Contract Oneとは｜主な機能や特徴・メリットを解説
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- Contract Oneであらゆる契約書をデータ化することで、全社的に契約情報を活用できる
- 「Contract One AI」による文書内検索や契約内容の要約などもできる
- 契約期間の終了を事前に通知するなど、リスクマネジメントの強化にも繋がる
Contract Oneは、あらゆる契約書を正確にデータ化し、全社で契約情報を活用して収益を最大化できる契約データベースです。本記事では、Contract Oneの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
目次
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Contract Oneとは
Contract Oneとは、契約書をデータ化して保存し、管理・活用できる契約データベースです。担当者や法務に限らず、全社員が契約情報にアクセス可能なため、契約情報を活用して企業の収益を最大化するメリットがあります。
Contract Oneは、日本語と英語の契約書に対応しており、紙・PDF・電子契約といった形態の契約書をデータ化できる点が特徴です。
さらに、保存した契約データは検索が可能で、更新履歴の記録や契約期限の管理などができる機能も備えているため、全社的な生産性の向上に寄与します。本記事では、Contract Oneの特徴・機能やメリット、導入の流れなどについて詳しく解説します。
Contract Oneの特徴
Contract Oneには、契約書をデータ化して効果的な活用につなげるための特徴があります。ここでは、Contract Oneの特徴について解説します。
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Contract Oneの特徴
あらゆる契約書を正確にデータ化
Contract Oneは、多様な契約書を正確にデータ化できることが特徴です。基本的な契約書に限らず、秘密保持契約書や覚書、契約書に付属する書類などもデータ化できます。
また、過去に取り交わした契約書や、これから締結する契約書もデータ化が可能です。過去の契約書が紙である場合も、原本を提供会社へ預ければ、スキャンして正確なデータを取り込んでもらえます。
近年では、電子契約で契約締結している企業も多いため、電子契約やPDFで保存されている契約書の保存にも対応しています。
検索性の高い契約データベースを構築
Contract Oneでは、検索性の高い契約データベースを構築できます。例えば、保存した契約書を契約書の企業名や社内の担当者名といった項目別・全文で検索したり、一覧表示したりすることが可能です。
多くの契約書を台帳で管理している場合、契約更新や契約期限の管理が煩雑化しやすいでしょう。契約先の数が多いほど、対象の契約書を見つけにくいだけでなく、探し出すだけで時間を使ってしまい、DX化が進められないケースも少なくありません。
その点、契約書管理台帳に代わるContract Oneの契約データベースの活用により、契約書の検索性を高めて管理しやすくなります。
さまざまな部門が契約情報を活用できる
法務部門・総務部門に限らず、さまざまな部門の社員が契約情報を活用できるのも、Contract Oneの特徴です。紙の契約書では紛失などのリスクがあり、保管場所・方法を徹底しなければならず、他部署との共有は難しいといえます。
Contract Oneはアカウント数に制限がなく、全社員が個人のアカウントを作成してデータベースにアクセスできます。そのため、拠点や部門などにかかわらず、全社員が契約情報を閲覧して活用可能です。
Contract Oneの主な機能
Contact Oneは、契約書をデータ化・保存するだけでなく、契約書を効率的に管理したり活用したりできる機能が備わっています。ここでは、Contact Oneの主な機能について詳しく解説します。
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データ化・保存
Contact Oneには、契約書を正確にデータ化し、保存する機能が備わっています。契約書は、紙の契約書・電子契約書・FDF化したものといったように、形式を問わずすべての契約書をデータ化可能です。
特に、これまでに作成した紙の契約書はスキャン作業を代行してもらえるため、書類の数が多くデータ化が負担となる場合でも、電子化に時間を取られずに済みます。
なお、グローバル化を意識した企業向けとして、Contact Oneは日本語だけでなく英語の契約書にも対応しています。
管理・活用
Contact Oneは、契約書をデータ化・保存した後に管理・活用できる機能がそろっています。例えば、契約書の検索では、過去の契約書を参考にしたい場合や更新・破棄を検討する際に、時間をかけずに契約書を探し出せます。
また、電子契約サービスと連携することで、契約書の作成から締結・管理までをすべてシステム上で完結できます。さらに、更新履歴の記録や契約期限の管理を徹底し、無駄なコスト・トラブルの発生を防止することも可能です。
Contract One AI
Contact Oneには、「Contact One AI」という機能もあります。「Contact One AI」は、システムや契約書に専門的な知識がない方でも、契約情報を活用できるようにAIがサポートしてくれる機能です。
法務担当者以外の契約書に知識がない方のために、AI文書内検索と呼ばれる、契約の内容に関する質問ができる機能が備わっています。そして、契約書内容の理解に役立つAI要約もあり、契約先・概要・期間などを箇条書きで簡単に要約してくれます。
このように、システムを使いこなすことに不安を感じる方でも、安心して導入できるようなサポート機能がContact Oneには備わっています。
セキュリティー
代表的な機能として、Contact Oneはセキュリティーを高める機能も搭載しています。まず、1つのIDとパスワードで複数のサービスにログインできる、シングルサインオン（SSO）が備わっています。
複数のID・パスワードを管理する場合、更新に手間がかかったり、管理が煩雑になりセキュリティレベルが低下したりする可能性があります。しかし、シングルサインオンは1つのID・パスワードを管理するため、セキュリティを高く保てる点がメリットです。
また、2要素認証ではID・パスワードに加えて、指紋や顔認証など本人でしか解除できない要素を組み合わせてログインできます。これにより、第三者によるなりすましが防げます。
さらに、IPアドレス制限を活用し、事前に登録したIPアドレスを持つユーザーでなければアクセスできないように設定することも可能です。これらのセキュリティ機能により、情報漏洩などさまざまなセキュリティリスクを防げます。
Contract Oneを導入するメリット
Contact Oneを導入することにより、社内のさまざまな取引が可視化され、リスクマネジメントの強化や生産性の向上に寄与するメリットがあります。ここでは、Contact Oneを導入するメリットについて詳しく解説します。
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Contract Oneを導入するメリット
ビジネスの全体像を把握できる
Contract Oneを導入すれば、社内の取引を可視化してビジネスの全体像を把握できます。企業の経営層は、数字的な売上は把握していても、取引内容の詳細まで把握しておらず、部署間で別部署の取引を把握できていないケースも少なくありません。
Contract Oneは過去の契約もデータ化して保存ができ、役職・拠点・部門を問わず全社員が契約情報へアクセス可能です。そのため、企業全体の取引を可視化して社内共有できます。
さらに、契約書の付属書類や注文書にも対応しているため、取引内容を詳しく把握する際にも役立ちます。
リスクマネジメントの強化が可能
契約書の管理が煩雑な場合、契約期限に気が付かず自動更新されてしまったり、更新したはずができていなかったりするリスクが発生しかねません。そこで、Contract Oneの契約期限を管理する機能により、契約更新に関するリスクを防げます。
また、リスクチェック機能を持つ営業DXサービス「Sansan」と連携することで、顧客情報や営業活動と契約情報を結びつけられるため、取引リスクの検出も可能です。つまり、企業のリスクマネジメントを強化できます。
さらに、Contract Oneは電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証を取得したシステムであるため、契約書管理の安全性が高いといえるでしょう。
参考：JIIMA認証制度
組織全体の生産性向上につながる
Contract Oneでは、導入時に紙の契約書の原本を提出すればスキャンを代行してもらえます。そして、契約書をデータ化し、関連付けや共有範囲の設定・拡張項目の追加などを行うことにより、法務部門にかかる作業負担の軽減が可能です。
また、全社員が契約情報にアクセスして手軽に参照できることで、契約情報を活用しやすい環境づくりが実現します。電子契約サービスとの連携により、電子契約書の作成から管理までがすべてオンライン上で完結し、組織全体の業務効率と生産性の向上につながります。
Contract Oneの口コミ・評価
Contract Oneの口コミでは、「オンラインで契約業務を進められ、どのような状況下でもフレキシブルに対応可能である」という声がありました。
また、オンラインで完結できることに関して、「印刷費用削減やペーパーレス化が推進できる」との声もあり、業務効率化に貢献しています。さらに、検索機能の活用で「契約書を探す時間が大幅に減った」という口コミも見受けられました。
Contract Oneの料金体系
Contract Oneの料金体系は、初期費用と月額費用で構成されます。初期費用と月額費用の内容は、以下の表の通りです。
1カ月当たりの契約書の数や利用内容は、企業ごとに異なるため、Contract Oneの具体的な利用料金は、問い合わせ内容に応じて企業別の最適な料金プランが設定されます。
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
| ・過去に取り交わした契約書のデータ化 ・専任コンサルタントによる導入支援 | ・1カ月当たりの契約書の取り込み数などに応じて、 最適な月額利用料金を設定 |
Contract Oneの導入の流れ
Contract Oneの導入の流れとしては、まず専用のお問い合わせフォームから資料をダウンロードします。次に、サービスに関して詳しい内容を知りたい場合は、公式サイトのお問い合わせフォームから問い合わせが可能です。
そして、本格的な導入を検討する際は、Contract Oneの担当者からヒアリング・見積もりを案内してもらいます。最後に、提示された見積もりやサービス内容に問題がなければ契約を締結し、最短1営業日から利用開始の運びとなります。
導入の検討から契約・導入までがスピーディーであり、導入時には専任のコンサルタントによる導入支援も備わっているのが特徴です。
Contract Oneを導入する際の注意点
Contract Oneの導入においては、2つの注意点があります。まず1つ目は、連携できるサービスが限られることです。
電子契約サービスに関しては、「クラウドサイン」「Acrobat Sign」「DocuSign」「GMOサイン」の4つと連携が可能です。そのため、すでに他のサービスを利用している場合は注意しましょう。なお、連携できるシステム・サービスは、今後も拡大予定です。
2つ目の注意点は、セキュリティー機能の事前確認が必要である点です。Contrac Oneでは名刺管理の「Sansan」と同等のセキュリティーレベルの提供があり、外部へのアクセスを暗号化する機能や定期的なセキュリティー診断、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）の構築など、高度な機能がそろっていると言えます。
ただし、自社の求めるレベルに合っているか事前の確認は必要でしょう。
まとめ
Contract Oneは、契約書をデータ化し、クラウド上の契約データベースで全社的な管理が行えるサービスです。契約書をデータ化・保存するだけでなく、契約期限の管理や検索機能が備わっており、契約書に関わる業務効率化やビジネス全体の取引を把握できます。
さらに、営業DXサービスや電子契約サービスとの連携も可能です。企業の重要な取引内容を管理するシステムであるため、高いセキュリティー機能も備わっています。これにより、法務部の作業負担軽減や組織の生産性向上に役立つでしょう。
契約書の正確なデータ化と、契約情報を活用した組織力の強化を行いたいなら、Contract Oneの導入がおすすめです。