WiMS/SaaS経費精算システムとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
Check!
- WiMS/SaaS経費精算システムは、交通費・物品購入などの経費精算業務を効率化できる
- 様々な条件での承認ルートを柔軟に設定でき、大規模組織の複雑なワークフローに対応
- 導入により、内部統制の強化やテレワークの推進も可能になる
WiMS/SaaS経費精算システムは、交通費精算・物品購入・仮払いなどの経費精算業務を効率化できるクラウドサービスです。本記事では、WiMS/SaaS経費精算システムの強みである特徴・主な機能・導入のメリットを解説します。
目次
開く
閉じる
開く
閉じる
WiMS/SaaS経費精算システムとは
WiMS/SaaS経費精算システムは、交通費や出張旅費、物品購入、仮払いなどの経費精算業務を効率化するクラウドサービスです。このシステムを活用することで、スマートフォンからでも経費の申請や承認ができるため、テレワークや外出先でも便利です。
また、大規模組織向けに多段階の承認プロセスや条件分岐などの複雑な設定が可能なワークフロー機能を備えています。本記事では、WiMS/SaaS経費精算システムの強みである特徴・主な機能・導入のメリットを解説します。
WiMS/SaaS経費精算システムの特徴
WiMS/SaaS経費精算システムは、経費関連業務における様々な課題に対応し、効率性や精度を向上させる特長を有しています。以下では、WiMS/SaaS経費精算システムの特徴について解説していきます。
＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／
WiMS/SaaS経費精算システムの特徴
大規模組織の複雑なワークフローに対応
WiMS/SaaS経費精算システムは、大規模な組織でも複雑なワークフローに対応できる特徴があります。例えば、多段階承認プロセスや申請内容による条件分岐など、さまざまな設定が可能です。
そのため、組織の規模や運用に応じた承認ルートを構築できます。複雑なワークフローを効率的に管理することで、組織全体の経費精算業務がスムーズに進み、業務効率が大幅に向上します。この柔軟な設定によって、大規模な組織でも安心して利用することができます。
経理業務のコンサルティングを提供
WiMS/SaaS経費精算システムは、ツールの提供だけでなく、経理業務に関するコンサルティングも行っています。この特徴は、企業の現状や課題をヒアリングし、最適なソリューションを提案する点にあります。
WiMS/SaaSシリーズや必要に応じて会計システムを含め、経理業務に関する機能を網羅したメニューを提案します。これにより、企業は単なるツールの導入だけでなく、経理業務全体の効率化や改善を図ることが可能です。
インボイス制度に対応
WiMS/SaaS経費精算システムは、インボイス制度に対応しています。この制度に合わせて、事業者登録番号をもとに自動で問い合わせを行う機能があり、国税庁の適格請求書発行事業者公表システムとAPI連携しています。
利用者が入力した事業者登録番号をシステムが自動的に照合するため、その事業者が適格請求書発行事業者かどうかを瞬時に確認できます。
さらに、一度利用した事業者登録番号と事業者名はシステム内にマスタ情報として保存され、事業者名から検索が可能です。この機能により、従業員は課税事業者と免税事業者を容易に区別し、消費税計算や事業者登録番号の入力などの作業を大幅に簡略化できます。
WiMS/SaaS経費精算システムの主な機能
WiMS/SaaS経費精算システムは、申請や承認、照会、印刷、出力、マスタなど多彩な機能を提供しています。
これらの機能は、経費精算業務を効率化し、管理を容易にします。ここでは、WiMS/SaaS経費精算システムの主要な機能について詳しく解説していきます。
＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／
申請
WiMS/SaaS経費精算システムの申請機能は、国内出張や海外出張、会議費、接待交際費など、さまざまな申請を簡単に行えます。海外出張での外貨にも対応しており、為替レートを自動的に換算して精算ができます。
システムは自動的に為替レートを取得し、外貨の金額を円に換算して精算できます。さらに、会計業務に不慣れな社員でも利用しやすい設計になっています。申請時には摘要項目を選択し、明細を入力するだけで、自動的に適切な勘定科目が仕訳として作成されます。
この仕組みによって、申請手続きが迅速かつ正確に行えるため、経理業務の効率化が図れるでしょう。
領収書読み取り(AI-OCR)
WiMS/SaaS経費精算システムの領収書読み取り（AI-OCR）機能は、申請時に非常に役立ちます。この機能は、領収書やレシートをアップロードするだけで、OCR（光学文字認識）技術が自動で情報を読み取ります。
日付や金額などのデータが自動的に入力されるため、手作業での入力作業が不要です。このシステムは、異なるフォーマットの領収書やレシートでも高い精度で文字を認識し、正確にデータを分類します。そのため、従業員は領収書の情報を手入力する手間を省けます。
ジョルダン乗換案内と連動
WiMS/SaaS経費精算システムは、ジョルダン乗換案内と連動することが可能です。経路検索ソフトと連動し、使用した経路を選択すると、その金額が直接反映されます。運賃改定もリアルタイムで反映されるため、常に正確な情報で精算できます。
また、定期券区間を登録しておけば、その区間の運賃を自動的に控除することが可能です。承認画面には評価アイコンが表示され、申請内容の適正さを一目で確認できます。日々の交通費精算が簡単になり、精算者と承認者の負担が大幅に軽減されます。
交通系ICカード・コーポレートカードのデータ読み込み・取込み
スマートフォンアプリを使用して、交通系ICカードの利用履歴から経路と運賃のデータを読み込み、交通費精算の申請に自動的に反映することができます。
WiMS/SaaS経費精算システムは、SuicaやPASMO、ICOCA、PiTaPaなどのさまざまな交通系ICカードに対応しています。また、このシステムでは、従業員が利用したコーポレートカード（法人カード）の利用データも自動的に取り込むことができます。
法人カードでの物品購入や出張旅費の支払いが簡略化されるため、カード会社からの利用明細データをWiMS/SaaSに自動的に取り込むことが可能です。
承認
WiMS/SaaS経費精算システムの承認機能は、経理承認や代理承認を行う際に非常に便利です。この機能では、申請や承認の際にコメントや資料の添付が可能で、伝票にスレッド形式で書き込みをすることができます。
例えば、承認者が差し戻しをする際には、申請者に対して差し戻し理由を詳しく説明したり、確認してほしい規程やURLのリンクを添付したりすることが可能です。
さらに、承認依頼や差し戻し通知などのメール通知も設定できるため、関係者全員がリアルタイムで状況を把握できます。また、各承認者が承認理由を追記していくことで、誰がどのような理由で承認したのかを明確に記録することができます。
これにより、透明性が高まり、承認プロセスがスムーズに進むだけでなく、後からの確認やトラブルの際にも対応しやすくなります。
照会・印刷・出力
WiMS/SaaS経費精算システムの照会・印刷・出力を利用すると、経理部門は承認後の経費データを簡単に確認でき、必要に応じて印刷も行えます。また、利用中の会計システムに合わせた項目設定にて、データを抽出することが可能です。
抽出したデータはCSV形式でエクスポートできるため、様々な会計システムと連携できます。さらに、FB（Firm Banking）データの抽出にも対応しているため、銀行振込データなども簡単に取り扱えます。
マスタ
WiMS/SaaS経費精算システムのマスタ機能は、主に組織内の基本情報を管理するための機能です。この機能を使えば、従業員や組織のマスタデータを簡単に取り込むことができ、代行申請者や代理承認者を設定することも可能です。
例えば、出張や会議の申請時に誰が代行して申請を行うか、または誰が代理で承認するかを簡単に設定できるため、業務の流れがスムーズになります。さらに、定期券の情報も設定できるため、交通費精算時の手間が大幅に省けます。
このように各種設定を行うことで、日常業務の効率が向上します。加えて、一般従業員や現場の承認者向けの画面表示テキストをマスタ設定で英語に変更することもできるため、英語を主要な言語として使用する組織でもシステムを利用することが可能です。
WiMS/SaaS経費精算システムを導入するメリット
WiMS/SaaS経費精算システムを導入することで、内部統制を強化できたり、申請・承認がいつでもどこでもできたりなど、多くのメリットがあります。ここでは、WiMS/SaaS経費精算システムの導入により得られる多くのメリットについて詳しく解説します。
＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／
WiMS/SaaS経費精算システムを導入するメリット
内部統制を強化できる
WiMS/SaaS経費精算システムを導入すると、内部統制を強化する大きなメリットがあります。このシステムは、経費の自動算出や経費精算規程の自動チェック機能を備えており、これによってミスを防止しながら内部統制を強化できます。
例えば、普段会計業務に不慣れな一般社員でも、簡単に使えるように設計されています。さらに、出張条件や役職に応じた日当や宿泊費の自動算出、経路検索による交通費の自動算出などの入力補助機能も提供されています。
結果として、経費精算業務が効率化されるだけでなく、会社全体の内部統制が強化され、不正やミスのリスクが軽減されます。
いつでもどこでも申請・承認が可能
WiMS/SaaS経費精算システムを導入すると、いつでもどこでも申請・承認が可能なメリットがあります。このシステムはスマートフォンやタブレットに対応しており、リモートワークや外出の多い社員や上長も、どこにいても申請や承認を行うことができます。
例えば、リモートワーク中に経費の申請をすることや、出張中に経費を精算することも可能です。そのため、業務が場所や時間に制約されることなくスムーズに進められます。
また、このシステムはテレワークにも対応しているため、在宅勤務でもオフィスにいるのと同じように経費精算業務を行うことができます。
グループ経営管理がしやすい
WiMS/SaaS経費精算システムを導入することで、グループ経営管理がしやすくなります。このシステムは柔軟な設定が可能であり、グループ会社全体の管理を効率的に行うことができます。
例えば、グループ会社を跨いだ取引の入力が可能で、これによりグループ全体の経費管理を一元化できます。さらに、会計システムと連携する際には、複数の会社に対して仕訳を分解して連携することができるため、各会社の経費を正確に管理することができます。
また、1つの会社がグループ全体の支払いを代行する場合や、1つの支払いに対して複数の会社が費用を分担する場合など、複雑なシナリオにも対応できます。
WiMS/SaaSシリーズで情報を一元管理できる
WiMS/SaaSシリーズのサービスと併せて利用することで、経費精算業務がより効率的に行える相乗効果が期待されます。
具体的には、WiMS/SaaS人事諸届申請との連動により、引越しや経路変更に伴う定期券区間の変更があった場合でも、交通費精算の定期券区間控除に反映することが可能です。
また、WiMS/SaaS勤務管理と連動すれば、従業員は別のシステムに入り直すことなく、勤務入力と同時に経費の申請が行えます。このようにWiMS/SaaSシリーズを統合して使用することで、経費精算業務全体の効率が向上し、企業全体の運営がスムーズになるでしょう。
WiMS/SaaS経費精算システムの導入の流れ
WiMS/SaaS経費精算システムを導入する際は、公式HPの問い合わせフォームから資料の希望や見積もり、訪問デモ、個別相談などを申し込むことができます。
申し込み後、企業の現状やニーズを把握するためのヒアリングと事前診断が行われます。実際にシステムをトライアルで利用することも可能です。トライアル利用や事前診断の結果を元に、個別プランの比較や提案が行われます。
最終的に成約となった際には、サービスプランを作成した担当者が導入プロジェクトに参加し、スムーズな導入をサポートします。そのため、自社のニーズに合った経費精算システムを安心して導入でき、効率的な経理業務を開始することができます。
WiMS/SaaS経費精算システムを導入する際の注意点
WiMS/SaaS経費精算システムを導入する際には、最低100名以上の利用者が必要です。また、現在利用しているシステムからのデータ移行については、オプションサービスとなっています。
つまり、データ移行を希望する場合は追加料金が発生するため、事前に十分な検討が必要です。WiMS/SaaS経費精算システムの導入を検討する際には、規模や現在のシステム状況を十分に考慮し、適切な計画を立てましょう。
まとめ
WiMS/SaaS経費精算システムは、経費精算業務を効率化するためのクラウドサービスです。交通費精算や物品購入、仮払いなどの経費関連業務を効率的に行うことができます。
このシステムの特徴は、大規模組織や複雑なワークフローに対応することができる点です。多段階承認や申請内容による条件分岐など多様な設定が可能であり、申請者や承認者、経理担当者の作業負担を軽減して、経費精算業務のデジタル化を推進します。
WiMS/SaaS経費精算システムを活用することで、経費関連業務の効率化や内部統制の強化、いつでもどこでもの申請・承認が可能となります。これらの特長を活かして、組織の業務効率化を図りましょう。