ラクラク電子契約

ラクラク電子契約は、紙で行っていた契約業務を電子化できるサービスです。導入により、コスト削減やコンプライアンス強化などが図れます。本記事では、ラクラク電子契約の強みである特徴・導入のメリット、料金体系や導入の流れを解説します。

目次

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1. ラクラク電子契約とは
2. ラクラク電子契約の特徴
3. ラクラク電子契約を導入するメリット
4. ラクラク電子契約の料金体系
5. ラクラク電子契約の導入の流れ
6. ラクラク電子契約を導入する際の注意点
7. まとめ

ラクラク電子契約とは

ラクラク電子契約とは、これまで紙ベースで行っていた契約業務をWeb上で完結できるサービスです。紙ベースの契約書の受け渡しにかかる手間や時間を削減することで、国内外における企業との商談が円滑化し、新規顧客の獲得や売上の向上に寄与します。

また、Web上で契約業務を管理できることにより、担当者の業務負担の軽減・契約関連業務の標準化・社内のペーパーレス化の推進にもつながります。電子署名やタイムスタンプに自動で対応しているため、セキュリティ面での不安もありません。

本記事では、ラクラク電子契約の特徴やメリット、料金体系をご紹介します。紙ベースの契約締結から脱却し、契約関連業務の効率化を目指す場合は、ぜひ参考にしてください。

ラクラク電子契約の特徴

ラクラク電子契約には、簡単かつ安全に電子契約を結べることにより、紙ベースの契約業務の脱却を支援する特徴があります。ここでは、ラクラク電子契約の主な特徴をご紹介します。

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紙の契約業務を電子化

ラクラク電子契約では、これまで紙ベースで行っていた契約業務を、一貫して電子上で行えます。つまり、従来のような紙ベースの契約書の作成や稟議、捺印、取引先へのメール・郵送は必要ありません。

契約に関わるやりとりをすべて電子上で完結できるため、時差のある海外企業との取引においても、営業時間を気にすることなく契約手続きを進められます。

時間や場所にとらわれない契約締結を実現することにより、契約スピードが向上するだけでなく、新規顧客の開拓が進み、円滑なビジネス経営につながります。

3ステップで簡単に契約

ラクラク電子契約は、「契約書の作成」「データのアップロード」「署名」の3ステップで簡単に契約できます。具体的には、契約書は申込情報を元に自動で作成され、電子ファイルのままサーバーにアップロードされます。

すると取引先に自動でメール通知が届き、両者がサーバー上で契約書に電子署名を行うことで、無事に契約締結となります。これらの操作は、両社とも最短5分で完了します。

ラクラク電子契約の活用により、紙ベースの契約業務で行っていた多くの手動作業を削減でき、業務担当者の労力や負担が大幅に軽減するでしょう。

さらに、契約作成から締結までの工程をシステム化することで、業務担当者の質や経歴に左右されることがありません。一定の精度を保った契約締結が実現するため、契約関連業務の標準化にもつながります。

真正性と安全性を確保

電子契約には、契約書の改ざんや不正流出などのリスクが一定程度ありますが、ラクラク電子契約ならばこの心配を減らせます。ラクラク電子契約には、電子署名やタイムスタンプ、バックアップの多重化など、契約書を安全に保護する仕組みが備わっているためです。

電子署名やタイムスタンプの活用により、契約内容・契約者・契約締結の時間が自動で電磁的に記録されるため、契約書の真正性を担保できます。

また、締結された契約書は、高度なセキュリティ体制の下で10年に渡ってWeb上に保管され、紛失や改ざんの心配がほぼありません。これにより、安全な電子契約を締結できるとともに、過去の契約書の検索や閲覧も容易になります。

例えば、契約更新時の履歴確認や差分比較を簡単に行うことができ、自社に不利益な契約を防止できるでしょう。

ラクラク電子契約を導入するメリット

ラクラク電子契約の導入により、契約関連業務上のコストカットや検索性・閲覧性の向上、コンプライアンスの強化など、さまざまなメリットに期待できます。ここからは、ラクラク電子契約を導入するメリットをご紹介します。

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コストを大幅にカットできる

ラクラク電子契約によって、契約関連業務を電子上で一本化することで、紙ベースの契約業務を廃止できます。これに伴い、紙代・インク代などのコストが不要になります。電子契約は課税文書の対象外であるため、高価な印紙税を支払う必要もありません。

さらに、取引先への契約書の受け渡しにかかっていた郵送費や交通費など、さまざまな事務経費の削減に寄与します。つまり、契約関連業務の迅速化を図りつつ、無駄なコストを廃止することで、生産性の高い契約締結業務が実現します。

検索性・閲覧性が向上する

ラクラク電子契約の導入により、契約書の検索性・閲覧性が飛躍的に向上します。例えば、ラクラク電子契約のサーバーに保管された電子ファイルは、アクセス権限を持つユーザーならいつでも閲覧可能です。

また、過去の契約書は「契約日付」「契約相手先」「契約金額」などの検索条件から検索でき、従来のように時間と手間をかけて1枚ずつ契約書を探し回る手間がかかりません。必要な時に必要な契約書をすぐに確認できるため、契約関連業務の利便性が向上します。

コンプライアンスを強化できる

ラクラク電子契約は、自社におけるコンプライアンス強化の上でも役立ちます。従来のように、ラクラク電子契約には、電子署名やタイムスタンプの仕組みが備わっており、さらに契約の電子ファイルは専用のサーバーで多重にバックアップされるためです。

ラクラク電子契約ではこのような仕組みにより、契約書の紛失・劣化・毀損・改ざんのリスクを防止しながら、契約書を10年間電子保管できます。また、検索性と閲覧性が担保されているため、税務調査や会計監査への迅速な対応にも貢献します。

ラクラク電子契約上で契約管理業務を行うだけで、契約書を適正に保管でき、コンプライアンスが強化されるでしょう。さらに、電子帳簿保存法への対応も容易になります。

契約文書の保管スペースが不要になる

ラクラク電子契約の導入により、契約書管理を電子上で完結することで、従来のような紙ベースの契約書を廃止できます。これに伴い、紙ベースの契約書の保管用キャビネットなどを廃止でき、オフィスの空間を有効活用できるでしょう。

また、必要な契約書はWeb上で確認できるため、過去の契約書を見返す際に、倉庫を歩き回ったり段ボールを開いたりして契約書を探し回る必要がありません。

このようにラクラク電子契約は、契約管理業務に必要なスペースを削減しつつ、事務作業の大幅な効率化にも貢献します。

ラクラク電子契約の料金体系

ラクラク電子契約には、「ライトプラン」「レギュラープラン」「APIプラン」の3プランがあり、それぞれ初期費用・月額利用料が異なります。

さらに、ログインID発行・データ保管容量・登録文書上限もプランによって異なるため、自社の従業員数や契約規模に合わせたプラン選びが重要です。各プランの料金については、下記の表でご確認ください。

	ライトプラン	レギュラープラン	APIプラン
初期費用	30,000円	30,000円	問い合わせ
月額利用料（消費税別）	10,000円	50,000円

参考：料金プラン｜ラクラク電子契約

ラクラク電子契約の導入の流れ

ラクラク電子契約の導入の流れは、次のようになっています。

1. 問い合わせ
2. 提案資料・サービス詳細資料を基にした検討
3. 申し込み
4. アカウント発行
5. 初期設定
6. サービススタート

ラクラク電子契約を導入する際は、電話または公式Webサイトからの申し込みを行い、提案資料やサービス資料の取り寄せを行います。検討後に申し込みを行うと、原則1両日中にアカウントや電子証明書の発行の運びとなります。

サービススタートの前の初期設定については、技術サポートメンバーによる支援を受けられるため、自社での対応に不安がある企業でも安心です。

ラクラク電子契約を導入する際の注意点

ラクラク電子契約を導入する際には、2つの注意点があります。1つ目は、サービス検討時には、ベンダー側担当者による自社訪問と面談が可能である点です。

ただし、エリアは東京23区、川崎・横浜、京阪神エリアに限定されているため、その他のエリアについては、原則としてメール・スカイプ・電話でのやりとりになります。

2つ目の注意点は、アカウント発行後に行う初期設定には1週間程度の時間を要する点です。やや時間はかかるものの、技術サポートメンバーによる導入支援を受けられるため、初めて電子契約ツールやクラウド型ツールを利用する企業でも安心でしょう。

まとめ

ラクラク電子契約は、これまで紙ベースで行っていた契約書関連業務をWeb上で完結できるクラウド型ツールです。申込情報を基にした契約書の自動作成・サーバーへの電子ファイルのアップロード・電子署名までを1つのツール内で一貫して行えます。

紙ベースの契約書の作成ややり取りを廃止することにより、さまざまなコストを削減でき、さらには契約スピードの向上にも寄与します。電子署名やタイムスタンプなどの機能も備えており、紛失や改ざんのリスクを抑えて、安全に契約書を管理できます。

さらに、過去の契約書の検索や閲覧も容易になるため、契約管理業務の大幅な効率化につながるでしょう。紙ベースの契約関連業務から脱却し、安全かつスピーディな契約締結を狙うには、ラクラク電子契約の導入がおすすめです。