CLOUD CABINET

CLOUD CABINETは、電子契約と紙の契約書をまとめて管理できる文書管理システムです。契約書の原本を倉庫に保管しながら、システム上で確認ができます。本記事では、CLOUD CABINETの強みである特徴・主な機能や導入メリット、口コミや料金体系を紹介します。

目次

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1. CLOUD CABINETとは
2. CLOUD CABINETの特徴
3. CLOUD CABINETの主な機能
4. CLOUD CABINETを導入するメリット
5. CLOUD CABINETの口コミ・評価
6. CLOUD CABINETの料金体系
7. まとめ

CLOUD CABINETとは

CLOUD CABINETは、契約書類の保管から電子化までを行える文書管理システムです。契約書の原本は倉庫で保管しながら、必要な分だけを電子化してシステムで確認できるため、電子化しないという選択肢を含めた、柔軟な管理方法が実現します。

紙・電子の契約は1つの画面でまとめて管理でき、契約書の管理・検索における工数の大幅な削減が可能です。本記事では、CLOUD CABINETの特徴や導入するメリット、料金体系などを解説します。

CLOUD CABINETの特徴

CLOUD CABINETは、紙の契約書を必要な分だけ電子化し、電子契約とまとめて一元管理できるサービスです。ここでは、CLOUD CABINETの特徴を解説します。

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電子契約と紙の契約書をまとめて管理

CLOUD CABINETでは、電子契約書・スキャンした契約書データ・紙の契約書もまとめて管理できます。紙と電子で契約書を分けて管理せずに済み、CLOUD CABINETから社内のすべての契約書に素早くアクセス可能です。

その結果、契約書の検索性が向上するだけでなく、出し入れ・ステータス管理・廃棄処理も管理画面から行うことができます。

また、契約書管理のルールや運用方法の策定については、CLOUD CABINET営業担当のサポートを受けることができ、企業や部署ごとに最適な運用につなげやすいです。

必要な書類だけリモートスキャン

CLOUD CABINETでは、倉庫内に保管している紙の契約書の中から、必要な書類だけをリモートスキャンできます。紙の契約書を電子化しないという選択も可能になり、全ての契約書を一括で電子化する場合に比べて、大幅な経費の節約が可能です。

リモートスキャンを依頼すれば、オフィスや自宅にいながら、倉庫内の契約書を最短3時間でシステム上で閲覧できるようになります。閲覧が必要な書類から順次電子化するなど、企業・部署の状況や予算に合わせた運用がしやすいサービスといえます。

信頼の実績とセキュリティ

CLOUD CABINETは、契約書類の管理360万件・サービス導入累計社数2500社・平均契約年数11.9年など豊富な実績を持ち、多くの企業に信頼されているサービスといえます。

その理由の1つとして、強固なセキュリティシステムが挙げられます。シングルサインオン（SSO）やIPアドレス制限などのセキュリティ機能を備え、不正アクセスやサイバー攻撃のリスクを低減しています。

また、紙の契約書を保管する倉庫は、ISMS認証取得・プライバシーマーク取得の高セキュリティ環境であり、持ち出しや改ざんの心配が少ないです。電子・紙ともに契約書を安全に保管できます。

CLOUD CABINETの主な機能

CLOUD CABINETには、社内における契約書の一元管理に必要な機能が豊富に搭載されています。紙・電子の契約書を判別しながら一画面で管理でき、倉庫内の契約書はシステムから必要な分だけ電子化を依頼できます。

また、ステータス管理・検索・紐づけ・出し入れ・廃棄もシステム上で行えるため、離れた場所にある契約書に対しても素早い作業が可能です。

機能	概要
書類／電子契約書の一元管理	紙・電子の契約書を判別しながら一つの画面で確認
リモートスキャン	紙の原本で預けた書類から必要な分だけスキャン依頼をし、 最短3時間でシステム上で閲覧
ステータス管理機能	紙原本を3つのステータス（社内にある・倉庫で保管中・廃棄済）で管理
検索機能	タグの付与により契約書名・契約日などで検索
紐づけ機能	関連書類を紐づけて複数文書をスムーズに検索
通知機能	更新・廃棄期限を自動でメール通知
倉庫機能（入出庫・廃棄）	倉庫内の原本の取り出し・保管期限が過ぎた書類をセキュアに廃棄

CLOUD CABINETを導入するメリット

CLOUD CABINETの導入によって、社内キャビネットを削減しつつ、安全かつ効率的な契約書管理を実現できます。ここでは、CLOUD CABINETを導入するメリットを解説します。

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キャビネットを削減できる

CLOUD CABINETの導入によって、紙原本をいつでも見返せる環境を整えつつ、社内キャビネットを削減できます。紙の契約書は倉庫内で保管され、リモートスキャンによって必要なものだけをシステム上で閲覧可能です。

紙原本を手元に置かずに閲覧できるため、社内で紙の契約書を保管する必要がなくなります。キャビネットを削減することで、オフィススペースを最適化でき、リモートワークの推進にもつながります。

管理・検索の工数を削減できる

CLOUD CABINETでは、紙・PDF・電子契約の契約書を1つの画面でまとめて管理でき、管理・検索における工数の削減が可能です。管理番号や契約書名など基本的な情報に加えて、書面契約・電子契約書の判別結果、ステータスは一覧画面から一目で分かります。

また、タグを付与すれば任意の項目で検索できるほか、関連書類の紐づけにより複数文書もスムーズに検索可能です。これにより、キャビネットや共有サーバー、各電子契約サービス内など、契約書別をばらばらに探さずに済みます。

電子化していない契約書を含めて、必要な契約書の閲覧や出し入れがすぐに行えます。

契約書の破損・紛失リスクを軽減できる

紙原本の契約書には、紛失・盗難・改ざんなどのリスクがあり、慎重な管理が求められます。CLOUD CABINETを導入し、自社での紙原本の保管を失くすことで、これらのリスクを軽減できます。

紙原本は定期的に契約書を倉庫に送付するだけで、破損や紛失を防ぎながら、強固なセキュリティの下で保管されます。また、電子化した契約書も万全のセキュリティが備わったシステム上で確認でき、不正アクセスなどの心配が少ないです。

受け取った契約書をそのまま外に出せるため、ファイリングや入れ替えといった手間のかかる作業を削減できるのもメリットです。管理担当者の作業工数を減らしつつ、紛失や破損に伴う心理的負担の軽減も図れます。

リモートワークを推進できる

CLOUD CABINETの導入によって、リモートワークを推進することもできます。倉庫内の紙原本の電子化はリモートスキャンで依頼でき、システムにアクセスすれば必要な契約書をいつでもどこからでも確認可能です。

つまり、契約書確認やスキャンのためだけの出社をせずに済み、担当者は自宅などから必要な業務を行えます。多様な働き方に対応しつつ、ノンコア業務を自動化することで業務の効率性も向上できます。

CLOUD CABINETの口コミ・評価

CLOUD CABINETの利用者は、「管理の工数、スペースを削減できミスも発生しづらくなった」と感じています。紙と電子の契約書をまとめて管理することで、生産性が向上し、オフィスも有効活用できる点が高く評価されています。

また、「ユーザー説明があまり必要無かった」と評価する利用者もいます。直感的で分かりやすいUIにより、初めて操作する人でもマニュアルをあまり見ずに利用できる点が好評です。操作説明における手間やコストを削減し、運用開始直後から導入効果の最大化を図れます。

CLOUD CABINETの料金体系

CLOUD CABINETの利用には、導入時の初期費用と月額料金がかかります。月額費用は、原本の保管数量やデータ容量、そして企業の状況や活用方法に合わせて自由に選べるオプションプランによって変動します。

そのため、詳細な金額を知るには個別の問い合わせが必要です。なお、CLOUD CABINETの導入に際しては、営業担当により最適なプランの提案や、管理ルールの策定におけるサポートなどを受けられます。

企業・部署ごとに最適な運用方法を支援してくれるため、スムーズな導入・運用につなげやすいサービスです。

参考：料金体系｜CLOUD CABINET

まとめ

CLOUD CABINETは、紙と電子の契約書を一元管理できる文書管理システムです。紙原本は倉庫で保管しつつ、必要な分だけをリモートスキャンしてシステム上で閲覧可能です。予算などに合わせて契約書の電子化を進めることができ、社内キャビネットも削減できます。

契約書の形態別に異なる管理方法を取らずに済み、管理・検索における工数を大幅に削減できます。システム・倉庫ともに万全のセキュリティ対策が取られており、企業・部署ごとに営業担当が最適な運用方法を支援してくれるため、信頼性の高いサービスといえます。

さまざまな形態の契約書を一元管理し、低コストで契約管理業務の効率化を図るには、CLOUD CABINETの導入がおすすめです。