SMBCクラウドサインとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- SMBCクラウドサインは、契約締結から管理まで可能なクラウド型電子契約サービス
- メガバンクの厳格なセキュリティ基準でモニタリングされており、安心して利用できる
- 導入により契約締結を迅速化できる他、コスト削減や契約書の検索性向上にも繋がる
SMBCクラウドサインは、契約締結から管理まで可能なクラウド型電子契約サービスです。わずか数分で契約締結を完了でき、コスト削減にも繋がります。本記事では、SMBCクラウドサインの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
目次
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SMBCクラウドサインとは
SMBCクラウドサインは、契約書の締結から管理までを一元管理できるクラウド型ツールです。契約書の作成や署名、取引先への送付など、契約締結プロセスを一貫してクラウド上で行うことで、紙ベースの契約関連業務から脱却して、業務の飛躍的な効率化に貢献します。
日本の法律に特化しており、法令への対応にも役立つため、法務の面で不安を抱える企業でも利用しやすいでしょう。また、メガバンクの厳格なセキュリティ基準でモニタリングを実施しているため、セキュリティ上の心配もありません。
本記事では、SMBCクラウドサインの特徴やメリット、料金体系をご紹介します。契約関連業務上の課題がある場合は、ぜひ参考にしてください。
SMBCクラウドサインの特徴
SMBCクラウドサインには、クラウド上で契約の締結から管理まで安心して行える点に大きな特徴があります。ここでは、SMBCクラウドサインならではの特徴をご紹介します。
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SMBCクラウドサインの特徴
契約締結・管理まで可能なクラウド型サービス
SMBCクラウドサインは、契約締結から管理までクラウド上で一貫して行えます。交渉済みの契約書をクラウド上にアップロードし、自社と取引先が同意することで契約を結べます。
さらに、締結した契約書はそのままSMBCクラウドサイン上で管理できるため、電子署名ツールや契約書管理ツールなど複数のツールを使い分ける必要がありません。
1つのツール内で契約に関する業務を完結することで、担当者の利便性が向上し、業務の大幅な効率化に貢献します。
メガバンクの厳格なセキュリティ
SMBCクラウドサインには、メガバンクの厳格なセキュリティ基準が採用されており、不安の多いクラウド上の契約締結も安心して行えます。例えば、SMBCクラウドサインには電子署名とタイムスタンプの機能が搭載されており、契約書の完全性と真正性を担保できます。
さらに、不正なアクセスを防ぐためのユニークURLの発行や、通信・ファイルの暗号化、バックアップ、IPアドレス制限など、さまざまなセキュリティ体制を築いています。
電子契約の締結にはセキュリティ上のリスクが一定程度ありますが、万全のセキュリティ体制を敷いているSMBCクラウドサインならば、安心して利用できるでしょう。これにより、紙の契約書締結から円滑に移行でき、スピード感のあるビジネスが実現します。
充実したサポート体制
SMBCクラウドサインは、充実したサポート体制が備わっており、幅広い企業で導入しやすい点も大きな特徴です。
例えば、SMBCクラウドサインではグループ内での豊富な導入例を基にしたナレッジがあり、これを基に幅広い企業での円滑なサービス導入をサポートしてくれます。
導入支援などの基本的なサービスもあるため、電子契約やクラウド型ツールの導入に不安がある企業でも利用しやすいでしょう。
SMBCクラウドサインの主な機能
SMBCクラウドサインには、契約締結から契約書の管理までを効率化するための機能が豊富です。これらを活用することで、無駄の多い紙ベースの契約関連業務を廃止でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。
ここでは、SMBCクラウドサインの主な機能をご紹介します。
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SMBCクラウドサインの主な機能
契約締結
SMBCクラウドサインには、契約締結において送信者と受信者それぞれの工程を簡略化できる機能が備わっています。契約締結に関する機能について、送信者と受信者に分けて解説します。
自社（送信者）
契約締結に関する自社向けの機能では、交渉済みの契約書のアップロードや承認、取引先への確認依頼メールの送信を行えます。自社および取引先の承認者は柔軟に設定可能で、独自の承認ルートを持つ企業でもスムーズな契約締結が可能です。
従来のように、契約書を手動でアップロードしたり、自社の上長や取引先にメールで承認依頼をしたりする手間が省けるため、迅速な契約締結が可能になります。これにより、契約機会を逃さずに済み、自社ビジネスの成長にもつなげられるでしょう。
相手方（受信者）
受信者である取引先は、確認依頼メールの受信と確認・合意、合意締結完了メールの受信までを行えます。認証方法によって異なるものの、これらの機能の利用のために、受信者側がアカウント登録をする必要はありません。
契約合意に関する作業はすべてSMBCクラウドサイン内で完結するため、受信者は従来のように受信メールを開封してファイルを開いたり、電子署名ツールを起動したりする手間がかかりません。
これにより、契約締結のスピードが向上し、加速的なビジネス経営が実現します。
AI契約書管理
AI契約書管理では、締結済みの契約書データをAIが自動で読み取り、必要な書類情報を抽出してSMBCクラウド上に項目別に自動で登録します。AIが自動で読み取りできる書類情報は次の7項目です。
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 契約相手の名称
- 自動更新の有無
- 解約通知期限
- 取引金額
契約書管理に必要な情報が自動で登録されるため、従来のように担当者による入力が不要になります。また、契約書類の情報を正確に管理することで、検索性の向上や電子帳簿保存法への対応、そして更新漏れの防止にも貢献します。
紙の書類インポート機能
紙の書類インポート機能では、さまざまな経路で締結した契約書をSMBCクラウドサインにインポートし、一括管理できます。具体的には、紙べースの契約書や他の電子契約サービスで締結した契約が対象です。
すべての契約書をSMBCクラウドサイン上で一元管理することにより、契約書管理のために複数のツールや台帳を使い分ける手間を削減できます。これにより、契約書の検索や更新期限の管理が簡略化し、精度の高い契約関連業務が実現するでしょう。
SMBCクラウドサインを導入するメリット
SMBCクラウドサインを導入することで、契約締結の迅速化やコストの削減、検索性・閲覧性の向上に期待できます。ここでは、SMBCクラウドサインを導入するメリットを解説します。
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SMBCクラウドサインを導入するメリット
わずか数分で契約を完了できる
SMBCクラウドサインを活用すると、紙ベースの契約締結に比べて、締結完了までの時間を短縮化できます。紙ベースの契約書締結の場合は、作成した契約書を自社内の承認ルートに乗せたり、取引先に郵送や対面で受け渡したりするなどの工程が必要です。
しかし、SMBCクラウドサインでは、クラウド上で自社ワークフローに乗せることができ、取引先への送信もツール内で完結します。つまり、紙ベースの契約書のやり取りにかかるタイムラグを削減できるため、素早い締結が可能です。
これにより、ビジネスを加速させつつ、取引先からの信頼性の向上も見込むことができます。
コストを削減できる
電子上で契約締結から契約管理まで一貫して行うことで、紙ベースの契約書にかかっていたコストを削減できます。具体的には、紙代・インク代・収入印紙代や、取引先への契約書の郵送代の削減が可能です。さらに、契約書保管用のキャビネットも廃止できます。
また、SMBCクラウドサインの利用により、間接的なコストの削減にも期待できます。例えば、契約書を印刷したり、取引先に送付したりする必要がありません。これにより、契約関連業務の担当者の業務負担が大きく軽減されるでしょう。
このように、SMBCクラウドサインは、直接的コストと間接的コストの両方の削減に寄与することで、年間を通して業務上の無駄を廃止できます。
検索性・閲覧性が向上する
SMBCクラウドサインは、契約書の検索性や閲覧性の向上にも貢献します。AIによって締結済みの契約書情報がクラウド上に登録され、システムにアクセスすれば、書類ごとに必要な情報をすぐに閲覧できるためです。
従来のように、紙ベースの契約書原本を1枚ずつ探す手間がかかりません。また、重要な情報が一覧で確認できるため、契約更新時の差分比較や履歴の確認が容易になり、契約書管理業務の大幅な効率化につながります。
また、契約書類の検索性と閲覧性の向上は、電子帳簿保存法への対応にも役立つでしょう。SMBCクラウドサインにはタイムスタンプや電子署名など、電子帳簿保存法への対応に役立つ機能も充実しています。
これらの機能の活用により、法令を遵守できるとともに、自社のコンプライアンスやガバナンスの強化にもつながります。
SMBCクラウドサインの口コミ・評価
SMBCクラウドサインの口コミ・評価では、「クラウドサインでペーパーレス化することにより、オフィス面積の改善」がみられたという声がありました。
また、「郵送コストや印紙税の削減」につながったという声もあり、SMBCクラウドサインが企業におけるさまざまなコストの節約に寄与することが分かります。
この他にも、「契約までの一連の流れがとてもスムーズ」などという声も複数あります。SMBCクラウドサインの活用により、契約関連業務の効率化が進むことで、契約締結までのスピードがアップし、円滑なビジネスに期待できるでしょう。
SMBCクラウドサインの料金体系
SMBCクラウドサインには、「Light」「Corporate」「Business」「Enterprise」の4つのプランがあり、それぞれ料金や利用可能な機能が異なります。いずれのプランでも、ユーザー数や契約送信件数は無制限です。
ただし、「Corporate」プラン以上で利用できる「紙の書類インポート」機能については、10,001件以上で別途料金が発生します。なお、SMBCクラウドサインには、「スキャン代行」「倉庫保管」などの有料オプションサービスもあります。
自社に必要な機能やサービスを精査し、最適なプランを選択してください。各プランの料金詳細を以下の表にまとめました。
| Light必要最低限の機能 | Corporate全ての基礎機能＋インポート機能 | Business高度なリスク管理機能＋インポート機能 | Enterprise高度な内部統制機能（複数部署管理）＋インポート機能 | |
|---|---|---|---|---|
| 月額固定費用 | 10,000円〜 （税込11,000円） | 28,000円〜 （税込30,800円） | 問い合わせ | 問い合わせ |
| 送信件数ごとの費用 | 200円 （税込220円） | 200円 （税込220円） | 問い合わせ | 問い合わせ |
SMBCクラウドサインの導入の流れ
SMBCクラウドサインの導入の流れは、次のようになっています。
- 公式Webサイトの申し込みフォームか「Freeプラン」の申し込み
- 申込内容の確認
- 「Freeプラン」の利用開始
SMBCクラウドは、「Freeプラン」の利用から始めることもできます。「Freeプラン」は月額固定費用・送信件数ごとの費用は0円です。
まずは「Free」プランでSMBCクラウドサインを試験運用して、自社との相性を確認したうえで、有料プランへの切り替えを検討すると良いでしょう。
SMBCクラウドサインを導入する際の注意点
SMBCクラウドサインを導入する際の注意点は2つあります。1つ目は、契約締結前に相手方の本人確認や権限確認を自社で行う必要がある点です。これは、なりすましによる契約締結や締結後の契約否認を防止する意図で行われます。
2つ目の注意点として、無料で利用できる「Freeプラン」は、ユーザー数1名のみ、1ヶ月の送信件数は3件までである点に留意しましょう。より多くのユーザーや送信件数に対応したい場合は、有料プランへの切り替えが必要です。
まとめ
SMBCクラウドサインは、Web上で契約締結から契約書の管理までを完結できるクラウド型ツールです。従来のような紙ベースの契約書のやりとりを廃止でき、契約スピードの向上に寄与します。
また、社内のペーパーレス化を推進することで、紙代・収入印紙代・保管スペースなどのコスト削減にも貢献します。紙ベースの契約書や他電子署名サービスで締結した契約書も、インポートすることで、SMBCクラウドサイン内で一元管理できます。
すべての契約書をデジタル上で管理することにより、契約書の検索性や閲覧性が向上し、契約関連業務が飛躍的に効率化するでしょう。電子帳簿保存法に対応する上でも役立ちます。
アナログな手法による契約関連業務の非効率性にお悩みの場合は、SMBCクラウドサインの活用がおすすめです。