STAFee

STAFeeは、旅費・交通費精算、仮払金申請・精算、立替経費精算、支払などの経理業務を効率化できるクラウド型の経費精算・申請システムです。本記事では、STAFeeの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

開く

閉じる

1. STAFeeとは
2. STAFeeの特徴
3. STAFeeの主な機能
4. STAFeeを導入するメリット
5. STAFeeの口コミ・評価
6. STAFeeの料金体系
7. STAFeeの導入の流れ
8. STAFeeを導入する際の注意点
9. まとめ

STAFeeとは

STAFee（スタフィー）は、旅費・交通費精算、仮払金申請・精算、立替経費精算、支払などの経理業務を効率化できるクラウド型の経費精算・申請システムです。仕訳データの自動生成機能や会計ソフトとの連携など、さまざまな便利な機能が搭載されています。

STAFeeの導入によって、経理業務の多くの部分を自動化することができ、経理業務の効率化が図れます。また、ヒューマンエラーの防止や経理業務にかかわるコストの削減も期待できます。

STAFeeを提供しているのは、新日本コンピュータマネジメント株式会社（SCM）です。SCMは、個人情報を適切に管理している企業に対して、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が​付与するプライバシーマーク認定企業となっています。

また、情報の機密性・完全性及び可用性が維持されていることを証明する、ISMS情報セキュリティマネジメントシステムJIS Q 27001（ISO/IEC 27001）にも認証されている企業です。

STAFeeの特徴

STAFeeは、企業の経理業務効率化が図れるシステムです。その特徴は大きく分けて下記の3つに絞ることができます。ここでは、それぞれの特徴について詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

ワークフローシステムとしても利用できる

STAFeeは、経理業務を効率化できるシステムですが、精算・申請メニューを自由に作成できるため、ワークフローシステムとしての利用もできます。紙媒体やExcelで申請を行っている企業の場合、STAFeeを導入すれば、ワークフローの大幅な効率化に役立ちます。

ワークフローの承認ルートの自由度も高く、複数部署にまたがる承認フローや金額や申請者などによる条件分岐が必要な承認フローにも対応しています。そのため、現在の承認ルートを継続することも可能です。

また、申請書はデータ化されているので承認者に回覧する必要はなく、申請から承認までスムーズに進められます。

追加費用なしでタイムスタンプを付与

電子帳簿保存法の改正によって電子保存の要件が緩和され、税務関係帳簿・書類の電子データ保存がしやすくなりました。それにしたがって、ペーパーレス化も踏まえて、各帳簿や書類の電子保存を進めたいと考える企業も増えています。

改正された電子帳簿保存法では、取引した紙の書類をスキャナーやスマホで撮影し、電子データで保存することも認められています。しかし、訂正・削除履歴が残るシステムへの保存や、電子データにタイムスタンプを付与するなどの一定の要件を満たす必要があります。

STAFeeでは、スキャナー保存の要件となるタイムスタンプの付与を標準で装備しています。そのため、経費に関わる領収書ばかりでなく、帳簿や添付資料などのアップロードしたファイルにもタイムスタンプの付与ができます。

既存の紙帳票をそのまま電子化

STAFeeの申請画面は、経費精算用と経費精算が伴わないワークフロー用の画面を自由に作成できます。そのため、今までの紙帳票をそのまま電子化することができ、STAFeeへの移行がスムーズに進められます。

たとえば、出張申請の標準のヘッダー部入力項目は、申請組織・申請者・申請日・申請件名・備考ですが、カスタマイズすることで出張先・出張内容・出発日・帰任日・出張種別などの項目の追加が可能です。それらの項目の追加や変更は、明細部でも行えます。

STAFeeの主な機能

STAFeeには数多くの機能が搭載されています。その中の主な機能として下記の5機能について、ここで詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

精算・申請

STAFeeでの精算・申請画面のカスタマイズ性は大変高く、各種業務に適した精算・申請メニューの作成が可能です。登録された申請は、ダッシュボードで申請区分ごとに一覧表示でき、進捗状況の確認ができます。

出張時などの経路検索は、株式会社ヴァル研究所が提供している「駅すぱあと」との連携で、経路検索と交通費の精算が簡単にできます。申請者が定期区間を登録していれば、経路検索時に定期区間分が自動的に控除されるため、過払いのリスクも防げます。

また、申請の際に添付が必要な証憑や資料のアップロードも簡単です。その際に証憑保管領域に保管されたPDFファイルには、タイムスタンプが自動付与されます。証憑ファイル以外の添付ファイルは、ファイル保管領域に保管しておけます。

ワークフロー

STAFeeでは、ワークフロー機能も大変充実しています。これにより、申請書のペーパーレス化の推進や、ワークフローのスムーズな進行を可能にします。ワークフローは、企業や申請内容によっても流れが異なるため、多様な対応が必要です。

しかし、STAFeeのワークフローはカスタマイズ性が高く、多様なワークフローに対応しています。たとえば、精算・出金を必要としない承認申請や、「伺い」と「仮払」と「精算」などの連結が必要となるワークフローにも対応できます。

また、複数部署にまたがる承認フローなどさまざまな条件により、フローが異なる条件分岐が必要なワークフローへの対応も可能です。

経理

経理において仕訳は重要な業務ですが、その分手間もかかります。STAFeeの勘定科目の指定方法には、申請様式に勘定科目を設定する方法・ラベル機能を使用して指定する方法・科目振分画面で振り分けする方法の3通りがあります。

登録されている申請・出金・入金の各データを基に仕訳データが生成され、画面上で内容の確認ができます。仕訳データの生成後は編集ロックができるため、各種データの登録や承認の実行ができなくなります。

また、登録されている出金データを基に、ほとんどの銀行で利用できる全銀協フォーマットであるEBデータの生成ができ、銀行への一斉振込が可能です。これもEBデータの生成後に編集ロックすれば、以後の申請データの登録や承認の実行はできません。

マスタ

マスタとは、データを管理する機能です。STAFeeでは、組織管理・社員管理・ログインアカウント管理・機能権限管理・出金予定日や締日管理・取引先管理・社員口座管理などが準備されています。どれも企業の根幹となるデータ管理で、正確かつ厳重な管理が必要です。

マスタの管理がしっかりされていないと、申請や承認ができなくなったり、重要なデータが書き換えられたりするリスクが高まります。そのため、STAFeeでは、マスタを効率的に管理できる機能が数多く備わっています。

システム設定・動作環境

組織編制や人事異動等で大量のマスタデータの変更が必要な場合は、システムを一時停止してメンテナンスを行い、社内の混乱を最小限に抑えることができます。また、承認が滞留した場合の督促メール送信などの設定も可能です。

STAFeeはマルチデバイスに対応し、WindowsではGoogle Chrome・Mozilla Firefox・Microsoft Edge、macOSとiOSではGoogle Chrome・Safari、AndroidではGoogle Chromeに対応しています。各ブラウザは最新バージョン対応です。

STAFeeを導入するメリット

STAFeeは、経理業務を効率化できるクラウド型の経費精算・申請システムです。企業が導入することのメリットは数多くありますが、ここでは、下記の5つのメリットに絞って解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

いつでもどこでも利用できる

STAFeeはクラウド型のシステムで、利用者はインターネットを介してシステムにアクセスして使います。したがって、インターネット環境とアクセス権限があれば、現場からでも出張先からでも利用できます。

また、マルチデバイスに対応しているため、スマホやタブレットからのアクセスも可能です。そのため、外出中にアクセスしたり、スマホで撮影した領収書やレシートを取得現場からアップロードしたりすることができ、領収証紛失対策にもつながります。

自宅パソコンからの利用も可能で、自宅から申請書の提出や承認または経理業務ができます。そのため、働き方の多様化に対応したリモートワークが行いやすい環境整備の一環ともなります。

様々な経費精算業務に対応できる

STAFeeは、カスタマイズ性に優れた経理精算システムで、さまざまな経費精算業務に対応できます。そのため、既存の紙帳票に近い形で電子化することができるため、スムーズな電子精算移行が可能になり、早期にSTAFeeの導入効果があらわれます。

経費精算業務が既存の紙帳票と同じ感覚で利用できることは、スムーズな移行には大変重要なポイントです。これにより、従業員の電子精算移行への抵抗感をやわらげられます。

電子帳簿保存法にも対応できる

STAFeeは、オプションのJFEシステムズ株式会社製の電子証跡システム「DataDelivery」と連携することで、電子帳簿保存法に完全対応できます。既に「DataDelivery」を運用している場合でも利用連携は可能です。

DataDeliveryは、STAFee以外のシステムとも連携することができ、それぞれのシステムで作成されたデータも一括して保存できます。そのため、電子帳簿保存法に準拠したデータが各システムに散在することなく、保存期限までの管理が容易になります。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

柔軟なシステム連携を実現できる

STAFeeは、外部システム向け連携機能のアドオン開発にオプションで対応することができます。アドオン開発を行うことで、費用計上や仕訳データの生成はSTAFeeで行い、振込処理を既存の会計システムで行うことも可能になります。

また、申請様式に追加した項目を会計システムへ反映させたり、外部システム向けにデータを抽出したりする機能をアドオン開発することも可能です。アドオン開発を進めることで、STAFeeはさらに運用しやすいシステムに進化します。

AI-FAQとの連携で利便性アップ

STAFeeは、AIがFAQの内容を分析して学習するクラウド型AI-FAQサービス「KotaMi（コタミ）」との連携が可能です。KotaMiは、AIがFAQの内容を分析することで、人に尋ねるのと同じ感覚で質問を文章入力すれば、その回答を検索してくれます。

検索結果を利用者が評価することでAIが学習し、使えば使うほど検索精度は高くなります。FAQの作成や編集は、WEB上の編集ツールで行えるため簡単です。また、検索ログをシステムが分析するので、より役立つFAQつくりに活かせます。

STAFeeの口コミ・評価

申請書のカスタマイズ性の高さが高く評価され、「申請書がさまざまなスタイルに変更できるため、書式に合わせて利用できる点が魅力」などの口コミが多くあります。STAFeeは、用途によって複数の書式の申請書が必要な企業にも対応できるシステムです。

また、「効率化だけでなく、エラーも少なくなった」という声も多くあります。これは、入力項目設定の際に、セレクト入力やカレンダー入力が選べることや、駅すぱあと検索できることによるものです。申請書のカスタマイズは、入力ミスの減少にもつながります。

STAFeeでは、経費や交通費などを一括管理しています。そのため、「通勤区間や領収書などをまとめて管理でき、経費の分析に役立った」との声も多くあがっています。経費分析は、今後の業務改善に役立つ大変重要な業務です。

STAFeeの料金体系

ライセンスは25ユーザー単位での提供で、25ユーザーまでのLicense pack 25と、50ユーザー以上のMore license packsの2種類の料金体系があります。それぞれの初期費用

と月額費用は下記のようになっています。

なお、上記で紹介したアドオン開発・電子帳簿保存法対応・AI-FAQ連携はオプションで提供され、別途費用がかかります。

商品名	ユーザー数	初期費用	月額費用
License pack 25	25ユーザー	110,000円 (税抜価格 100,000円)	22,000円 (税抜価格 20,000円)
More license packs	50ユーザー以上	要問い合わせ	要問い合わせ

参考：料金・オプション｜STAFee

STAFeeの導入の流れ

STAFeeの導入を進める場合は、導入前にトライアルの申し込みをします。トライアルは、90日間無料で利用できるため、操作性や運用の流れとともに自社の経理業務との適合性の確認を行いましょう。

トライアル期間の終了後製品に納得できれば、申込書を提出して契約に至ります。運用に自信がない場合は、導入支援サービスの利用も可能です。導入支援サービスでは、申請様式や承認ルートの提案・マスタデータ登録代行などのサポートが受けられます。

STAFeeを導入する際の注意点

STAFeeはクラウド型の経費精算・申請システムであるため、オンプレミス版の提供はありません。オンプレミス版での経費精算・申請システムの導入が必須の場合は、他社製品の検討が必要です。

STAFeeのライセンスは、25ユーザー単位で契約ができます。しかし、契約は年間契約で行われるため、契約期間中にユーザー数が減って規定のユーザー数を下回った場合でも返金はされないので注意が必要です。人数変更は、次回の契約更新時まで待ってから行います。

まとめ

STAFeeは、旅費・交通費精算、仮払金申請・精算、立替経費精算、支払などの経理業務を効率化できるクラウド型の経費精算・申請システムです。導入によって、手間のかかる経理業務の大幅な効率化が図れ、生まれた時間をより生産性の高いコア業務に当てられます。

STAFeeは、経費精算システム以外にも申請・承認をペーパーレスで行い、効率化できるワークフローシステムとしての利用も可能です。また、帳票のカスタマイズ性が高く、多様なワークフローに対応できるため、既存の経理業務からの移行が比較的容易にできます。