ECOAS経費・旅費精算

ECOAS経費・旅費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。強力なワークフロー機能を搭載し、幅広い精算業務に対応しています。本記事では、ECOAS経費・旅費精算の強みである特徴・主な機能・導入のメリットや料金体系を解説します。

目次

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1. ECOAS経費・旅費精算とは
2. ECOAS経費・旅費精算の特徴
3. ECOAS経費・旅費精算の主な機能
4. ECOAS経費・旅費精算を導入するメリット
5. ECOAS経費・旅費精算の料金体系
6. ECOAS経費・旅費精算を導入する際の注意点
7. まとめ

ECOAS経費・旅費精算とは

ECOAS経費・旅費精算は、経費や旅費の精算業務を効率化するためのシステムです。このシステムは、経費申請者および承認者の双方に使いやすい設計となっており、幅広い精算業務に対応しています​。

例えば、経費の申請から承認までのプロセスを効率的に管理できるワークフロー機能を始め、連携機能・モバイル対応・複数通貨対応など、機能性が充実しています。

ECOAS経費・旅費精算を導入することで、ペーパーレス化によって書類に関する作業が不要になります。また、上長が不在でも承認が迅速化されるメリットもあります。本記事では、ECOAS経費・旅費精算について、その特徴や機能・料金体系などを解説します。

ECOAS経費・旅費精算の特徴

ECOAS経費・旅費精算を利用すると、システム上で迅速に手続きを進められ、法的要件を満たしながら効率的にデータを管理できます。ここでは、ECOAS経費・旅費精算の特徴について解説します。

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電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法とは、紙の書類を電子的に保存するための法律です。この法律により、企業は紙の書類をデジタルデータとして保存できるようになり、書類管理が簡便になります。

法律に従って電子データを保存するには、特定の条件や要件を満たす必要がありますが、ECOAS経費・旅費精算では、電子帳簿保存法に完全に対応しています。

例えば、スキャナなどで電子化された領収書について、法的要件を満たしていない画像は登録できないように制御でき、法的要件を満たした画像にはタイムスタンプを付与できます。これにより、電子帳簿保存法が定める真実性と可視性の確保を実現できます。

他にも、領収書の受領の翌日から入力までの期間の制限や、訂正や削除などの履歴管理など、電子帳簿保存法に適した機能を備えています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

スマホから申請・承認可能

ECOAS経費・旅費精算システムでは、スマートフォンから経費・旅費の申請および承認が可能です。そのため、出張先や外出先など、どこからでもスマホで経費を入力し、上司に承認を依頼できます​。

これにより、急ぎの申請が必要な場合でもスマホですぐに対応できるメリットがあります。

幅広い経費・旅費精算業務に対応

ECOAS経費・旅費精算は、強力なワークフロー機能を搭載し、幅広い精算業務に対応しています。ワークフローとは、業務の流れを自動化し、効率的に管理する仕組みのことです。

ECOAS経費・旅費精算では、申請・承認・支払いまでのプロセスをシステム上で一貫して管理できます。例えば、経費精算では、物品購入・仮払金・交際費の申請が可能で、立替金の精算や仮払金の払い戻しもできます。

旅費精算では、国内外の旅費精算をサポートし、交通費を自動計算することも可能です。このような機能により、経費・旅費精算の全プロセスを効率的に管理し、企業の精算業務を大幅に効率化できます。

ECOAS経費・旅費精算の主な機能

ECOASには、経費・旅費精算を効率化するさまざまな機能が備わっています。ここでは、ECOAS経費・旅費精算の主な機能について解説します。

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経費申請／精算

ECOAS経費・旅費精算の経費申請／精算機能は、経費精算業務の手間を大幅に削減します。例えば、経費申請機能では、備品や消耗品の購入の際に物品購入の申請をシステム上で行えます。

仮払金の申請も可能で、出張や業務上の前払い金が必要な場合に事前に申請することで、費用を先に受け取ることができます。交際費の申請時には、相手会社や参加者など、特定の入力項目が表示されるため、必要な情報を簡単に入力でき、申請がスムーズに行えます。

経費精算機能では、個人的に立て替えた出張費や食事代などの経費を精算することが可能です。また、事前に受け取った仮払金と実際に使った経費を相殺し、差額を清算します。これにより、余った仮払金を返金したり、不足分を追加請求したりできます。

旅費精算

ECOASの旅費精算機能は、国内外の出張や外出に伴う旅費や交通費、日当の精算を効率的に行えるように設計されています。例えば、国内の出張や外出時の交通費や日当の精算が可能で、営業やクライアント訪問の際の交通費を簡単に精算できます。

また、公共交通機関の最適経路を検索するWebサービス「駅すぱあと」と連携することで、最適な交通ルートとその料金を自動で算出します。これにより、手動での計算ミスを防ぎ、効率的に交通費の精算が行えます​。

出張申請／精算

出張申請／精算機能を利用すると、行程表や支度金の申請など、出張前に必要な情報を事前に申請できます。仮払金の申請も可能で、出張に必要な費用を前もって受け取る手続きが簡単に行えます​。

また、出張から戻った後は、旅費交通費・宿泊費・日当・その他の経費を一括で精算することができるため、個別に申請する手間が省けます。海外出張にも対応しており、各種通貨レートを自動的に考慮し、円換算して精算を行います。

通勤経路申請

ECOAS経費・旅費精算の通勤経路申請機能は、従業員が通勤経路を申請し、管理者がその申請を承認・否認・差し戻しできる機能です。この機能は、特に複雑な通勤経路を持つ従業員にとって便利です。

例えば、電車やバスなど、複数の交通手段を利用する通勤経路を申請できます。また、電車の通勤経路は「駅すぱあと」との連携で自動的に取得可能です。これにより、手動で経路を入力する手間が省け、正確な経路情報を簡単に申請できます。

マルチテナント機能

マルチテナント機能とは、1つのサーバー上で複数の会社が同時にシステムを利用できる機能です。異なる会社が同じシステムを共有しつつ、それぞれのデータや設定を独立して管理できます。

例えば、親会社とその子会社が同じサーバー上でシステムを利用しながら、それぞれ独自の経費精算を行うことができます。設定変更のみで、各会社の要件に応じた柔軟な運用が可能です。

ファームバンキング機能

ファームバンキング機能は、銀行振込のデータを効率的に管理するための機能です。最終承認された経費精算データから支払データを生成し、それを銀行に送信することで、自動的に振込を行います。

支払データは自動的に生成されるため、手動でのデータ入力が不要となり、作業の効率化と入力ミスの防止が図れます​。

また、支払データは銀行振込が可能な全銀フォーマットに出力されます。このフォーマットは、日本のほとんどの銀行が対応している標準フォーマットであり、データの互換性を確保します。

法人カード連携

法人カード連携機能は、企業が使用する法人カードの利用履歴データをシステムに取り込み、経費精算を効率化するための機能です。カードの利用明細を基に自動的に経費申請や承認が行えます。

具体的にこの機能では、法人カードの利用履歴データを基に、各従業員ごとの未申請データを自動的に作成します。未申請の経費がある場合は、ユーザーに通知が行われるため、精算漏れを防げます。

また、法人カード専用のワークフロー機能が用意されており、申請から承認までのプロセスを自動化できます。そのため、迅速かつ正確な承認作業を実現できます。

ECOAS経費・旅費精算を導入するメリット

ECOAS経費・旅費精算は、業務効率化・コスト削減・管理上のリスク低減など、さまざまなメリットを提供します。ここでは、ECOAS経費・旅費精算を導入するメリットを解説します。

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経理業務にかかる時間や手間を削減できる

ECOAS経費・旅費精算を導入すると、デジタル管理や自動化機能などにより、経理業務にかかる時間や手間を大幅に削減できます。

例えば、紙の書類を回して行っていた業務がシステムのワークフロー上で行えるため、書類を送る手間が不要で、上長が不在でも迅速な承認が可能です。証憑書類もデータ化することで、オンライン上で即時確認できます。

また、出張や通勤などの経路の入力・交通費の算出を自動化できる点も、業務効率の向上に繋がります。未申請精算分がある場合には通知できる機能もあり、申請・精算の一連の流れを円滑にします。

ペーパーレス化でコストを削減できる

ECOAS経費・旅費精算を利用すると、紙の領収書を台紙に貼り付けたり、回覧したりする手間がなくなります。業務における細かな作業を大幅に削減できることに伴い、人件費の削減が可能です。紙そのもののコストや印刷コストも大幅に抑えられます。

また、データ管理によって、社内に大量の紙を保管する必要がなくなり、紙の書類を管理するための手間や保管コストも削減できます。データでのやりとりにより、領収書を郵送する必要もなくなり、そのための費用も抑えられます。

書類の破損や紛失のリスクを回避できる

ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減だけでなく、紙の書類の破損や紛失リスクを回避するメリットにも繋がります。

具体的には、紙紛失による業務の停滞や監査時に指摘されるリスクがなくなります。また、紙をデータ化することで、コピーやバックアップが簡単に行えるようになります。これにより、データ紛失時も迅速に復旧できます。

さらに、紙の書類は時間の経過によって劣化や破損で可読性が損なわれますが、データなら読みやすい状態を維持できます。

使いやすくスムーズに導入できる

ECOAS経費・旅費精算のユーザーインターフェースは、使いやすく設定されており、初心者でも簡単に操作できます。

各画面には詳細なオンラインヘルプが用意されているため、操作方法に迷ったときでもすぐに確認できます。これにより、システム導入初期の情報システム部門などへの問い合わせを抑えられ、スムーズな立ち上げが可能です。

また、グループ会社内での異動などにより新たなメンバーが加わっても、混乱なくスムーズに精算業務を行える点も大きなメリットです。新しい従業員も短期間でシステムを使いこなせるようになります。

ECOAS経費・旅費精算の料金体系

ECOAS経費・旅費精算は、オンプレミス版とクラウド版が用意されています。オンプレミス版は、自社のサーバーにインストールして使用するタイプで、初期費用として1,500,000円かかります。

この料金には、消費税と保守料金は含まれず、システムの保守や運用管理を自社で行う必要があります。

クラウド版は、インターネットを経由して利用するため、自社でのサーバー管理が不要で比較的導入が簡単なタイプです。ただし、料金は利用環境によって異なるため、詳細については問い合わせが必要です。

方式	料金
オンプレミス	¥1,500,000
クラウド	利用環境により変動

参考：価格｜ECOAS経費・旅費精算

ECOAS経費・旅費精算を導入する際の注意点

ECOAS経費・旅費精算システムの料金には、システムの購入費用以外に保守料金が別途必要になります。

保守料金とは、システムを使い続けるために必要なメンテナンスやサポートの料金です。これにはシステムのアップデート・バグ修正・技術サポートなどが含まれます。システム導入時には初期費用だけでなく、継続的に発生する保守料金も予算に含めることが重要です。

まとめ

ECOAS経費・旅費精算は、経費精算業務を効率化するためのシステムです。ペーパーレス化を実現し、書類の管理や確認を全てデジタルで行えるため、従来の紙ベースの煩雑な作業から解放されます。

ECOASの最大の特徴は、強力なワークフロー機能と電子帳簿保存法への対応です。申請から承認までのプロセスをシステム上で一元管理し、法的要件を満たす電子データの保存を実現します。これにより、業務の透明性が向上し、監査対応もスムーズに行えます。

ECOAS経費・旅費精算を導入することで、業務効率の向上とコスト削減が期待できるだけでなく、書類の破損や紛失のリスクを回避できます。本記事の内容を参考に、経費精算業務をより効率的かつ正確に行いましょう。