ConPassとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
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- ConPassは、紙の契約書を含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理できるサービス
- データをアップロードするだけでAIが管理項目を自動入力するため、業務を効率化できる
- ConPassを導入することで書類の検索性が向上し、契約書の更新漏れを防止できる
ConPassは、電子契約書・紙の契約書を含めた、全ての契約書をクラウド上で一元管理できるサービスです。AIが管理項目を自動入力するため、契約書管理業務を効率化できます。本記事では、ConPassの強みである特徴・主な機能・導入のメリットを解説します。
ConPassとは
ConPassは、電子契約書から紙の契約書まで、すべての契約書をクラウド上で一元管理できるサービスです。従来の契約書管理では、紙の契約書を押印・郵送・受取したり、スキャニングしてデジタル化し、原本を保管したりするなど、多くの手間と時間がかかります。
しかし、ConPassはAI技術を活用して、契約書の管理項目を自動入力するため、契約書管理業務の効率化を実現します。本記事では、ConPassの強みである特徴・主な機能・導入のメリットを解説します。
ConPassの特徴
ConPassには、全ての契約書をクラウド上で一元管理できたり、AIが管理項目を自動入力したりなどの様々な特徴があります。ConPassの特徴について注目し、以下で詳しく解説します。
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ConPassの特徴
全ての契約書をクラウド上で一元管理
ConPassは、契約書をアップロードするだけで、AIが自動的に必要な管理項目を入力し、契約書の管理を簡単に行えます。紙の契約書に関しては、押印や郵送、受取、スキャニング、原本の保管といった一連の作業もすべてConPassに任せることができます。
さらに、ConPassは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）とプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、データはGoogle Cloudに構築されたクラウド基盤で安全に管理されます。
そのため、安心して契約書を預けることができ、重要な情報も確実に保護されます。
AIが管理項目を自動入力
ConPassは、AIによる管理項目の自動入力機能を備えており、契約書管理を大幅に効率化します。契約書をアップロードするだけで、AIが契約書名や相手先、契約日などの全10項目を自動的に抽出し、管理台帳を作成します。
手動で情報を入力する手間が省けるため、時間を大幅に節約できます。また、AIが自動抽出する項目以外でも、ユーザーの管理方法に合わせて自由に項目を設定することが可能です。
例えば、特定のプロジェクトに関連する契約書や、特定の部署で管理する契約書など、独自の管理項目を追加することで、より柔軟な管理が可能になります。
過去の修正履歴と理由を保存可能
ConPassは、契約書の条文に対する修正履歴を修正理由とともに保存し、確認できる機能を備えています。この機能により、契約書のテンプレートごとに修正履歴を保存し、どの条文がいつ、どのように修正されたのか、そしてその理由までを記録します。
したがって、同様の修正依頼が入った際には、過去の修正履歴をライブラリから素早く確認し、同じ修正をスムーズに反映することが可能です。
ConPassの主な機能
ConPassには、書類の管理に便利な機能が多数備わっています。以下では、その主な機能に注目して、詳しく解説します。
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ConPassの主な機能
タスク管理・ワークフロー機能
ConPassには、独自のタスク管理機能があり、企業ごとに最適なワークフローテンプレートを複数作成することができます。この機能により、契約書の作成から締結、保管までの一連のプロセスを効率的に管理できます。
たとえば、契約書の作成段階では、関係者にタスクを割り当て、進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、契約書の内容確認や修正が必要な場合も、担当者にタスクとして割り振ることで、誰が何をすべきかが明確になります。
ダッシュボード機能
ConPassには、システム利用容量、契約期限が近づいている契約書、自分のタスクを一目で確認できる便利なダッシュボード機能があります。このダッシュボードでは、現在のシステム利用状況をリアルタイムで把握することができ、データの容量管理が容易になります。
また、契約期限が近づいている契約書も一目で確認できるため、重要な期限を見逃すことがありません。これにより、契約の更新や再交渉が必要なタイミングを逃さず、スムーズに対応することが可能です。
細かな権限設定
ConPassには、細かな権限設定機能があり、契約書管理をより安全に行うことができます。この機能により、管理フォルダ単位で契約書の閲覧権限を設定でき、特定の契約書を誰が閲覧できるかを細かくコントロールできます。
たとえば、機密性の高い契約書は、特定の部門の担当者のみがアクセスできるように設定することが可能です。また、ユーザーIDごとに操作権限を設定することもできるため、誰がどの機能を使用できるかを明確に区別できます。
契約書の閲覧や編集、削除といった操作を必要最低限のユーザーに限定することで、セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを低減できます。
契約書作成機能
ConPassには、契約書作成機能があり、これを使って契約書を簡単に作成することができます。この機能は、Wordのようなテキストエディタを提供しており、契約書の作成をConPass上でスムーズに行えます。
そのため、Wordに慣れているユーザーであれば、直感的に使えるインターフェースで、契約書の内容を編集・整形することが可能です。
契約書入力フォーム作成機能
ConPassには、契約書入力フォーム作成機能があります。この機能を使うと、契約書のテンプレートに入力フォームの変数を設定することができます。
具体的には、契約書の定型部分や変更項目を事前に指定したフォームに入力することで、契約書の作成工数を大幅に削減できます。これによって、毎回同じ情報を手動で入力する手間が省け、また入力ミスのリスクも減少します。
さらに、この機能を活用することで、契約書の統一性も確保できます。定型部分が一貫しているため、契約書のフォーマットや内容にバラつきがなくなります。
AIによる管理項目の自動抽出
ConPassのAIによる管理項目の自動抽出機能を活用することで、契約書から重要な管理項目を自動的に抽出し、管理台帳の作成や入力作業の手間を大幅に削減することができます。
従来は契約書を読んで、契約書名や契約日、契約相手などの重要な情報を手動で入力する必要がありましたが、ConPassを使えばその作業が不要になります。AIが契約書を解析し、必要な情報を自動で抽出するため、作業の効率が格段に向上します。
例えば、契約書をアップロードするだけで、AIが契約書の内容を読み取り、自動的に管理台帳を作成してくれます。
原本保管・電子化依頼
ConPassには、契約書などの紙の原本を電子化し、専用のセキュリティ倉庫に保管する機能があります。この機能を利用すると、紙の契約書や重要文書をスキャンして電子化する依頼を簡単にかけることができます。
スキャン後の原本については、専用のセキュリティ倉庫にそのまま預けることもできます。電子化した文書のセキュリティを確保しつつ、物理的な原本を必要とする場合にも迅速にアクセスできるようになります。
セキュリティ倉庫では、アクセス制限や防火・防水対策などが施されており、文書の安全性を高めて保管することが可能です。
ConPassを導入するメリット
ConPassの導入には、書類の検索が容易になる、契約書の更新漏れを防止できるなどの多くのメリットがあります。以下では、そのメリットに注目して詳しく解説します。
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ConPassを導入するメリット
書類の検索が容易になる
ConPassの導入によるメリットは、契約書や重要書類の検索が格段に容易になることです。従来の紙の管理方法と比べて、クラウド上にデータを保存することで、契約書や書類を瞬時に検索できるようになります。
契約書の検索や特定の情報を見つける作業が迅速化されるため、業務の効率が大幅に向上します。また、ConPassでは契約書同士を紐付けて管理することができます。例えば、原契約と変更契約を関連付けて表示することで、契約の変遷や歴史を簡単に追跡できます。
契約書の更新漏れを防止できる
ConPassを導入することで、契約書の更新漏れを効果的に防止することができます。従来の紙ベースの管理では、契約の期限管理や更新時期の把握が煩雑であり、更新漏れが発生しやすい状況でした。
しかし、ConPassではダッシュボード機能を活用することで、契約期限が近づいている契約書を一目で確認することができます。ダッシュボードでは、各契約の更新日や契約期限が明示され、期限が近い契約には自動的にアラートが表示されます。
さらに、ダッシュボードから直接契約更新の申請を行うことができるため、契約更新を忘れるリスクが大幅に低減されます。管理者は契約が切れてしまったり、更新のタイミングを見逃してしまう心配がなくなります。
充実のサポートで安心して利用できる
ConPassを提供する企業では、専門の契約書管理のプロフェッショナルがユーザーをサポートし、システムの導入をスムーズに進めてくれます。
導入初期からシステムの設定やカスタマイズ、ユーザー向けのトレーニングまで、必要なすべてのサポートが提供されるため、ユーザーは安心してConPassを利用することができます。
これにより、利用者は安心して業務に集中でき、契約書管理における効率性と精度を向上させることが可能です。
まとめ
ConPassは、電子契約書・紙の契約書を含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理するサービスです。AIが契約書の管理項目を自動入力することで、契約書管理業務を効率化し、作業の手間を大幅に削減できます。
このサービスでは、紙の契約書を含むあらゆる契約書をクラウド上で管理できるため、書類のデジタル化と管理が容易になります。契約書をアップロードするだけで、AIが契約書名や相手先、契約日などの重要な管理項目を自動的に抽出します。
さらに、ConPassを利用することで、書類の検索性が向上し、契約書の更新漏れを防止することができます。ConPassを導入することで、契約書の管理を一元化し、業務効率を最大化しましょう。