鈴与の契約書管理システム

鈴与の契約書管理システムとは、契約書情報の一元管理によって業務の効率化と適切な管理が行える契約書管理システムです。台帳・PDF作成にも対応しています。本記事では、鈴与の契約書管理システムの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

＼おすすめの電子契約システムをご紹介／

目次

開く

閉じる

1. 鈴与の契約書管理システムとは
2. 鈴与の契約書管理システムの特徴
3. 鈴与の契約書管理システムの主な機能
4. 鈴与の契約書管理システムを導入するメリット
5. 鈴与の契約書管理システムの料金体系
6. 鈴与の契約書管理システムの導入の流れ
7. 鈴与の契約書管理システムを導入する際の注意点
8. まとめ
9. 製品詳細

鈴与の契約書管理システムとは

鈴与の契約書管理システムとは、鈴与株式会社が提供するクラウドベースの契約書管理システムです。電子契約に加え、紙面での契約の情報も一元管理することができます。以下に基本的な特徴を2点挙げます。

1点目は、基本機能の他に、文書保管や文書スキャニングなどの独自のサービスが充実している点です。これらのサービスの利用により、セキュリティ性の強化や業務負担の大幅な低減に寄与します。

2点目は、特定の外部システム（※契約書の作成システム「LEAGUE」・電子契約システム「CLOUDSIGN」）との連携できる点です。これにより、リーガルチェックや電子契約も可能になり、契約の全プロセスをまとめてカバーできます。

このように、鈴与の契約書管理システムは、検索機能・期限管理などの機能に加え、サポートサービスやシステム連携を通じて、効率的な契約管理を実現する包括的なサービスです。本記事では、鈴与の契約書管理システムの特徴・機能・メリットなどを解説します。

鈴与の契約書管理システムの特徴

鈴与の契約書管理システムは、契約書の情報を一元的に管理し、企業のニーズに合わせてカスタマイズやセキュリティ性を高めることができます。ここでは、鈴与の契約書管理システムの特徴を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

全ての契約書情報の結合と適切な管理

鈴与の契約書管理システムは、電子契約と紙契約の情報を統合して一元管理することができます。契約書に関するすべての情報を集約し、集約した情報の管理は、以下に挙げる機能によって、効率化することが可能です。

1. 検索機能で必要な情報に迅速にアクセスする
2. 期限管理やバージョン管理で、期限に関する情報や更新情報を適切に管理できる
3. 契約書のPDFや関連ファイルを添付することができる
4. 権限管理設定により社内での安全なデータ共有をサポートする

上記以外にも、データの一括変更やデータの一括インポートなど、さまざまな機能が充実しています。鈴与の契約書管理システムは、契約書情報が分散して管理が複雑になってしまう課題を解消し、効率的な契約書管理の実現を支援します。

文書管理の初期段階からの相談に対応

契約書管理には、契約書の作成・保管・廃棄に至るまでのプロセスがあります。鈴与の契約書管理システムは、初期段階における契約書のPDF作成や契約台帳の作成などをサポートに対応しています。

これにより、契約書管理のプロセス全体を1つのサービス上で管理することができます。複数のシステムやサービスを利用する場合よりも、管理コストとセキュリティリスクを軽減することができます。

また、鈴与が提供するサービスは、契約書管理システムの提供以外にも、文書管理や請求書管理に関するサービスなどがあります。

企業のニーズに合わせて、これらのサービスを組み合わせることができ、手間のかかる文書管理の初期段階からの相談に対応している点が大きな特徴です。

徹底したセキュリティ管理と強い提案力

鈴与の契約書管理システムは、徹底したセキュリティとスペシャリストによる専門的な提案力で対応してくれることが特徴です。

例えば、金融機関では特に高いセキュリティ性が求められますが、鈴与の契約書管理システムは金融機関でも導入されています。多重セキュリティによる文書保管サービスを始め、鈴与のセキュリティ対策は、機密データの保護を最優先に考慮しています。

また、データ処理と文書情報管理に精通したスペシャリストチームが、企業のニーズに合わせたカスタマイズを提案します。これらにより、企業のビジネス環境に合った効果的な契約書管理システムを利用することが可能になります。

鈴与の契約書管理システムの主な機能

鈴与の契約書管理システムには、契約書管理のプロセスを効率化したり、情報の安全性を高めたりする機能が充実しています。ここでは、鈴与の契約書管理システムの主な機能について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

検索機能

鈴与の契約書管理システムの検索機能は、効率的な契約書の管理とアクセスを実現します。キーワード検索・項目検索・複数条件検索など高度な検索機能により、必要な文書を見つけることができます。

この機能は、システムが管理する契約書の情報が大量になるほど、時間節約のメリットが大きくなり、効率性の向上に期待できます。

関連ファイル添付

鈴与の契約書管理システムの関連ファイル添付機能は、契約書のPDFファイルだけではなく、関連するWord・Excel・画像ファイルなどの添付が可能です。

これにより、関連するすべての契約書情報を一元的に管理し、必要な時に迅速にアクセスすることができます。

権限管理設定

鈴与の契約書管理システムの権限管理設定機能は、ユーザーごとに異なるアクセス権限を設定することができます。

例えば、特定のユーザーには閲覧のみの権限を与える一方で、他のユーザーには編集や管理の権限を与えることができます。これにより、不正アクセスのリスクを低減でき、組織内の情報を安全に共有することにつながります。

関連契約紐づけ管理

鈴与の契約書管理システムの関連契約紐づけ管理機能は、原契約書（基本となる契約書）と関連する契約書を併せて効率的に管理できます。

この機能を活用した管理方法としては、各契約書に管理番号を割り当てて、ファイルや台帳で個別に管理することが推奨されます。契約書の区分や管理番号を台帳に記載することで、契約書間の関係を明確にし、検索や管理の利便性を高めます。

登録データ一括変更

鈴与の契約書管理システムの登録データ一括変更機能は、システムに登録されている情報の一部を指定して、一括で変更することができます。

例えば、取引先会社名や部署名などが急に変更した場合に、この機能があることによって、大量のデータを効率的に更新することができて便利です。この機能により、契約書管理のプロセスにおける時間や労力を大幅に削減することが可能です。

台帳一括インポート

鈴与の契約書管理システムの台帳一括インポート機能は、契約台帳情報をCSV形式でシステムにインポートすることができます。大量の契約情報を一括でインポートできるため、システムへの情報登録の手間を大幅に削減できます。

操作ログ照会・管理

鈴与の契約書管理システムの操作ログ照会・管理機能は、システム内でのユーザー操作の履歴を確認・管理することができます。

この機能は、システムの利用状況を把握することができ、例えば、トラブル発生時の原因の追跡に役立ちます。セキュリティ管理において重要な機能であり、「誰が・いつ・どのような操作をしたか」の記録を残し、不正利用や情報漏洩の防止に繋がります。

鈴与の契約書管理システムを導入するメリット

鈴与の契約書管理システムは、独自の管理体制やサービス提供により、セキュリティ性や業務効率の向上など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、鈴与の契約書管理システムを導入するメリットを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

ドキュメントセンターで安全・適正に管理

鈴与では、「ドキュメントセンター」を保有しており、ユーザーは自社の機密文書をドキュメントセンターに保管・管理することができます。このドキュメントセンターは、高品質・高セキュリティな施設であり、具体的に以下のような特徴があります。

1. 24時間の監視体制
2. 耐身耐火構造の施設
3. 多重の入退室管理システムを採用
4. ISMS（ISO27001）の認証取得
5. ISO9001の認証取得

上記の補足として、ISMSやISO9001は、情報セキュリティ管理システムと品質管理システムの国際標準規格です。この規格の認証を取得していることは、文書の安全管理と品質の高さを示しています。

このような特徴を持つドキュメントセンターに、機密文書の管理を委託することにより、文書のセキュリティリスクを低減し、安全・適正な管理を実現することができます。

高品質の台帳作成と二重管理の防止が可能

鈴与では、給与の契約書管理システム以外にもデータ入力サービスを提供しています。このサービスでは、デジタルデータによる高品質な台帳を作成し、紙の台帳とデジタルの台帳データの二重管理の防止を実現することができます。

サービス内容として、契約書やその他の文書から、管理台帳に必要な管理項目を抽出し、テキストデータ化します。例えば、契約書の更新予告期日をデータとして管理できることにより、紙で管理する場合と比べて更新期日を見落とすリスクを低減することができます。

このように、台帳データを作成することにより、過去の台帳を有効に活用することを促進します。また、AI-OCRなどの最新技術を活用しているため、より効率的で高品質なデータ作成を実現します。

紙書類のスキャンリスクと負担を軽減できる

鈴与では、文書スキャニングサービスを提供しています。このサービスでは、大量にある紙ベースの書類を短納期で電子化してくれます。

紙書類は物理的な管理スペースが必要であり、書類が大量になると、整理や検索に手間がかかります。また、災害による書類消失などのセキュリティリスクもあります。

書類の電子化によって、このような紙書類の管理リスクを低減し、管理にかかる印刷費・人件費・保管場所などのコストを削減することができます。また、書類の検索性が向上するため、業務効率化につながるのもメリットです。

鈴与が行うスキャン作業は、セキュリティ性が高く、災害対策の施された文書保管施設で行われます。このため、スキャン作業に伴う紙書類の紛失や盗難などのスキャンリスクが低い点も魅力です。

鈴与の文書スキャニングサービスは、自社で手作業でスキャンを行う負担とセキュリティリスクを大幅に低減できるサービスです。

自社の課題に合わせた問題解決を提案

鈴与の文書スキャニングサービスは、紙書類を電子化するだけではありません。書類調査に始まり、電子化に至るまでのプロセスの中で、自社の課題に合わせた問題解決を提案してくれます。

自社の課題に併せて、例えば書類仕分け・検索用属性データの作成・検索システムなど、必要に応じて行き届いたサービスを提供してくれるのが大きな利点です。

従業員のコンプライアンス意識を高められる

鈴与の契約書管理システムを導入することで、社内の契約書データは一元管理されます。一元管理によって、社内の迅速な情報共有とアクセスが可能であり、部署間の問い合わせや契約書の原本管理の手間が減ります。

また、契約書にアクセスしやすくなることにより、従業員は契約書に関する正確な情報に基づいて行動することができます。契約締結後の業務フローや契約書管理ルールも明確にしやすく、コンプライアンスへの意識の向上にもつながります。

鈴与の契約書管理システムの料金体系

鈴与の契約書管理システムの料金体系は、企業の課題・ニーズに応じて最適なプランを個別に提案する形式を採用しています。そのため、具体的な料金については、直接問い合わせをすることが必要です。

また、このシステムでは無料トライアルが提供されているため、実際の利用環境でシステムの使い勝手を試すことができます。無料トライアルに関しても詳細については、直接問い合わせる必要があります。

初期設定費用	月額費用
要問い合わせ	43,000円/月～

参考：料金体系｜鈴与の契約管理システム

鈴与の契約書管理システムの導入の流れ

鈴与の契約書管理システムの導入では、まず自社の課題や要望に関する問い合わせを行います。デモの依頼をすることで、実際の操作画面を見ながら説明を受けることも可能です。ヒアリングを通じて、最適なプランと見積もりが提示されます。

次に、実際の利用環境でシステムの使い勝手を試す無料トライアルを行います。トライアルを経てシステムの詳細な仕様が確定し、利用契約を締結します。最後に、専任の担当者が運用フローの構築や利用開始のサポートを行います。

鈴与の契約書管理システムを導入する際の注意点

鈴与の契約書管理システムを導入する際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。まず、システムの導入完了までには、2〜3週間程度かかることがあります。この期間は、運用フローの確定後の目安として設定されています。

また、無料トライアルの期間に関しては、公式サイトに具体的な情報は明記されていません。詳細を知りたい場合には、直接問い合わせる必要があります。

一方で鈴与の契約書管理システムは、データ移行にも対応しています。既存の文書管理システムで扱っている既存のデータやプロセスを新しいシステムにスムーズに統合することができます。

まとめ

鈴与の契約書管理システムは、文書管理の効率化とセキュリティ向上に重点を置いたクラウドベースのシステムです。契約書情報を一元管理し、高度な検索機能・期限管理・バージョン管理などを提供し、業務効率の大幅な向上・情報漏洩のリスクも低減に期待できます。

このシステムは、現在利用中の文書管理システムからの移行も容易で、無料トライアルにより事前にシステムの適合性を確認できます。ただし、導入には約2〜3週間かかる点と、詳細な無料トライアル期間は問い合わせが必要です。

鈴与の契約書管理システムは、データ入力サービスや文書スキャニングサービスを通じて、高品質な台帳の作成と二重管理の防止も可能です。スキャン業務負担を軽減・従業員のコンプライアンス意識の向上にも期待できます。本記事を参考にぜひ導入をご検討ください。

参考：鈴与の契約書管理システム

製品詳細

推奨環境

参考：サイトの利用にあたって

運営会社情報

参考：会社概要

＼おすすめの電子契約システムをご紹介／