皆伝！ワークフロー

皆伝！ワークフローは、交通系ICカードをはじめとする様々な外部サービスと連携可能な経費精算システムです。電子帳簿保存法にも対応しており、ペーパーレス化を図れます。本記事では、皆伝！ワークフローの強みである特徴・導入のメリット・口コミによる評価を解説します。

目次

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1. 皆伝！ワークフローとは
2. 皆伝！ワークフローの特徴
3. 皆伝！ワークフローを導入するメリット
4. 皆伝！ワークフローの口コミ・評価
5. 皆伝！ワークフローの導入の流れ
6. まとめ

皆伝！ワークフローとは

皆伝！ワークフローは、様々な外部サービスとの連携が可能な経費精算・旅費精算システムです。他社のサービスやソリューションとの連携機能を標準装備し、連携により従業員の利便性の向上と、承認者のチェック負荷軽減・業務の効率化などが実現できます。

導入によって、経費がどのように使われているかなどの状況の共有もできるようになります。その結果、経費の執行や実績の状況を把握しながら、より効果的な業務遂行を可能にします。

また、皆伝！ワークフローは電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しているので、レシートや紙の領収証を電子化して保存することでペーパーレス化の推進もできます。

皆伝！ワークフローの特徴

皆伝！ワークフローの導入は、システムの持つ特徴を活かして運用をすることにより、より費用対効果が高められます。ここでは、皆伝！ワークフローの大きな特徴となっている、下記の3点について詳しく解説します。

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様々な外部サービスと連携可能

皆伝！ワークフローは、他社のサービスやソリューションとの連携機能を標準装備しています。連携機能を利用することにより、値の自動入力が可能になるなど、従業員の利便性の向上と承認者のチェック負荷の軽減が図れます。

交通費精算の大幅な効率化が図れる連携には、交通系ICカード連携サービスの「transit manager」や経路検索サービスの「駅すぱあとWebサービス」、出張手配サービスの「J’sNAVI Jr.」があります。

また、電子証跡システム「DataDelivery」や文書管理ソリューションの「invoiceAgent 文書管理」と連携すれば、より幅広い電子帳簿保存法への対応と、安心できる電子文書管理ができるようになります。

経費の執行・実績状況を見える化

皆伝！ワークフローでは、経費の執行状況や実績状況のレポート化など、経費の使用状況を見える化する機能が充実しています。その中には、自社独自のレポートを簡単に作成する機能もあり、コスト管理強化を図れるとともに、最適な経営判断を可能にします。

経費の執行状況は取引先別や部門別などで管理でき、どの部門がどの取引先にいくらの経費を投入したかがわかります。申請額が部門別予算をオーバーすると、画面表示の色が変わって警告が表示されるため、申請者も承認者も一目で確認できます。

電子帳簿保存法に対応

皆伝！ワークフローは、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存に対応しています。そのため、紙媒体のレシート・請求書・領収書などをスキャナやデジタルカメラで撮影して、電子データとして保存ができます。電子保存すれば紙媒体の書類の保管は必要ありません。

また、文書管理システムとの連携によって、データの長期保存が可能になります。たとえば、電子証跡システム「DataDelivery」との連携では、保存されたファイルやデータが改ざんされていないことを担保するデジタル証跡として長期保存できます。

スキャナ保存には様々な要件を満たさなくてはなりませんが、皆伝！ワークフローはログ情報の記録や優れた検索機能などにより、システム上の要件はすべて満たしています。ただし、スキャナ機器の要件や運用上の要件は自社で整えなくてはなりません。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

皆伝！ワークフローを導入するメリット

上記にあげた皆伝！ワークフローの特徴を活かした運用を行えば、企業には様々なメリットを享受できます。ここでは、その中から下記の3つのメリットについて解説します。

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ペーパーレス化を促進できる

皆伝！ワークフローは、経費精算や旅費精算に関わる申請から承認までを電子データで行える上に、精算業務で発生する紙媒体の証憑書類のスキャナ保存も可能です。そのため、企業全体のペーパーレス化の促進が期待できます。

スキャナ保存された紙媒体の証憑書類の原本は保管する必要がなく、保管の手間とコストの削減も可能です。さらに、過去分の書類も一定要件を満たせばスキャナ保存が認められるので、現在の保管スペースをほかの用途で利用することもできます。

また、JIIMA認証の電子承認システムであるDataDeliveryと連携すれば、さらに幅広い電子帳簿保存法への対応ができるようになり、さらなるペーパーレス推進が可能です。

どこでも申請・承認できる

皆伝！ワークフローは、オフィスにあるパソコンだけでなく、インターネット回線を使ってスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末や、自宅のパソコンからの利用も可能です。そのため、いつでもどこでも申請・承認の業務や経理業務が行えます。

紙ベースでの申請は、申請書を承認者に回覧して承認印をもらうのが一般的で、承認者が不在などの理由で承認までに何日もかかるケースがありました。しかし、電子データの承認では、承認者が外出中でも承認作業が行えるため、大幅な承認フローの時間短縮が図れます。

また、従業員が申請書の提出や承認印を押すためだけにオフィスに戻る必要がないため、スムーズに業務の遂行が行えます。

自社に合わせてカスタマイズできる

皆伝！ワークフローは、画面のカスタマイズがローコードで自由に行えるほか、社内システムに合わせたカスタマイズが柔軟にできます。たとえば、様々な種類があるテンプレートをカスタマイズして、自社に適合したオリジナルの申請書の作成が可能です。

また、承認フローの設定では、分岐や並行処理などの設定に加え、申請者が承認者を指定するなどのカスタマイズも可能です。さらに、差戻時の相手先指定やコメント追記などもでき、承認フローをカスタマイズすることにより、より幅広い活用を支援します。

皆伝！ワークフローの口コミ・評価

実際に利用したユーザーからの口コミでは「交通費精算が駅名の入力と経路の検索だけですぐできる」などの交通費精算の効率化が高く評価されています。これは、「駅すぱあとWebサービス」との連携によって実現し、外部サービスとの連携性の高さが評価されています。

また、「在宅勤務でも費用精算できるため、精算要務のためだけの出社がなくなった」などの口コミもあります。インターネット環境さえあれば自宅のパソコンを使って精算業務が進められるため、皆伝！ワークフローはテレワークの推進にも役立つと言えます。

皆伝！ワークフローの導入の流れ

皆伝！ワークフローを導入する場合は、公式Webページの「お問合せ」から、導入を検討している旨を伝えましょう。導入前に、皆伝！ワークフローに対する質問や不安なども問い合わせで解決しておくのがおすすめです。

問い合わせ後は、ベンダーの詳しい説明と自社の要望などのすり合わせを行い、納得できれば申込書の作成を行います。そして、環境構築と各種設定を経て、運用開始となります。各種設定作業では、ベンダーからの支援も受けられます。

まとめ

皆伝！ワークフローは、様々な外部サービスと連携可能な経費精算システムです。経費や旅費の精算業務が効率化できるだけでなく、電子帳簿保存法のスキャナ保存にも対応しているため、証憑類の電子化によるペーパーレス化も図れます。

導入により、経費執行の状況把握が容易になりコスト管理の強化ができ、作成されたレポートが最適な経営判断のための資料となります。また、ローコードでの画面カスタマイズやテンプレートカスタマイズによって、自社に適合した経費精算・旅費精算ができます。