eformsign

eformsignは、誰でも簡単に電子文書を作成できるクラウドベースの電子契約サービスです。契約書はもちろん、社内の稟議書にも活用できます。本記事では、eformsignの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. eformsignとは
2. eformsignの特徴
3. eformsignの主な機能
4. eformsignを導入するメリット
5. eformsignの口コミ・評価
6. eformsignの料金体系
7. eformsignnの導入の流れ
8. eformsignを導入する際の注意点
9. まとめ

eformsignとは

eformsignは、誰でも簡単に電子文書を作成できるクラウドベースの電子契約サービスです。このサービスを利用すれば、契約書や同意書だけでなく、社内の稟議書も手軽に作成できます。

自動入力機能が搭載されているため、手間や工数を大幅に削減しながら、正確性の高い文書を作成することが可能です。本記事では、eformsignの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

eformsignの特徴

eformsignには、1分で簡単に電子書式を作成可能できるなどの特徴があります。ここからは、その特徴について詳しく解説します。

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1分で簡単に電子書式を作成可能

eformsignでは、誰でも1分で電子文書を作成することができます。特に、開発の知識がない方でも簡単に利用できる点が大きな特徴です。eformsignを使う手順は非常にシンプルで、文書をアップロードし、必要な署名や日付などの入力コンポーネントを追加するだけです。

例えば、紙の契約書を電子契約書にしたい場合、eformsignにその契約書をアップロードして、署名欄や日付欄を指定するだけで、電子文書が完成します。

紙文書と同様の法的効力

電子署名が法的に有効であることを保証するために、eformsignは署名者の否認防止を目的とした2つ以上の認証段階を設けています。例えば、署名時にパスワードやSMSコードを使用した二重認証を追加することができます。

署名が本人によるものであることを確認できるため、不正やトラブルを防げます。さらに、eformsignは署名に関連するさまざまな付加情報を保存します。具体的には、署名を行った時点の時間や位置情報、さらには署名の画数や筆圧情報まで記録されます。

これらの詳細な情報が記録されることで、後から署名の真偽を確認することが容易になります。

強固なセキュリティ

eformsignはAES-256方式の暗号化を使用しています。これは現在、最も強力な暗号化方式の一つであり、データの機密性を高めるために非常に重要です。

また、eformsignは、ISMS認証（ISO/IEC 27001:2013）を取得しています。この認証は、情報セキュリティ管理の国際標準規格であり、eformsignが高い水準の情報セキュリティ管理を実施していることを証明します。

このように、eformsignは強固なセキュリティ対策を実施しており、文書の作成から送信、保存に至るすべての過程でデータの安全性を確保しています。

eformsignの主な機能

eformsignには、自動入力や一括作成など、電子契約に便利な機能が多く備わっています。ここからは、その主な機能について、どのような特徴があるのか解説します。

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自動入力

eformsignの自動入力機能は、文書によく使われる情報が自動的に入力されるように設定できます。具体的には、部署名や責任者、代表者の番号など、よく使われる情報をあらかじめ保存しておけます。

そして、文書を作成する際にこれらの情報が必要な箇所に自動的に挿入されるように設定します。これによって、手作業で情報を入力する手間や時間を大幅に削減することができます。

一括作成

eformsignの一括作成機能は、大量の文書を効率的に作成するための便利なツールです。この機能を使用すると、数百、数千枚の文書を一つの画面でまとめて作成し、確認することができます。

例えば、契約書や申請書など大量に同じ形式の文書を作成する場合は、この一括作成機能を活用することで、個別に文書を作成する手間を大幅に省くことができます。

さらに、eformsignでは、コピー＋貼り付けの操作はもちろん、Excelのようにデータを自動的に埋め込むことも可能です。このような機能を活用することで、作業効率を大幅に向上させることができます。

メンバーと権限の管理

eformsignのメンバーと権限の管理機能は、組織内での業務の効率的な分担と運営をサポートする重要なツールです。

この機能では、各メンバーに代表管理者、会社管理者、テンプレート管理者、テンプレートの使用、文書管理者の5つの権限を与えることができます。これらの権限を設定することで、各メンバーが自分の役割に集中し、業務を効率的に進めることが可能です。

また、組織全体の情報の安全性も確保されます。メンバーと権限の管理機能は、組織内の協力や効率性を高めるために欠かせない機能であり、eformsignの利便性をさらに向上させる役割を果たしています。

お知らせ設定

eformsignのお知らせ設定機能は、文書の送受信時に適切な通知を行うための機能です。この機能を使うと、各文書の処理段階や状態に応じて、アプリプッシュや電子メール、SMS、モバイルメッセンジャーなど、さまざまなチャンネルで通知を受け取ることができます。

さらに、お知らせメッセージには、該当文書をPDFファイルとして添付する設定や、メッセージ内のリンクを通じて文書を閲覧・ダウンロードする設定ができます。

文書保管

eformsignの文書保管機能は、データのセキュリティと信頼性を確保するために重要な役割を果たしています。

この機能では、アマゾンのクラウドプラットフォームを活用し、すべてのデータが暗号化された状態でアマゾンS3（Amazon Simple Storage Service）に保存されます。暗号化によってデータの機密性が保たれ、不正アクセスから守られます。

さらに、eformsignはユーザーのすべてのデータを少なくとも3つのデータセンターにコピーして保存するように設計されています。これにより、データのバックアップが確保され、災害やシステムの障害などの場合でもデータの喪失を防ぎます。

データ管理

eformsignのデータ管理機能は、全ての文書をPDFファイルとしてダウンロードできます。そのため、文書をダウンロードして必要な場所で閲覧・印刷・保存することができます。

また、文書管理者は、入力されたデータをCSVファイルとしてダウンロードできます。CSVファイルはExcelなどのスプレッドシートソフトで扱いやすく、データの解析や報告書の作成などに活用できます。

eformsignを導入するメリット

eformsignを導入することで、社内の稟議書に活用できるなど様々なメリットがあります。以下では、そのメリットに注目して、詳しく解説します。

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時間・場所・デバイスを選ばない

eformsignを導入する大きなメリットは、時間や場所、そして使用するデバイスを選ばずに署名を行えることです。このサービスを利用すれば、場所や時間を問わず、PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスから簡単に署名できます。

署名は、指やタッチペンを使って行ったり、テキストを入力してフォントを適用したり、電子印鑑などを活用することも可能です。さらに、eformsignでは会員登録が不要のため、誰でも素早く簡単に署名を依頼できます。

このように、eformsignの導入により、従来の紙による契約や署名の手続きに比べて、手間や時間を大幅に削減できます。

社内の稟議書にも活用できる

eformsignは、その強力でシンプルなワークフロー設定機能により、社内の稟議書などにも活用できます。このワークフロー設定機能は、会社内外のメンバーが文書に簡単に参加できるように設計されています。

基本ワークフローは、「作成」と「保存」の間に必要な段階を望むだけ追加することができ、3ステップで構成されています。これにより、社内の稟議書などの承認プロセスを柔軟かつ効率的に管理することができます。

文書の偽造を防止できる

eformsignには、文書の処理プロセスや参加者を証明する電子的な監査追跡機能が備わっています。この監査追跡機能により、文書の処理過程や関与者の記録が残され、文書の正確性や信頼性を高めることができます。

また、契約書などの文書を作成して署名した後、eformsignは設定変更されないようにタイムスタンプサービスをサポートしています。タイムスタンプは文書が完了する時点で文書に記録され、PDFにタイムスタンプが押されます。

そして、このタイムスタンプが押されたPDFは、PDFリーダープログラムで検証することができます。

eformsignの口コミ・評価

eformsignは、利用者から高い評価を受けています。口コミによると、「大量の文書を一つの画面で作成して一括管理できて簡単、スピーディー」という評価をされています。

この評価は、ビジネスや個人の文書管理において、効率性を重視する利用者にとって大きなメリットとなっています。

また、「レビュー機能で確認しながら作業できるので失敗も少ない」という口コミもあります。この機能は、文書の作成や編集において、作業中に必要な修正や変更を即座に行うことができ、作業の精度を向上させるのに役立ちます。

これらの口コミからもわかるように、eformsignは使いやすさと機能性の両方において高い評価を受けており、文書管理において大きな助けとなることが期待されています。

eformsignの料金体系

eformsignの料金体系は、サブスクリプション型とチャージ型の2つがあります。サブスクリプション型では、利用料金が月額で設定されます。一方でチャージ型では、利用料金が文書の件数に応じて決定されます。

したがって、サブスクリプション型は、定期的に使用する場合や予算を確保しやすい場合に適しています。チャージ型は、利用頻度が不安定な場合や、短期的なプロジェクトに適しています。

どちらの料金体系も、ユーザーのニーズや利用状況に合わせて柔軟に選択できるため、効果的なコスト管理が可能です。

サブスクリプション型		チャージ型
Personal個人料金プラン	Businessチーム料金プラン	Small少量購入	Enterprise大量購入
月 2,000 円 税込2,200円	月 6,000 円 税込6,600円	70 円 / 件 税込77円	問い合わせ

参考：合理的で効率的なeformsignの料金プラン｜eformsign

eformsignnの導入の流れ

eformsignはPCやタブレット、モバイルの全てで使用可能ですが、導入にはシステム要件があります。例えば、Windows 7以上のシステムが必要であるため、導入前にシステム要件を確認することが重要です。

導入は、eformsignのウェブサイトにアクセスし、新規登録フォームに必要な情報を入力して送信するだけで完了します。モバイルデバイスを使用する場合、eformsignはインストール不要で利用できますが、頻繁に使用する場合はアプリをインストールしましょう。

アプリをインストールすることで、よりスムーズに利用できるだけでなく、モバイルデバイスでの利便性も向上します。

eformsignを導入する際の注意点

eformsignにはいくつか注意点があります。まず、契約が中止となった場合でも、文書が送信される時点で1件作成されたとしてカウントされます。つまり、文書の送信時には、作成した文書が1件としてカウントされ、利用可能な文書件数から差し引かれます。

また、サブスクリプションプランを利用している場合、その月に使用可能な文書件数を使い切れなかった場合でも、残りの文書件数は翌月に繰り越されません。そのため、文書の作成や送信を計画する際には、サブスクリプションプランの文書件数を適切に管理しましょう。

まとめ

eformsignは、誰でも簡単に電子文書を作成できるクラウドベースの電子契約サービスです。eformsignを導入することで、手間や工数を削減しながら正確性の高い文書を作成できます。

さらに、eformsignはワークフロー設定機能も備えており、契約書や同意書だけでなく、社内の稟議書などさまざまな文書にも活用できます。これにより、電子契約の作成や管理が効率化され、業務の生産性を向上させることが可能です。

本記事を参考にeformsignを導入して、文書作成や契約手続きをスムーズに行いましょう。