Spendia

Spendiaとは、スマートデバイスのみで経費精算業務を完結させることを目指して設計されたクラウド型経費精算システムです。あらゆる業種・業態の特有要件を解決します。本記事では、Spendiaの特長や主な機能から、導入するメリット、注意点などを解説します。

目次

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1. Spendiaとは
2. Spendiaの特長
3. Spendiaの主な機能
4. Spendiaを導入するメリット
5. Spendiaの口コミ・評価
6. Spendiaを導入する際の注意点
7. まとめ

Spendiaとは

Spendiaは大手企業の経費精算業務を一元化し、業務効率化・コンプライアンス強化・コスト削減を実現する次世代のクラウド型経費精算システムです。企業独自の経費規程や日当計算ルール、日本特有の業務にも対応し、経費精算業務を効果的にサポートします。

本記事では、Spendiaの特長や機能、導入するメリットなどについて解説します。日本の大手企業において、独自の経費精算業務への対応に課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてください。

Spendiaの特長

Spendiaは、日本のあらゆる業種・業態に存在する特有要件を考慮しながらフィットさせていき、利便性と生産性向上につなげられる特長があります。ここでは、Spendiaの特長について解説します。

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独自の固有要件に合わせられる自由度の高さ

SpendiaはSaaSでありながら、SaaS ERPの標準機能では対応できない部分を吸収し、ERPの価値を最大化しています。日本企業における特有の業務要件や、組織体系に合わせて自由に画面や多様な承認フローを設定可能です。

スマホアプリを含め、入力フォームや承認フローを柔軟に設定できるため、プロジェクトごと・製品カテゴリごとなど、階層別に予実管理がしやすくなります。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しており、日本独自の固有要件にも合わせられる自由度の高さです。

また、経費規程や旅費規程に則ったフローやルール設定・変更も簡単に行えます。費用定義に関しても、経費タイプ、入力項目、レイアウト、経費按分ルール、税金分離、多通貨・レート、税率適用など、自社業務に適合性の高い設定が可能です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：令和5年4月 インボイス制度に関する改正について｜国税庁

信頼のPJマネジメント力とSI力でトータル支援

Spendiaを提供するTIS株式会社は、長年にわたって大規模かつミッションクリティカルな、金融業界向け開発に携わった経験のある企業です。豊富な業務ノウハウと確かな技術力をもとに、PJマネジメント力を最大限に発揮した信頼性の高い技術を提供しています。

財務・会計、人事・給与、購買・販売管理など、顧客ごとのニーズに合わせた個別開発に加え、ERPパッケージや個別システムの導入など、IT支援実績が豊富です。そのため、連携・導入・サポートまで、信頼のPJマネジメント力とSI力でトータル支援してくれます。

SaaSを提供するだけでなく、総合ITサービスプロバイダーとして、周辺システムとの連携開発を含めたトータル支援ができるのがSpendiaの大きな特長です。

スマートフォンでも簡単操作で使いやすい

Spendiaは、ユーザーが直感的に機能を利用できるように設計されており、スマートフォン上での操作も簡単です。ユーザーは、最小限のマニュアルや説明会のみで不備なく経費精算ができるため、利用者と経理担当者双方の負担が軽減されます。

例えば、クラウド型であることから、従業員は移動中や外出先などで発生した経費を、外出先で即座に入力・精算できます。インターネット環境があれば、いつでもどこからでもアクセス可能なため、隙間時間を有効活用した業務の効率化につながります。

さらに、モバイルスタンダードでありながら、PCのUI/UXの利便性も追求した設計となっており、PC・タブレット端末などのWebブラウザでも直感的に使いやすく、操作性・運用性が高いです。

Spendiaの主な機能

Spendiaは豊富な機能を搭載しているため、あらゆる業種業態に合わせた経費精算業務の効率化が可能です。ここでは、Spendiaの主な機能について解説します。

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スマートフォン対応

Spendiaは、スマートデバイスのみでの経費精算業務の完結を前提に、設計・デザインされたアプリケーションです。例えば、生体認証（顔・指紋）機能で手間なくログインが可能であり、一定期間操作がなかった場合には再認証が必要となります。

また、領収書AI-OCR自動入力では、スマートフォンのカメラで領収書を撮影すれば自動でデータ入力と費目の判定を行うため、スピーディーかつ正確な経費精算が可能です。

さらに、領収書のQRコード承認機能によって、経理担当者はSpendiaスマホアプリからQRコードを読み取り、即座に承認作業を行えます。このように、スマートフォン対応によって高いユーザーエクスペリエンスを提供しています。

入力サポート機能

入力サポート機能として、経費申請にかかる時間とストレスを軽減する機能が搭載されています。例えば、請求書AI-OCR自動入力では、アップロードした請求書画像ファイルの情報をAI-OCRで読み取り、読み取り結果を反映した請求書精算伝票の作成が可能です。

コーポレートカードなどと連携することで、利用実績がSpendiaへと自動で取り込まれるため、手入力による手間やミスを排除できます。その他、経路検索・定期控除機能などもあり、費用の計算・精算・申請にかかる負担軽減をサポートしてくれます。

入力サポート機能を効果的に活用することによって、手入力での入力ミスを減らしつつ、生産性とコンプライアンスの向上にもつながります。

グループ管理機能

グループ管理機能は、グローバルかつグループでの運用管理を効率化させる機能です。テナント管理では、元帳・法人・会社・部門の4つの単位で構成された自社のテナント環境を活用し、グループ会社での利用要件に応じた経費精算体系を柔軟に実現できます。

グループ共通の設定で運用しながら、低コスト・短期間でのグループ展開導入、高いガバナンス、拡張性の確保が可能です。また、コストセンター管理では、階層構造でコストセンターを管理できるため、プロジェクトや製品カテゴリごとの予算・実績の把握が容易です。

多言語・多通貨にも対応しており、グローバルな環境でも利用できます。

自動仕訳・周辺システム連携

自動仕訳・周辺システム連携では、会計システムへの自動仕訳連携や、人事システムなどの周辺システムとのデータ・マスタ連携ができます。具体的には、「自動仕訳エンジン」を活用し、ノンプログラミングでの仕訳管理や会計システムへの連携が可能です。

特に、人事システム連携では、組織変更や社員の異動があった際に、マスタとの連携によって組織や社員情報といった必要情報を取り込めます。各システムとのデータ連携にかかる手間を削減できるため、シームレスかつ効率的な運用・導入につながります。

汎用ワークフロー・UI設定

汎用ワークフロー・UI設定では、ノンプログラミングで自由に画面・ワークフローをカスタマイズできます。伝票種類ごとの代理承認や多段階承認、金額に則った承認ルートの自動設定など、ドラッグアンドドロップベースで簡単に設定の変更が可能です。

そして、経費精算以外の業務や用途にも柔軟に活用できます。例えば、稟議や押印申請など、申請用途に合わせて項目名や表示スタイルを直観的に作成し、明細のレイアウト・承認ルート・メール通知に関する設定が可能です。

さらに、Spendiaでは標準テンプレートとして、振替伝票用の項目テーブル（項目定義）を用意しており、必要に応じて項目の追加・変更もできます。

Spendiaを導入するメリット

Spendiaの導入によって、会社と従業員の間で発生するお金にまつわるすべてのやり取りの利便性向上が可能です。そして、業務プロセスの迅速化と精度向上に期待できます。ここでは、Spendiaを導入するメリットについて詳しく解説します。

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紙に依存した作業を削減・改善できる

Spendiaはクラウドサービスであり、現場部門と管理部門のユーザビリティ・効率性・透明性を高められるため、デジタル化を促進できます。ペーパーレス化が実現すれば、従来までの紙に依存した作業の削減・改善が可能です。

Spendiaの導入で、紙ベースの領収書や経費関連書類の管理にかかる手作業、物理的なファイリングが不要となり、業務プロセスの効率化につながります。その結果、企業は郵送にかかるタイムラグを解消しつつ、さまざまなコストを削減できます。

テレワーク化でDX化を加速できる

Spendiaの導入によって紙の領収書・レシートの提出が不要になると、テレワーク環境での効率的な働き方の実現につながります。例えば、営業担当者がスマホで経費申請ができると、申請のために出社する必要がなくなります。

承認者も迅速に申請内容を確認して承認作業を行え、経理担当者への提出も時間をかけずスムーズに実行可能です。クラウド上でのやり取りとモバイル化を強化することで、企業のDX化を加速できます。

また、Spendiaはカスタマイズ性が高いため、テレワークに適した経費精算ワークフローを構築できれば、企業全体の生産性向上にも貢献します。

海外出張など複雑な日当計算に対応

Spendiaは、海外出張など複雑な日当計算にも迅速かつ正確に対応できます。従業員が頻繁に海外へ出張する場合、通常の日当計算には複雑な国ごとのルールや通貨換算が伴いますが、Spendiaではそのような煩雑な計算もシステムが自動で処理します。

追加の開発費用なしで、国内・海外出張手配から出張経費精算まで一括して行えるため、企業独自の経費ルールに対応しながら、経費精算で生じやすい混乱・エラーの軽減が可能です。

さらに、出張規程の違反チェック、出張先での申請内容の確認にも対応しており、国際的な活動や出張が多い場合でも、Spendiaを利用してスムーズな経費精算業務・管理ができます。

Spendiaの口コミ・評価

Spendiaの導入企業からは、「経理の手続きだけでなく社員の業務効率も向上でき、作業の手間を大幅に削減できる」と評価されています。経費精算業務に関わる多くの手間を削減できる点が高く評価されており、業務プロセス全体が効率化しているといえるでしょう。

また、「設定項目の自由度が高く、企業独自の手当やルールに対応できる」という声もあります。企業独自の要件やポリシーに合わせてカスタマイズすることで、より効果的かつ効率的な経費精算業務へとつなげられます。

Spendiaを導入する際の注意点

Spendiaを導入する際には、いくつかのポイントに注意しましょう。まず、料金体系については詳細が公式サイトに記載されていないため、正確な情報は専門の担当者に問い合わせる必要があります。

導入前にはシステムの詳細やカスタマイズの範囲について、十分に確認することが重要です。特に、自社が求める機能を搭載しているか、カスタマイズの手順や範囲についても明確な理解を得てから、導入を検討するのがおすすめです。

また、問い合わせフォームからの連絡に加え、電話での問い合わせを行いたい場合には、受付時間が限られている点に注意しましょう。受付時間は「9:00〜12:00」「13:00～17:00（土・日・祝日を除く）」となっています。

まとめ

Spendiaは、企業の経費申請プロセスの効率化を図るクラウド型経費精算システムです。スマートデバイスに最適化されたデザインとなっており、利用者がインターネットを介して、いつでもどこでも簡単に経費申請や精算作業を行えます。

さらに、Spendiaは柔軟な設定・カスタマイズが可能であり、企業の要件や規程に合わせて経費精算業務を効率化できます。経費精算プロセスがスムーズに進行すると、無駄な作業を削減しながら手入力によるミスなどの削減も可能です。

また、Spendiaは電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。企業は法令や規制に準拠しつつ、必要な書類や情報を電子化して適切に保管・管理できます。新たな働き方の実現やDX化を推進したい企業には、Spendiaの導入がおすすめです。