側にとって大きなメリットとなりました。ここでは改正でのメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

業務の効率化

請求書を電子化すると業務システムで処理できるようになるため、これまで手作業で行っていた業務の効率化や品質の向上が可能です。

また、電子データになっているとファイル名などで簡単に検索できるため、あとで請求書を確認したくなっても見つけやすくなります。探し回る手間と時間が削減でき、業務の効率化につながります。

紙を保管する必要がなくなる

請求書の保管期限は基本的に法人で7年、個人事業主で5年です。保管すべき書類は請求書だけではないため、紙の書類を保管するだけで多くのスペースを取られることになります。

しかし、電子データの請求書なら紙のように物理的なスペースが必要ありません。オフィスの中もすっきりする上に、棚やファイルなど紙の書類を保管するのに使う備品の費用も不要です。

請求書の発行日に受領できる

紙の請求書の場合、発行してから相手に到着するまである程度の時間がかかります。特に2021年の郵便法改正により土日休日の配達がなくなったことで、請求書が郵送で到着するのにさらに時間がかかるようになりました。

そのため、締日が近い請求書だと到着まで時間がかかってしまい、支払いが間に合うかと気を揉みがちです。

しかし、電子化した請求書なら相手が発行次第すぐに直接送ってもらえるため、発行当日に受け取ることができます。また、記載に誤りがあった場合も、修正版をすぐに送ってもらうことも可能です。

多様な働き方が可能になる

在宅勤務など働き方が多様になっているものの、請求書などの書類が紙のままのため経理業務などで出社しなければならない従業員や部署も多くみられます。

請求書を電子化するとクラウドサービスなどでのやり取りが可能になり、確認や承認のためだけに担当者が出社する必要がなくなります。また、ウェブ上ですべて処理が済んでしまうため、在宅ワークの場合でも出向くことなく対応できます。

電子化された請求書の受領側のデメリット

電子帳簿保存法の改正は多くのメリットをもたらしますが、一方で改正によりこれまでの業務を変更せざるを得ないなどデメリットもあります。ここでは、請求書受領側のデメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

改正電子帳簿保存の理解が必要不可欠

2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子取引で受領した請求書は電子データのままでの保存が義務付けられました。また、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存するのは禁止されています。

2023年12月31日までは、経過措置として紙に出力して保存が認められています。ただし、あくまでこれは経過措置であり、2024年1月1日からは電子データでの保存のみ認められるため注意しなければいけません。

請求書の電子化に伴い運用体制の構築が必要

請求書の電子化を行うには、新たにシステムを導入する必要があります。請求書を受領するには請求書受領システムの導入が一般的ですが、導入するには初期費用のほか運用コストもかかってきます。

また、システム導入に従って、従業員へシステムの使い方について研修などを行わなければいけません。また、運用にともない業務の変更が生じる可能性があるため、業務の見直しを検討する必要が出てきます。

請求書受領システムで法制度への対応を進める

電子帳簿保存法の改正で国税関係書類における電子データの保存要件が緩和されたことで電子化するハードルが低くなり、請求書の電子化はますます進むでしょう。一方で、近く導入されるインボイス制度は今までの請求書の様式と異なり、その管理も複雑化しています。

請求書の受領側・発行側いずれであっても、社内で電子化が進んでいない場合、担当者の負担が大幅に増すと考えられます。しかし、電子化を行うことで業務システムが使用できるため、管理の時間や手間を削減するのにつながります。

費用や導入までの手間の問題からシステムの導入を躊躇しているなら、クラウド型のシステムがおすすめです。初期費用も少なく、自社で機器を用意する必要がないため、比較的簡単に導入できます。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

インボイス制度における請求書受領側の注意点

適格請求書の要件を満たさない領収書では、仕入税額控除の適用はできないため、次の点に注意しましょう。

1. 領収書は保存する
   適格請求書の要件を満たした領収書を受け取った場合、課税期間の末日の翌日から2ヵ月を経過した日から7年間保存が必要です。電子データでの受け取りの場合は、電子帳簿保存法に基づいた方法で保管します。
2. 領収書の内容をチェックする
   適格請求書や適格簡易請求書としての記載内容に間違いがないかを確認しましょう。不備がある場合は、取引先に修正された正しい領収書を再発行してもらう必要があります。
3. 適格請求書の要件を満たすものと満たさないものを分ける
   適格請求書の要件を満たす領収書と、控除の対象外となる領収書は、それぞれ別に処理しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子データでの保存要件が緩和されたと同時に、2024年から電子データで受領した請求書の紙出力保存が完全に禁止されるなど、請求書処理の電子化は大きく進んでいます。

請求書を電子化するとWeb上で対応できることから、請求書が発行当日に受領でき業務効率化につながります。また、担当者が確認や承認に出社不要となるなど、多様な働き方にも対応が可能です。

請求書の受領側にとって、請求書の電子化はシステムの導入や従業員の研修など負担があります。しかし、特に電子データの紙への出力禁止が迫っていることから、対応した業務システムの導入や、社内業務の見直しなどを早急に行う必要が出ています。