hokan®とは｜主な機能や特徴・導入するメリットを解説
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- hokan®では、保険代理店の業務運営に必要な機能を全て備え、情報の一元管理ができる
- hokan®はスマートフォンアプリと同様に使用可能であり、従業員が直感的で使いやすい
- 事務作業にかかる業務負担の軽減によって、面談量や従業員のコミュニケーションが増加
hokan®とは、顧客管理システムとして、適正な営業活動度組織の強固な監査体制を実現するクラウド型の保険代理店システムです。オールインワンの顧客管理が実現します。本記事では、hokan®の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、注意点などを解説します。
hokan®とは
hokan®は、保険代理店向けに設計された顧客管理システムです。このシステムは、営業活動の効率化と監査体制の強化を目的にクラウド上で提供されており、保険代理店が直面する様々な課題に対応するオールインワンのシステムです。
スマートフォンアプリのような直感的なインターフェースを採用しているため、従業員は特別な研修を受けることなく、すぐにシステムを活用することができます。また、顧客情報の一元管理が可能となり、事務作業の効率化が図れます。
hokan®の特徴
hokan®は、オールインワンの顧客管理が実現できます。また、保険業法に準拠した業務フローの構築をサポートします。そのため、法規制の遵守を確実にしながら、顧客へのサービス提供を最適化することが可能です。
さらに、顧客情報や業務プロセスの一元管理によって、組織全体の生産性が向上するため、より迅速かつ効果的な顧客対応が可能となるなど、様々な特徴があります。
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hokan®の特徴
オールインワンの顧客管理が実現
hokan®は、顧客の接点からアフターフォローまで、保険代理店の業務運営に必要な機能が全て備わっています。そのため、業務フローを1つのプラットフォームでカバーすることができます。
例えば、顧客情報の一元化、テンプレート機能による活動記録、意向把握・比較推奨機能など、多彩な機能が保険代理店の日々の業務を効率化します。
また、データが1つのプラットフォームに集約されることで、情報の一元管理が実現されることで、保険代理店は組織強化と精度の高いアクションを実施することが可能です。
保険業法に対応した業務フロー構築
hokan®は、保険業法に対する対応がスムーズに行えるよう設計されています。このシステムは、保険代理店の日々の業務プロセスを合法的、かつ効率的に進めるために役立ち、保険業界の厳格な規制環境内での運営を容易にします。
そのため、顧客情報の管理、新規顧客の獲得といった重要な業務を一貫して行うことができ、組織全体の生産性向上につながります。
参考：68.保険業法｜財務省
一元管理で組織全体の生産性向上
hokan®は、顧客情報と契約情報の一元管理を実現します。この一元管理により顧客の接点からアフターフォローに至るまで、全ての情報を1つのプラットフォームで管理できるため、データの重複入力や情報の不一致といった問題を根本から解消することが可能です。
顧客情報への迅速なアクセスと分析が行えることで、市場の動向や顧客ニーズに即応できるため、より適切な保険商品の提案とサービスの向上に繋がります。
hokan®の主な機能
hokan®は、顧客情報の追加やカスタマイズ、各顧客に対する対応記録、保有契約の一覧、世帯や法人の管理、スケジュール管理、従業員管理に至るまで、保険代理店のあらゆる業務をサポートする多彩な機能を提供しています。
このような機能を駆使することで、保険代理店の日々の業務を効率化し、顧客に対してより高品質なサービスを提供することができます。
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顧客情報の追加・カスタマイズ
顧客情報の追加・カスタマイズ機能は、既存顧客はもちろん、見込顧客の情報もシステムに登録可能であり、必須項目の設定を通じて、情報漏れを防ぐことができる機能です。
そのため、保険代理店は顧客データベースを効果的に管理でき、顧客に合わせてパーソナライズされたサービスを提供することが可能です。
また、顧客情報項目のカスタマイズを容易に行える機能が備わっています。そのため、自社の業務プロセスや顧客対応の特性に合わせて、顧客情報の管理項目を自由に設定することができます。
対応記録
対応記録機能は、保険代理店が顧客との各種対応を詳細に記録し、管理するための機能です。この機能を使用することで、代理店は顧客とのコミュニケーションの全履歴を一元的に保管し、いつでも迅速にアクセスすることが可能になります。
顧客への迅速かつ適切な対応ができるため、顧客満足度の向上にも繋がります。また、対応記録のカスタマイズも可能で、保険代理店の特定のニーズや業務プロセスに合わせて、必要な情報項目を追加したり、調整したりすることが可能です。
保有契約一覧
保有契約一覧機能は、保険代理店が顧客ごとの保有契約情報を一元的に管理できる機能です。この機能を利用することで、各顧客の契約詳細を瞬時に確認でき、契約更新や追加契約の提案など、顧客対応の精度を向上させることが可能になります。
さらに、各乗合保険会社の既契約情報を一括で取り込むことも可能なため、情報の手入力作業を削減します。
世帯管理
世帯管理機能は、保険代理店が顧客の世帯情報を一元的に管理し、世帯全体の保険ニーズを把握するための機能です。この機能により、代理店は個々の顧客だけでなく、その家族構成や関連する世帯メンバーの情報も簡単に追跡し、管理することが可能になります。
そのため、顧客のライフイベントや変化するニーズに合わせたタイムリーな保険提案が可能となり、顧客に対するサービスの質を高め、顧客満足度の向上を期待できます。
法人管理
法人管理機能は、保険代理店が法人顧客の情報と契約を効率的に管理するための機能です。この機能を利用することで、代理店は法人顧客の基本情報、関連する従業員の契約情報などを一元的に管理できます。よって、手間のかかる管理業務の負担軽減が可能です。
スケジュール管理
スケジュール管理機能は、保険代理店の日々の業務効率化をサポートし、顧客対応の質を高めるための機能です。この機能を利用することで、従業員のアポイントメント、会議、顧客訪問などのスケジュールを一元的に管理することができます。
また、活動項目を入力することで、従業員の業務の進捗状況を確認することが可能です。さらに、業務時間を何に割いているのかを分析できるため、活用次第では顧客ニーズに合わせたサービスを提供することが可能になります。
従業員管理
従業員管理機能は、顧客・契約に紐付けた対応履歴を従業員軸で抽出できる機能です。この機能を活用することで、従業員ごとの業務進捗状況や成果も追跡できるため、組織全体の生産性向上に繋がります。
また、週報などの業務報告書を作成することもでき、従業員のスキル向上とキャリア開発をサポートします。そのため、従業員のモチベーション維持と育成に効果的に取り組むことが可能となり、組織全体の競争力強化に貢献します。
hokan®を導入するメリット
hokan®を導入することにより、保険代理店は、多様な業務を一括で効率的に管理できるようになります。また、独自の項目を自由に作成できるため、保険代理店の特定のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
さらに、アプリと同様に直感的で使いやすく設計されているため、迅速にシステムを利用開始できるなど、様々なメリットがあります。
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hokan®を導入するメリット
一括でさまざまな業務を管理できる
hokan®の導入により、各乗合保険会社の既契約情報を一括取り込みできるため、様々な業務を一元的に管理することができるようになります。新契約情報の追加や住所変更などの契約情報のメンテナンスなども容易に行え、業務の効率化を期待することが可能です。
また、一元化された情報管理システムを活用することで、顧客データの管理や契約の更新、保険商品の提案など、日々の業務をスムーズに行うことができます。
自由に独自の項目を作成できる
hokan®では、保険代理店が業務に合わせて自由に独自の項目を作成できます。このカスタマイズ機能により、自社の業務プロセスや顧客情報の管理に最適なデータ構造を構築することが可能です。
例えば、特定の顧客情報の追跡や、業務上必要な特別なデータフィールドを追加することができ、情報の検索や分析が迅速に行えるようになります。また、代理店が必要とする情報を即座に取得・更新できるため、顧客対応の迅速化が実現します。
そのため、顧客満足度の向上はもちろん、内部のコミュニケーションもスムーズになり、組織全体の効率が向上します。
アプリと同様に直感的で使いやすい
hokan®のユーザーインターフェースは、特に若い従業員が日常的に使用しているスマートフォンアプリと同様に直感的で使いやすいという特徴があります。そのため、従業員は複雑なトレーニングを受けることなく、簡単に利用を開始することが可能です。
また、カスタマイズによって、代理店の特定のニーズに合わせた独自の項目を作成できるため、自社の業務フローに最適化された環境を構築でき、情報の取り扱いが容易になります。
さらに、顧客に紐付けてファイル登録やメモの同時記録が可能なため、面談や顧客対応の際に活用した資料をその場でシステムに記録できます。
業務負担の軽減で面談量が増える
hokan®を導入することで、事務作業にかかる業務負担の軽減ができます。そのため、従来時間を要していた事務作業が効率化され、営業担当者は、より多くの顧客との面談に時間を割くことが可能です。
面談量の増加は、直接的に業績の向上につながり、保険代理店のビジネス成長に大きく繋がります。また、事務作業の時間が短縮されることで、より柔軟な働き方を実現することもできるため、仕事の質と生活の質の両方が向上します。
従業員のコミュニケーション活性化
hokan®の導入は、保険代理店における従業員間のコミュニケーションを活性化させることが可能です。特に支店間の情報共有が容易になることで、各従業員は他の支店の活動や成果をリアルタイムで確認できるようになります。
この「横の見える化」により、自発的な問題解決を促進することができます。例えば、他の支店の成功事例を参考にして、自分の担当する業務に応用することが可能になり、全体の業務効率とサービス品質が向上します。
さらに、hokan®を通じて得た知見を共有することで、チーム全体のスキルアップが期待できます。
管理が楽でマネジメントがしやすい
hokan®の活用によって、従来営業が帰社後に行っていた事務作業の時間を削減できます。これまで個別に報告が必要だった業務内容をhokan®に入力することで、自動的に共有されるためです。
これにより、マネジメント側は、リアルタイムで各従業員の業務進捗状況や成果を把握できるようになります。そのため、データの管理が容易になり、マネジメントの負担を軽減することが可能です。
hokan®の口コミ・評価
hokan®のプラットフォームは、保険代理店に特化した顧客管理システムとして高い評価を受けています。ユーザーからは、「記入漏れが軽減した」といった口コミが寄せられています。また、「タスク管理機能により、タスク漏れを減らせた」との口コミもあります。
このような口コミからもわかるように、hokan®は、保険代理店の日常業務を効率化し、業務プロセスをスムーズにすることで、業務の質の向上に貢献しています。
hokan®を導入する際の注意点
hokan®を導入する際には、いくつかの注意点があります。まず、料金体系に関しては、公式サイト上で記載がないため、直接問い合わせなければいけません。これは、hokan®がカスタマイズ可能であり、各保険代理店のニーズに応じたプランを提案するためです。
また、導入支援についても同様で、具体的なサポート内容やサービス範囲を確認するためには問い合わせが必要です。hokan®は導入から運用までをサポートする体制を整えていますが、詳細は直接問い合わせる必要があります。
なお、公式サイトでは「資料ダウンロード」や「料金シミュレーション」などがあり、導入を検討する際の参考にできます。
まとめ
hokan®は、保険代理店向けのクラウドベースの顧客管理システムとして、評価を得ています。このシステムは、保険代理店の日常業務を効率化し、業務プロセスをスムーズにすることで、生産性を大幅に向上させることが可能です。
また、直感的で使いやすいインターフェース、従業員間のコミュニケーション活性化など、多くのメリットがあります。さらに、独自の項目を自由に作成できる柔軟性や、データ管理の容易さにより、保険代理店のマネジメントも大きく改善されます。
公式サイトでは資料ダウンロードや料金シミュレーションが行えるため、導入を検討する際は参考にして、業務の効率化を実現しましょう。