電子取引サービス＠Sign

電子取引サービス＠Signは、電⼦契約・検印・保存ができるクラウドサービスです。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しています。本記事では、電子取引サービス＠Signの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. 電子取引サービス＠Signとは　
2. 電子取引サービス＠Signの特徴
3. 電子取引サービス＠Signの主な機能
4. 電子取引サービス＠Signを導入するメリット
5. 電子取引サービス＠Signの口コミ・評価
6. 電子取引サービス＠Signの料金体系
7. 電子取引サービス＠Signを導入する際の注意点
8. まとめ

電子取引サービス＠Signとは　

電子取引サービス＠Sign（アットサイン）は、三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社が提供するクラウドサービスです。導入することで、契約・取引・検印・保存をオンラインで簡単かつ安全に完結できるようになります。

＠Signは、電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引に対応しています。そのため、紙媒体の文書をスキャンして保存したり、電子署名・タイムスタンプ・電子印影を付与したりすることも簡単にできます。

電子取引サービス＠Signの電子取引やスキャナ保存は、公的認証機関であるJIIMAにより電子帳簿保存法の要件を満たしていることが認められています。したがって、安心・安全な電子取引やスキャナ保存が可能です。

電子取引サービス＠Signの特徴

電子取引サービス＠Signは下記にあげた3つの特徴により、企業の業種や規模を問わず高い評価を得ているサービスです。ここでは、それぞれの3つの特徴について詳しく解説します。

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電⼦契約・検印・保存ができるクラウドサービス

電子取引サービス＠Signは、電子帳簿保存法に基づく電子契約ができるクラウドサービスです。電子帳簿保存法の改正により、電子取引は行いやすくなりましたが、電子取引を行うには一定の要件を満たす必要があります。

電子取引サービス＠Signは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が電子帳簿保存法の法的要件を満足しているソフトに付与する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しているため、安心して電子取引を行えます。

電子契約された契約書は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存されるので、ファイリングして保管する作業を削減でき、業務の効率化が進みます。また、文書の印刷代やファイル代・保管庫代も必要なくなり、コスト削減にもつなげられます。

「総務大臣によるタイムスタンプ認定制度」認定を取得

電子化された書類は複製や改ざんが容易で、取引や申告の信頼性に欠けます。そのため、電子帳簿保存法では、一定の書類にタイムスタンプの付与を義務付けています。タイムスタンプの付与は、その電子文書が改ざんされていない原本書類であることを証明するものです。

しかし、タイムスタンプ自体にも信頼性がなくてはなりません。そこで、国は信頼性の高いタイムスタンプ付与事業者を認定する、総務大臣による認定制度を設けています。＠Signを提供する事業者は、この制度で認定された事業者で安心して利用できます。

電子帳簿保存法の法的要件に対応

電子取引サービス＠Signは、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存に対応しており、JIIMAによる「電子取引ソフト法的要件認証」と「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しています。そのため、安心で安全な電子取引や電子帳簿の保存ができます。

「電子取引ソフト法的要件認証」は、国税関係書類を電子文書で作成し、電子的やり取りを行う際の情報保存が法的要件を満たしていることを認証します。また、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」は、電子帳簿保存法の機能仕様を満たしていることを認証します。

したがって、＠Signを利用して、電子取引やスキャナ保存することで、自社で法制度の対応に追われることなく法に則った電子取引や電子保存ができ、ペーパーレス化の推進にもなります。

電子取引サービス＠Signの主な機能

電子取引サービス＠Signには、電⼦契約・電⼦取引・電⼦検印・電子保存を行うための便利な機能が数多く搭載されています。ここでは、主な機能である下記の6つの機能について詳しく解説します。

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インボイス登録番号の照合

インボイス制度が導入され、適格請求書（インボイス）に基づいた仕入税額控除により、消費税が計算されるようになりました。そのため、請求書の発行者は、請求書にインボイス登録番号を記載し、請求書を受け取った事業者は登録番号を照合する作業が加わりました。

電子取引サービス＠Signはインボイス制度に対応し、適格請求書記載の登録番号と国税庁に登録された登録番号の自動照合ができます。また、照合と同時にインボイス制度に対応した項目の登録や検索もできるため、インボイス制度への対応が効率的に行えます。

電子署名・タイムスタンプ

電子署名は、紙媒体の文書の印鑑と同等の役割を果たし、電子署名をすることで電子契約書の内容に合意したことを証明します。また、タイムスタンプは、契約日時を記録する仕組みで、文書の存在と改ざんされていないことを証明するものです。

電子取引サービス＠Signを利用すれば、これらの電子署名（電子印鑑）やタイムスタンプの自動付与が可能になります。付与される電子署名やタイムスタンプは、公的機関がチェックして法的要件を満たしていることが認定されたもので、安心して利用できます。

ワークフロー機能

電子取引サービス＠Signには、ワークフロー機能が搭載され、電子化された申請書によって申請から承認までをスムーズに進められます。また、ペーパーレスの推進や申請書の内容をほかの帳簿などに引用することも可能で、手入力作業が削減され人的ミスも防げます。

＠Signは、インターネット環境があれば外出先からの承認もでき、承認者が承認のためだけに出社する必要がなくなります。さらに、承認の進捗状況の確認や差戻し・コメントなどの記入にも対応し、承認時のコミュニケーションもオンラインで行えます。

管理機能

電子取引サービス＠Signは、企業のさまざまな電子取引をより効率的に行えるようにするための優れた管理機能を搭載しています。管理機能を利用すれば、ユーザーごとやグループごとに詳細な設定ができ、正確な電子取引がより容易にできるようになります。

また、各種書類の誤送信は、情報漏えいの原因となるため防止しなくてはなりません。＠Signは、取引を行う前に取引企業の登録を行い、送信時にメニューから業者を選ぶだけで送信できるため、誤送信のリスクを軽減できます。

API機能

Web-API連携を行えば、既に導入されている購買・資材・会計システムなどを経由した電子保存や電子取引が可能になります。従来のワークフローを利用したい場合や、他システムで管理されているデータを利用したい場合に便利です。

さまざまなシステムが導入されている企業で、＠Sign導入による業務変更や見直しを最小限に抑えたい場合などにも、API連携は有効です。WebｰAPIはベンダーにより用意されているので、専用モジュールを導入することなく連携が図れます。

ただし、すべてのシステムに対応できるわけではありません。導入前に自社が運用しているシステムと連携できるかの確認をしましょう。

AI-OCR機能

OCRとは、スキャナやデジタルカメラで読み取った画像データの中からテキスト部分を認識し、文字データに変換する技術のことです。＠Signが搭載するAI-OCRは、AI（人工知能）技術とOCRを組み合わせた機能であり、高い読み取り精度を実現しています。

AI-OCR機能の搭載によって、手書きや紙媒体の書類から取引先名や金額・日付などの情報を高精度で自動読取できるようになります。また、読み取ったデータを各種入力に利用できるので、入力ミスや入力漏れの防止ができ、入力時間の削減にもつながります。

電子取引サービス＠Signを導入するメリット

＠Signは、さまざまな企業に導入されている電子取引サービスであり、数多くのメリットを持っています。ここでは、その中から代表的なメリットである下記の4つを紹介します。

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作業効率が良くなり業務スピードが上がる

＠Signは、電子契約・電子取引・検印が簡単な操作で、効率的に進められ、早ければ契約書送付当日の締結も可能です。また、紙媒体で行う場合に必要な書類の印刷や郵送などの業務はなくなり、それらに要していた時間とコストをほかの業務に費やすこともできます。

見積書・注文書・請求書などを電子化できることで文章管理もしやすくなり、各書類をファイリングして保管するなどの手間も省けます。また、パソコンを使って書類の管理ができるので、特定の書類を見つけ出すことも容易で効率的に行えます。

ペーパーレス化を推進できる

＠Signは、電子帳簿保存の法的要件を満たした電子取引サービスで、すべての工程の電子化が可能です。たとえば、紙媒体の請求書や納品書・レシートがあっても、電子帳簿保存法の要件を満たしたスキャナ保存機能で電子データとして保存できます。

スキャナ保存した書類の原本は保管する必要はなく、破棄しても問題ありません。ペーパーレス化が進めば、保管スペースの確保が必要なくなり、コンパクトなオフィスでの業務が可能になります。

出社が必要な場面が少なくなる

＠Signはクラウド型の電子取引サービスであるため、インターネット環境がある場所であればいつでもどこからでもアクセス可能です。これにより、自宅のパソコンから電子契約や電子取引ができ、リモートワークの従業員は出社する場面をさらに減らせます。

スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスから＠Signにアクセスして、外出先でも業務を進めることもできるため、ビジネスチャンスを逃しません。また、スマートフォンなどで申請・承認や検印状況の確認ができ、押印のためだけの出社は不要になります。

さまざまなセキュリティ対策ができる

契約や取引に関わる文書には、機密性の高い情報が多く含まれているため、内部・外部の両面からのセキュリティ対策が必要です。そのため、電子取引サービス＠Signでは、しっかりとしたログ管理がなされており、不正侵入の検知対策が取られていま。

また、大切な情報が蓄積されているサーバーを自然災害や人的災害から守るBCP対策も施されています。これにより、何らかの原因でサーバーがダウンした場合でも、被害が最小限に抑えられ素早い復旧で事業の継続ができます。

電子取引サービス＠Signの口コミ・評価

電子取引サービス＠Signの口コミの中には、「すぐに使えるようになり、導入直後から効果が出た」など、操作性の高さを評価する声が多数見受けられます。このように評価されるのは、＠Signが電子契約や電子取引専用に設計された扱いやすいシステムであるためです。

また、＠SignがAPI連携に対応し、既に自社で運用しているシステムを活用しながら電子契約や電子保存ができることも高く評価され、「API連携で既存システムの長所を活かした電子取引ができ、取引スピードと正確性が増した」などの声も多くあがっています。

電子取引サービス＠Signの料金体系

電子取引サービス＠Signの導入では、初期料金はかからず毎月のサービス利用料とプラン別料金の合計金額で利用でき、料金体系は下記のようになっています。表示価格は、税抜き価格です。

サービス利用料	プラン別料金
初期料金0円+基本料金8,800円/月 （1契約あたり）	文書料金プランにより変動

参考：プラン・料金｜電子取引サービス＠Sign

電子取引サービス＠Signを導入する際の注意点

システム連携を可能にするWEB-API連携機能などのオプション機能の利用料は、上記の料金体系には含まれず別途料金が発生します。また、プラン別の料金も必要となるので、ベンダーに問い合わせて、各種料金と自社の既存システムとの連携性を確認しましょう。

そのうえで、自社にとって最適なプランの見積もりを取り、電子取引サービス＠Signの導入を検討することが重要です。

まとめ

電子取引サービス＠Signは、電⼦契約・検印・保存ができるクラウドサービスです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、導入することで契約業務の効率化が図れます。また、ペーパーレス推進やリモートワークへの対応にも役立ちます。

電子取引とスキャナ保存は、電子帳簿保存法に基づくJIIMAの認定を受けたもので、タイムスタンプは総務大臣による認定を受けているため、安心して電子契約や電子保存ができます。＠Signを導入して、契約や取引を効率化して業務のスピードアップを図りましょう。