変更・乗り換えにおすすめの会計ソフト4選｜移行の流れも解説

事業規模を拡大する時や法人化する時、また法改正への対応が必要になった時には、会計ソフトの変更・乗り換えを検討しましょう。この記事では、変更・乗り換えにおすすめの会計ソフトや乗り換えのタイミング・流れ・移行時の注意点などを解説します。

目次

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1. 会計ソフトを変更・乗り換えすべきタイミングとは
2. 会計ソフト変更・乗り換えの流れ
3. 会計ソフト変更・乗り換え時にチェックしたいポイント
4. 会計ソフト変更・乗り換え時の注意点
5. 変更・乗り換えにおすすめの会計ソフト4選
6. その他の会計ソフトの選び方
7. まとめ

会計ソフトを変更・乗り換えすべきタイミングとは

会計ソフトとは、お金の流れを記録して管理するソフトであり、決算書や貸借対照表をはじめとする各種の帳簿の作成ができるシステムです。導入により、会計業務の効率化が図れ、そこで生まれた時間をより生産性の高いコア業務に割り当てることができます。

会計ソフトを利用している企業の中には、ソフト乗り換えの必要性を感じている担当者もいるでしょう。そこで本記事では、会計ソフトの乗り換えのタイミングや乗り換え時の流れ・注意点などの解説を交えて、変更・乗り換えにおすすめの会計ソフトを紹介します。

会計ソフトの乗り換えは、下記の3つのタイミングで行うのがおすすめです。以下ではそれぞれのタイミングについて解説していきます。

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法人化する・事業規模が変わる時

会計ソフトには、個人事業主向けと法人向けがあり、財務諸表の要件や作成する書類が異なっています。たとえば、個人事業主の場合、青色申告決算書や収支内訳書が必要ですが、法人では賃借対照表や損益計算書、株主資本等変動計算書などが必要となります。

そのため、個人事業主が法人化する際には、法人向け会計ソフトに乗り換えないと、さまざまな帳票作成ができなくなる恐れがあります。

また、法人化の予定はなくても、事業規模を拡大する場合も会計ソフトの乗り換えタイミングです。事業規模が大きくなると取引先が増加し、売掛金や買掛金の管理が煩雑になるため、現在の会計ソフトでは対応できなくなる場合があります。

法改正への対応が必要になった時

会計ソフトは、税務関係の諸帳簿の作成にも対応し、現在の税制に則した帳票作成が可能です。したがって、法改正や会計基準に変更があった場合には、会計ソフトのアップデートが必要です。

クラウド型会計ソフトのアップデートはソフトを提供しているベンダーが行い、自社で対応する必要はありません。しかし、インストール型のように自社でソフトを買い取って運用している場合は、アップデートに費用がかかるのが一般的です。

そのため、インストール型会計ソフトを運用している企業の中には、法改正への対応が必要になったのを機にクラウド型会計ソフトへの乗り換えを検討する企業も多いです。

既存の機能では不十分と感じた時

自社の経営方針や経営戦略の変化により、追加機能が必要になる場合も会計ソフトの乗り換えタイミングです。たとえば、経営状況の把握を素早く行いたい場合には、リアルタイムな経営状況の把握ができる会計ソフトが有効で、より確実なビジネスチャンスが掴めます。

ほかにも、現在の業種に特化した会計ソフトを利用している企業が他業種に進出する場合、既存の機能では不十分と言えます。反対に、汎用性のある会計ソフトを利用している企業の場合、自社の業種に特化した製品へ乗り換えることでより利便性が高まります。

会計ソフト変更・乗り換えの流れ

会計ソフトの変更や乗り換えする場合は、下記の3つの工程を踏まえることでスムーズに進められます。ここでは、それぞれの工程について詳しく解説します。

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1. 乗り換えの準備

乗り換え作業に入る前に、まずは乗り換え前の会計ソフトから取り出せるデータをすべてエクスポートしましょう。会計ソフトの多くはCSVファイルに対応していますが、ソフトによって対応するファイル形式は異なるためエクスポートする際は注意が必要です。

また、乗り換え予定の会計ソフトにインポートできない場合に備えて、前期の残高試算表や貸借対照表などを用意しておくと迅速な対応が可能です。これらの作業と同時に、新しい会計ソフトをすぐに運用できる状態にしておきましょう。

2. 仕訳データのインポート

準備ができたら、新しい会計ソフトを支障なく利用できるように、データの移行作業を行います。新しい会計ソフトにインポート機能が搭載されていると、比較的簡単に移行できますが、会計ソフトによってインポートできる項目は異なるので注意が必要です。

特に仕訳データの取り込みは重要なため、仕訳データのインポートが可能な会計ソフトを選ぶことがおすすめです。インポートは、新しい会計ソフトのデータインポート機能を利用し、対象のデータファイルを指定することで行えます。

インポートできない場合

新しい会計ソフトにインポート機能がない場合や、インポートできない項目がある際は、手入力で移行する必要があります。たとえば、開始残高が取り込めなければ開始残高の設定を、勘定項目が取り込めなければ勘定項目の設定を手入力で行います。

また、新しい会計ソフトが勘定項目の補助科目や固定資産管理など、従来の会計ソフトにない機能を持っている場合は、各項目の設定を新たに行います。手入力には手間がかかりますが、新しい会計ソフトの機能を十分発揮させるために必要な作業です。

3. 不備なく移行できたか確認

新しい会計ソフトへのデータ移行が完了したら、移行が正しく行われているかを必ず確認しましょう。特に自動インポートされた勘定科目や取引先などのデータの確認は、慎重に行う必要があります。

データ移行に不備があると、自社に大きな損害を与えたり、取り引き先の信用を失ったりする恐れがあります。データを確認する際には、不備があることを前提に1件ずつ慎重に行い、できる限り複数の目でチェックするのがおすすめです。

会計ソフト変更・乗り換え時にチェックしたいポイント

会計ソフトを変更・乗り換えする際には、乗り換えが簡単であることと、乗り換えによってより良い経理管理ができるようになることの2点を重視しましょう。そのためには、下記の4つのポイントをチェックするのがおすすめです。

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簡単に乗り換えできるか

会計ソフトを乗り換える際、データ移行がスムーズにできないと移行完了までに時間がかかり、業務に支障をきたす場合があります。したがって、新しい会計ソフトのインポート機能の有無だけでなく、何がインポートできるのかのチェックまで行う必要があります。

特に仕訳データの手入力は大変なため、そのような項目にも対応した会計ソフトへの乗り換えがおすすめです。また、乗り換え前の会計システムから取り出したデータのファイル形式が、新しい会計ソフトに対応しているかの確認もしておきましょう。

課題・目的に合っているか

会計ソフトの変更や乗り換えを検討する企業の中には、現状の経理業務に課題を抱えているケースも多いです。したがって、新しい会計ソフトを選ぶ際は、その課題を解決できるシステムでなくては、乗り換え効果が発揮されにくいです。

そのためにも現状の課題をしっかりと把握し、乗り換え目的を明確にした上で会計ソフトを選択することが重要です。乗り換えの目的には、企業の法人化・企業規模の拡大・業務の効率化・税理士との連携など多岐に渡り、目的によって必要な機能も異なります。

乗り換えのサポートはあるか

乗り換える際のデータ移行などでは、IT機器や経理の専門知識が必要になる場合があります。そのため、データ移行に不安があれば、サポート体制が充実したベンダーを選択すると安心です。中には、データ移行作業をすべて依頼できるベンダーもあります。

サポートの確認では、サポートを利用できる曜日や時間、メール・チャット・電話などの問い合わせ方法、無料サポートの範囲や有料サポートの内容などを確認しましょう。十分なサポートがあれば、乗り換え時のトラブルを最小限に抑えられます。

既存の他システムと連携可能か

従来の会計ソフトが、経費精算や請求書発行ができる他システムと連携していた場合は、乗り換え後も連携できないと使い勝手が悪くなってしまう恐れがあります。そのため、新しい会計ソフトが既存システムと連携が可能であることをチェックする必要があります。

また、現在システム連携をしていない場合や、ほかのシステムとも連携したい際には、既存の他システムと連携できるかを確認しましょう。既存システムと連携することにより、重複作業の削減やミスの軽減、業務の共有ができるようになります。

実店舗を経営している企業には、POSレジとの連携がおすすめです。POSレジで入力した内容がリアルタイムに会計ソフトに自動入力されるため、大きな効率化が図れます。また、銀行口座との連携が図れるシステムもあり、振込業務の自動化も可能です。

会計ソフト変更・乗り換え時の注意点

会計ソフトの変更や乗り換えをスムーズに行うには、下記の3つの事柄にも注意して行う必要があります。ここでは、会計ソフト変更や乗り換え時に注意すべきことについて詳しく解説します。

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最初は新旧のソフトを並行運用する

会計ソフトは、企業の基盤となるツールの一つです。そのため、間違いが起こると自社に大きな損害を与えるだけでなく、取引先との信頼関係が崩れてしまうリスクがあります。このようなトラブルを回避するためにも、会計ソフトの移行は慎重に行わなくてはなりません。

したがって、新しい会計ソフトのテスト期間として、数か月間は新旧のソフトを並行運用するのがおすすめです。並行運用中は業務が煩雑になりやすいため、間違いが起こった際のリスクや完全移行後のメリットを従業員に丁寧に説明し、理解してもらうことが大切です。

移行時期をよく検討する

会計ソフトの変更や乗り換えがよく行われているのは、決算時です。多くの帳簿は決算時に会計期首からのデータを基に作成を行うため、決算終了後に会計ソフトの移行作業を行うと、決算の残高や固定資産など限られた項目のみで完了し、移行が簡単です。

一方で期中での乗り換えは、データの管理を移行前後の2つに分けて行う方法と、会計期首からのデータをインポートや手入力で移行して、1つのデータに集約する方法があります。

データ移行の作業は面倒ですが、決算時と違って比較的業務が楽な時期を狙った移行ができます。決算時の移行と期中の移行には、それぞれにメリットとデメリットがあるため、慎重に検討をして自社に適した時期を選択しましょう。

社員への教育が必要

新しい会計ソフトの導入で操作方法などが変わるため、利用する従業員は新しいソフトに慣れる必要があります。そのうえ、運用と同時に頻繁に操作するため、慣れるまでの時間をできるだけ短くしなくてはなりません。

そのため、会計ソフトを利用する従業員への社員教育が必要になります。最近では、受講者がいつでもどこでも受講できるeラーニングなどでの研修が増えています。

ベンダーの中には、ウェビナーの開催やeラーニングコンテンツを提供しているところもあるので、活用するのも一つの方法です。

変更・乗り換えにおすすめの会計ソフト4選

その他の会計ソフトの選び方

会計ソフトにはさまざまな種類があり、自社に合った製品を選ぶのが難しいです。会計ソフトの選択に迷った際には、上記の選択ポイントに加え、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. 個人事業主向けか法人向けか
2. 帳簿の知識が少なくても使いやすい操作性か
3. クラウド型かインストール型か

【その他の比較ポイント】

1. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
2. 自身の申告方式や電子申告に対応しているか
3. 使用するデバイスやOSに対応しているか
4. 顧問税理士とデータ共有ができるか
5. セキュリティ対策は万全か
6. 無料トライアルがあるか

まとめ

事業規模を拡大する場合や法人化する場合、法改正への対応が必要になったケースなどでは、従来の会計ソフトでの対応ができなくなるリスクがあります。そのため、このような問題に直面したら、会計ソフトの変更や乗り換えを検討するのがおすすめです。

会計ソフトの変更や乗り換えを行う際には、乗り換え方法が簡単であり、目的に適したソフトを選択することが大切です。また、乗り換え時はいきなり新しいソフトに移行するのではなく、しばらく旧ソフトと並行運用することでトラブルの発生を最小限に抑えられます。