OPTiM Contract

OPTiM Contractは、契約書データをアップロードするだけでAIが必要な管理項目を自動登録し、管理工数を削減できる契約書管理サービスです。本記事ではOPTiM Contractの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミや料金体系を解説します。

目次

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1. OPTiM Contractとは
2. OPTiM Contractの特徴
3. OPTiM Contractの主な機能
4. OPTiM Contractを導入するメリット
5. OPTiM Contractの口コミ・評価
6. OPTiM Contractの料金体系　
7. OPTiM Contractの導入の流れ
8. OPTiM Contractを導入する際の注意点
9. まとめ

OPTiM Contractとは

OPTiM Contractは、AIの活用によって、アップロードした契約書データから必要な管理項目を自動で登録できる契約書管理サービスです。手作業で管理台帳を作成せずに済み、契約書管理における工数の削減を実現できます。

電子帳簿保存法で定められた検索要件にも対応しており、法令対応の負担を減らしながら、素早い契約書の検索が可能です。本記事では、OPTiM Contractの特徴や導入するメリット、料金体系などを解説します。

OPTiM Contractの特徴

OPTiM Contractでは、PDF、Word、Excel、画像ファイルの契約書データをアップロードするだけで、AIが契約書管理に必要な項目を自動解析して管理台帳に記入します。ここでは、OPTiM Contractの特徴を解説します。

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契約書の情報をAIが自動で入力

OPTiM Contractでは、AIが、アップロードされた締結済み契約書データから管理に必要な項目を自動で登録します。例えば、タイトル・当事者名・取引金額・契約の開始日と終了日などの項目の記入を自動化できます。

手作業でExcelなどに管理項目を入力して管理台帳を作成する手間がかからず、契約書管理における工数の削減につなげられます。また、管理項目は独自に設定できるため、企業ごとのフローに沿った管理を実現できます。

登録済みの管理項目は、原本データと一覧表を並べて確認できるほか、契約書本文からの検索や関連資料の添付も可能で、必要な情報をすぐに把握しやすいです。そのため、管理者の業務の効率化につなげられます。

紙のスキャンデータにも対応

OPTiM Contractは、AI-OCRの活用により、紙媒体の契約書のスキャンデータの管理にも対応しています。

プリンタでスキャンした契約書データをアップロードすると、AI-OCRがスキャン画像から会社名・日付・金額などの管理項目を読み取り、電子テキストに変換して管理台帳に登録します。

PDF・斜めがけ掛け・手書き・ゴム印をはじめ、独自のフォーマットや筆跡の粗い手書きの契約書の読み取りも可能なため、管理項目の精度改善につなげられます。紙媒体の契約書もスキャンだけで台帳記入でき、管理台帳作成における手間の削減が可能です。

複数の電子契約ファイルを一元管理

OPTiM Contractには、複数の電子契約サービスとの連携機能が搭載されており、各サービス内で締結した電子契約書の一括取込み・管理が可能です。「クラウドサイン」「GMOサイン」「Adobe Sign」「DocuSign」「WAN-Sign」とサービス連携しています。

管理画面から、契約している電子契約サービス・ファイルを選択すると、複数の電子契約書データの一括取込みから管理項目の登録までが完了します。

紙と電子の両方の契約書を手間をかけずに1つのシステム内に取込み・管理することで、契約書の保管場所が点在するのを防ぎます。さまざまな形態の契約書が混在する企業でも、効率的な契約書管理業務を実現できます。

電子帳簿保存法にも対応

OPTiM Contractは、電子取引保存・スキャナ保存要件の「JIIMA認証」を取得しています。国税関係書類の電子取引データと紙のスキャンデータに関して、改正電子帳簿保存法に則った管理が自動で行われます。

そのため、ユーザー側で個別に電帳法の要件をチェックせずに済み、契約書の素早い登録・検索・閲覧が可能になります。法令対応における工数を削減することで、担当者の業務負担を軽減しつつ、法令違反のリスクも回避できます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

OPTiM Contractの主な機能

OPTiM Contractには、契約期限アラートや全文検索をはじめ、契約書管理業務の効率化につながる機能が豊富に搭載されています。これらの機能の活用により、契約書管理で起こりやすいミスを防ぎながら、管理業務における利便性を高められます。

ここでは、OPTiM Contractの主な機能を解説します。

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契約期限アラート

契約期限アラートは、契約書の終了日・更新期限・解約通知期限が近づくと、契約担当者と管理者にメールで通知を行う機能です。契約書ごとに契約期限を把握せずに済み、膨大な契約書を交わす企業でも安心して管理できます。

契約担当者だけでなく管理者も巻き込むことで、更新し忘れや解約通知漏れへの対策を講じやすくなります。トラブルにつながりやすいミスを防止し、企業取引における損失の回避にもつなげられます。

全文検索

全文検索では、契約書本文からの直接検索が可能です。任意の単語からの検索により、必要な条文や項目に素早くアクセスできます。損害発生などの緊急対応時や、類似案件の新規契約書の作成・契約更新時の確認作業も効率化します。

なお、OPTiM Contractには、タイトル・企業名・担当者名などのキーワード検索や、書類個別に付与したタグをもとにした検索、さまざまな項目を指定できる条件指定検索の機能も搭載されています。

関連資料の添付

登録した契約書には、最大10件の関連資料ファイルを添付して保管できます。例えば、雇用契約書への履歴書の添付や、各種稟議書に対するワークフローの稟議決裁画面の添付などの活用方法があります。

関連資料の散逸を防ぎ、過去契約書の締結の経緯や類似案件の契約書作成の際にも、必要資料を素早く見返せるため、確認工数の削減につなげられます。

pdf、xlsx、doc、docx、jpg、pngの拡張子に対応しているため、画像やテキストなど幅広いファイルの添付が可能です。

CSV出力

CSV出力の機能では、検索結果・契約書のPDFデータ・台帳データなどをいつでもCSV形式で一括ダウンロードできます。出力したCSVデータを編集して再度OPTiM Contractに取り込めば、台帳情報の一括更新も簡単に行えます。

例えば、自社の会社名変更や、契約担当者の交代時にも、該当の契約書をCSV形式で一括ダウンロードすれば、まとめて最新情報に書き換えてインポートできます。また、経営資料や稟議書の作成時にも必要なデータをすぐにダウンロードでき、便利です。

アクセス権限管理

アクセス権限管理では、契約書ごとにアクセス可能なグループの設定を行えます。グループは総務部・営業部のような部署単位で作成できるほか、任意のユーザーを所属させた独自グループの作成も可能です。

1つの契約書に対して、複数グループにアクセス権限を付与することもでき、ユーザーは所属グループ内で管理されている契約書を自由に閲覧可能です。

部署別にアクセス権を分けたり、複数部門を横断するチーム単位でアクセスを制御したりと、取引内容や契約書の重要度に合わせた柔軟な権限管理が行えます。

操作権限管理

操作権限管理では、ユーザーごとの操作権限を設定可能です。例えば、一般ユーザーには、担当する契約書・所属グループの契約書の操作や通知に関する権限を付与できます。

一方で、管理者は任意のグループの作成、ユーザー追加ができるほか、所属するグループの全ての通知を受け取れるなど、より広範な操作が可能です。

また、法務部門のユーザーには閲覧・編集・更新・削除の権限を与え、営業部門のユーザーには閲覧権限のみを付与するなど、部署別に権限を分けることもできます。案件の重要度や取引金額ごとに管理方法を設定し、効果的な契約書管理の実現につなげられます。

独自書式のAI解析対応

OPTiM Contractでは独自書式のAI解析対応を依頼することが可能です。解析精度の悪かった契約書のフォーマットをアプリから運営元に提供することで、フォーマットを分析し、解析精度の向上を図ることができます。

この機能の活用により、対応可能な契約書のフォーマットがどんどん増えていくため、契約書管理業務のさらなる効率化を図れます。なお、運営元に提供するフォーマットは、機密情報を含まないものに限られます。

OPTiM Contractを導入するメリット

OPTiM Contractの導入によって、管理台帳の作成にかかる費用と工数を削減しながら、契約書管理の効率化を図れます。ここでは、OPTiM Contractを導入するメリットを解説します。

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工数と費用を削減できる

OPTiM Contractを導入すれば、AIによって台帳記入からデータ登録までの自動化が実現します。そのため手作業によるデータ入力や情報の仕訳をせずに済み、管理に必要な項目は契約書ごとにすばやく参照できます。

台帳記入・参照・期限管理における工数を削減しつつ、紙・電子契約書を一元管理することで、契約管理における費用節約にもつなげられます。専任の法務人材がいない企業でも、低コストで効率的な契約書管理が可能です。

素早く契約書を参照できる

OPTiM Contractは、必要な契約書を素早く参照するための機能が充実しており、営業業務や法務業務における生産性の向上に役立ちます。例えば、営業担当者は、取引現場から必要な契約書にアクセスでき、スムーズな商談や取引が可能です。

また、締結済みの契約書の検索はAIがサポートしてくれるほか、条文ごとの検索や契約書原本からの検索が可能です。キーワードの入力だけで、素早く必要な契約書を参照できるため、確認作業や契約更新作業が効率化します。

契約書の検索にかかる手間を大幅に削減することで、各業務担当者は顧客分析・契約内容の精査といった他業務への専念が可能になります。

管理ミスを削減できる

契約期限管理は、Excelなどで手動管理することが多く、確認漏れによる更新し忘れが起こりやすいのが課題です。その点、OPTiM Contractでは、AIが契約書の終了日や更新日を抽出し、期限が近づくと自動で通知するため、ミスの心配が少ないです。

また、OPTiM Contractではチームでの契約期限管理体制の構築が可能であり、更新し忘れの対策を講じやすいです。

具体的には、契約書の終了・更新の通知は契約担当者と管理者の双方に届き、さらに、グループ内のユーザーはいつでも契約書データから期限を確認できます。

期限管理が属人化するのを防止することで、人的ミスを防ぎつつ、担当者交代の際もスムーズな引き継ぎが可能です。

OPTiM Contractの口コミ・評価

OPTiM Contractの利用者は、「全社横断で契約書管理ができる」点などを評価しています。部署ごとや任意のグループごとに契約書のアクセス権限を設定し、関係者全員が契約管理に必要な情報にすぐアクセス可能な点が好評です。

また、「検索ワードを入力するだけで今まで手作業で探していた工数が削減できている」と評価する利用者もいます。全文からの直接検索や、キーワードやタグでの条文検索、AIによる検索サポートなどにより、契約書の照会にかかる手間が少ない点が高く評価されています。

OPTiM Contractの料金体系　

OPTiM Contractには、早期Web申込限定プランの「スターター」「ビジネス」と、「コーポレート」「エンタープライズ」の4プランがあります。

「エンタープライズ」を除いて各プランとも初期費用は無料で、月額料金はそれぞれ9,980円・49,800円・69,800円・要問い合わせです。また、全プランにおいて、ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間管理は無制限で利用できます。

なお、「ビジネス」は「コーポレート」より低価格でありながら、年間アップロード上限が多く、その他の機能面には違いがありません。ただし、申し込み方法によって適用可否が異なるため、「ビジネス」の申し込みを希望する場合は注意しましょう。

早期Web申込限定プラン		コーポレート	エンタープライズ
スターター	ビジネス
月額 9,980円(税抜)	月額 49,800円(税抜)	月額 69,800円(税抜)	問い合わせ

参考：提供価格｜OPTiM Contract

OPTiM Contractの導入の流れ

OPTiM Contractを導入するには、まず運営元営業担当への問い合わせが必要です。無料Web商談も実施されており、専門のスタッフから価格や導入フローについて最適な提案を受けることができます。

その後は、有料プランの2週間お試しプランによる試験運用を行い、本格運用開始の運びとなります。有料のお試しプランでは、企業ごとの組織体制に合わせて管理機能などが調整されたシステムを活用するなど、有償契約後と同等の運用が可能です。

OPTiM Contractを導入する際の注意点

OPTiM Contractで既存契約を一括で登録する際には、月額費用とは別にオプション費用が発生します。契約書1件あたり200円で、1,000件分であれば20万円の支払いが必要です。このオプション費用には、契約書の登録・AI解析費用・ファイルの保管費用が含まれます。

また、契約書ファイルあたりの容量制限が100MBである点にも留意しましょう。全プランにおいて累積の容量制限は無いものの、1件あたりのデータ容量が100MBを超える契約書ファイルのアップロードはできません。

まとめ

OPTiM Contractは、AIの活用によって、紙・電子契約の契約書データをアップロードするだけで効率的に管理できるサービスです。

スキャンした紙契約書のデータ読み取りや、複数の電子契約書の一括取込みが可能で、さまざまな形態の契約書を一元管理しながら、台帳記入から更新期限の管理まで自動化できます。

電子取引保存・スキャナ保存の電子帳簿保存法の要件を満たしており、法令対応にも役立ちます。煩雑な契約書管理における工数を削減し、専任の法務担当者がいない企業でも効率的な業務遂行を実現するには、OPTiM Contractの導入がおすすめです。