法人の会社用メールアドレス作成方法は？決め方やおすすめドメインも紹介します

メールアドレスは、中小企業、大企業を問わず、会社のブランドを左右する重要な要素だけに、どのように作成・運用すればいいのか迷っている方々は多いのではないかと思います。

会社のメールアドレスには、フリーメールサービスを利用する方法と、自社でドメインとメールサーバーを用意する方法があり、また、メールアドレスに利用するドメインは、会社のイメージを決定づける非常に重要な要素となります。

今回は、企業で使うメールアドレスのポイントや作成時の流れなどを分かりやすく説明します。

会社の立ち上げの際、用意しなければならないものはたくさんありますが、その中でも特に優先度が高いのが法人用のメールアドレスでしょう。

会社のオフィシャルな連絡窓口となる法人のメールアドレスは、営業や問い合わせといった業務上のやりとりに欠かせない上、会社が続く限り使い続けることになるため、早い段階で信頼のおける連絡先を確保しておく必要があります。
また、既にメールアドレスを運用しているという場合も、そのメールアドレスが本当に適切かどうか、中小企業や大企業といった会社の規模に関わらず、見直してみることをおすすめします。

企業が独自の法人メールアドレスを作成すべき理由としては、次の3点が挙げられます。

会社の業務では、メールでのやりとりが頻繁に発生しますが、そのメールアドレスが会社独自のものであるかどうかは、会社の信頼性に大きく関わってきます。
特に、新しい取引先とのやりとりでは、メールアドレスが相手の身元を保証する唯一の情報になることもあり、その連絡先が会社独自のものではないと、なりすましやペーパーカンパニーなどの余計な疑いを与えることになりかねません。

メールアドレスのドメインの部分には、サービス名や企業名を使うのが一般的ですが、これはサービスや企業の認知度の向上に役立ちます。

営業活動やユーザーサポートなどで、社外とのやりとりが発生する場合は、サービス名、企業名の入った独自のメールアドレスを利用することで、その名称を覚えてもらいやすくなる効果を期待できるでしょう。

法人メールアドレスで社員に同じドメインのメールアドレスを提供すると、企業としての統一感を生み出す効果があります。

例えば、複数の部署を横断するやりとりが発生した際に、メールアドレスが法人のもので統一されていると、同じ企業の中で連絡が引き継がれていることが一目で分かります。
また、社員の間でも、同じドメインのメールアドレスを持つことで、組織への帰属意識が醸成されやすくなります。

企業のメールアドレスには、法人独自のメールアドレスを作成する方法と、フリーメールアドレスを利用する方法があります。

法人のメールアドレスでは、独自ドメインを取得してメールサーバーを構築することで、オリジナルのメールアドレスを作成して運用します。
フリーメールアドレスでは、GmailやYahoo!メールなどの無料で使えるメールサービスを業務のやりとりに利用します。

それぞれのメリットとデメリットは次の通りです。

法人メールアドレスは、自社用の独自ドメインとメールサーバーを確保するため、自由度の高いメールの運用が行えるのが特徴です。

法人メールアドレスのメリット・デメリットは次の通りです。

フリーメールアドレスの最大の利点は、なんといっても無料で利用できることですが、それ以外にもメリットやデメリットがあります。

ここでは費用面以外でのフリーメールアドレスのメリット・デメリットを挙げてみましょう。

法人のメールアドレスでは、ユーザー名の部分に任意の文字列を指定できますが、社員にメールアドレスを発行する際に、このユーザー名をどのように決めるかは思案のしどころです。

社員の好みに完全に任せてもいいのですが、社内である程度の命名ルールがあった方が管理しやすく、トラブルも避けられます。

ここでは、法人のメールアドレスのユーザー名を決める際の注意点を3つ挙げましょう。

メールアドレスのユーザー名は、わかりやすくシンプルであることが重要です。

もっとも多く使われているのが社員の名字をユーザー名にする方法で、例えば、山田さんのメールアドレスであれば「[email protected]」、田中さんのメールアドレスであれば「[email protected]」のようにします。

社内に同じ名字の人が複数いる場合は、名前の頭文字をユーザー名に組み合わせるなどの方法で対処しましょう。

メールアドレスの文字列や文字数は覚えやすさも重要で、例えば利便性を重視するならユーザー名を社員番号で統一するのも、ひとつの方法です。

例えば、「[email protected]」「[email protected]」といったメールアドレスであれば、文字数が限られるため本人が覚えるのに苦労しません。
メールアドレスから名前を推測できないため、外部とのやりとりが多い用途には向きませんが、社員同士のコミュニケーションが中心の場合、アドレス帳に名前を登録すれば問題ないでしょう。

メールアドレスを苗字にすると、文字列が長くなりすぎる、他の社員と重複する恐れがある、結婚して姓が変わったときに不都合といったデメリットがありますが、社員番号であればこれらの問題を回避できます。

法人メールアドレスで注意したいのが「遊び」の要素を入れないことです。

例えば、「[email protected]」「[email protected]」といったように、ニックネームや好きな言葉、顔文字や語呂合わせの含まれたメールアドレスを使いたがる社員もいるかもしれません。
プライベートのメールアドレスでは問題ありませんが、会社のメールアドレスでは堅実さと信頼性が求められるため、こういった遊びは避けるべきです。

また、ビジネスの現場では互いを名字で呼び合うことがほとんどなので、名字以外のあだ名が含まれていると、当人と認識されなかったり、別人と誤解される恐れがあります。

法人用のメールアドレスを作成する際には、トップレベルドメインの選択にも気を配りましょう。
法人トップレベルドメインは信頼性が重んじられるため、次に紹介する5種類が使われることがほとんどです。

それぞれのトップレベルドメインの特徴を解説していきましょう。

「.com」ドメインは会社（Company）を意味する、もっとも人気のあるトップレベルドメインです。

商用ウェブサイトのアドレスとして絶大な支持を得ているだけでなく、メールアドレスのトップレベルドメインとしても信頼性は抜群で、企業やサービスなどの商用活動全般に強力なブランド力を提供します。
その一方で、世界的に人気があることから文字列の獲得競争は熾烈で、希望する文字列が既に登録済みで利用できないことが多いため、以降で紹介するトップレベルドメインを代替として利用するケースが増えています。

「.com」の取得はこちらから

「.net」ドメインは、ネットワーク「Network」が由来で、元々はインターネット関連の企業向けに設けられたドメインです。
特にテクノロジーやインターネット業界と相性が良く、これらの企業やサービスで非常に多く採用されています。

世界的に知名度の高いトップレベルドメインですが、「.com」ほど獲得競争は激しくないため、代替の第一候補となっています。

「.net」の取得はこちらから

日本国内の法人向けに提供されているのが「.co.jp」ドメインです。

日本（Japan）の会社（Corporation）を意味するトップレベルドメインで、取得できるのは法務局で登記された会社のみ、1つの企業につき1つだけとかなり厳しい制約があります。
その分、社会的な信頼性は高く、「.co.jp」のメールアドレスから届いたメールは、一時的な使い捨てのドメインである危険性がほぼありません。

取得のハードルの高さから、文字列の獲得競争もなく、希望の文字列を取得しやすいのも特徴でしょう。

「.co.jp」の取得はこちらから

「.jp」は日本に割り当てられた国別トップレベルドメインです。

トップレベルドメインの中では「.com」「.net」に次ぐ人気で、文字数が2文字なので視認性に優れ、その前に置かれるユーザー名やドメイン名が読みやすいのが特徴です。
「.com」「.net」とは異なり、日本国内でしか取得できないため獲得競争がそれほど激しくなく、短い文字列や有意味な文字列が手つかずのまま残っているケースがあります。

日本に所属していることが強調されるため、グローバルな展開を目指す企業には向きませんが、信頼性に優れ取得難易度も低い、おすすめのトップレベルドメインです。

「.jp」の取得はこちらから

「.biz」はビジネス（business）を意味するトップレベルドメインです。

その由来の通り、ビジネスでの利用に特化したトップレベルドメインで、「.com」と意味が似ているため、その代用に使われることがよくあります。
取得に際しての条件はありませんが、「.com」ほど人気が過熱していないため、希望の文字列を取得しやすくなっています。

「.com」ドメインで欲しい文字列が空いていなかったが、「.net」は意味的に会社の事業内容にそぐわない場合の選択肢となるでしょう。

「.biz」の取得はこちらから

ここからは法人メールアドレスを作成する手順について解説します。
法人メールアドレスの作成には、独自ドメインとメールサーバーが必要になります。

メールサーバーは大規模な組織の場合、専用サーバーが使われますが、中小企業では安価な共用サーバーを利用するのが一般的で、特にレンタルサーバーは手軽な設定で安全にメールサーバーを構築できる上に、月額費用も安いのでおすすめです。

今回は、独自ドメインとレンタルサーバーを利用して法人メールアドレスを発行するまでの手順を紹介しましょう。

まずは法人メールアドレスで利用したい独自ドメインを取得しましょう。

独自ドメインは「お名前.com」で好きな文字列を入力して検索、空いているトップレベルドメインを選択します。
トップレベルドメインの選択については、前章で紹介したおすすめのトップレベルドメインを参考にしてください。

次にレンタルサーバーと契約しますが、独自ドメインを「お名前.com」で取得した場合は、レンタルサーバーも同時に「お名前.com」で契約することを強くおすすめします。

レンタルサーバーを提供している事業者はいくつもありますが、「お名前.com」ではレンタルサーバーをセットで契約すると、独自ドメインが0円になるキャンペーンを実施しています。

また、メールサーバーの構築では、独自ドメインとレンタルサーバーを紐付けるネームサーバーの設定が必須ですが、「お名前.com」で両者をセット契約すると自動で設定されます。

独自ドメインとレンタルサーバーを用意できたら、メールサーバーを構築しましょう。

レンタルサーバーのコントロールパネルにログインし、「メール」の項目を選択します。
必要な設定項目は、作成したいメールアドレスのユーザー名とパスワード、メールボックスに利用するストレージの容量です。

作成が完了すると、メールアドレスとパスワードのほかに受信サーバー（POP・IMAP）と送信サーバー（SMTP）のアドレスとポート番号が表示されますが、これはメールソフトの受信設定に必要になるので、必ず控えておきましょう。

メールソフトでメールの送受信を行えるように設定しましょう。

メールのクライアントソフトの設定はどれも共通で、メールアドレスとパスワードを設定し、送受信のサーバーのアドレスとポート番号を入力します。

設定が完了したらテストメールを送信と受信を行い、実際にメールのやりとりが行えることを確認しましょう。

今回は、法人メールアドレスの特徴と使い方について解説しました。

メールアドレスは会社の連絡窓口であると同時に、社員の会社への所属を証明する役割も担っています。

会社のメールアドレスがフリーメールサービスだったり、ビジネスの場面にそぐわないユーザー名が使われていると会社の信用に関わるため、これらはできる限り避けるべきです。

法人用のメールアドレスは、独自ドメインとレンタルサーバーの組み合わせであれば、エンジニアの手を借りなくても構築できるので、今回の記事で紹介した内容を参考に、ぜひチャレンジしてみてください。

メールアドレスで使うドメインを検索

「お名前.com」は、国内No.1のドメイン登録サービスです。

独自ドメインと合わせて、WordPressの自動インストールに対応したレンタルサーバーも利用できます。WordPressや独自ドメインを一度も使ったことのない人でも、スムーズに始められます。

独自ドメインを取得しようと考えている方は、ぜひご利用ください。