Meeting Base

MeetingBaseとは、会議の課題を解決する会議変革ツールです。非効率的な会議を効率化することで、組織強化を図り生産性を向上させることが目的です。本記事では、MeetingBaseの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

目次

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1. MeetingBaseとは
2. MeetingBaseの特徴
3. MeetingBaseの主な機能
4. MeetingBaseを導入するメリット
5. MeetingBaseの料金体系
6. まとめ

MeetingBaseとは

MeetingBaseとは、日本企業の社内会議における非効率性や生産性を改善し、組織を強化するミーティングマネジメントツールです。点在する情報を、MeetingBase1ヶ所に集約して円滑な情報共有ができるため、長くなりがちな会議をスムーズに進められます。

社内会議にいつも時間がかかる・無駄な業務が多いなど、社内会議に対する悩みを抱えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

MeetingBaseの特徴

MeetingBaseは、社内会議の生産性や利便性を向上するための独自の特徴があります。以下では、MeetingBaseの特徴について解説します。

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ミーティングマネジメントで生産性向上

MeetingBaseは、ミーティングマネジメントで生産性の向上ができるという特徴があります。その特徴を活用し、Googleカレンダーとの連携で、議事録の作成や共同編集、タスク管理、閲覧設定のカスタマイズが行え、社内会議のマネジメントがしやすいです。

また、関連議題の紐づけもできるため、他の会議情報も把握しやすくなります。なお、煩雑になりがちな情報を1ヶ所にまとめられるため、会議だけでなく、その後の業務に関わる情報収集もスムーズに実施できるでしょう。

会議運営状況の調査と会議デザイン支援

MeetingBaseは、会議運営状況の調査と会議デザイン支援を併用することで、組織をより強化できます。それは、現状における企業の課題を洗い出し、課題解決・業務効率化に向けたサービスを受けられるためです。

会議デザインコンサルティングでは、企業の現状や社員の会議満足度を調査し、課題を明確化します。その調査結果や、洗い出した課題リストを基に会議ガイドラインが作成されるため、組織の抱える問題に適した会議をデザインできるでしょう。

これにより、社内会議の効率化に加えて、従業員の会議満足度の向上が期待できます。

スキル習得に向けた研修プログラム

会議の改善に向けた、ミーティングマネージャー®︎研修プログラムでは、「会議運営の基礎」と「会議の改善サイクル」を実践的に学ぶことができます。MeetingBaseと併せて活用することで、社内会議の生産性をより高められるでしょう。

研修プログラムは、自社の要望に合わせて設計されます。そして、講義やワークショップを行いながら、会議の課題や自社が求める形を整理し、実践的なスキル習得につなげられます。

MeetingBaseの主な機能

MeetingBaseは、議事録の作成やタスク管理など、社内会議における課題を解消するための機能がいくつも搭載されています。以下では、MeetingBaseに搭載されている機能を詳しく解説します。

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議事録の作成・編集機能

MeetingBaseは、Googleカレンダーの連携で最新の予定から議事録を作成し、エディタ機能で共同編集や議題の追加が可能です。会議に関する必要な情報が1ヶ所に集約できるため、効率的な情報共有ができます。

例えば、社内会議が行われる頻度が高い場合、それに合わせて扱う議事録も多くなり、編集したいときにも探し出すのに手間がかかるでしょう。

それが、Googleカレンダーとの連携により、直感的に操作しやすくなります。会議内容を振り返りたい場合や、会議の予定を確認したい場合にも、日付から辿ってスムーズに探し出せるでしょう。

タスク設定・管理機能

タスク設定・管理機能では、議題に合わせたタスク設定や、各タスクに対する期日設定・担当者のアサインができます。作成したタスクは一覧で管理できるため、対応漏れや重複対応の防止にもつながるでしょう。

例えば、会議で決定したタスクは、どの議題で割り当てられたものか分からなくなったり、タスクが二重管理になっていたりなど、複雑化しがちです。仮に、管理が追いつかない場合、消化すべきタスクが次の会議までに終わっていない、という問題も発生します。

そのため、MeetingBaseのタスク設定・管理機能で、事前にタスクを整理しておけば、対応の抜けや漏れの防止ができます。

議題別のステータス管理機能

ステータス管理機能では、各議題ごとに継続・完了などのステータス設定ができます。その際、時間設定に合わせて会議が終わらない場合には、次回に持ち越すことが可能です。

会議では、その都度新たな問題が発生することもあるため、時間内に議論が終わらないこともあります。よって、多くの会議が行われる中で、各会議がどのような状態で終えたかを正しく整理するのには、手間と時間がかかるでしょう。

しかし、議題ごとのステータス管理機能があることで、議題の進行状況が可視化でき、情報の把握がしやすくなります。議論途中の会議を改めて日付設定ができるため、会議のファシリテーターにとっても手助けとなる機能です。

リアクション参加機能

リアクション参加機能では、会議中をはじめとして、会議の前後においても、議事録に対するリアクションができます。つまり、会議中に発言できなかった人でも、リアクション機能で反応することによって意思表示がしやすいでしょう。

リアクション機能は、コメントを残さずとも参加者や閲覧者の反応が見られるため、議事録における社員のコミュニケーションツールにもなります。

また、利用者から何らかの反応があることで、ファシリテーターや議事録の作成者にとっても、継続するモチベーションにつながります。

関連議題の設定機能

関連議題の設定機能では、1つの議題に対して関連する他の会議での議題を紐づけることができます。議事録単位ではなく、議題単位で情報を関連付けられるため、スムーズに情報を取得し、効果的に理解度を高めることが可能です。

なお、他の会議への引継ぎが不要なため、会議後の業務が簡略化できる上、引継ぎミスの発生による業務の滞りも防止できます。また、情報の整理や今後のタスクの把握もしやすいため、コミュニケーションコストの削減にも期待できるでしょう。

過去のバージョン管理機能

過去のバージョン管理機能では、これまでの会議の議事録やコメントを参照し、過去のバージョンを管理しながら議事録の見直しができます。

過去の議事録を見返せることで、意思決定までのプロセスが可視化されるため、今後の改善策を立てやすくなります。例えば、会議の結果が本来の目的とずれてしまった場合や、トラブルが発生した場合も、過去の議事録を見返して原因究明ができるでしょう。

この管理機能を活用することで、今後の会議の質を向上させ、業務に関する課題や改善点の発見にもつながります。

MeetingBaseを導入するメリット

MeetingBaseを導入することで、会議の生産性向上や組織力が強化できるなど、さまざまなメリットが期待できます。以下では、MeetingBaseを導入するメリットを解説します。

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時間を有効活用した会議を行える

MeetingBaseの活用で、時間を有効活用した社内会議を行えます。つまり、搭載されている機能によって会議内容や時間の管理がしやすくなり、会議を効率化できます。会議にかける無駄な時間を削減し、時間を有効活用できる点がメリットです。

例えば、MeetingBaseではタスクの進行状況が可視化できるため、担当者に直接問い合わせることなく進捗状況が把握できます。そして、議事録の作成や共同編集が可能である点からも、コミュニケーションにかかる時間が大幅に削減されるでしょう。

また、リアクション機能を活用することで、会議で発言できなかった参加者の反応を知ることができます。これにより、会議の時間が足りずに、参加者の反応を直接聞けない場合でも、リアクションによる速やかな意思表示によって把握することが可能です。

効率的な会議で生産性を向上させる

MeetingBaseを導入することで、効率的な会議を実施して生産性を向上できるメリットがあります。それは、議事録の作成や決定事項のタスク割り当て、ステータス更新機能などの豊富な機能で、複雑化しがちな業務プロセスを簡略化できるためです。

例えば、Googleカレンダーから議事録が作成できる機能では、定期的な会議による膨大な数の議事録を簡単に管理できます。目的の議事録を探し出す際はもちろん、新たな会議を実施する際にも、関連する過去の議事録へ速やかにアクセスできるでしょう。

また、タスク管理機能やステータス更新機能などにより、会議における作業の重複やミスの発生を防止できるため、会議の開始からその前後に渡るプロセスまでスムーズに進めることが可能です。その結果、組織全体の生産性の向上につながるでしょう。

会議で議決された内容詳細が社内共有される

MeetingBaseでは、会議で議決された内容の詳細を社内共有できます。参加者以外の社員にも議事録を公開できるため、情報がスムーズに伝達できる点もメリットです。

例えば、議決された内容を業務連絡で社内周知する場合、議事録を作成した上でさらに資料の作成が必要となります。しかし、MeetingBaseを利用した場合、各々で内容の詳細を確認した上で業務に望めるため、改めて周知する手間を省略できるでしょう。

なお、必要な情報をタイムリーかつ平等に共有できるため、情報伝達ミスの防止やコミュニケーションコストの削減にもつながります。

また、閲覧権限の設定により、議題ごとに共有したい相手を限定できるため、部署内や管理職内のみで共有したい議題の場合も安心です。

他チームとの情報連携が可能

MeetingBaseは、他チームとの情報連携ができるメリットがあります。それは、関連議題設定機能により、他の会議との情報が連携できるためです。会議に必要なデータが集約されることで、情報共有のしやすさや引き継ぎミスの削減に期待できるでしょう。

また、情報連携ができることにより、社内全体で効率化に向けた協力関係を築くことにもつながります。例えば、他の社員に伝わりやすいような議事録の作成や、タスクの適切な割り当てなどによって、チームワークを効果的に高めることが可能です。

情報連携の強化によって、社員同士のコミュニケーションも円滑になるため、組織力の向上にも期待できます。

社内全体で会議運営を行うことができる

MeetingBaseを利用することで、社内全体で会議運営を行うことができます。なぜなら、議事録や会議のステータスなどを社内全体で共有できるためです。社内会議は基本的に部署ごとや部門ごとに行われますが、MeetingBaseは社内全体でマネジメントが行えます。

MeetingBaseに備わった機能で、会議の情報を全体共有できるため、部署や部門を越えて、会議に対する情報や管理などの認識を一致させやすい点が、メリットと言えるでしょう。

また、特定の社員のみで閲覧権限を設定できるカスタマイズ性の高さも、社内全体で会議運営する上で安心できるポイントです。組織全体で会議の運営に取り組みながらも、大切な機密情報を守ることができます。

MeetingBaseの料金体系

MeetingBaseの料金体系は、1IDごとに月額800円という価格設定がされています。初期費用は無料ですが、最低契約数として10IDの契約が必要です。契約期間は1年間で、その後は自動更新されます。

また、MeetingBaseに合わせて利用するとさらに効果的な、企業デザインコンサルティングと研修プログラムもあります。プロによる自社の満足度調査や、社員への研修を実施したい場合は、MeetingBaseと併せての利用も検討してみてください。

項目	MeetingBase	企業デザインコンサルティング	研修プログラム
料金	1ID 800円/月	1,200,000円～	150,000円～
提供期間	年間契約	約3ヶ月	6時間 / 日
特記事項	・1IDごとの月額費用 ・年額一括支払い ・最低発注数10ID～		・1人当たりの費用

まとめ

MeetingBaseは、社内会議の利便性や生産性を高める機能を備えたミーティングマネジメントツールです。日頃の社内会議と付随する、議事録の作成や共有、タスク管理などの業務を効率的に実施できます。

会議ごとのステータス管理や、タスクごとの期限・担当者設定ができるため、進捗状況が把握しやすく、対応ミスや漏れの防止も期待できるでしょう。

なお、MeetingBaseは、会議デザインコンサルティングや研修プログラムと併せて利用することで、より高い効果を得ることができます。

従来までの会議が無駄に長引きがちだったり、社員の会議満足度が低かったりなど、組織の会議運営に課題を抱えている企業は、MeetingBaseの導入がおすすめです。