ジンジャー人事労務とは｜主な機能や特長、導入するメリットを解説
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- ジンジャー人事労務は、統合型データベースで定型業務の自動化などをサポートする
- ジンジャー人事労務では、企業に合わせた組織図の変更など柔軟なカスタマイズが可能
- ジンジャーシリーズとの連携でペーパーレス化を促進し、工数やミスの削減にもつながる
ジンジャー人事労務は、これまでバラバラに管理していた人事情報を1つのデータベースに統合し、独自のカスタマイズと一元管理が実現するクラウド型の人事労務管理システムです。本記事では、ジンジャー人事労務の特長や主な機能、導入するメリット、料金体系などを解説します。
目次
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ジンジャー人事労務とは
ジンジャー人事労務は、すべての従業員データをオンライン上の人事データベースに集約して、人事の定型業務を自動化するツールです。
例えば、書類配布や社会保険手続きなど、これまで紙ベースで行っていた人事労務業務の多くを電子化し、作業工数を大幅に削減します。そのため、作業担当者の業務負担の軽減や、人的ミスの防止に期待できます。
本記事では、ジンジャー人事労務の特長やメリット、料金体系を解説します。現行の人事労務業務に課題を抱える場合は、ぜひ参考にしてください。
ジンジャー人事労務の特長
ジンジャー人事労務は、社内に分散したさまざまな人事情報を1つのデータベースに統合することで、煩雑な人事労務業務の自動化を実現します。ここでは、ジンジャー人事労務の特長を解説します。
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ジンジャー人事労務の特長
統合型データベースで定型業務をサポート
ジンジャー人事労務を人事労務関連の定型業務に活用すると、各業務で入力した人事情報が統合型データベースに時系列で集約されます。従業員のあらゆる情報を時間軸に沿って確認でき、最新情報がどれなのかを戸惑うことが減ります。
また、各マスタから入力された情報が1つのデータベースに自動で統合されるため、情報更新が一度で済むのもジンジャー人事労務の特長です。人事データベースに基づいて常に最新情報が反映されることにより、業務別の担当者が目視で確かめる必要がありません。
このように、ジンジャー人事労務は業務に必要なデータの収集や入力作業を削減し、人事の定型業務の自動化を広くサポートします。
企業に合わせて柔軟なカスタマイズが可能
人事労務業務の業務形態は企業によって異なり、汎用的なシステムでは業務フローの変更を余儀なくされることもあるでしょう。
ジンジャー人事労務は企業に合わせた組織図の変更をはじめ、各種業務のテンプレート、データベースの項目、権限設定などにおいて、柔軟なカスタマイズが可能です。
タイムラインで従業員の経歴を一目で確認し、さまざまな人事データを蓄積していくことができます。現行の人事労務フローを変更せずに導入可能であり、ツール導入の際に生じる現場の負担を最小限に抑えられます。
従業員の人事労務業務をマイページに集約
ジンジャー人事労務のマイページには、従業員の人事労務業務が集約されます。マイページでは、従業員自身で社内の従業員プロフィールの閲覧や検索ができ、従業員ポータルとしての活用も可能です。
勤怠申請や経費申請のような従業員側からの各種申請や、管理者側からの書類提出といった依頼もマイページ上で行えます。各依頼内容はマイページで対応でき、依頼時は通知が自動で届くため対応漏れの心配は不要です。
申請や依頼の度に、コミュニケーションツールからメッセージをやり取りしたり、各タスク用のツールを起動したりする必要がありません。従業員・管理者ともにマイページから人事労務業務に取り組むことができ、システムを使い分ける煩雑さから解放されます。
ジンジャー人事労務の主な機能
ジンジャー人事労務には、人事労務業務の自動化を支援する機能が豊富に搭載されています。ここでは、ジンジャー人事労務の主な機能を解説します。
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組織管理
組織管理の機能では、従業員の顔写真や属性情報のタグを見ながら、組織図の作成や人事異動のシミュレーションができます。視覚的な情報を表示することで、見た目にもわかりやすい組織図が作成され、どの人材がどの部署に所属しているのか一目で把握可能です。
組織図の編集は、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で行えるようになっており、ITツールの操作に不慣れな人でも安心です。さらに、異動や人事発令の予約登録が可能であり、ジンジャー内の権限もタイムラグなく自動で変更・付与されます。
その他、人事情報に基づいた過去の組織図作成、未配属や異動予定の従業員を一覧表示することもできます。作成した組織図は、階層をもったままExcel形式で出力でき、独自の情報を追加したい場合はExcel上で自由に編集が可能です。
従業員管理
従業員管理では、すべての従業員に関するあらゆる情報を過去・現在・未来の時間軸で登録し、タイムライン形式で表示します。活動経歴を従業員ごとに時系列で把握でき、取得スキルや経歴に基づいた人材配置をサポートしてくれます。
また、従来のExcelや紙ベースでの管理は、従業員情報が複数のデータ・管理表に分散することが多く、データの参照に手間と時間を要します。しかし、従業員管理の機能で、企業に必要な従業員情報を1つに集約すれば、複数のデータベースを行き来する手間が省けます。
情報確認にかかる作業工数を削減できるため、Excelや紙による従業員管理からの脱却を目指せるでしょう。
権限設定
権限設定の機能では、従業員単位や所属組織に基づいて、システムの「編集」「閲覧」「非表示」から柔軟に権限を設定可能です。例えば、所属組織に基づく権限設定では、該当の権限者の所属組織・下位組織に分けて、それぞれシステム操作の権限を設定できます。
また、ジンジャー人事労務で行える業務ごとに、個別での権限作成も可能です。各業務に操作権限の範囲を限定することで、社内における不正な情報の閲覧や改ざんのリスクを低減させます。安全な情報保護体制の確立によって、内部統制の強化にもつながります。
マイページ
マイページでは、社内のすべての従業員情報の閲覧と検索に加え、ジンジャーシリーズの各プロダクトと連携して、各種申請や書類提出の依頼・承認を行えます。例えば、他プロダクト経由で届いた依頼内容をマイページ上で確認し、迅速な対応が可能です。
従業員のプロフィールページでは、従業員自身がメッセージやタグを自由に編集して表示できます。ジンジャー人事労務のマイページを通して従業員が互いに情報交換することで、社内コミュニケーションの活性化やチーム内の連携強化にも役立ちます。
情報の一括入力・出力
情報の一括入力・出力の機能は、履歴情報などの従業員情報をCSVファイル形式でジンジャー人事労務に一括入力できるため、データの転記作業が必要ありません。入力用のテンプレートをダウンロードして活用すれば、データ入力がさらに簡略化します。
登録情報を一括で出力・削除することもでき、リスト作成や従業員情報の整理も容易に行えるでしょう。一括入力の際にエラーが検知されると、エラーの箇所・内容を添えてアラートが表示されるため、必要最小限の手間で情報修正が可能です。
手間を要するデータの入力・出力作業を一定程度自動化できるため、担当者の業務負担が大幅に軽減します。また、入力ミスの防止により、業務効率の向上にもつながります。
従業員情報の収集
従業員情報の収集では、入社時などの手続きをジンジャー人事労務で一元的に行えます。具体的には、必要書類の提出依頼、提出書類の記入・提出、依頼内容ごとの情報収集の進捗状況、リマインドまで一元的にカバーできます。
さらに、提出された書類の情報は、自動でジンジャー人事労務のデータベースに反映されるため、手作業で1項目ずつ転記せずに済みます。情報収集のフォーマットや依頼メールは自由に作成でき、入社手続き以外のあらゆる場面で従業員の情報収集が効率化します。
マイナンバー管理
マイナンバー管理の機能により、慎重に取り扱うべき従業員のマイナンバー情報も、法律に準拠した管理が行えます。扶養家族分を含めたマイナンバーの申告依頼からシステムへの登録まで、ガイドラインを遵守しながらクラウド上で完結できます。
二重パスワードや閲覧権限の制限、操作ログの確認といったセキュリティ機能も標準搭載されており、マイナンバー情報の不正閲覧や外部への情報漏洩におけるセキュリティ対策も万全です。
また、退職した従業員のマイナンバーは、法律に定められた保存期間を過ぎると廃棄の通知が届くため、保存義務の遵守と確実な廃棄の両方を実現できます。適切なマイナンバー管理によって、企業のコンプライアンス強化にもつながります。
システム連携
システム連携では、ジンジャーの他プロダクトとジンジャー人事労務を連携し、統合的なデータベースを構築できます。各プロダクトから入力された人事情報が、共通のデータベースに集約され、一度の更新で全システムにおいて最新の人事情報を活用可能です。
そして、各プロダクトにおける申請・承認の情報に基づいて、人事台帳への記載が自動的に実行されます。例えば、ジンジャー給与を利用している場合、人事データベースを更新するだけで、源泉所得税額の変更などにも自動で対応し、給与計算の自動化につながります。
各プロダクトのデータベースを統合することにより、重複入力の手間や入力ミスのリスクが軽減されます。
ジンジャー人事労務を導入するメリット
ジンジャー人事労務の導入で、書類管理業務の電子化、人材配置・組織の最適化、ペーパーレス化の推進などのメリットに期待できます。ここでは、ジンジャー人事労務を導入するメリットについて解説します。
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ジンジャー人事労務を導入するメリット
入社手続きの電子化で書類管理が簡単
ジンジャー人事労務の導入により、入社手続きが電子上で完結します。具体的には、管理者は従業員のメールアドレス宛に、3STEPで人事情報の入力依頼を送ることができます。そして、従業員側はスマートフォンやPCを使って、書類の入力・提出が完了します。
新卒採用などで採用件数が多くなると、担当者の書類管理業務が煩雑化し、対応漏れや入力ミスのリスクも増大しがちです。その点、ジンジャー人事労務では、入社手続きをオンライン上で一本化でき、提出された情報は自動的にデータベースに反映されます。
入社手続きに関する書類管理が簡単に行えることで、繁忙期における担当者の業務負担が軽減されるでしょう。また、従業員視点では、入社手続きに関する心理的負担が軽減される点も大きなメリットといえます。
迅速な人材配置と組織の最適化に役立つ
ジンジャー人事労務は、管理画面から従業員ごとの評価やスキルをすぐに確認でき、さまざまな項目で従業員の検索が可能です。そのため、急な欠員が生じた際にも、特定の条件を満たした人材を素早く見つけ出し、適切に配置できます。
また、ジンジャー人事労務では、従業員の研修参加実績やスキルセットの一元管理も可能です。例えば、企業が管理職への登用を予定している人材に対して、役職上必要な研修を計画的に割り当てることで、目指して欲しい方向への成長を促せます。
このように、ジンジャー人事労務は迅速な人材配置をはじめ、計画的な人材育成も効率的に行うことができるため、中長期的な組織の最適化にも役立ちます。
ペーパーレス化で業務負担を軽減できる
ジンジャー人事労務をジンジャーシリーズと連携すると、ワークフローで収集した情報が人事データベースに自動で連携されます。各プロダクトのデータがクラウド上で共有されることで、手作業による情報収集の削減に加え、社内のペーパーレス化促進にもつながります。
例えば、従来のような紙ベースの社会保険手続きでは、情報収集やデータ集計、入力データの確認、届出書類の作成・提出など、1つの業務に膨大な工程が含まれます。そのため、担当者には大きな業務負担がかかり、人的ミスのリスクも高まります。
一方、ジンジャー人事労務では、申請書類の作成が人事データベースの情報に基づいて自動で行われ、一部書類はクラウド上での届け出も可能です。また、ジンジャー給与などとの連携では、給与計算を含めた幅広い業務をクラウド上で自動化できます。
バックオフィス業務のペーパーレス化と自動化が同時に実現するため、作業工数の削減や人的ミスの防止が可能です。さらに、新人担当者でも一定の業務品質を保つことができ、あらゆる面で人事労務業務の効率化を図れます。
ジンジャー人事労務の口コミ・評価
ジンジャー人事労務の口コミ・評価では、「労務関連の書類をペーパーレス化しコスト削減を実現できる」という声がみられました。
紙ベースの人事労務業務を削減することで、業務の効率化だけでなく、紙代や印刷代といったコスト、書類のやり取りにかかる時間を節約できる点が高く評価されているようです。
機能面としては、「UI/UXが非常にシンプルでわかりやすい」と評価するユーザーがいました。ジンジャー人事労務の管理画面では、一覧から他プロダクトへの遷移が容易に行え、アイコンを見るだけで直感的にメニュー内容を理解できます。
パソコン作業やITツールに不慣れな人でも戸惑わずに操作しやすいため、新ツール導入に際する教育コストを抑えられ、幅広い企業で導入しやすいといえるでしょう。
ジンジャー人事労務の料金体系
ジンジャー人事労務を利用するには、初期費用と月額500円〜×利用者数の月額利用料が必要です。具体的な金額は、利用サービスや複数のサポートプランの利用状況によって異なるため、詳しい金額を知りたい場合は見積もりを依頼しましょう。
なお、ジンジャー人事労務では無料トライアルが提供されており、本番環境と同様の操作を1ヶ月無料で体験できます。実際にシステムの使い勝手や効果を確かめた上で導入の可否を検討すれば、ツールの導入効果を高められるため、積極的な活用がおすすめです。
| 初期費用 | 月額利用料 |
|---|---|
| 要見積り | 月額500円〜※ × 利用者数 ※ご利用されるサービスごとに金額が異なります。 |
参考：料金
ジンジャー人事労務の導入の流れ
ジンジャー人事労務を導入する際は、まず導入後のゴール設定やプロジェクト体制、スケジュールを確かめた上で契約を締結し、それらに基づいた初期設定を行います。
次に、イレギュラー対応の抽出や運用方針の確定を含めた試験運用を行い、マニュアル作成などの諸準備を経てから、運用開始の運びとなります。
一般的に、契約後から運用開始までに約3〜5ヶ月を要するため、あらかじめツールの運用開始時期を逆算して、無料トライアルを申し込むことが大切です。
ジンジャー人事労務を導入する際の注意点
ジンジャー人事労務を導入する際の注意点は2つあります。1つ目は、契約期間の途中で解約・利用者数の減少があった場合でも、払い戻しには対応していない点です。そのため、ツールの運用期間や利用者数を、事前にしっかりと想定しておくことが大事です。
2つ目は、ジンジャーの統合型データベースの利点を得るには、ジンジャーシリーズとの連携が推奨される点です。連携するプロダクト数が少ない場合、十分なデータを収集できず、ジンジャー人事労務の導入効果が薄れてしまう恐れがあります。
まとめ
ジンジャー人事労務は、あらゆる従業員情報を集約した人事データベースを構築し、人事労務における定型業務の自動化を支援するツールです。幅広い業務をペーパーレス化することで、担当者の業務負担を軽減しながら業務の効率化につなげられます。
組織図の作成や従業員ごとのスキル・評価管理も一元的に行え、最適な人材配置や人材育成が容易になります。データベースの項目追加や組織図の変更は柔軟に行うことができ、企業ごとに異なる業務フローに合わせた運用が可能です。
紙ベースの人事労務業務による非効率性に課題を抱えている企業は、オンライン上で人事労務業務を自動化できるジンジャー人事労務の導入がおすすめです。