ビズトラとは｜主な機能や特徴、導入するメリット、口コミを解説
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- ビズトラは、無料・ユーザー数無制限で利用できる交通費・経費精算システム
- 申請から承認までスムーズに行えるシンプル設計で、簡単に経費登録・承認できる
- エクセルを使わないため打ち直しやコピーペーストの手間が不要で、差し戻しも簡単
ビズトラは、無料・ユーザー数無制限で利用できる交通費・経費精算システムです。煩雑になりがちなエクセルでの精算業務から脱却し、2度手間を解消できます。本記事では、ビズトラの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価を解説します。
ビズトラとは
ビズトラとは、株式会社AIトラベルが提供する無料の交通費・経費精算システムです。このシステムは、企業の経費精算業務を効率化するために設計されており、シンプルさと使いやすさに重点を置いています。
無料利用と簡単な操作感が大きな特徴であることに加え、承認機能・出張手配・印刷機能など、便利な機能が備わっています。ビズトラを利用することで、経費精算に関わるコスト削減・業務効率化のメリットを得られます。
ビズトラの特徴
ビズトラは、企業規模を問わず導入しやすい特徴や、業務効率化を実現しやすい特徴を持っています。ここでは、ビズトラのそれらの特徴について解説します。
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無料で利用できる交通費・経費精算システム
ビズトラは完全無料で提供されており、初期費用や月額費用が一切かかりません。広告を非表示にするオプション（8000円/月）はありますが、基本的な利用は無料で可能です。そのため、導入コストを抑えながら業務効率を大幅に向上させることができます。
ビズトラの利用は、特に中小企業やスタートアップ企業にとって、コストパフォーマンスの高い選択肢となります。
申請から承認までスムーズなシンプル設計
ビズトラは、経費の申請から承認までの流れをスムーズに行うことが可能です。経費を申請すると、直属の上司や経理担当者が管理画面上で簡単に承認作業を行えます。そのため、紙の申請書を使った手間のかかる手続きを省略できます。
また、進捗管理も簡単にできるため、どの申請がどこまで進んでいるかを一目で確認できます。
利用ユーザー数が無制限
ビズトラでは、利用ユーザー数に制限がありません。社員が多い企業でも追加費用を気にせずに導入できます。従業員の増加に伴ってシステムの利用コストが増加することがないため、大規模な企業や成長中の企業にも適しています。
利用ユーザー数が無制限であることは、全従業員が同じシステムを利用することで、経費精算業務を一元管理できるメリットにも繋がります。
ビズトラの主な機能
ビズトラが備えるさまざまな便利機能は、経費精算プロセスの効率化に大きく寄与します。ここでは、ビズトラの主な機能について解説します。
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経費精算
ビズトラでは、日常の経費や業務にかかる費用を簡単に登録できます。項目ごとに入力するだけで、経費が管理画面に反映されます。
また、交通費は、出発地点と到着地点を入力するだけで、自動的に金額が計算されます。このような自動計算機能により、計算ミスを防ぐことができます。定期区間を考慮する機能もあり、通勤費や出張費の精算がスムーズに行えます。
申請
登録された経費は自動的に一覧としてまとめられ、立替経費精算書として出力できます。これにより、申請書類を簡単に作成・提出することができます。この一覧は、経費の詳細を確認するのに役立ち、全体の把握が容易になります。
自動による一覧作成は、入力ミスを減らし、経費精算プロセスの正確性を向上させることに繋がります。
承認
ビズトラでは、経費申請が行われると、直属の上司や経理担当者が管理画面上で承認作業を行うことができます。進捗管理も容易にできるため、申請のステータスが常に把握できます。
承認プロセスはオンラインで完結し、紙ベースの承認作業は不要です。これにより、紙の使用を減らし、オフィスのペーパーレス化を促進します。
簡単印刷
ビズトラの簡単印刷機能は、紙ベースの管理が必要な場合に便利な機能です。例えば、経費を登録した後、それらのデータを基に立替経費精算書を作成し、印刷することができます。これにより、申請書を紙で提出する必要がある場合にも対応可能です。
また、紙ベースの証憑が求められる場合には、必要に応じて領収書を添付して印刷することもできます。登録された経費の一覧を印刷することも可能なため、経費の内訳を詳細に確認でき、監査や内部管理に役立ちます。
これらはいずれも、デジタルデータに基づいて書類作成・印刷されるため、手作業での書類作成時間を大幅に削減でき、記入ミスの防止にも繋がります。
出張手配
ビズトラは、AIトラベルの提供する出張予約サービスと連携しています。これにより、飛行機や新幹線、ホテルなどの手配をオンラインで簡単に行えます。
出張予約と同時に、経費精算も自動的に行われます。予約した内容がそのまま経費データとして登録されるため、手動での入力作業が不要になり、入力ミスや漏れを防ぐことができます。
このように、ビズトラでは出張手配から経費精算まで一貫して行えるため、手配にかかる手間とコストを大幅に削減できます。これにより、従業員は出張準備に集中でき、経理担当者の負担も軽減されます。
ビズトラを導入するメリット
デジタル上で経費精算を行えるビズトラの導入は、担当者や申請者に対してさまざまなメリットを提供します。ここでは、ビズトラを導入するメリットについて解説します。
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ビズトラを導入するメリット
いつでも簡単に経費登録できる
ビズトラでは、経費登録の際に複雑な設定や操作は不要です。シンプルで使いやすい設計のため、誰でも簡単に経費を登録することができ、エクセルのように複雑なセル操作や数式を覚える必要がありません。
エクセルでは手入力によるミスが発生しやすいですが、ビズトラでは自動計算機能や定型フォーマットがあるため、入力ミスが大幅に減少します。
また、このシステムはクラウドベースで提供されるため、インターネット接続があれば、いつでもどこでも利用可能です。リモートワークや出張中でも、経費の登録・申請・承認がスムーズに行えます。
打ち直し・コピーペーストの手間が不要
ビズトラは会計ソフトと連携することができ、経費データを自動的に会計ソフトに取り込むことが可能です。これにより、手動でデータを打ち直したり、コピーペーストしたりする手間が省けます。
例えば、経費の申請情報を一度入力すれば、そのデータが自動的に会計ソフトに反映されるため、二重入力の必要がありません。手動でのデータ入力はミスが発生しやすいですが、自動連携によりこのリスクを大幅に減らせます。
連携によって経費データが一元管理されることで、経理業務の効率が向上し、データの整合性が保たれやすい点もメリットです。すべてのデータが同じシステム内で管理されるため、確認や修正が容易になります。
不備があっても差し戻しが簡単
ビズトラには申請ワークフロー機能があり、経費申請に不備があった場合でも担当者が簡単に差し戻しを行うことができます。具体的には、差し戻しの理由を入力し、ワンクリックで申請者に通知できます。
申請者はリアルタイムで差し戻しの通知を受け取ることができるため、すぐに修正して再申請することが可能です。これにより、修正にかかる時間が大幅に短縮され、経費精算プロセス全体がスムーズになります。
このような差し戻しや再申請の迅速性は、ビズトラが経費の登録状況や承認状況がリアルタイムで反映されることによって実現されます。リアルタイムなデジタル管理は、担当者と申請者の間のコミュニケーションの効率化にも寄与します。
ビズトラの口コミ・評価
ビズトラは、実際に利用したユーザーから、使いやすさ・経費精算の効率化・無料で使えることの3点において、特に高く評価されています。
使いやすさについては、「出先でも手軽に申請できることで、申請の抜け漏れが減った」との声があります。簡単で利用しやすい点が評判を集めており、経費精算の正確性を高めていることが伺えます。
経費精算の効率化については、「書面での経費精算と比べると手間が8割ほど減っているように感じる」と評価されています。ビズトラの活用によって、経費精算にかかる労力や時間が削減される点が高評価に繋がっています。
無料で使えることについては、「無料で使える経費精算システムですが、必要な機能はしっかり揃っている」と評判です。この口コミでは、経費精算を効率化できるツールをコストを抑えながら利用できる点が好印象であることが読み取れます。
口コミに基づく総評として、ビズトラはコストパフォーマンスに優れ、使いやすく効率的な経費精算システムであることが伺えます。
ビズトラの導入の流れ
ビズトラの公式サイトから、新規登録ページにアクセスし、必要な情報を入力して登録します。なお、登録は仮登録とメールによる本登録の2段階のステップを踏みます。登録後は、ログインページにアクセスするだけでビズトラを利用できます。
経費登録・申請書の作成・申請・承認・データ出力などの機能は、管理画面上の項目を選択（必要に応じて入力）するだけの簡単操作です。まずは管理機能で、社員情報・部署設定・申請の締め日などの必要な設定を行いましょう。
本格的に運用する前に、限定的な範囲でテスト運用することが推奨されます。その際は、運用ルール・担当者・操作方法のトレーニングなど、運用体制を整備しておくことで、効果的な本運用に繋がります。
ビズトラを導入する際の注意点
ビズトラは「脱エクセル申請」を目的に設計されており、基本的な経費精算機能に特化しています。そのため、複雑な機能や高度なカスタマイズは提供されていません。高度な機能を必要とする企業には向いていない可能性があります。
しかし、無料で利用できるため、その機能性について気軽に試しやすい点はメリットです。なお、無料サービスであるため、電話やメールでのサポートを受けることができません。したがって、問題が発生した場合は、自己解決が求められます。
ただし、サポートがない代わりに、利用者向けのマニュアルが提供されています。
まとめ
ビズトラは、無料で利用できる交通費・経費精算システムであり、シンプルな設計と使いやすさが魅力です。初期費用を抑えながら、経費精算業務の効率化を図ることができます。承認機能・出張手配・印刷機能などの機能は、業務全体のコスト削減にも繋がります。
申請から承認までがスムーズに行えるシンプルな設計は、紙の申請書を使った手間のかかるプロセスを省略し、進捗管理も容易に行えます。また、利用ユーザー数に制限がないため、社員が多い企業でも追加費用を気にせずに導入できる点も大きなメリットです。
ビズトラは、企業規模を問わず導入しやすく、特に中小企業やスタートアップ企業にとってコストパフォーマンスが高い選択肢です。本記事を参考に、経費精算にかかるコストや労力削減の可能性を見直し、より効率的な経費精算プロセスを実現しましょう。