ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、書類の作成から契約締結、管理まで一括で行える電子契約システムです。ペーパーレス化を促進し、コスト削減や生産性向上を実現します。本記事では、ジンジャーサインの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

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目次

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1. ジンジャーサインとは 
2. ジンジャーサインの特徴
3. ジンジャーサインの料金体系　
4. ジンジャーサインの主な機能　
5. ジンジャーサインを導入するメリット
6. ジンジャーサインの口コミ・評価　　
7. ジンジャーサインの導入の流れ
8. ジンジャーサインを導入する際の注意点
9. まとめ
10. 製品詳細

ジンジャーサインとは 

ジンジャーサインは、雇用契約や賃貸契約をはじめとするあらゆる契約締結業務の手間が大幅に削減できる電子契約システムです。また、WEB上で稼動するので、テレワークや在宅勤務など働き方改革にも対応できます。

契約書類の作成や契約までのワークフロー、契約締結、書類の管理といった契約にかかわる情報を一元管理することで、契約業務全般の効率化を実現します。これらの優れた機能やサポートが注目され、現在、多くの個人事業者や企業に導入されています。

他サービスとの違い

ジンジャーサインは、ワークフロー機能やフォルダ管理機能において自社の業務フローや承認フローを実現しやすいです。そのため、ジンジャーサインは、書面契約の使いやすさをそのまま引き継ぎたい方におすすめです。

また、他のジンジャー製品と連携することで一括管理することができます。ジンジャー製品は、給与計算や人事管理、勤怠管理、経費精算などの人事労務システムが充実しており、人事労務の煩雑さを解消することができるでしょう。

利用イメージ

ジンジャーサインの特徴

社内も取引先も簡単に操作できる

ジンジャーサインの画面は、使いやすいユーザーインターフェースを優先してデザインされています。そのため、ITに慣れていないユーザーでも簡単で直感的な操作で使用できる点が特徴です。

システムの表示画面は、操作ミスがないようにシンプルなボタン配置や導線で設計されているため、誰でも操作に迷うことなく利用できます。また、長い間使っていても、利用者の負担にならずに契約業務が進められます。

社内のユーザーはもちろん、社外の方でも難しいオペレーションが不要で簡単に利用できるので、契約開始から終了までの一連の処理のリードタイムが短縮できます。

取引先は登録の必要なし

ジンジャーサインは、契約の相手や取引先がジンジャーサインを導入せず、登録しなくても電子契約の締結ができます。これにより、面倒な対応や費用は一切発生せずに契約できる点が特徴です。

契約の相手や取引先は、ジンジャーサインを利用して送られたメールを受信します。次に、メールの内容に記載されたURLをクリックすることによって、契約の締結画面に移動します。そして、締結画面から簡単に電子署名が行えるので、契約が締結されます。

今までの管理ルールを再現できる

ジンジャーサインでは、ワークフローやフォルダ管理機能の自由度が高く、ニーズに合わせて設定できます。そのため、今まで使用していた稟議や書類管理のルールをシステム内で再現でき、契約文化をそのまま引き続き運用できます。

また、書類などを保存するフォルダは、指定する階層構造で管理できるので、今までのファイリングルールやフォルダ分類ルールを変更することなく、そのまま、同じように運用できます。フォルダの階層は特に制限がないので、ニーズに合わせて何階層でも作成できます。

直感的にわかる画面構成

ジンジャーサインは、わかりやすいユーザーインターフェースや画面構成が特徴で、ITに関する知識やスキルが高くないユーザーでも簡単な操作によって利用が可能です。

例えば、画面表示の入力項目ごとに説明や注釈が付けられたり、シンプルなボタン配置や、カラー表示がされている画面デザインとなっています。これにより、誰でも直感的に迷うことなく操作することができ、入力ミスなどを防ぐことができます。

ジンジャーサインの料金体系　

ジンジャーシリーズには、ジンジャーサインをはじめ、さまざまなサービスが提供されています。それぞれ利用するサービスによって、利用者数に応じて月額料金などが設定されており、効果的に利用できます。

ジンジャーサインの費用の詳細に関しては、自社のニーズをもとに、見積もり依頼が必要になります。問い合わせフォームに、自社の概要や要件などを記入して送付すると、状況に合わせた料金のシミュレーション結果が返信されます。

参考：ジンジャーの料金体系｜ジンジャー

ジンジャーサインの主な機能　

ジンジャーサインは、書類作成、ワークフロー、契約締結、保管、検索などに関するさまざま機能を提供しています。ここでは、ジンジャーサインの主な機能として、以下の項目ごとの詳細を解説します。

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書類作成

ジンジャーサインでは、契約書類作成機能として、テンプレートやPDFファイルから契約書類を簡単に作成できます。例えば、利用頻度の高い契約書類をテンプレートとして用意し、登録することができるため、書類作成の効率化が図れます。

テンプレートは、最大1,000件まで登録可能です。また、PDFをアップロードして契約書を作成する場合には、企業名や担当者名などの必要情報を契約書内に、柔軟に追加することができるので便利です。

また、入力項目に対する入力必須などの条件を設定することができ、抜けや漏れのない契約書類の作成が可能です。電子契約により、契約書の印刷や製本、切手や収入印紙の購入や貼付作業が不要となり、効率的な契約業務が実現できます。

ワークフロー

ジンジャーサインでは、契約における承認ルートや承認条件などを契約書ごとに、柔軟に設定できます。例えば、ワークフローの権限設定として、各書類に対して、承認者の追加・変更・削除などを柔軟に設定することが可能です。

また、承認後のフロー設定として、承認ステップの段階数や、承認者の数、承認条件などを任意に設定できます。これにより、これまでの契約・捺印稟議などのフローを変えずに運用することができます。

承認後のフロー設定として、社内の最終承認者が承認後に、相手先に締結依頼メールを自動で送信するかどうか設定できます。また、相手先への締結依頼メールは、ワークフロー締結後の自動送信、日時予約送信、手動送信などを選択し、設定することが可能です。

契約締結

電子契約における電子署名とタイムスタンプに関しては、ジンジャーサインでは、電子データに電子署名とタイムスタンプを付与する国際標準規格のPAdES(PDF長期署名 Advanced ElectronicSignatures)方式を採用しています。

これにより、契約者名、日時などの契約内容を10年間証明でき、タイムスタンプの再付与によって、証明期間を延長することもできます。また、電子署名以外に、タイムスタンプのみや、認証のみの簡易電子サインも利用できます。

また、CSVファイルの採用により、契約相手ごとに異なる文言を差し込んで一括送信できます。契約相手と複数の契約書類を締結する必要がある場合には、複数ファイルを一括して送信することができます。

契約ステータス管理

契約締結の進捗、メールの開封状態、締結状況などの依頼ステータスを送信者の画面からリアルタイムで確認することができます。これにより、締結状況を一目で確認することができるので、契約の締結漏れや遅延が防げます。

合意締結前の契約書類に関して、先方に再通知メールをシステムから送付することができます。これまで電話や個別のメールで実施していたリマインドをシステム上で実行できるので、人手による工数を大幅に削減することができます。

本人確認

ジンジャーサインには、契約者本人が署名したかどうかを確認する機能があり、本人確認性が担保されます。例として、二要素認証・二段階認証・本人確認書類などによって、本人確認が確実に行われます。

また、メールアドレス認証として、受信者のメールアドレス宛に、ランダムに生成されたユニークのURLが発行され送信されます。そのため、ユニークのURLをクリックし、書類を確認できるのは、受信者本人のみとなります。

受信者が書類を閲覧する際に必要とするアクセスコードを送信者が設定します。受信者本人に、このアクセスコードを別途連絡することで、受信者本人のみが閲覧・合意できるようになります。また、本人確認書類のアップロードを依頼することも効果的です。

保管

電子規約の書類管理を電子化することによって、紙の契約書の際に発生するファイリング作業や保管作業、保管場所の確保などが削減されます。

保管するフォルダを階層構造によって管理できるので、今までの保管ファイリングルールやフォルダ分類ルールを変更しないで保管管理ができます。フォルダの階層は制限がないので、自社の方式に合わせて階層を構築できます。

また、保管情報の公開範囲を設定できます。例えば、部署、役職、従業員ごとに細かく公開範囲を設定することが可能です。部署で公開範囲を指定することによって、閲覧権限を持っている従業員が別の部署に異動しても、再設定が不要となります。

検索

ジンジャーサインでは、電子帳簿保存法の検索要件に対応しています。そのため、取引先名や取引年月日、金額などの電子帳簿保存法の保存要件に対応した検索機能が可能です。

また、必要な検索項目を自由に設定できるため、企業や組織の運用に合わせた電子書類の検索ができます。例えば、書類名、契約相手・取引先名、作成者、取引先、メールアドレス、作成日など複数条件を任意で組み合わせた検索が可能です。

ジンジャーサインを導入するメリット

ジンジャーサインを導入するメリットとしては、契約業務が効率化する、ペーパーレス化を促進できる、また、多様な働き方に対応できる点などが挙げられます。ここからは、以下の

項目に分けられたメリットについて詳しく解説します。

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業務を効率化する

ジンジャーサインの導入によって、雇用契約や賃貸契約など、多くの契約書類の作成作業時間を低減され、手間のかからない契約書作成が実現され、契約業務全体が効率化されるメリットがあります。

また、契約書類の作成に加えて、契約に関する社内のワークフロー、契約締結、書類の登録・保管などを一元管理することで、契約業務が効率的に実施できます。

さらに、契約書類を電子化することにより、契約書面のプリントや製本、郵送切手や収入印紙の購入や貼り付け作業が無くなり、作業面やコスト面でも契約業務の効率化が図れます。

ペーパーレス化を促進できる

ジンジャーサインによって、手間と時間のかかる契約業務の時間を大幅に削減できます。また、業務効率化と共に、契約書類やデータが電子化されるので、企業や組織全体の課題でもあるペーパーレス化にも効果があります。

雇用契約に関する書類をはじめ、さまざまな文書の送付、電子的な捺印、書類の保管などがWeb上で実行できるので、紙の使用が減り、ペーパーレス化が推進されます。また、同時にコスト削減や生産性向上にも繋がります。

多様な働き方に対応できる

2019年より、働き方改革に対応して、段階的に関連する労働法などの改正がおこなわれています。この改革により、年次有給休暇の年5日取得の義務化、時間外労働の上限の規制、フレックスタイム制度の導入などが提唱されています。

ジンジャーサインでは、働き方改革に対応するために、日々行っている業務の効率化を目指し、契約業務の効率化のために、別々に保管・管理している契約に関する情報やデータの一元管理を行い、契約状況がリアルタイムで確認できる機能を提供しています。

また、システムがネットワークを介してWEB上で稼動することにより、PCやスマホでもアクセスできるので、テレワークや在宅勤務でも業務ができ、働き方改革の目的にも対応しています。

ジンジャーサインの口コミ・評価　　

書面で締結していたときは、こちらが相手方に送付してから締結完了まで1週間はかかっていました。ジンジャーを導入してからは、15分もあれば締結を完了させられるので、非常に取引がスムーズになりましたね。導入当初の契約作成も直感操作でワークフローが少なく非常に単純明快でした。これで締結したのかと良い意味で呆気に取られました。笑

契約締結までにかかる時間が1週間から15分に短縮！ジンジャーサインの導入により、業務効率化と印紙代の大幅削減が実現！

機能に関して「紙の契約書と押印なしに契約できる」という口コミがあり、電子契約の機能と、ペーパーレス化の点の評価が高いです。また、「相手先・取引先のサービス登録は不要」という口コミもあり、ユニークな契約システムの機能として高く評価されています。

サポ―トの点でも、「導入に際してサポートがしっかりしている」という声があり、問い合わせなどへの対応の速さが評価されています。また、「ヘルプもわかりやすい」との声があり、特に、初めてのユーザーにとって好評です。

ジンジャーサインの導入の流れ

ジンジャーサインには、1ヶ月無料トライアルが用意されていますので、試用してみて機能面や操作性などの点で、自社のニーズにマッチするかどうか評価できます。トライアル期間中も、設定や課題に関するサポートも受けられます。

システムが導入された後には、まずログインをします。ジンジャーサインでは、送付したい契約書は、PDFファイルに変換することが必要です。テンプレートを利用して、PDFファイル・入力項目・宛先などの登録が可能なので、作業効率を上げることができます。

次に、契約書類の締結方法や相手側との送受信の方法を理解します。続いて、書類の保管や、画面から管理方法を理解します。操作や運用方法の確認が完了したら、実際に電子契約をスタートします。

ジンジャーサインを導入する際の注意点

ジンジャーサインを導入する際には、必ずPCの推奨環境を確認しましょう。

Windowsでは、最新版(Microsoftのサポート期間内のOS)のOSが必要です。Webブラウザは、Google Chrome 最新版が必要です。

Macの場合は、最新版(Appleのサポート期間内のOS)OSで、最新のService Packが適用されていることが必要です。Webブラウザは、Google Chromeの最新版が必要です。

推奨環境外でも利用できる場合がありますが、全機能の正常動作は保証されないため、注意が必要です。

まとめ

ジンジャーサインは、あらゆる契約締結業務の手間が大幅に削減できる電子契約システムです。また、WEB上で稼動するので、PCやスマホを使ってテレワークや在宅勤務など働き方改革にも対応できます。

また、契約書類の作成や契約までのワークフロー、契約締結、書類の管理といった契約に関する情報が一元管理され、電子契約により契約業務が効率化されます。これらの優れた機能やサポートが注目され、現在、多くの個人事業者や企業に導入されています。

契約書類の電子化に際しては、ジンジャーサインも視野に入れて、自社のニーズにマッチする、効率的な契約業務を推進しましょう。

※参考：ジンジャーサイン

製品詳細

サポート

対象プラン：Essential, Basic, Professional

参考：電話・メールサポートについて

推奨環境

参考：ジンジャーサインの推奨環境を教えてください

運営会社情報

参考：会社概要

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