無料で使えるおすすめのWeb社内報アプリ・ツール｜選び方も解説

Web社内報は、紙の社内報と比べて情報を迅速に共有できるのが魅力です。多くのWeb社内報アプリ・ツールは月額料金がかかりますが、無料で利用できるものもあります。この記事では、無料で使えるWeb社内報アプリ・ツールや選ぶ際に注意したいポイントなどを解説します。

目次

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1. Web社内報アプリ・ツールを無料で利用しよう
2. 無料のWeb社内報アプリ・ツールのメリット・デメリット
3. 無料のWeb社内報アプリ・ツールを選ぶ際のポイント
4. 無料で使えるおすすめのWeb社内報アプリ・ツールおすすめ
5. その他のWeb社内報アプリ・ツールの選び方
6. まとめ

Web社内報アプリ・ツールを無料で利用しよう

Web社内報とは、Web上で閲覧できる社内報です。アプリやツールの利用によって、記事作成や閲覧管理などが容易になり、社内情報のリアルタイムな共有が可能です。また、従業員間の情報交換を促進する機能もあり、社内エンゲージメントの向上も期待できます。

Web社内報アプリやツールは、各ベンダーからさまざまな種類の製品が提供されています。多くの製品は有料ですが、無料で利用できるものもあります。ただし、無料で使えるWeb社内報アプリやツールは、さまざまな制限があることが多く、慎重に選ぶ必要があります。

そこで本記事では、無料で使えるWeb社内報アプリを選ぶ際のポイントなどの解説を交えて、おすすめの無料で利用できるアプリやツールを紹介します。

無料のWeb社内報アプリ・ツールのメリット・デメリット

無料で使えるWeb社内報アプリ・ツールは、初期導入費用やランニングコストをかけずに、社内報の作成や共有ができることがメリットです。中には、ソースコードが公開されているものもあり、プログラミング技術があれば、カスタマイズや機能拡張ができます。

しかし、有料の製品と比べると、データ容量や利用できるユーザー数などの制限がある場合が多く、利用開始前にしっかりと確認する必要があります。また、サポート面においても有料のものと比べて手薄なのが一般的です。

無料のWeb社内報アプリ・ツールを選ぶ際のポイント

無料で利用できても、自社で継続的に運用できるWeb社内報アプリでなくては、導入しても十分な効果は得られません。そこで、アプリを選ぶ際は、下記の4つのポイントについて確認することが重要です。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

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無料で使える期間を確認

無料で使えるWeb社内報アプリ・ツールには、無料デモや無料トライアルなど、期間限定で使えるものと、継続的に利用できるものがあります。期間が制限されているツールは、有料アプリを導入する前に操作性の比較や確認などでよく利用されます。

継続的にWeb社内報アプリを無料で使いたい場合は、期間の設定がなく、ずっと無料で利用できるかどうかを確認してから導入しましょう。中には、無料で利用できるフリープランと、機能が充実した有料プランの両方を持つ製品もあります。

そのような体系を持った製品の場合は、フリープランでスモールスタートし、必要に応じて有料プランに変更すれば、データを継承して有料プランへの移行ができます。

データ容量は十分か

無料で使えるWeb社内報アプリ・ツールは、データ容量の制限が設けられている場合が多いです。Web社内報では写真や動画を使って興味・関心を惹きつけ、より多くの情報を伝える手法がよく使われます。しかし、動画や写真はデータ容量が大きいため注意が必要です。

写真や動画を社内報に入れたい場合は、Web社内報アプリ・ツールのデータ保存容量を確認し、できる限りデータ容量の大きなアプリを選ぶのがおすすめです。有料ツールには、データ容量が異なる複数のプランを用意しているものもあります。

1回にアップロードできる容量もチェック

無料で利用できるWeb社内報アプリ・ツールは、保存できる総容量だけでなく、1回にアップロードできる容量が制限されている場合もあるため、確認が必要です。アップロード容量が小さいと、写真や動画などを入れ込んだ社内報が作成できなくなる可能性があります。

写真のファイルサイズはファイル形式や解像度などによって異なり、動画はそれにレームレートなどの条件が加わります。したがって、少しでも映像を増やしたい場合は、写真や動画の解像度やフレームレートを落としてファイルサイズを抑えるのがおすすめです。

Web社内報ツールの中には、写真や動画のファイルサイズを小さくする機能を持っているものもありますが、無料で利用できる圧縮ツールを使う方法もあります。

必要な数のアカウントを作成できるか

無料で利用できるWeb社内報ツールは、無料利用できるアカウント数に上限がある場合が多いです。そのため、導入する際には何人まで利用できるかを確認することが重要です。ツールによっては、10人までしか利用できないツールもあるため注意しましょう。

現在の従業員数なら対応できるが、業務の拡大などで従業員数が増える可能性がある企業は、無料プランから有料プランに変更できるツールを選択するのも一つの方法です。有料製品の多くは、登録アカウント数に応じて料金が変動する月額変動制を採用しています。

保存期間はどのくらいか

Web社内報ツールでは、作成した社内報を一定期間保存して、過去の記事内容などを確認できます。これにより、新たに採用された従業員が過去の確認事項などを知ることができ、ミスなく仕事に取り組めるようになるなどのメリットが生まれます。

しかし、無料で利用できるツールは、保存期間が短く設定されている場合も多いです。たとえば、1ヶ月しか保存できないツールもあるため、運用前に保存期間の確認を必ず行いましょう。また、保存件数に制限がある場合もあるため、同時に確認するのがおすすめです。

無料で使えるおすすめのWeb社内報アプリ・ツールおすすめ

その他のWeb社内報アプリ・ツールの選び方

Web社内報アプリ・ツールは、多くのベンダーからさまざまな製品が提供されています。自社に適合した製品を選ぶことにより、導入効果の最大化が図れます。アプリ選びに迷った時には、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. ツールのタイプが自社に合っているか（社内報特化型・社内ポータル型）
2. 自社に必要な機能が備わっているか
3. マルチデバイス対応か

【その他の比較ポイント】

1. 担当者が作成・運用しやすいか
2. セキュリティ対策が万全か
3. サポート体制が充実しているか

まとめ

Web社内報は、紙の社内報と比べて情報を迅速に共有できるのが魅力です。導入する際には、多くの場合月額料金がかかりますが、無料で利用できるものもあります。条件さえ合えば、コストをかけずに紙媒体の社内報からWeb社内報へのスムーズな移行が可能です。

しかし、無料のWeb社内報ツールは、データ容量・アカウント数・保存期間などの制限がある場合が多いため、自社で運用できることを確認してからの導入が重要です。また、マルチデバイスへの対応・使いやすさ・セキュリティ対策などのチェックもしましょう。