ペイトナー請求書とは｜強みとなる特徴・メリット・料金体系を解説
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- ペイトナー請求書では、請求書を簡単にデータ化でき、データ化の精度も高い
- ペイトナー請求書を使用することで、業務負担が軽減し、法改正にも対応できる
- ペイトナー請求書は、月額費用0円のため、費用を抑えたい小規模な会社におすすめ
ペイトナー請求書はクラウド型の受取請求書処理サービスです。請求書の回収や電子化・管理・振込を全て自動化できるため、人為的ミスを防ぎ・振込業務が効率化できます。本記事では、ペイトナー請求書の特徴、主な機能やメリット、評判や利用の流れを解説します。
目次
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ペイトナー請求書とは
ペイトナー請求書とは、ペイトナー株式会社が提供するクラウド型の請求書処理システムです。自社あての請求書の回収・電子化・管理・振込までをシステム上で完結できるため、従来よりも請求書処理の大幅な効率化が見込まれます。
本記事では、請求書処理業務を支援するペイトナー請求書の特徴やメリット、料金体系について詳しくご紹介していきます。
ペイトナー請求書の特徴
ペイトナー請求書は、使いやすさ・精度の高さに大きな特徴があります。まずは、ペイトナー請求書ならではの特徴をご紹介していきます。
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請求書をアップロードするだけで請求情報をデータ化できる
ペイトナー請求書の大きな特徴の1つが、紙やPDFの請求書をアップロードするだけで電子データ化できる点です。データの手動での転記作業をカットできるほか、転記ミスや入力ミスなどの人為的ミスを削減できるでしょう。
なお、請求書のアップロードには2つの方法があります。1つめは、OCR機能を利用して直接アップロードする方法です。受け取った請求書をスキャンすると、印字されている振込先情報や金額が自動で自動で電子テキスト化されます。
2つめの方法は、専属オペレーターによる代理入力です。請求書の写真をメールに添付して専用のメールアドレスに送信すると、必要な情報をオペレーターがシステムに登録してくれます。ヒトの目を通すため、データの抜け漏れや誤入力が起こりにくいのがメリットです。
なお、ペイトナー請求書では、電子帳簿保存法やインボイスの要件を満たす形で請求書をデータ化・管理できます。法改正にも自動で対応するため、その都度自社で業務フローなどを変更する必要はありません。
法令の対応に不安がある企業でも、適切な請求書データの処理が可能になります。
請求書データ化の精度が高い
ペイトナー請求書は、請求書のデータを自動で電子データ化できるだけでなく、その精度が高い点も大きな特徴です。
ペイトナー請求書のOCR機能にはAIが組み込まれており、使うほどに精度が向上していきます。さらに、電子化されたデータには、専属オペレーターによるチェック・修正が実施されています。
AIとヒトのWチェック体制を敷くことで、データの抜け漏れ・誤変換の確率が大幅に下げられます。なお、ペイトナー請求書のデータ化の精度は99.9％ともいわれています。
請求書データの電子化にあたり、自社でのチェックや修正作業が不要なため、担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。請求業務全体の効率化も期待できます。
個別に振込期日を管理する必要がない
ペイトナー請求書では、取引先への振込も自動で実行しています。あらかじめ請求書データと振込先・期日・金額を紐付けておけば、自動的に振込が実行されます。
振込予約と専用口座への入金は必要なものの、従来のように、請求書を確認しながら個別に振込をする必要がないため、業務負担を大幅に削減できます。
また、ペイトナー請求書には支払漏れアラートも搭載されており、振込忘れ・振込間違いといった人為的ミスの防止も期待できます。
ペイトナー請求書の主な機能
ペイトナー請求書には、請求書の自動データ化や振込代行以外にも、請求書処理業務を効率化するための機能が充実しています。代表的な機能をピックアップしてご紹介します。
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ペイトナー請求書の主な機能
受取専用アドレス機能
ペイトナー請求書の受取専用アドレス機能では、請求書が添付されたメールを受取専用アドレスに送信することで、自動的に請求書がスキャンされ、データ化されます。
アップロードの手間がいらないだけでなく、請求書が自動整理されることで、重要な情報が見つけやすくなります。
情報が特定の場所に集約されるため、請求書を見逃すリスクが減るだけでなく、普段のメールアドレスを使わないことで、不正アクセスやフィッシング攻撃といったリスクが減り、セキュリティが強化されます。
複数人で作業している場合は、請求書情報を共有する際にも便利です。
回収漏れチェック機能
回収漏れチェック機能では、定期的に請求書がある取引先から請求書を回収できているかを、確認することができます。
この機能により、未回収の請求書を確認する手間がなくなり、未回収の請求がある場合、早めに発見・対処できるため、未回収の請求が長期化するリスクを軽減してくれます。
また、定期的な回収が確保できたり、回収漏れを最小限に抑えたりするため、支払い期限や資金の運用に関する計画が立てやすくなります。
請求書メモ機能
請求書メモ機能は、アップロードした請求書に対して、追加の情報やコメントを残すことができる機能です。請求書にメモを残すことで、その請求書に関連する情報や注釈を簡単に整理できるため、情報整理に役立ちます。
複数人で業務を行っている場合は、請求書にメモを残すことで、情報共有を行いやすくなるため、重要な情報の共有漏れリスクを避けられ、コミュニケーションが効率化されます。
請求書に関するトラブルが生じた場合は、メモを通じてその請求書に関するトラブルの経緯緯や内容を記録しておくことで、トラブルの回避に役立ちます。
タグ機能
タグ機能では、請求書ごとにタグを付け、部門・ワークフロー・ステータス別に分けて管理することができます。請求書ごとにタグを付けることで、複数の請求書を効率的に整理しやすくし、特定の部門やプロジェクトといった請求書も、素早く見つけることができます。
また、タグを利用して、優先順位や重要度に基づいて請求書を分類することも可能です。例えば、緊急の支払いが必要な請求書には「緊急」というタグを付けることで、優先的に処理することができます。
ペイトナー請求書を利用するメリット
ペイトナー請求書のメリットは、煩雑な請求書処理業務を効率化できる点です。どのような点が効率化につながるのか、具体的にご紹介していきます。
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ペイトナー請求書を利用するメリット
請求書を自動回収・電子化できる
ペイトナー請求書では次のようなことが可能であり、請求書の回収から電子化までを一貫して自動化できます。
- 紙の請求書をスキャンすると振込先・金額が自動で電子テキスト化される
- 請求書を専用メールアドレスに送付するとオペレーターが請求書を開封・電子データ化する
- 振込予約・専用口座に入金しておけば、期日に取引先に自動的に振込が実行される
従来、請求書はメールやチャットツールなどで送信されてきたものを個別に開封し、システムへ転記しなければなりませんでした。同じく振込についても、請求書を確認しながら期日までに取引先に個別に振込が必要でした。
一方、ペイトナー請求書では、従来は手動で行っていた作業をすべてクラウド上で実行できます。大量の請求書が届いても、基本的には1枚につきワンクリックで処理が完了するため、請求書処理にかかる負担を大きく軽減できるでしょう。
さらに、請求書の確認漏れ・振込漏れ・振込間違いといった人為的ミスの削減も期待できます。
経理の専門担当者がいない企業や、経営者が経理業務を兼任している企業にも、効率的かつ確実な処理が可能です。
請求書に関わる業務時間を短縮できる
ペイトナー請求書では、請求書の自動回収・電子化を自動化できることから、請求書処理にかかる時間を大幅に削減できます。
例えばペイトナー請求書では、OCR機能やオペレーターによる入力代行により、自社での請求書データの転記が必要ありません。
さらに、AIｰOCR機能とヒトのWチェック体制により、データ化の精度を高めているため、データの修正の手間を削減できます。この点も、請求書処理業務の時間短縮化につながります。
なお、公式サイトでは、ペイトナー請求書の導入により、手動業務に比べて請求書処理全般にかかる時間を75％削減できると発表されています。
請求書処理にかかっていた時間を他業務に割けるようになり、バックオフィス業務全般の効率化を期待できるでしょう。また、コア業務に人手を投入できるため、生産性の向上も見込まれます。
紙請求書・電子請求書を一つにまとめて管理できる
ペイトナー請求書では、受け取った請求書を一括管理できる点がメリットです。請求書は、取引先によって送付されてくる日時が異なり、かつ、形態も紙・PDFデータ・Excelデータなどさまざまです。これらをその都度データ化して管理するには手間がかかります。
一方、ペイトナー請求書では、いつ・どのように受け取った請求書であっても、スキャンまたは専用アドレスへの送付により、適切な方法での管理を簡単に実現できます。
さらに、紙の請求書は、OCR機能でスキャンするだけで、電子帳簿保存法に対応した形でのデータ化が可能です。自社で時間・手間をかけずとも、常に最新の法令に対応した形で保管できるため、業務担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。
また、税制関連のミス・トラブルのリスクを低減できる点もメリットです。
ペイトナー請求書を利用する際の注意点
ペイトナー請求書の注意点は、振込に利用できる口座が限られている点です。具体的には、ペイトナー請求書を利用するには、「GMOあおぞらネット銀行」の「替資金預り口座」の開設が必要です。
なお、開設した口座に振込金額を入金し、振込予約を設定しておけば、期日に取引先に指定の金額が自動で振り込まれます。従来のように、請求書を1枚ずつ確認しながら個別に振込をする必要はないため、月末の振込業務を大きく軽減できます。
新しい口座を開設する手間はかかるものの、それ以降はほぼ全ての作業をワンクリックで完了できるため、デメリットよりも大きなメリットを得られるでしょう。
ペイトナー請求書の料金体系
ペイトナー請求書の料金体系は次のようになっています。
- 月額：0円
- 初期費用：0円
- 振込手数料：300円/1件(税込)
原則として、1件ごとの振込手数料のみで利用でき、請求書の自動登録・電子化の料金は発生しません。月に20件の振込がある場合、利用料金は6,000円となります。
なお、ペイトナー請求書では5,500(税込)/月で利用できる「高速データ化プラン」も展開されています。こちらは請求書データの1日以内のデータ化が担保されており、請求書のより迅速な電子データ化を求める企業におすすめです。
フリープランでも基本的な請求書処理は可能なため、低コストで利用できる請求書処理システムを希望の企業は、こちらを検討するのが良いでしょう。
例えば個人事業主・社長が経理を担当している企業・従業員数50名未満の小規模企業などは、フリープランの利用がおすすめです。
ペイトナー請求書の口コミ・評判
ペイトナー請求書の口コミ・評判で多いのは、「面倒な請求書の確認と振込が簡単にできる」というものです。従来は個別に行っていた請求書の確認・振込を一貫して自動化できることで、業務担当者の負担が軽くなったという声が寄せられています。
中には、振込処理を自動化することで「業務の属人化を防げた」という声もみられました。特に人材が少ない小規模企業やスタートアップ企業では、担当者が不在の場合、請求書処理がストップするため、ペイトナー請求書を導入するメリットは大きいでしょう。
また、システム利用料が1件あたり300円というコストの安さについてもポジティブな意見が目立ちました。通常の銀行振込よりも料金が安く、経費の削減につながっているという口コミもあります。
一方で、「他システムとの連携性が悪い」という口コミもありました。現状、他システムとの連携はCSVダウンロードで対応できますが、API連携できればよりシームレスなデータ連係が可能です。バックオフィスのさらなる効率化のためにも、この点は改善が望まれます。
ペイトナー請求書の利用の流れ
ペイトナー請求書の大まかな利用の流れは次のようになっています。
- アカウント開設：公式HPからアカウントを登録
- 専用口座開設：ガイドメールにしたがってGMOあおぞらネット銀行口座を開設
- 利用開始：チュートリアルにしたがって利用開始
なお、ペイトナー請求書では、サポート担当者による導入・初回利用・活用のサポートを行っています。不明点・疑問点は担当者に相談できるため、初めての方でも安心して導入・利用できるでしょう。
まとめ
ペイトナー請求書は、請求書処理をクラウド上で完結できるシステムです。取引先からバラバラに送付される請求書をアップロードするだけで電子化でき、かつ振込までを自動化できます。
個別の請求書処理が不要になるため、担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。また、請求書の内容は高い精度でデータ化されるため、入力ミス・振込ミスといった人為的ミスの削減にもつながります。
ペイトナー請求書は1件あたり300円で利用でき、特に小規模な事業での運用に適しています。
煩雑な請求書処理業務を自動化し、よりコアな業務への注力を実現したい企業や個人事業主は、ペイトナー請求書の導入を検討しましょう。