しくみs

しくみsは、帳票作成・受発注・収支管理がWeb上で完結する総合ソリューションです。売上や入出金の自動集計でビジネスを可視化し、細かな損益管理を可能にします。本記事では、しくみsの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

しくみsとは

しくみsは、顧客管理から帳票作成や受発注、収支管理、売上分析までをWeb上で完結させられる総合ソリューションです。クラウドサービスのため、インターネット環境があればいつでもどこでも業務の遂行ができるようになり、テレワークの推進にもつながります。

導入により、データ連動や帳票の電子化が進められるため業務の効率化が図れます。また、作業ごとにツールを使い分ける必要のない総合ソリューションであるため、作業時間の短縮・ヒューマンエラーの防止・教育コストの削減などにもつなげられます。

しくみsの特徴

しくみsは、いつでもどこでも簡単に利用できる総合ソリューションで、主に下記の4つの特徴を持っています。ここでは、それぞれの特徴について解説します。

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Web上で書類作成・メール送信・進捗確認

しくみsは、顧客管理から書類作成・メール送信・業務の進捗確認・売上分析など多くの業務を1つのツールで行うことができます。作業ごとにツールを使い分ける必要がないうえにWeb上で行えるため、使いやすく効率的な業務が進められます。

今まで多種のツールを使い分けていた企業にしくみsを導入すると、従来に比べて利便性が増すため従業員の理解が得られやすく、スムーズな移行が期待できます。また、新人にツールを教える場合でも、1つのツールを教えるだけで済み、大幅な時間削減が可能です。

誰でも操作しやすい帳票作成画面

しくみsは、Web上で見積書や注文書、請求書を作成でき、すべての作成画面のフォーマットが統一性のある見やすい構成になっています。そのため、どのような帳票作成でも操作に迷うことなく直感的に扱え、導入後短期間で使いこなせるようになります。

多くの従業員が利用するツールでは、ツールの操作性の良さは重要な選択ポイントであり、ツール活用の広まりに大きな影響を与えます。しくみsは、IT操作が苦手な従業員も比較的早く使いこなせられるため、導入後の早い段階での効果が期待できます。

IT業界の各種契約形態に対応

IT業界では、請負契約やSES契約、派遣契約の3つの契約形態がよく用いられます。しかし、これらはIT業界の特徴的な契約形態であり、契約書の不備などによるコンプライアンス違反が起るリスクがあります。

しくみsでは、SES契約に必要な準委任契約や請負契約、派遣契約などを選択して項目を入力するだけで、コンプライアンスに準拠した書類が自動作成されます。そのため、今まで書類作成に不安を抱えていた企業もしくみsの導入によって、安心して業務に集中できます。

自由にカスタマイズできる権限と承認フロー

しくみsでは、権限と承認フローを自社に適した方法にカスタマイズして利用することができます。権限設定は機能ごとに、機能メニュー表示・登録編集・削除・帳票出力・データ出力・データ取り込み・承認の設定が行え、ユーザーの利用範囲を自社に合わせられます。

見積・受注・発注・請求の各書類に承認が必要な場合は、それぞれのフロー機能を有効に設定します。承認フローでは帳票ごとに適用金額の設定ができ、設定金額に満たない帳票は自動承認されます。また、多段階承認にも対応しています。

書類の申請・承認・却下・取消のタイミングでメール通知を行う設定や、承認済みのデータ以外の出力やメール送信を制限する設定もできます。さらに、社判画像の登録や担当印画像の自動作成機能を利用すれば、押印作業もなくなり、より効率的な承認フローになります。

しくみsの主な機能

しくみsのさまざまな特徴は、しくみsに搭載されている機能によって実現されています。ここでは、数ある機能の中から、主な機能として下記の5つについて解説します。

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簡易CRM機能

CRMとは、顧客関係管理や顧客管理と呼ばれるシステムで、既存顧客のエンゲージメントを高め、リピート購入や顧客生涯価値の向上を目的としたシステムです。しくみsは、名刺データや商談履歴の登録が可能なため、簡易的なCRMとしても利用できます。

商談履歴では、商談や打ち合わせなどの履歴を継続して残すことができ、名刺情報の参照も可能です。それらの情報はリアルタイムに共有されるため、営業情報の属人化が防げチーム体制でより細やかな営業活動ができるようになります。

受注管理

しくみsでは、WEB上で見積書・注文請書・請求書・見積依頼・発注書などの作成を1つツールの中で行えるため、シンプルなタスク管理で情報共有もスピーディに行えます。また、電⼦印の押印や取引先への暗号化zipに対応したメール送信も可能です。

各書類の作成では、見積依頼書データを読み込んで見積書を作成するなど、前段階のやり取りデータを参照した書類作成ができます。そのため、より作業の効率化が進められるとともに、入力ミスの削減にもつながります。

さらに、入力内容に不備があると未入力箇所が赤字で表示され、間違いのない書類がスムーズに作成できます。

発注管理

発注書の作成も受注管理と同じように、しくみsのメールボックスから見積書を読み込んで簡単に作成できます。作成時に帳票をダウンロードして、「受領した見積書を元に発注を作成する」を選択すると、見積書データを取り込んだ発注書が表示されます。

残りの必要事項を入力するだけで発注書の作成は完了し、Excel形式とPDF形式で見積書の出力が可能です。直接顧客へメール送信するか、自分のPCに保存するかの選択もでき、メール送信を選択すれば、メール内容が自動作成されます。

案件別収⽀管理

案件別収⽀管理機能とは、入力データから売上収支をまとめて、案件ごとの収支を見える化する機能です。しくみsでは、見積書や請求書などの書類の種類別だけでなく、案件別の収⽀管理ができるようになっています。

案件別管理機能では、契約期間・商談管理・見積・受注・発注・請求・経費の状況を1つの案件としてまとめ、粗利や営業利益などの利益状況をタイムリーに確認できます。

1つの案件に対して受注・仕⼊先への発注・諸経費を紐づけると、売上・原価・粗利・粗利率・営業利益・営業利益率が自動計算されます。このような案件別収⽀管理を行うことにより、個々のプロジェクトの成果をより細かく評価できるようになります。

全体収⽀管理

全体収⽀管理とは、帳票作成時に入力した業務データを基に自動的に月次集計を行う機能で、集計されたデータは見やすいグラフと表で表示されます。集計できるデータには、売上予定・仕入予定、売上実績・仕入実績、入金予定・実績、支払予定・実績などがあります。

全体収⽀管理を行うことにより、企業全体の資⾦の流れを把握でき、健全な企業経営に役立てられます。また、現金収支の動きや現金過不足の実態などを把握するための資金繰り表の作成も可能で、資金繰り改善や金融機関からのスムーズな融資に役立てられます。

履歴データ管理

履歴データ管理の設定により、帳票出⼒時やメール送信時に⾃動的に帳票ファイルの保存ができるため、保存忘れによるデータ消失を防げます。また、データの保存は会社別に⾃動分類され、会社の履歴データとしての閲覧も可能です。

送信したファイルに対して、相⼿がダウンロードしたかどうかの確認もでき、送信側は安心して返信を待てます。ダウンロードが確認できない場合は、ダウンロードを促す連絡をすれば、相手側の開封忘れも防げます。

履歴データに表示されたファイルをクリックすると、該当ファイルへジャンプすることもできます。さらに、関連ファイルのオンラインストレージへのアップロードや、履歴データのクラウドストレージへのアップロードは、社内共有やバックアップとして活用できます。

しくみsを導入するメリット

しくみsは、多くの企業に選ばれています。その背景には導入により多くのメリットが享受できるためです。ここでは、その中から下記の4つのメリットについて解説します。

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細かな損益管理ができる

しくみsは、売上と仕入・入金と出金を自動集計するとともに、資金繰り表の自動集計もできます。それらの関係性をグラフ化して共有することで、ビジネスの可視化が図れ、集計結果を基に経営分析機能を用いると損益管理も可能になります。

また、顧客情報や担当者・支店・部署などのユーザー情報などから個々の案件を抽出した集計もできるため、より細やかな損益管理ができます。

しくみsは、すべての業務データがクラウド上で一元管理され、従業員に制限範囲内で共有されています。これにより、入出金状況や売上予測などをリアルタイムに確認でき、管理者のスピーディな経営判断もしやすくなります。

ファイル管理を効率化できる

Webから見積書や請求書の無料テンプレートを利用するケースもありますが、その管理に苦労している企業も多いです。しくみsでは、コンプライアンスに準じた各帳簿のテンプレートが用意されているため、簡単に帳簿作成ができます。

Webからダウロードした帳簿は、様式やファイル形式も異なるため、管理が非常に難しいです。しかし、しくみsで利用するテンプレートは、同じ様式・同じファイル形式で管理しやすくなっています。

また、作成した帳簿は、メール送信や出力時に取引先別に整理された状態で保存されるため、ファイル整理の手間もかかりません。整理されたデータ保存は、担当者変更の際の引継ぎや新規採用者の研修の効率化と、活用しやすい環境つくりに大きな影響を与えます。

帳票作成の時間を短縮できる

帳票作成時に選択する主な分類には、準委任契約・派遣契約・請負契約・一般の4種類あり、それぞれに最適化されたフォーマットが用意されています。フォーマットの利用によって作業効率の向上とともに、コンプライアンスに則った書類作成ができます。

帳票作成時に分類を選択するだけで適切なフォーマットが自動表示されるため、ミスを防いで帳票作成の時間短縮につながります。また、事前にテンプレートを登録しておくことにより、同じフォーマットでも複数の見積りを作成する作業などの効率化が図れます。

取引先の環境に関わらず利用できる

しくみsによる取引では、ExcelやPDFファイルのメール送信で行うため、取引先がしくみsのアカウントを持ってなくても利用できます。したがって、取引先のインターネットネット環境が整っていてメール送受信ができれば、ストレスなく安心して取引ができます。

取引先もしくみsのアカウントを持っている場合は、送られてきたExcelやPDFファイルをしくみsに取り込むことができるため、相手側の手間がさらに省けます。

しくみsの口コミ・評価

しくみsの口コミでは、「今まで複数のシステムを連携させて行っていた業務が1つで行えるようになり楽になった」などの声が多くあがっています。これはしくみsが、業務に必要な機能が1つにまとめられた総合ソリューションであることが評価されたものです。

また、「業務の効率化を実感している」などの口コミもよく見られます。これは、既に取り交わしている書類から数値やテキストを引用して新たな帳簿作成ができることや、すべてのタスクを同じ操作感で扱えること、データがチームで共有できることからくる評価です。

しくみsの料金体系

しくみsは、無料で利用できるフリープランから、大規模法人向けのエンタープライズプランまで6つのプランがあります。フリープランは、主に個人事業主が対象で基本機能を搭載しています。

ビジネスプラスとエンタープライズプランは機能の違いはそれほどありませんが、エンタープライズプランではユーザー数が増えファイル容量が無制限になります。各プランの料金体系は以下のようになっています。

プラン名	フリー	スタート	スモール	ビジネス	ビジネスプラス	エンタープライズ
年契約支払い方法	無料	36,000円 /年	90,000円/年年一括/半年払い	240,000円/年年一括/半年払い	問い合わせ	個別見積り
月換算の料金	無料	実質3,000円/月	実質7,500円/月	実質20,000円/月	問い合わせ	問い合わせ

参考：料金プラン｜しくみs

しくみsを導入する際の注意点

しくみsを導入する際、初期セットアップは自社で行うことも可能ですが、ベンダーに委託することもできます。委託する場合、ビジネスプラスプランまではデータ件数によって3万円〜10万円かかります。

また、通常のスタートプランでは、ユーザー数1・ファイル容量1Gですが、前年の年間売上5,000万円以下、且つ、月間平均帳票件数が30以下の法人規模に限って、スタートプランと同料金でユーザー数3・ファイル容量3Gまで利用できます。

まとめ

しくみsは、帳票作成・受発注・収支管理がWeb上で完結する総合ソリューションです。売上や入出金の自動集計でビジネスを可視化し、細かな損益管理を可能にします。書類作成や進捗確認、メール送信もWeb上で行え、直感的に操作できるように設計されています。

契約書類フォーマットが多数用意され、コンプライアンスに則った書類作成ができます。また、データを共有してビジネスを可視化することにより、細かな損益管理や経営判断が可能になります。無料プランもあるので、本格導入の前に試しに利用するのもおすすめです。

参考：しくみs

製品詳細

サポート

参考：サポート

推奨環境

参考：1. 推奨環境と契約プラン/アカウントについて

運営会社情報

参考：会社情報

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