ECOAS経費・旅費精算とは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- ECOAS経費・旅費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費・旅費精算システム
- さまざまな経費精算・旅費精算に幅広く対応できる包括的な機能を備えている
- 従業員はシステム上で迷わず申請ができ、承認者側の負担も軽減する
ECOAS経費・旅費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費・旅費精算システムです。各種経費精算や旅費精算など、幅広い精算業務を効率化できます。本記事では、ECOAS経費・旅費精算の強みである特徴・主な機能・導入のメリットや料金体系を解説します。
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ECOAS経費・旅費精算とは
ECOAS経費・旅費精算は、現場の課題や要望に的確に応えられる経費･旅費精算ソリューション です。経費精算業務の効率化に必要な数多くの機能を搭載しており、電子帳簿保存法にも対応できるため、多くの企業に導入されて成果を上げています。
旅費精算では、近隣への外出から国内出張・海外出張まで対応し、定期経路控除も簡単にできます。また、モバイル端末からの申請もできるため、申請のためだけに帰社する必要がなくなり、交通費や残業手当の削減に寄与します。
特に、ペーパーレス化による経費削減を検討している企業や、経費精算業務の改善や不正防止を考えている企業にはおすすめのシステムです。本記事では、ECOAS経費・旅費精算の強みである特徴・主な機能・導入のメリットや料金体系などを詳しく解説します。
ECOAS経費・旅費精算の特徴
ECOAS経費・旅費精算は、各企業からシステムの強みである下記の2つの特徴が認められ、多くの企業に導入されています。ここでは、2つの特徴について詳しく解説します。
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ECOAS経費・旅費精算の特徴
電子帳簿保存法に対応
ECOAS経費・旅費精算は、JFEシステムズ提供の「DataDelivery」との組み合わせによって、電子帳簿保存法に則った国税関係書類のスキャナ保存が可能です。紙媒体のレシートや請求書、領収証などの電子保存ができるようになり、原本を保存する必要はなくなります。
電子帳簿保存法のスキャナ保存では「真実性の確保」と「可視性の確保」が必須要件となっています。ECOAS経費・旅費精算で行うスキャナ保存は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）により、2つの要件を満たしていることが認められています。
したがって、自社でスキャナ保存の要件を満たすかどうかを検証する必要がなく、安心して利用できます。スキャナ保存は、スマートフォンのカメラ機能の利用も認められるため、受け取ったレシートをその場で保存する習慣をつければ、レシートの紛失対策にもなります。
幅広い精算業務に対応
ECOAS経費･旅費精算は、精算業務に必要となる包括的な機能を備え、幅広い精算業務に対応できるシステムです。経費精算では、仮払金や交際費などの申請を行う経費申請機能や、経費の立替金清算・払い戻し処理などを行う経費精算機能などがあります。
旅費精算では、出張・通勤経路の申請や出張精算などの機能があり、近距離外出や国内だけでなく海外の出張にも対応し、通貨やレート換算を簡単にできます。また、旅費規程に沿ってチェックする機能によって、申請書チェックの効率化を図れます。
ECOAS経費・旅費精算の主な機能
ECOAS経費・旅費精算には、「経費申請・精算」「旅費精算」「出張申請・精算」「通勤経路申請」などを効率的に進めるための機能が搭載されています。ここでは、それぞれの機能について具体的に解説します。
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経費申請／精算
経費申請は、物品の購入申請に関わる経費処理や仮払金の処理を行います。特に、交際費申請の入力項目は他の申請と異なりますが、自動的に項目が切り替わるため、自分で項目変更を行う必要がなく、間違いのない申請ができます。
経費精算では、経費の立替金の精算や仮払い金の払い戻し処理などができ、事前に申請した仮払金との相殺も可能です。交際費精算を行う場合も申請の時と同様、自動的に入力項目が切り替わるため、簡単に入力が完了します。
旅費精算
ECOAS経費・旅費精算では、「旅費精算」と後述する「出張申請／精算」を区別して処理します。旅費精算では、国内の外出や申請を伴わない出張の旅費交通・日当の精算処理を行います。
ECOAS経費・旅費精算は、ヴァル研究所が提供する経路検索ツールの「駅すぱあと for web」との連携が簡単にでき、旅費精算業務の効率化が図れます。たとえば、経路や交通費が自動取得されるため、チェック業務が軽減されます。
出張申請／精算
出張申請は、出張の事前申請と仮払金の申請処理を行います。申請は出張単位で、交通費・宿泊費・日当・経費を一括して精算し、申請時の仮払金との相殺も可能です。
出張申請は、国内だけでなく海外への出張にも対応しているため、海外拠点がある企業や海外企業との取り引きがある企業でも便利に利用できます。通貨やレートは、マスターに月別に登録することで管理でき、随時の入力も可能です。
海外出張時の国内移動は、連携している「駅すぱあとWebサービス」で自動計算されるため、申請者も経理担当者も最小限の手間で申請やチェックができます。
通勤経路申請
通勤経路申請は、通勤時の定期経路の申請・登録を行います。登録された定期経路は、通勤手当の計算だけでなく、旅費や出張精算の際の定期経路控除にも用いられます。公共交通機関の通勤経路は、「駅すぱあと」と連携することで簡単に取得できます。
また、適正な通勤経路が申請されているかのチェックも、社員情報の現住所と「駅すぱあと」との連携で容易になります。そのため、承認・否認・差し戻しの判断が迅速かつ適切にでき、通勤経費の管理業務の大幅な軽減が可能です。
ECOAS経費・旅費精算を導入するメリット
経費や旅費の精算業務は、会社の経理に関わる重要な業務であり、間違いや不正が許されず担当者や従業員に大きな負担がかかります。ECOAS経費・旅費精算の導入により、主に下記の3つのメリットを享受することができ、従業員や担当者の負担軽減が図れます。
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ECOAS経費・旅費精算を導入するメリット
従業員が迷わず申請できる
経費精算には勘定項目の設定が必要ですが、馴染みのない社員も多く設定に迷う場合もあります。ECOAS経費・旅費精算では、勘定項目が分かりやすい選択肢で示されるため、勘定項目に関する知識がない従業員でも簡単に申請できます。
これにより、経理担当者への勘定項目に対する問い合わせが減り、担当者がコア業務に集中できるようになります。一度行った申請内容はシステムに保存され、似たような申請を行う際には過去の申請を流用することで作成が簡単になります。
また、従業員が承認ルートに迷うことも多いです。しかし、ECOAS経費・旅費精算の利用によって、事前に各申請の承認ルートを業務規定に則って設定できるため、従業員が承認ルートに迷うことがなくなります。
承認者側のチェックの手間が省ける
経費や旅費の申請があれば、承認者側はその内容が社内規定に準じているかをチェックする必要があります。大量の申請が発生すると、チェックに多くの時間と手間がかかることもあるでしょう。
ECOAS経費・旅費精算を導入すれば、そのチェックを自動化できるため、承認者の手間が省けます。申請書の承認フローはすべてシステム上で進められ、従来のような申請書を回覧する必要はありません。
申請書に不備があった場合でも、理由を記載してシステム上で申請者に差し戻すだけで手間がかかりません。さらに「駅すぱあと」との連携により、旅費精算・出張精算・通勤経路申請・定期経路控除の計算のチェック作業も軽減されます。
承認状況を可視化できる
申請・承認を紙媒体やメールで行っている場合、経理は最終承認されるまで申請内容の把握ができません。しかし、ECOAS経費・旅費精算により、申請直後から承認状況が見える化され、経理は承認が滞っている申請や二重申請を早期に発見し、対処することができます。
申請は、スマートフォンやタブレット・自宅のパソコンでも可能なため、外出中・出張先・テレワーク中でも経費申請が行えます。また、会計システムやファームバンキングとの連携によって、精算後の経理業務の効率化も可能です。
ECOAS経費・旅費精算の料金体系
ECOAS経費・旅費精算の導入形態には、自社のサーバーにシステムをインストールするオンプレミス型と、ベンダーのクラウドサーバーにあるシステムにインターネットを介してアクセスして利用するクラウド型があります。
オンプレミス型の価格には、保守料金は含まれておらず、保守を依頼する場合は別途料金がかかりますが、月々の利用料は発生しません。クラウド型の場合、システムの保守はベンダーが行いますが、月々の利用料が発生します。
| オンプレミス | クラウド |
|---|---|
| ¥1,500,000※ | 問い合わせ |
※税別
参考：経費・旅費精算 | 動作環境・価格｜ECOAS経費・旅費精算
ECOAS経費・旅費精算を導入する際の注意点
ECOAS経費・旅費精算の導入を検討する際には、自社の動作環境の確認を必ず行いましょう。オンプレミス型で導入する場合のサーバーOSは、Microsoft Windows Server 2012 R2または、Linux 6 (2.6.32-431.el6)である必要があります。
クライアントとなるパソコンの対応OSは、Windowsのみです。また、クライアントとなるスマートフォンは、iPhoneとAndroidスマートフォンの両方に対応しています。ただし、動作環境は変更される場合もあるため、公式サイトで最新情報を確認しましょう。
まとめ
ECOAS経費・旅費精算は、JIIMA認証を受けた電子帳簿保存法に対応した経費・旅費精算システムです。
旅費精算では、乗換案内ソフトの「駅すぱあと for web」との連携により、経路や運賃などの自動取得ができ、申請者の入力や承認者のチェック業務が飛躍的に効率化できます。また、全てのフローをシステム上で行うため、フローの流れもスムーズです。
精算業務に必要となる包括的な機能を備えているため、ECOAS経費・旅費精算の導入により経費・旅費精算の効率化や適切な業務の遂行を目指せます。