RICOH Contract Workflow Serviceとは｜主な特徴や導入するメリットを紹介
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- RICOH Contract Workflow Serviceは、契約相談から契約管理までサポートするサービス
- 業務運用設計から運用定着まで細部にわたる支援も提供している
- 法務相談への自動回答により法務部の対応時間を削減しながら、リスクに対応できる
RICOH Contract Workflow Serviceは、契約の相談・レビュー・承認・締結・契約管理までの全過程をサポートするクラウドサービスです。本記事では、RICOH Contract Workflow Serviceの強みである特徴や導入のメリット、口コミによる評価を解説します。
目次
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RICOH Contract Workflow Serviceとは
RICOH Contract Workflow Serviceは、契約業務の作成から承認、保管までをデジタル化するクラウドサービスです。提供元であるリコーグループは25年以上にわたり契約管理の実績を積み重ねています。
その経験を活かして契約に関する業務をワンストップでサポートしているため、契約書の作成や確認、承認、締結、管理までをスムーズに進めることが可能です。本記事では、RICOH Contract Workflow Serviceの強みである特徴や導入のメリット、口コミによる評価を解説します。
RICOH Contract Workflow Serviceの特徴
RICOH Contract Workflow Serviceには、ワンストップで契約業務を行えることや電子帳簿保存法への対応など、さまざまな特徴があります。ここからは、それぞれの特徴について詳しく解説します。
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RICOH Contract Workflow Serviceの特徴
契約の相談から契約書管理までワンストップで対応
RICOH Contract Workflow Serviceは、契約業務のすべてをワンストップで対応できるクラウドサービスです。
契約の相談やひな形の選定、条件調整といった締結前の準備段階から、クラウド上での電子契約の締結、さらには締結後の契約書管理まで、ワンストップで対応できます。
従来の紙やExcelを使った契約管理では、契約書の保存場所が分散してしまったり、属人化による情報の共有不足が発生したりすることがありました。本サービスを利用すれば、契約書の検索や更新、期限管理などをクラウド上で一元的に行えます。
電子帳簿保存法に対応
RICOH Contract Workflow Serviceは、電子帳簿保存法に対応しています。電子帳簿保存法とは、企業が取引に関する書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
特に、電子取引に関するデータの保存方法が厳しく定められており、適切な管理を行わなければなりません。
RICOH Contract Workflow Serviceは、この法律の要件を満たしており、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が定める「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。この認証を取得しているため、企業は安心して契約データを電子保存できます。
業務運用設計から運用定着まで細部にわたる支援
RICOH Contract Workflow Serviceでは、導入から運用定着までを細かく支援する「カスタマーサクセス」の体制が整っています。契約業務のデジタル化を進める際には、現場の業務フローを見直し、新しい運用方法を定着させることが重要です。
しかし、多くの企業では新しいシステムの導入に不安を感じたり、社内の業務と適切に統合できるかが課題となったりすることがあります。本サービスでは、契約業務の現状分析から始まり、最適な運用設計の提案、そして企業の業務フローに合わせたカスタマイズまで可能です。
また、導入後も専任のサポートチームが定期的にフォローを行い、システムの活用状況を確認しながら、必要に応じたアドバイスや改善提案を提供します。
RICOH Contract Workflow Serviceを導入するメリット
RICOH Contract Workflow Serviceを導入することで、法務部の対応時間の削減、リスク管理の強化など、さまざまなメリットを得ることができます。以下では、RICOH Contract Workflow Serviceを導入する具体的なメリットについて詳しく解説します。
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RICOH Contract Workflow Serviceを導入するメリット
法務部の対応時間を大幅に削減できる
RICOH Contract Workflow Serviceを導入することで、法務部の負担を大幅に軽減できます。法務部には契約に関する多数の相談が寄せられ、その対応に多くの時間を割いているケースも多いです。
本サービスでは、契約に関する自動回答機能を活用することで、法務相談の対応件数を最大90%削減することが可能です。
また、「簡易審査機能」により、事前に契約書のひな形を活用することで、法務部へ相談する必要がない案件を増やし、現場の負担も軽減することもできます。そのため、法務部はより重要な案件や戦略的な業務に注力できます。
法務のリスクヘッジができる
RICOH Contract Workflow Serviceを活用することで、法務リスクの軽減が可能になります。契約締結を記録し、必要なときに簡単に検索・閲覧できるため、監査や内部統制の強化につながります。
また、法務チェックをシステム上で自動化することで、すべての契約に対して100%の法務チェックを実施できます。さらに、決裁された契約書は電子契約で締結されるため、契約内容の改ざんリスクを防ぎ、より安全な契約管理が可能になります。
スムーズに電子契約へ移行できる
RICOH Contract Workflow Serviceは、電子契約サービスであるクラウドサインなどとの連携によってスムーズに電子契約へ移行できます。
電子契約サービスでは通常、すべての利用者を登録・ログインして契約を管理する必要がありますが、RICOH Contract Workflow Serviceでは、電子契約サービスへ別途ログインすることなくシームレスに移動できます。これにより、4カ月という短期間で50%の契約を電子契約に移行した実績もあります。
また、紙の契約書と電子契約を一元管理できるため、過去の契約情報の検索や更新もスムーズに行えます。
RICOH Contract Workflow Serviceの口コミ・評価
RICOH Contract Workflow Serviceは、多くの利用者から高評価を得ています。特に「操作方法がシンプルで使いやすい」という声が多く、契約業務に慣れていない人でもスムーズに活用できる点が評価されています。
また、「契約書締結業務が格段にスピードアップできた」という意見もあり、業務効率の向上に貢献していることが分かります。
ワンストップ対応による契約業務の簡素化や、クラウドサインとの連携による電子契約へのスムーズな移行など、企業の業務改善につながる機能が充実していることも利用者にとって大きなメリットです。
RICOH Contract Workflow Service契約後の流れ
RICOH Contract Workflow Serviceを導入する際には、事前に問い合わせ・見積もりを行い、その後契約手続きを進めます。契約後の流れは大きく3つのステップに分かれます。
まず、全体の運用方針の確認を行います。ここでは、導入企業の業務フローに沿った運用方針を決定し、ワークフローの確認や初期設定を実施します。
次に、運用設定を行います。具体的な業務フローに基づいて各種設定を行い、パラメータを調整した上でテスト稼働を開始します。そして、最終確認・運用立ち上げを行います。テスト稼働後の最終チェックを行い、問題がなければ本格的な運用を開始します。
RICOH Contract Workflow Serviceを導入する際の注意点
RICOH Contract Workflow Serviceのサポートは平日の9:00〜17:30に限定されており、リコーの休業日には対応していません。
そのため、万が一トラブルが発生した場合でも、対応が翌営業日以降になる可能性があります。業務に影響が出ないよう、必要に応じて事前に対策を講じることが重要です。
次に、解約手続きについても注意が必要です。解約を希望する場合は、解約希望月の23日までに申し出る必要があります。この期限を過ぎると、翌月以降の契約が自動更新されるため、解約のタイミングをしっかり確認しておくことが求められます。
これらの点を事前に把握し、運用計画に組み込むことで、よりスムーズにサービスを活用することができます。
まとめ
RICOH Contract Workflow Serviceは、契約業務に関わる一連のプロセス、具体的には契約の相談、レビュー、承認、締結、契約管理までをサポートするクラウドサービスです。
契約業務全体をワンストップで対応できるため、企業が効率的に契約関連の業務を進めることができます。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が定める「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しており、法的にも信頼性が確保されています。
契約業務は通常、多くの手間と時間がかかり、企業にとって負担が大きいものですが、RICOH Contract Workflow Serviceを導入することで、その負担を軽減し、よりスムーズで効率的な運用が可能になります。
契約業務の負担を軽減し、より効率的な運用を目指す企業には、RICOH Contract Workflow Serviceの導入をおすすめします。
