Dropbox Sign

Dropbox Signは、Dropboxと組み合わせてオンラインで署名・ドキュメントの保存ができる電子署名システムです。本記事では、Dropbox Signの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

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目次

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1. Dropbox Signとは
2. Dropbox Signの特徴
3. Dropbox Signの主な機能
4. Dropbox Signを導入するメリット
5. Dropbox Signの口コミ・評価
6. Dropbox Signの料金体系
7. Dropbox Signの導入の流れ
8. まとめ
9. 製品詳細

Dropbox Signとは

Dropbox Signは、米国のDropbox社が提供する電子署名およびデジタル契約管理ツールで、現在では日本を含め多くの国々で利用されています。Dropbox Signを使用することで、ユーザーは電子的に文書に署名し、契約をオンラインで完了することができます。

Dropbox Signに搭載されているユーザーフレンドリーなインターフェースにより、簡単に文書に署名を追加して、他の人に署名を求めることができます。また、高度なセキュリティ機能によってデータは暗号化され、文書と署名データが保護されます。

さらに、電子署名は法的にも有効であることが認められています。本記事では、Dropbox Signの強みである特徴や主な機能、導入のメリット、口コミによる評価や料金体系、導入の流れなどについて分かりやすく解説します。

Dropbox Signの特徴

Dropbox Signは、電子署名およびデジタル契約管理ツールとして、ビジネスのデジタルトランスフォーメーションを推進するために多岐にわたる特徴を備えています。ここからは、Dropbox Signの主な特徴について詳しく解説します。

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Dropboxと組み合わせて迅速に署名

DropboxとDropbox Signを組み合わせることで、契約書の初稿作成からクライアントの署名取得までを迅速かつ安全に行うことができます。Dropboxに保存された書類に複数の署名者を追加することで、チーム全体が常に最新の情報を共有できます。

さらに、重要なドキュメントがすでにDropboxに保存されている場合、Dropboxアカウントから電子署名の依頼を送信して、署名済みのドキュメントを保存するなど、すべてのフォルダとファイルを一元管理できます。

加えて、特定ファイルへのアクセス制限やドキュメントの整理、タスクの管理、チームの作業内容の同期もスムーズに行うことが可能です。このように、DropboxとDropbox Signの連携によってワークフローが一層効率化されます。

カスタマイズ可能なテンプレート

Dropbox Signにはカスタマイズ可能なテンプレートが多数用意されており、NDA（Non-Disclosure Agreement）や納税申告書などの頻繁に使用されるフォームを複数の受信者に効率的に送信することができ、作業の重複を最小限に抑えられます。

また、Dropbox Signには、NDAの他にもW-2などの雇用契約やコンサルティング契約、写真の権利放棄同意書、ソーシャルメディアポリシーなど、作成された多様な契約書のテンプレートが用意されています。

加えて、頻繁に使用する独自の契約書のテンプレートを作成することにより、電子署名のワークフローをさらにスピードアップすることができます。

自動のリマインダー

Dropbox Signには、署名を依頼した文書が期日までに署名されない場合に、署名者へ自動的に通知を送るリマインダー機能が搭載されています。そのため、担当者が書類の進行状況を追跡する必要がなくなります。

この機能により、署名プロセスが滞ることなく進行し、契約や重要な文書の処理が遅れるリスクが軽減されます。また、リマインダーの送信頻度やタイミングはカスタマイズ可能です。例えば、毎日や毎週、特定の日時など、適切なタイミングで通知を設定できます。

このリマインダ―機能によって、重要な契約や文書が期限内に処理されるように署名者に注意を促して、締め切りの遵守が容易になります。また、各プロセスの効率化と期日遵守が支援され、ビジネスの重要な文書管理をより効果的に行うことができます。

モバイル署名にも対応

Dropbox Signの署名機能はモバイルにも対応しており、オフィスや外出先を問わずどこでも作業が可能です。これにより、時間や場所に関係なく、モバイルデバイスであらゆるドキュメントに署名できるため、契約業務の効率化が図られます。

特に海外での署名が必要な契約書については、モバイル署名機能を活用することで、クライアントとの契約時間を大幅に節約できます。

Dropbox Signでは、販売契約書や内定通知、ベンダー契約書などをPDF、Microsoft Wordドキュメント、Googleドキュメント形式で手軽に送信して、法的拘束力のある電子署名を依頼できます。これらの形式は、すべてパソコンやモバイルデバイスで署名が可能です。

Dropbox Signの主な機能

Dropbox Signの利用により、オンラインでドキュメントに簡単に署名できます。さらに、電子署名なのでプリンターやスキャナーが不要で、手間もかかりません。このように、Dropbox Signには便利な機能が充実しています。

ここからは、Dropbox Signの主要な機能について解説します。

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電子署名を設定

Dropbox Signを使用することにより、ドキュメントを選択して簡単に署名フィールドを追加して、パソコンやタブレット、またはスマートフォンなどを使って電子署名が可能です。

さらに、DropboxはDropbox Signとシームレスに連携しており、重要なドキュメントを迅速に送信して、電子署名を依頼する作業をスムーズに行えます。具体的には、PDFやWordドキュメントに署名する場合、対象のファイルを選択して「開く」メニューを表示します。

その後、Dropbox Signをクリックして、アプリ内でファイルを開いて共有することで、署名の依頼ができます。Dropbox Signは、複数の保護対策を組み合わせた安全な分散型インフラストラクチャで設計されており、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ドキュメントにオンラインで署名

Dropbox Signを利用すれば、どのようなドキュメント形式やデバイスでも簡単にオンラインで電子署名を依頼できます。これにより、一貫したシームレスなワークフローで迅速にドキュメントを設定し、電子署名を依頼して、安全に保存することが可能です。

具体的には、Dropbox Signを使用して名前の入力または署名の写真を撮るだけで、いずれも法的に拘束力のある署名を追加できます。その後は、依頼者にドキュメントを返送するだけです。

また、販売契約書や内定通知、ベンダー契約書などさまざまな書類も、Dropbox Signを通じてPDF、Microsoft Word、Googleドキュメントなどの形式で簡単に送信して、電子署名を依頼することができます。

署名済みファイルを安全に保管

​​Dropbox Signによって、署名済みのドキュメントは事前に指定したDropboxフォルダに自動的に保存され、どのデバイスからでも安全かつ簡単にアクセスできます。

Dropboxはコンテンツを1か所で統合管理できるため、非常に便利です。署名用ドキュメントの作成と共同編集、信頼できるインテグレーションを活用した電子署名、さらに署名済みドキュメントのDropboxへの自動保存などがすべてDropboxの機能で可能です。

Dropboxの高度なアーキテクチャは、多層の保護対策と厳格な暗号化を採用しており、法的拘束力のある署名を安全に保管できます。また、頻繁に使用するドキュメントを元にして再利用可能なテンプレートを作成すれば、署名依頼を効率化できます。

Dropbox Signを導入するメリット

Dropbox Signの導入により、ビジネスプロセスの効率化とセキュリティ強化が実現されます。また、電子署名により紙の使用を削減し、時間とコストを節約できたり、Dropboxとのシームレスな連携により、ドキュメントの作成や共有、保存が簡単に行えたりします。

ここからは、Dropbox Signを導入するメリットとして、下記の項目について解説します。

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署名にかかる時間を短縮できる

Dropbox Signの導入により、販売契約書やMSA（Master Services Agreement）、変更指示書などの署名にかかる時間が大幅に短縮されます。そのため、契約業務に割く人員を新たな大口クライアントや新規ユーザーの獲得に振り分けることができます。

時間短縮の例として、ある会社のポリシー処理グループでは、1日の就業時間の約20%にあたる2〜3時間を、年間240日もドキュメントのインデックス作成に費やしていました。

この手作業でのインデックス作成を排除して、電子署名をリアルタイムで取得したことにより、従業員の時間を年間700時間以上節約できた事例があります。

従業員の負担を軽減できる

Dropbox Signの導入により、機密保持契約や内定通知などのドキュメントの提出が簡単になり、事務処理が簡素化・最適化されます。これによって、従業員の手間が軽減され、定着率の向上も期待できます。

さらに、Dropbox Signは場所やデバイスに依存せず、優れた拡張性を備えているため、誰もが同じように操作でき、メンテナンスも容易です。そのため、企業の成長に合わせて働き方を変える必要がなく、負荷を伴わずにビジネスを拡張できます。

Dropbox Signは他の高額な電子署名ソリューションと比較しても、同等の成果を実現できます。また、使い方が非常にシンプルであり、利便性や効率性に優れているため、ユーザーのニーズに応えて満足度を高めます。

ビジネスの成長がサポートされる

Dropbox Signにより、NDA（Non-Disclosure Agreement）や権利放棄書などのプライバシーおよび法的責任に関する契約書に対して、法的拘束力のある電子署名を迅速に取得することで、取引関係の文書化を短期間で完了できます。

また、不動産契約に関しても購入者や販売者、仲介業者、財務、賃貸に関する大量の契約書を迅速かつ適切に管理が可能です。これにより、ミスが削減されて、クライアントの満足度アップにもつながります。

このように、Dropbox Signはビジネス関連や知的財産の保護などあらゆる契約業務に活用できるため、さまざまな業種のビジネスの成長に役立ちます。

環境に優しくコストも削減できる

Dropbox Signの電子署名を利用すれば、不要な紙の消費を減らすことができます。さらに、書類を郵送する際に発生する二酸化炭素排出量や温室効果ガスの削減にもつながります。

また、備品の紙や郵送にかかる費用が不要になり、時間と経費の節約もできます。加えて、書類の保管場所や保管する什器などの費用も削減できます。

Dropbox Signでは、コーディング不要のモバイル対応フォームにより、紙の書類が不要となり必要な情報を迅速に収集できます。このように、電子署名はワークフローを円滑にするだけでなく、環境に優しくコストも削減できるメリットがあります。

Dropbox Signの口コミ・評価

Dropbox Signの総評として、その使いやすさ、柔軟性、環境に優しい特性により、ビジネスにおいて非常に有用な電子署名ソリューションとして評価されています。特に、直感的なインターフェースや使い勝手、モバイル対応、多様な機能、テンプレートなどが好評です。

ユーザーからの口コミでは「Dropboxとの連携により、資料や処理が一体で完結でき、直接的に業務効率改善につながる点が大きな魅力」という声が見受けられます。このように、Dropbox Signによる書類の統合と業務改善が大きなメリットになっています。

また、「テンプレートから選んで送るだけなので作成にかかる時間が大幅に削減できた」という処理効率を評価する口コミがありました。さらに、「リマインダーツールが役に立つ」という多くの声も聞かれ、Dropbox Signの多機能性が大きな利点となっています。

Dropbox Signの料金体系

Dropbox Signは、法的拘束力のある電子署名機能に加えて、様々な機能を提供しています。これにより、企業は文書管理を効率化して、業務プロセスを最適化することができます。

電子署名以外の機能として、テンプレートの利用やトラッキング機能、高いセキュリティ基準、リマインダー機能としての自動通知があります。また、Dropboxとの連携により、署名済みドキュメントを自動的に指定フォルダに保存するデータ一元管理などが挙げられます。

Dropbox Signの料金プランは、企業の規模やニーズに応じて「Plus」や「Essentials」、「Business」、「Business Plus」など複数のオプションが用意されています。また、無料トライアルもあるので、自社に合った機能性や使い勝手を試すことができます。

	Plus	Essentials	Business	Business Plus
年間払い	￥1,200/月	￥2,000/月	1 ユーザーあたり￥1,500/月	1 ユーザーあたり￥2,400/月
月間払い	￥1,500/月	￥2,400/月	1 ユーザーあたり￥1,800/月	1 ユーザーあたり￥2,880/月
無制限に自分で署名	◯	◯	◯	◯
無制限の署名依頼	3件/月	無制限	無制限	無制限

参考：アイデアから実現まですべてをDropboxで｜Dropbox

Dropbox Signの導入の流れ

Dropbox Signの導入の流れとしては、まずは導入に先立ち自社内でDropbox Signを使用する目的やニーズを明確にして、関係者を含めた評価を行います。

そして、Dropbox Signの提供元に対して、「Dropboxを最大限活用するためのベストプラクティスが知りたい」、「チームのニーズに最適なプランを見つけたい」などといった問い合わせフォームを利用して、相談に乗ってもらいましょう。

また、Dropbox Signの公式ウェブサイトで無料トライアルに登録して、基本的な機能を試してみることが重要です。導入に際しては、「Plus」「Essentials」「Business」「Business Plus」などから自社に最適なプランを選択し、ライセンスを取得することで導入できます。

まとめ

Dropbox Signは、効率的で安全な電子署名ソリューションとしてビジネスに重要な役割を果たしています。法的拘束力のある電子署名を迅速に取得できるだけでなく、テンプレート機能やリマインダー機能により、契約プロセスの効率化が図られます。

さらに、モバイル対応や高いセキュリティ基準によって、場所やデバイスを問わず安全に利用可能です。また、Dropboxとの連携により、署名済みドキュメントの自動管理も実現して、文書の一元化が促進されます。

電子署名の導入に当たっては、Dropbox Signを選択候補に入れて検討し、自社の要件に合った最適な電子署名システムを構築しましょう。

参考：Dropbox Sign

製品詳細

推奨環境

参考：Dropbox Sign のシステム要件

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