クラウドスタンプとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
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- クラウドスタンプは、押印と同様の法的効果が認められている電子契約サービス
- 導入から稼働まで、訪問設定や経営相談などの充実したサポートがある
- 契約書をペーパーレス化し、締結までのスピード向上やコスト削減の効果が期待できる
クラウドスタンプは、押印と同様の法的効果が認められている電子契約サービスです。導入により契約書をペーパーレス化し、コスト削減の効果が期待できます。本記事では、クラウドスタンプの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価を解説します。
目次
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クラウドスタンプとは
クラウドスタンプは、クラウド型の電子契約サービスです。このサービスは、契約書や発注書などの書類を電子的にやり取りし、相互に同意することで契約を締結することができます。
その操作性はシンプルで、契約書をアップロードし、相手方が同意ボタンをクリックするだけで契約を締結できます。操作に迷うことがなく、導入や使用が非常に簡単です。
クラウドスタンプを導入することで、オンライン上で迅速に契約書の締結が可能になり、紙の契約書にかかる印紙税・郵送代・印刷代などのコストを大幅に削減することができます。
また、このサービスは、さまざまな電子契約に対応する柔軟性と改ざん防止機能による信頼性を備えています。本記事では、クラウドスタンプの特徴・機能・メリットなどを解説します。
クラウドスタンプの特徴
クラウドスタンプは、法的効力と信頼性を確保する機能を持っているため、安全に電子契約を進められる点が大きな特徴です。ここでは、クラウドスタンプの特徴について解説します。
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クラウドスタンプの特徴
法的効果を持つ電子署名の付与
クラウドスタンプは、契約書に電子署名を付与することで、従来の押印と同様の法的効果を持たせることが可能です。電子署名は、アップロードした契約書について、相手が内容に同意した時点で自動的に付与されます。
この電子署名は、契約書がその契約者によって作成・確認されたものであることを証明します。電子署名は、押印と同等の法的効果を持つため、電子的に締結された契約も従来の紙の契約書と同様に法的に有効と認められます。
タイムスタンプで資料の改ざんを防止
タイムスタンプとは、電子文書が作成された日時を記録する技術です。これにより、その文書がいつ作成され、それ以降改ざんされていないことを証明することができます。タイムスタンプの付与は、第三者機関によって行われるため、公正性が確保されます。
クラウドスタンプでは、タイムスタンプを用いることで資料の改ざんを防止することができます。この機能により、企業は安心して電子契約を利用することができます。
導入から稼働まで充実したサポート
クラウドスタンプは、導入から稼働までのサポートが充実しています。例えば、専門スタッフが運用開始から導入後まで、電話でのサポートを提供します。必要に応じて、訪問による初期設定のサポートを受けることも可能です。
他にも経営面のトラブルや質問にも対応しており、専門家への電話相談が可能です。また、契約書の作成やチェックを専門家に依頼できるサービスも提供されています。
クラウドスタンプの主な機能
クラウドスタンプは、効率的な電子契約と契約書管理を実現するさまざまな機能を備えています。ここでは、クラウドスタンプの主な機能について解説します。
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クラウドスタンプの主な機能
契約締結
クラウドスタンプの契約締結機能は、契約書の作成から締結までのすべてのプロセスをオンラインで行うことができます。紙の契約書と違って郵送や押印の手間が不要で、契約書の内容を確認して同意するだけで契約が成立します。
これにより、契約締結にかかる時間を大幅に短縮でき、多くの場合は数分で契約を完了することが可能です。
また、契約書の進捗状況をリアルタイムで確認することができます。例えば、契約書が相手方に送信されたか、相手方が契約書を開封したかなどのステータスを一目で把握できます。
契約書の送信後、相手方が一定期間内に反応しない場合は、自動でリマインダーを送信する機能も備えています。そのため、契約書が未読のまま放置されることを防ぐことができます。
契約書保管・契約書検索
契約書保管機能とは、契約書をクラウド上に安全に保管する機能です。電子署名やタイムスタンプによって契約書の真正性は保証され、改ざんを防止します。このようなセキュアな保管機能により、紙の書類を物理的に保管する必要がなくなります。
また、クラウドスタンプの契約書検索機能では、保管された契約書を簡単に見つけることができます。現在は契約書名での検索が可能であり、将来的には、契約期間や契約書の本文に基づいた検索機能も追加される予定です。
検索機能によって、特定の契約書に迅速にアクセスできるようになり、業務の効率化が図れます。
本人確認
クラウドスタンプの本人確認機能は、基本のメール承認に加えて、アクセスコード認証によって契約の安全性を確保する機能です。アクセスコード認証では、送信者が契約書にアクセスコード（任意の英数字の組み合わせ）を設定します。
設定後、受信者に対してメールや電話などの手段でアクセスコードを通知します。受信者は契約書を開く際に、別途通知されたアクセスコードを入力することで内容を確認・同意することができます。
このような仕組みにより、契約書が第三者に不正にアクセスされるリスクを減らし、契約の安全性を高めることができます。
テンプレート
クラウドスタンプでは、よく使用する契約書のフォーマットをPDFファイルとしてテンプレートに保存できます。このテンプレート機能により、同じ内容の契約書を繰り返し作成する必要がなくなり、時間と労力を大幅に削減できます。
契約書送信時の宛先情報もテンプレートとして保存することができます。毎回宛先を入力する手間が省け、送信作業がスムーズになります。例えば、同じ取引先に何度も契約書を送る場合、この機能を活用することで業務効率が向上します。
管理機能
クラウドスタンプの管理機能には、ユーザー管理・書類管理・テンプレート管理の3つの主要な機能が備わっています。
ユーザー管理機能は、管理者ユーザーが他のユーザーを追加し、それぞれの役割や権限を設定することができます。管理機能を活用することにより、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるようになります。
書類管理機能は、ユーザーと紐づけられた契約書を一覧で閲覧することができます。この機能により、どの契約書が誰によって、いつ締結されたのかを一目で把握することが可能です。
テンプレート管理機能は、管理者ユーザーが作成した契約書のテンプレートを他のユーザーと共有することができます。この機能を活用すれば、組織全体で統一されたフォーマットの契約書を使用することも可能であり、書類作成の時間を大幅に削減できます。
クラウドスタンプを導入するメリット
クラウドスタンプの導入は、企業にコスト削減・業務効率化などのさまざまなメリットをもたらします。ここでは、クラウドスタンプを導入するメリットについて解説します。
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クラウドスタンプを導入するメリット
契約書をペーパーレス化できる
クラウドスタンプを導入することで、紙の契約書を電子データに置き換えることができます。ペーパーレス化の実現により、紙の印刷や保管にかかるコストや手間を削減でき、環境にも配慮することが可能です。
クラウドスタンプでは、従来の紙の契約書における印鑑は電子署名に代わり、法的効力を確保しつつも紙の印刷は不要になります。契約書の送付も郵送からメールへ、契約書の保管も書棚や倉庫ではなくセキュリティ性の高いクラウドへと切り替わります。
印刷・郵送・保管に関わる手間やコストが削減されることに加え、収入印紙も不要になります。クラウドスタンプによるペーパーレス化は、コスト削減・契約手続きの効率化・紛失リスクの低減など、さまざまなメリットを生み出します。
契約締結までのスピードアップ
クラウドスタンプを活用すると、契約締結にかかる時間が大幅に短縮されます。従来の紙の契約書では、印刷・署名・郵送などの手間が必要でしたが、クラウドスタンプではすべての手続きがオンラインで完結します。
具体的には、契約書をアップロードして電子署名を行い、相手方にメールで送信するだけです。これにより、契約作業が数分で完了するため、ビジネスのスピードが向上します。Web上で契約締結に必要なサインを交わせるため、早ければ数分で作業が完了します。
コストを削減できる
従来の紙による契約プロセスでは、印刷費や印紙税などのコストだけでなく、人件費コストも大きく膨らみやすい傾向があります。これは、契約書の印刷・署名のための準備・郵送・受領確認・保管など、多くの手作業が必要になるためです。
しかし、クラウドスタンプを導入することで、これらの作業はオンライン上で完結するため、業務時間が大幅に短縮されます。これにより、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、企業の生産性が向上します。
ペーパーレス化によるコスト削減も、扱う契約書の数が増えるほどにメリットは大きくなります。クラウドスタンプの活用によって、印刷費・印紙税・封筒・郵送代などのさまざまなコストカットを実現できます。
クラウドスタンプの口コミ・評価
クラウドスタンプは、実際に利用したユーザーから業務効率化・コスト削減・セキュリティ性の3つのポイントで高く評価されています。
業務効率化については、「契約締結までの時間が従来の半分以下になった」との声があります。オンライン上ですべてのプロセスが完結できることにより、業務にかかる時間が大幅に短縮できる点が評判を集めています。
コスト削減については、「印紙代が削減された」「契約業務の時間短縮に貢献した」などの口コミも見られます。クラウドスタンプによって、印刷費・印紙税・人件費などのさまざまなコスト削減を実現できている様子が伺えます。
セキュリティ性については、「セキュリティがかなり徹底されているので、契約情報が他社に漏れる心配もない」と評判です。安心して利用できる点も高評価の理由となっています。
これらの口コミから、クラウドスタンプは電子契約を効率化し、コスト削減と高いセキュリティを提供する優れたサービスであることがわかります。
クラウドスタンプの導入の流れ
クラウドスタンプを導入する流れは、まずは公式サイトの申し込みフォーム、またはサポートセンターへの電話連絡が最初のステップとなります。電話の場合は、平日10:00〜18:00と受付時間が決まっているので注意しましょう。
契約を進める際は申込書に必要事項を記入し、郵送またはオンラインで提出します。その後、クラウドスタンプの担当者によって契約内容の確認の連絡が行われます。契約上の疑問点やサービス内容の不明点がある場合は、このステップでクリアにしておきましょう。
契約内容の確認後、登録完了のメールが届くので、メールの指示に従ってパスワードを設定します。その後、サービス開始の通知書を受け取ったら、クラウドスタンプの利用を正式に開始することができます。
クラウドスタンプを導入する際の注意点
クラウドスタンプでは、ほとんどのビジネス契約が電子的に締結可能ですが、一部の契約類型については契約を締結することはできません。
具体的には、定期建物賃貸契約や投資信託契約の約款、宅地建物の売買、交換の媒介契約書・代理契約書、貸金業法に基づく契約書などが該当します。これらの契約書は、法律によって紙の書面で交わされることが義務付けられています。
また、クラウドスタンプでアップロードできるファイル形式は、現時点でPDF形式のみに限定されています。したがって、他の形式（WordやExcelなど）で作成された契約書を利用する場合は、PDF形式に変換する必要があります。
まとめ
クラウドスタンプは、現代のビジネス環境において契約書の締結を迅速かつ効率的に進めるためのクラウド型電子契約サービスです。契約書のアップロードと相手方の同意ボタンのクリックだけで、簡単に契約を締結できます。
また、電子署名の付与によって法的効力を持たせることができ、タイムスタンプにより資料の改ざんを防止します。さらに、導入から稼働までのサポートが充実しており、専門スタッフが初期設定や運用開始後のサポートを提供します。
クラウドスタンプを導入することで、企業は契約書のペーパーレス化を実現し、契約締結までのスピードアップとコスト削減を図ることができます。本記事の内容を参考にして、契約プロセスをより効率的で迅速なものにしましょう。