Great Signとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- Great Signは、煩雑な契約書締結業務をオンライン上で行える電子契約サービス
- 締結が完了した分のみ費用が発生するため、コストパフォーマンスに優れている
- 導入により、コスト削減・契約管理の効率化・コンプライアンス強化が可能になる
Great Signは、煩雑な契約書締結業務をオンライン上で行える電子契約サービスです。コストを削減しながら、契約管理を効率化できます。本記事では、Great Signの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
目次
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Great Signとは
Great Signは、安全かつ利便性の高いクラウド型の電子契約サービスです。関連法案である電子署名法や電子帳簿保存法、およびe文書法に準拠しており、法的に信頼性の高い電子契約を実現します。
従来の煩雑な契約書締結業務をオンラインで効率的に管理できるため、契約業務のスピードと精度が向上します。Great Signは、ユーザーフレンドリーなインターフェースと高いセキュリティ機能を備えており、あらゆるビジネスシーンで活用できます。
Great Signの特徴
Great Signの特徴は、その利便性と高いセキュリティ性にあります。クラウド型サービスとして、契約書の作成や署名、保存、検索がすべてオンラインで完結し、時間とコストを大幅に削減できます。ここでは、Great Signの特徴について詳しく解説します。
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Great Signの特徴
シンプルでわかりやすいユーザー画面
Great Signの特徴の一つは、シンプルでわかりやすいユーザー画面です。機能が多すぎて操作が複雑だと実際に使いこなすのが難しいというユーザーの声を反映し、直感的に操作できる画面構成にしています。
これにより、専門的な知識がなくても簡単に電子契約を利用できます。操作方法がわかりやすいため、初めて使うユーザーでも迷うことなく契約業務を進めることができ、導入後の教育コストや時間も削減できます。
優れたコストパフォーマンス
Great Signは、コストパフォーマンスの高い電子契約サービスです。多くの電子契約サービスが契約書の送信ごとに課金されるのに対し、Great Signでは締結が完了した分だけ費用が発生します。
この柔軟な料金設定により、無駄なコストを抑えつつ必要な契約を効率的に管理できます。また、Great Signはワンプランで提供されており、電子契約を活用するために必要な機能がすべて含まれています。
このシンプルでわかりやすい料金設定により、初めての方でも始めやすく、長期的に利用しやすい料金体系となっています。
短時間ですぐに導入可能
Great Signは、自社でシステムを構築するよりも簡単に導入できます。自社システムをゼロから構築するには、多大な時間とコストがかかりますが、Great Signは既存のクラウドサービスとして迅速に導入可能です。
また、相手先の署名者はGreat Signに加入する必要がなく、お知らせメールから簡単にアクセスし、署名・締結が可能です。これにより、契約プロセス全体がスムーズかつ迅速に行われ、業務の効率化が図れます。
Great Signの主な機能
Great Signは、電子契約を簡単かつ効率的に管理するための多彩な機能を提供しています。ユーザーは直感的な操作が可能なシンプルなインターフェースを通じて、契約書の作成や署名、送信をスムーズに行えます。ここでは、8つの主な機能について解説します。
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Great Signの主な機能
契約テンプレート登録
Great Signの契約テンプレート登録機能により、契約書の作成と管理が効率化されます。ユーザーはこれまでに作成した契約書をPDF形式でアップロードし、電子契約書として登録できます。
アップロードしたファイルは、必要に応じて入力項目を編集でき、カスタマイズ可能なテンプレートとして保存されます。こうしたテンプレートは、複製して別の契約書として利用できるため、新しい契約書の作成が迅速かつ簡単に行えます。
SNS締結
Great Signには、SMS締結機能が搭載されています。通常、電子契約サービスでは署名依頼先のメールアドレスが必要ですが、Great Signでは相手方がメールアドレスを持っていない・不明な場合でも、携帯電話番号があればSMSによって契約書の送信が可能です。
これにより、メールアドレスを持たない取引先や、迅速な契約が求められるシチュエーションでもスムーズに対応でき、業務の効率化と迅速な契約締結が実現します。
CC機能
Great SignのCC機能は、契約手続きの進捗状況を当事者以外の関係者とも情報共有できる便利な機能です。契約書を送付する際や署名依頼を行う際に、CC機能を利用することで、契約当事者以外の社内メンバーもリアルタイムで進捗状況を共有できます。
そのため、関係者全員が契約の状況を把握しやすくなり、社内での情報伝達がスムーズになります。特に複数の部門が関与する契約業務では、CC機能を活用することで効率的なコミュニケーションが可能となり、業務の遅れやミスを防ぐことができます。
検索機能
Great Signの検索機能は、多くの契約書の中から目的の書類を迅速に見つけ出すことができます。ユーザーは、契約書名や相手方名、会社名、締結日、契約期間など、さまざまな項目から検索条件を設定できます。
該当の項目に探したいワードを入力するだけで、迅速に目的の契約書を見つけ出せます。さらに、検索結果をソート機能を使って絞り込むことで、必要な情報にすばやくアクセスできます。検索機能により、契約書を探す時間を大幅に短縮でき、業務の効率化が図れます。
CSV機能
Great SignのCSV機能により、書類情報を簡単に出力できます。締結が完了した書類やインポートした書類は、必要に応じていつでもダウンロード可能です。この機能を利用することで、複数の書類を一括でダウンロードすることができます。
特にCSV形式でのダウンロードを選択すると、保存画面での確認だけでなく、書類情報を表計算ソフトなどで扱いやすい形式で出力できます。これにより、契約書のデータを効率的に管理し、必要な情報を迅速に抽出・利用することが可能です。
アクティビティログ記録
アクティビティログ記録機能は、操作履歴を詳細に保存・管理することができます。この機能によって、セキュリティの強化やパフォーマンスの向上が図れます。
ユーザーがいつ、どのファイルに対して、どのような処理を行ったかがすべて記録され、管理画面から簡単にアクセス可能です。アクティビティログは、定期的に確認することで業務の透明性を確保し、トラブル発生時には原因の迅速な特定と対応をサポートします。
締結権限付与／閲覧権限付与
締結権限付与／閲覧権限付与機能を活用し、ユーザーごとに管理権限を適切に設定することで、契約書に関するトラブルを未然に防ぎ、業務効率を向上させることができます。
重要な契約が権限のない社員によって独断で締結されることを防止するため、各アカウントに対して正確な締結権限を付与することが可能です。また、どの契約書を誰が閲覧できるかといった書類の閲覧権限についても柔軟に設定できます。
これにより、情報の漏洩防止や業務の透明性が確保され、組織全体のセキュリティと効率性が向上します。
グループ管理機能
グループ管理機能は、複数の部署やチームをグループごとに管理し、契約書の締結フローを最適化するための機能です。この機能を活用すると、特定のグループメンバーが契約書の進捗や承認状況をリアルタイムで共有でき、締結済みの契約書も簡単に閲覧できます。
これにより、部門ごとの業務効率が向上し、組織全体の契約管理がスムーズに行われます。グループ管理機能は、組織の複雑なニーズに対応し、契約業務の透明性と効率性を高めます。
Great Signを導入するメリット
Great Signを導入することでコスト削減と業務効率の向上を両立させ、数多くのメリットを得られます。ここでは、Great Signの4つのメリットについて詳しく解説します。
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Great Signを導入するメリット
コストを削減できる
Great Signを導入することで、企業は多くのコストを削減できます。従来の紙の契約書管理では、印刷や郵送、保管に関する費用がかかり、さらにそれに伴う人件費も必要です。しかし、Great Signを利用することで、これらの費用を大幅に削減できます。
電子契約では、インターネットを通じてデータを受け渡すため、収入印紙や郵送にかかるコストが不要となります。さらに、契約書の物理的な保管スペースもいらないため、オフィススペースの効率的な活用が可能になります。
作業時間を短縮できる
Great Signの導入により、作業時間を大幅に短縮できます。従来の紙ベースの契約締結には、印刷や製本、捺印、郵送など複数の手続きが必要でしたが、Great Signを利用することでこれらの手続きは不要です。
作業工程がシンプル化され、数分で契約作業を完了できます。特に早期取引を行いたい場合には、紙の契約書では時間がかかり、取引の障害となることがありますが、電子契約ならば迅速な取引が可能です。
契約管理・検索を効率化できる
Great Signの導入により、契約管理と検索が効率化されます。従来の紙ベースの契約管理では、ファイリング作業や契約書の保管に大量のスペースが必要でしたが、Great Signを利用することでこれらの作業やスペースが不要なので効率が向上します。
また、契約を締結した後に内容を再確認したり、他の契約と比較したりする際にも、Great Signの検索機能を活用することで素早く目的の契約書を見つけることができます。
さらに、リマインダー機能を活用することで、契約の更新や期限の管理を効果的に行い、手続きの忘れを防ぐことができます。契約終了日などの重要な日時や手続きをリマインダー設定することで、メール通知が届き、手続きを忘れずに行うことができます。
コンプライアンスを強化できる
Great Signの導入により、コンプライアンスを強化できます。契約書をGreat Signで一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け漏れを少なくすることが可能です。バックアップデータは原本としての役割を果たし、原本保全の確実性が高まります。
また、Great Signは電子帳簿保存法に基づいた書類情報の入力や編集が可能です。1998年に施行された電子帳簿保存法に対応するため、電子契約をデータとして保存する必要があります。
Great Signはこの法律に基づき、契約書類の入力や編集、保存を行い、編集内容は履歴から確認が可能です。以上のように、企業は法的規制に適合しつつ、契約書管理を効果的に行うことができます。
Great Signの口コミ・評価
Great Signは、使いやすさとコストパフォーマンスの両面で高い評価を得ています。口コミでは、「ユーザー数や送信件数が無制限で、ユーザーが増えても追加費用が発生しない」という声があります。ワンプランの料金体系により、リーズナブルに活用できると好評です。
また、Great Signは「他の電子署名サービスと比べても機能がシンプルで使いやすい」という評価もあります。紙の契約書による煩雑な業務がなくなり、金銭的なメリットだけでなく、時間的なコストも大幅に削減されています。
Great Signの料金体系
Great Signの料金体系は、シンプルまるっとワンプランという一つのプランに統一されており、支払いは月額払いと年額払いの2つの支払い方法が用意されています。月額払いの場合、利用料金は11,000円（税込）です。
一方で年額払いの場合は、121,000円（税込）で提供されています。この料金設定により、ユーザーは自分の予算やニーズに応じて柔軟に選択できます。
Great Signは、ワンプランで全ての機能が利用できるため、複雑な料金体系に悩まされることなく、安心してサービスを利用できます。
| シンプルまるっとワンプラン | |
|---|---|
| 月額払い | 11,000円（税込） |
| 年額払い | 121,000円（税込） |
Great Signの導入の流れ
Great Signの導入は簡単でスムーズに行えます。まず、検討材料として「サービス紹介資料」「フリープラン」「お問い合わせ」の3つのサポートを用意しています。これにより、サービス内容を詳細に確認することができ、導入前の不安解消につながります。
次に、申し込みのステップです。Great Signの申し込みはWebフォームから簡単に行えます。必要な情報を入力して送信するだけで、登録が完了します。登録後は即時にサービスの利用を開始することができます。
最後に、導入サポートが提供されます。登録後、操作説明などのサポートは無料で提供されます。サポートはメールやチャットだけでなく、Web打ち合わせや電話でも対応しているため、ユーザーのニーズに応じた柔軟なサポートを受けることができます。
Great Signを導入する際の注意点
Great Signを導入する際には、いくつかの重要な注意点があります。まず、「フリープラン」ではユーザー数や契約書の送信件数に制限があります。これは、サービスの基本機能を試すためのものであり、大規模な利用や頻繁な契約作業には適していません。
業務の規模に応じて、プランの制限を把握しておきましょう。また、「フリープラン」から「ライトプラン」への切り替えには注意が必要です。単にプランを変更するだけでは既存のデータが引き継がれません。
データを継続的に利用したい場合は、アップグレード手続きを通じて切り替える必要があります。
まとめ
Great Signは、初めての方でも簡単かつ安全に利用できるクラウド型電子契約サービスです。オンラインの管理画面を通じて、煩雑な契約書締結業務を効率的に行うことができ、契約管理がシンプルになります。
Great Signを導入することで多くのメリットがあります。まず、紙の契約書に比べて印刷や郵送、保管にかかるコストを削減できます。また、電子契約により、印刷や製本、捺印、郵送などの手間が省け、契約締結が数分で完了するため、作業時間を大幅に短縮できます。
さらに、契約書の検索機能を使えば、契約書名や相手方名などの項目から素早く書類を見つけ出せるため、契約管理業務の効率化が図れます。
加えて、契約書を一元管理することで業務の透明性が向上し、コンプライアンスを強化することができます。Great Signを導入することで、ビジネスプロセスの効率化と競争力の強化につながります。