THE 名刺管理 Businessとは｜主な機能や特徴・導入するメリットを解説
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- THE 名刺管理 Businessでは英語表記にも対応し、グローバルに利用することができる
- メーカー最新のOCRエンジンを搭載し、高い認識精度で名刺の取り込み・管理が行える
- スマートフォンの専用連携アプリによって、社内メンバーとの情報共有も素早く行える
THE 名刺管理 Businessとは、Salesforce連携が可能な高セキュリティの名刺管理ソフトです。名刺はクラウド保存で管理されます。本記事では、THE 名刺管理 Businessの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、注意点を解説します。
目次
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THE 名刺管理 Businessとは
THE 名刺管理 Businessは、シンプルな操作性で誰にでも使いやすい名刺管理ソフトです。スマホカメラなどを使って名刺情報を電子データ化し、クラウド上でセキュアに管理できます。
本記事では、THE 名刺管理 Businessの特徴やメリット、導入の際の注意点などをご紹介します。
THE 名刺管理 Businessの特徴
THE 名刺管理 Businessは、誰でも使いやすく、名刺管理業務を効率化できる特徴があります。ここでは、THE 名刺管理 Businessの特徴をご紹介します。
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THE 名刺管理 Businessの特徴
シンプル操作で使いやすい
THE 名刺管理 Businessはシンプルな操作性で、ITツールに不慣れな方でも利用しやすい特徴があります。登録された名刺データは、表示タイプや表示順を簡単に切り替えでき、ユーザーにとって最も見やすい形式で表示できます。
各メニューも画面上部に分かりやすく配置されており、必要な操作を直感的に行うことができます。誰でも複雑な操作なしで利用でき、円滑な業務遂行に期待できるでしょう。英語表記にも対応しており、グローバル化を狙う企業でも安心して利用できます。
また、社内の同一人物・企業の名刺は同じ画面に表示されるため、社内の人脈の可視化が容易です。これにより、新たな販路開拓などのビジネスチャンスに期待できます。
オンライン名刺交換
オンライン名刺交換が可能なのも、THE 名刺管理 Businessの特徴です。名刺情報を登録したURLのやり取りにより、自身の名刺を送付できます。
名刺を返信する際は、名刺画面に表示されたQRコード宛てに、相手の紙の名刺の写真または画像ファイルを送ってもらいます。オンライン上で名刺を交換できることで、リモート会議・商談でも円滑な情報交換が可能になります。
豊富な名刺登録方法
THE 名刺管理 Businessは、豊富な名刺登録方法が採用されており、紙の名刺を簡単に電子データ化できます。具体的には、スマホカメラ・スキャナ・複合機を利用した名刺の読み取りが可能です。社内既存の機器の活用により、導入コストを抑えられるでしょう。
また、名刺を一枚ずつシステムに手入力する手間がかからず、名刺管理業務の大幅な効率化が見込めます。転記ミスなどのヒューマンエラーの防止にも繋がります。
THE 名刺管理 Businessには最新OCRエンジンが搭載されており、常に認識エンジンがバージョンアップされているのも特徴です。文字の多い名刺も高い精度で読み取りでき、変換ミスなどの訂正作業が少なく済みます。
展示会などの大量の名刺交換が発生する場面でも、効率よく名刺データを作成できるため、担当者の心理的なストレスや作業時間を軽減できるでしょう。
THE 名刺管理 Businessの主な機能
THE 名刺管理 Businessには、名刺管理を効率的に行える機能が充実しています。THE 名刺管理 Businessの主な機能をご紹介します。
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THE 名刺管理 Businessの主な機能
モバイルで活用
THE 名刺管理 Businessには、モバイル活用としてスマートフォンの専用連携アプリが用意されています。スマートフォンで名刺の登録・検索・閲覧ができ、営業・出張・リモートワーク業務の利便性が向上します。
また、名刺データに登録された電話番号やメールアドレスに、ワンタッチで電話・メールすることも可能です。名刺を確認し、電話アプリやメールアプリを起動するといった二度手間を削減でき、この点も業務の利便性の向上に役立ちます。
Salesforceと連携
THE 名刺管理 Businessは、Salesforceと連携が可能です。すでにSalesforceを導入している企業は、「THE 名刺管理 Business」アプリケーションの追加インストールにより、既存ワークフロー上で名刺情報を管理・活用できます。
THE 名刺管理 Business内の名刺データをシームレスに連携できるため、手動での転記作業の削減や業務の効率化に繋がります。なお、Salesforce未導入の場合でも、THE 名刺管理 Businessを単体アプリケーションとして利用できます。
秘書権限・アシスタント権限設定
秘書権限・アシスタント権限設定では、他ユーザーの名刺の編集・登録ができます。名刺の編集・登録の担当者を設定しておくことで、不正なデータ閲覧や改ざんを防ぐことができ、内部統制の強化に繋がります。
スキャンサービス
スキャンサービスは、紙名刺のスキャン・データ登録をベンダーに委託できるオプションサービスです。同じくオプションサービスの訂正サービスとの併用により、自社でリソースを割くことなく、名刺情報の正確なデータ化を実現できます。
自社での名刺登録作業を削減でき、人員不足の企業や大量の名刺を抱える企業にもおすすめです。
人事異動情報配信サービス
人事異動情報配信サービスでは、最新の人事異動・組織変更情報と名刺情報を照合し、該当の名刺を発見したら、その所有者にメールで通知できるオプションサービスです。
このサービスの活用により、取引先で人事異動・組織変更があった際にも迅速な情報取得が可能です。タイムリーなアプローチを実現できるでしょう。
THE 名刺管理 Businessを導入するメリット
THE 名刺管理 Businessの導入により、名刺データを簡単かつ安全に管理できるメリットがあります。THE 名刺管理 Businessを導入するメリットを具体的にご紹介します。
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THE 名刺管理 Businessを導入するメリット
紛失や盗難時にもすぐに対処可能
THE 名刺管理 Businessは、スマートフォンやパソコンの紛失・盗難時にも迅速に対処できるメリットがあります。THE 名刺管理 Business内のデータは、Salesforceのクラウド上にアクセスすることで利用でき、パソコンなどの端末にはデータが一切残らないためです。
端末に名刺情報が残されている場合、端末の盗難・紛失に伴い、データの外部漏洩や消失が起こる可能性があります。特に名刺には個人情報などの重要な情報が含まれているため、厳重に保管しなければなりません。
THE 名刺管理 Businessの利用により、この課題を解決できます。情報漏洩などの重大なセキュリティリスクを低減でき、自社の損失を回避しやすくなるでしょう。
名刺を取り込むだけで管理できる
名刺を取り込むだけで管理できるのも、THE 名刺管理 Businessを導入するメリットです。紙の名刺もスマホカメラやスキャナから正確に読み取りでき、データ化が可能です。手動の入力・訂正作業が不要で、担当者の負担軽減に繋がります。
また、読み込んだ名刺情報は、すぐに社内に共有できるのもメリットといえるでしょう。例えば営業先で名刺をもらった場合でも、担当者の連絡または帰社を待つことなく、社内の社員がその情報を活用できます。
情報共有にかかるタイムラグを削減することで、よりスピーディーなマーケティング・営業活動が可能になります。ひいてはビジネスチャンスの増加や売上の拡大に期待できます。
名刺共有とデータ集計が可能
既にSalesforceを導入している場合は、ロールや公開グループで名刺共有とデータ集計が可能です。手動の転記作業不要で名刺情報をSalesforceに連携でき、煩雑なデータの統合作業も簡略化できます。
これにより、効率的なリード育成やマーケティング戦略を実現でき、自社の売上拡大や成長に繋がるメリットがあります。
高いセキュリティ上で名刺管理
Salesforceを未導入の企業でも、THE 名刺管理 Businessを活用することで、Salesforceが持つ高いセキュリティ上で名刺情報を安全に管理できるメリットがあります。
Salesforceには、多要素認証（MFA）・IPアドレス制限・ユーザー別のアクセス権限設定をはじめ、様々な最新のセキュリティ技術が搭載されています。これらの機能により、データのハッキングやウイルス感染などを防止し、情報漏洩などに備えています。
高性能のSalesforceのセキュリティシステムの下で、THE 名刺管理 Business内のデータを保管することで、重要な名刺情報も安全に管理されます。コンプライアンスやガバナンスの強化、そしてセキュリティリスクに伴う自社の損失回避に期待できるでしょう。
手修正を減らして低コストを実現
THE 名刺管理 Business内には、名刺データの手修正を減らし、低コスト化を実現しているメリットがあります。具体的には、高性能なOCR機能が搭載されており、紙の名刺情報の正確なデータ化が可能です。
また、名刺情報を820万拠点の最新企業情報と照合することで、会社名・住所・電話番号・URLが自動的に補完されます。ただし、名刺の読み取り後は、正確にデータ反映されているか目視での確認が必要です。
認識結果が「99％以上正しい」と判定された箇所には「Good」アイコンが表示されるため、この確認作業も最低限で済むでしょう。人力での訂正作業を最小限に抑えることができ、時間・手間・人件費などの様々なコスト削減に繋がります。
THE 名刺管理 Businessnを導入する際の注意点
THE 名刺管理 Businessnを導入する際の注意点は、具体的な料金を知るには個別の問い合わせが必要なことです。料金プランの基本パッケージは「1ユーザーライセンス」と「初期導入費用」となっており、各費用は企業によって異なります。
また、THE 名刺管理 Businessnには次のようなオプションサービスが用意されています。
- スキャンサービス
- 訂正サービス
- 導入支援サービス
- 人事情報配信サービス
これらのオプションサービスの有無によっても、料金が変動します。具体的な料金を知りたい場合は、公式HPの「お問い合わせ」の活用がおすすめです。
まとめ
THE 名刺管理 Businessnでは、名刺をスマホカメラやスキャナを使ってデータ化し、クラウド上で安全に管理・活用できます。シンプルな操作性で誰でも簡単に利用しやすく、社内の名刺の電子データ化を効率的に進められます。
THE 名刺管理 Businessnに登録したデータは、Salesforceのクラウド上に管理されるため、端末の情報が残らず、紛失や盗難時の情報漏洩を防止できます。また、Salesforceとの連携により、名刺管理業務だけでなく、マーケティング・営業業務の効率化も可能です。
名刺管理をデジタル上で一元管理することにより、社内のペーパーレス化・人脈の可視化が可能になります。アナログな手法での名刺管理に課題を感じている企業は、使いやすく利便性の高いTHE 名刺管理 Businessnの導入がおすすめです。