Chatwork

Chatworkとは、無料で利用開始が可能な社内コミュニケーションを活性化させる業務用チャットツールです。大企業組織も導入できるセキュリティ水準となっています。本記事では、Chatworkの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

Chatworkとは

Chatworkとは、無料で利用を開始できる業務用のチャットツールです。社内外の情報共有がスムーズに行えることで、コミュニケーションを効率化できます。Chatworkは、チャット機能の他にも、タスク管理やファイル共有の機能が備わっています。

また、1対1のチャットだけでなく、案件ごとや部署ごとのグループチャットを作成することもできます。Chatworkによる情報共有の高速化により、生産性の向上やトラブル・情報漏洩リスクの低減にも繋がります。

本記事では、Chatworkの特徴や主な機能・料金体系などを、実際のユーザーの口コミや評判を交えながら解説します。

Chatworkの特徴

Cahtworkには、社内外での情報共有の効率化や、大規模組織でも利用可能なセキュリティ水準を持つといった特徴があります。また、自社に合わせてサービス連携やカスタマイズができる柔軟さも持ち合わせています。

ここでは、Chatworkの主な特徴について、具体的に解説します。

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社内外での情報共有がスムーズに行える

Chatworkは、利用者同士であれば、誰とでもメッセージのやりとりが行えます。社内に限らず、社外のユーザーとも繋がることができるため、社外メンバーが関わる案件の情報共有がスムーズに行えます。

Chatworkを社内で利用する際は部署内だけでなく、部署間・事業所間との連携に活用している例も多くあります。他部署や他事業所とのコミュニケーション効率化を図ることで、会社としての一体感が高まり、生産性向上にも繋がります。

大規模組織でも利用できるセキュリティ水準

Chatworkは、中小企業から大企業、官公庁まで導入できるセキュリティ水準と管理機能により、大規模組織でも利用できる管理機能が特徴です。Chatworkでは、通信するデータすべてを暗号化しているため、第三者が内容を閲覧することができません。

ファイル共有機能でアップロードされたデータも、最高レベルの暗号化方式を採用したセキュリティにより、厳格なデータ管理が行われます。

さらに、Chatworkのデータセンターは、高度なセキュリティと信頼性がある「Amazon web Services」を利用しています。大規模組織でも安心して運用ができるように、強固なセキュリティ体制が整備されています。

自社に合わせたサービス連携とカスタマイズ

Chatworkは、普段使用しているサービスとの連携とカスタマイズが行えることにより、自社の業務内容に合わせた利用ができます。必要な情報をChatworkで一括管理することで、業務効率化に繋がります。

連携できるツールの種類は、メールや会計ツール、勤怠管理システム・カレンダーなど多岐にわたります。たとえば、社員から経費申請があった場合、経費精算ツールを介してChatworkに通知が入るため、自身のすべきタスクを把握しやすくなります。

Chatworkの主な機能

Chatworkは、チャット・タスク管理・ファイル管理など、コミュニケーションに役立つさまざまな機能を搭載しています。ここでは、Chatworkの主な機能について、具体的に解説します。

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チャット

Chatworkのチャット機能は、直感的な操作で利用できるため、誰でも使いやすいのがポイントです。チャットは、1対1でメッセージのやりとりを行うダイレクトチャットの他に、社内外のユーザーと複数人で会話ができるグループチャットを利用できます。

部署単位や社外の人が関わる案件ごとにグループチャットを行うことで、コミュニケーションがスムーズになります。

また、チャット機能には、自分だけが閲覧できるマイチャット機能があるため、メモやファイル置き場として利用できます。メッセージの検索機能もあるため、情報の集約ツールとしても活用できます。

タスク管理

Chatworkには、タスク管理機能が搭載されており、Chatworkを通じて依頼されたタスクをTo Doとして管理することができます。タスクは相手に依頼するだけでなく、自分用に作成することもできるため、やるべきタスクが一目でわかります。

タスクが作成されたり、完了したりするとチャットに通知されるため、タスク管理がしやすくなります。また、Chatwork内のメッセージをそのままタスク化することもできます。タスクは、Chatworkの画面上でいつでも確認できるため、見落としも低減されます。

ファイル管理

Chatworkには、ワード・エクセルなどのファイルや、画像ファイルなどをアップロードできるファイル管理機能が搭載されています。チャットでファイルをアップロードすることにより、データの受け渡しやコミュニケーションが効率化します。

ファイルはチャットに参加しているメンバーのみがダウンロードすることが可能で、ダウンロード前にプレビューで表示することもできます。ファイル管理は、アップロード専用チャットを作成し、ファイル格納場所として活用するのもおすすめです。

ビデオ/音声通話

Chatworkは文字やファイルやりとりだけでなく、顔を見ながら会話できるビデオ通話や音声通話機能が搭載されています。本来ならば、対面して伝えるべき重要事項などをビデオ通話機能を活用することにより、顔を見ながら伝えることができます。

また、ビデオ通話・音声通話中に、自分のパソコン画面を相手に共有することができるため、資料を見ながらや操作の仕方を説明する際などにも活用できます。チャット参加メンバーとビデオ・音声通話もできるため、Web会議ツールとしても役立ちます。

通知

Chatworkでは、メッセージの受信などをさまざまな方法で通知するため、見逃しを防ぐことができます。メッセージなどを受信した際は、通知音と共にパソコン画面上のデスクトップへの通知表示や、スマホへプッシュ通知にてお知らせします。

さらに、パソコンとスマホへの同時通知も可能で、一定時間メッセージが既読されなかった場合、メールにて通知が行われます。このような複数通知にて、見落とし防止と既読までの時間短縮などの対策になるため、レスポンスがスムーズになります。

機能制限

Chatworkの組織向けユーザー管理機能には、アクセスや機能などを制限する管理機能が搭載されています。機能制限により、社外ユーザー制限・モバイル端末制限・IP制限・外部SNS制限・ファイル送受信制限などを行うことができ、情報漏洩を防止します。

Chatworkで機密性の高い情報のやりとりを行う際には、社外とのやりとりを制限し、アクセスできる範囲を限定するのが効果的です。また、セキュリティレベルをより高めるには、専用URL機能を活用し、指定したURLからのみログインを許可することもできます。

ユーザー管理

Chatworkの組織向けユーザー管理機能には、管理者によるユーザーの追加・削除を行う機能があります。管理者がユーザーを自由に管理できるため、Chatworkを利用できるメンバーを限定することができます。

ユーザー管理は、ユーザーのプロフィールやパスワードを変更したり、チャットのログをエクスポートしたりできる機能もあります。管理者が適切に管理することで、組織内の不正行為の防止や、内部統制に役立ちます。

Chatworkを導入するメリット

Chatworkを導入することで、さまざまなメリットが得られます。フリープランがあるため導入しやすい点や、PCだけでなくスマホでも利用できることで、利用場所にとらわれない点が挙げられます。

よって、海外拠点のメンバーとの情報共有もスムーズに行うことが可能で、業務効率化や生産性向上につながります。また、情報共有が高速化することで、情報漏洩リスクの低減にも効果があります。ここでは、Cahtworkを導入するメリットについて具体的に解説します。

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まずは無料で使用感を確かめられる

Chatworkは、無料で利用できるフリープランがあるため、気軽に利用を開始できるのがメリットです。ビジネスチャットを初めて導入する際は、業務でどのように活用できるか、実際に使用感を確かめることができます。

フリープランは、メッセージの閲覧やストレージの容量に一部制限がありますが、チャット機能やビデオ・音声通話の他に、タスク管理機能やファイル管理機能といったChatworkに搭載されている主な機能を利用できます。

場所にとらわれずに気軽に利用できる

Chatworkは、パソコンやブラウザだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまな環境で気軽に利用できます。外出先や遠く離れた場所などでも、時間や場所にとらわれずにやりとりができるのがメリットです。

社外からでもチャットに参加できることで、情報共有もスムーズに行うことが可能になり、業務にタイムラグが発生しにくくなります。ビデオ通話機能やファイル共有機能など、Chatworkの主な機能を活用することで、テレワークの推進にも役立ちます。

事務作業時間の短縮化と生産性の向上

Chatworkを活用することで、従来までの事務作業にかかっていた作業時間を短縮化することができます。たとえば、同じ内容を担当者それぞれに個別で伝えていた情報をグループチャットで共有すれば、通達が一度で完結します。

また、情報を共有することにより、お互いの業務内容が見える化されるため、相互関係も深まることで、全体の生産性向上にも繋がります。さらに、実施記録などはChatwork上にエビデンスが残るため、紙への転記作業が不要になり、事務作業が大幅に軽減されます。

情報共有の高速化で情報漏洩リスクを低減

Chatworkを活用することにより、情報共有が高速化するため、業務が大幅に効率化します。メールなどに比べて情報共有が圧倒的に速く、さらに、グループチャットをカテゴリ別に分けるなどの工夫をすることで、自分に必要な情報を入手しやすくなります。

途中からグループチャットに参加しても、メッセージの履歴を閲覧できるため、FAQとしても活用できます。また、電話など口頭での報告と異なり、メッセージの履歴が残るため、報告トラブルの防止にも繋がります。

退職者のパスワードは管理者が変更できるため、メールと異なり退職者の端末に情報が残ることはありません。これにより、外部にChatworkの情報が流出するのを防ぐことで、情報漏洩リスクが低減します。

海外拠点のメンバーと共通の環境を利用可能

Chatworkは、日本語・英語・台湾・ベトナム語の多言語に対応しています。インターネット環境さえあれば、離れた場所にいる海外拠点のメンバーとも共通の環境を利用して、業務を遂行することができます。

そのため、時差などの都合により、時間が合わない海外拠点のメンバーとも情報共有がしやすくなります。また、海外ユーザーとのチャットができることで、海外の取引先とのコミュニケーションもスムーズになるといったメリットもあります。

Chatworkの口コミ・評価

上記で解説したとおり、Chatworkはメッセージのやりとりだけでなく、タスク管理やファイル管理も行える情報共有ツールであることがわかります。セキュリティレベルも高い水準であるため、大企業でも安心して活用できるなど、さまざまなメリットがあります。

実際にChatworkを活用しているユーザーの口コミを見ると「リアルタイムでのコミュニケーションが可能となり、タスク管理機能などの活用で、複数名でのアクションが効率化した」との声がありました。

メールでの連絡と異なり、開封の手間がかからないため、情報共有が高速化するメリットは多くのユーザーから定評があります。

また、グループチャットの活用方法に関する口コミとして「マイチャットは自分だけが見られるので、メモ帳代わりに使えるのが便利」といった声もありました。Chatworkひとつで、取引先とのやり取りやタスク管理などすべて揃っている点も評価されています。

Chatworkの料金体系

Chatworkは、個人での利用をはじめ、業務効率化のために会社に導入する場合や、厳格なセキュリティ対策が求められる大企業や官公庁などへの導入など、規模や用途に合わせてプランを選択できます。

フリープランは、無料で気軽にはじめられるため、まずはお試しで利用してみたい方や個人での利用を目的とする場合に向いています。一部機能に制限はありますが、チャット・タスク管理・ファイル管理といった機能は利用できます。

また、ストレージやユーザー数などは、有料プランに比べて少ない設定ですが、小規模での利用には問題ない程度の制限です。ただし、無料プランは画面に広告が表示されるため、表示させたくない場合は、有料プランにアップグレードする必要があります。

ビジネスプラン・エンタープライズプランになると、月額料金が発生します。ストレージの容量が1ユーザーあたり10GBと容量がフリープランの倍になり、ユーザー数の上限もありません。

また、ビデオ通話がフリープランは1対1であるのに対し、14人まで可能となるため、Web会議などに活用できます。組織向けユーザー管理機能も利用できるため、管理者によるユーザーの操作を行う必要がある場合は有料プランがおすすめです。

セキュリティ強化や充実したサポートを希望する場合は、エンタープライズプランが向いています。

プラン	フリー	ビジネス	エンタープライズ
費用	¥0/月（1ユーザー）	¥700/月（1ユーザー/年間契約）	¥1,200/月（1ユーザー/年間契約）
備考	ユーザー数100人まで	ユーザー数制限なし 月額契約は¥840/月	ユーザー数制限なし 月額契約は¥1,440/月

参考：あなたにぴったりのプラン

Chatworkの導入の流れ

Chatworkの導入は、アプリまたはWebブラウザ上で行います。まずは公式サイトからアカウントの登録を行い、メールアドレスとパスワードのログイン情報を設定します。

次にChatworkのアプリをダウンロードします。アプリにはデスクトップ版とモバイル版があるため、用途に合わせて選択します。アプリのダウンロードが完了したら、ログインし利用を開始できます。

まずは無料プランで運用を開始し、必要に応じてビジネスプラン・エンタープライズプランへのアップグレードを検討すると良いでしょう。

Chatworkを導入する際の注意点

Chatworkを導入する際は、いくつかの注意すべきポイントがあります。まず、フリープランから有料プランへのアップグレードは、組織内の全ユーザーが対象となるため、一部のユーザーだけ適用することはできません。

また、有料プランの年間契約は1年間のサービス利用を前提に、年単位で契約更新が行われます。ユーザー単価と保有ライセンス数に応じた年額料金が算出され、月額契約の場合は、月ごとのユーザー数に応じて算出されます。

たとえば、年間契約の場合、年の途中でユーザー数に大幅な変更があっても、月額契約には変更できないため、ユーザー数の変動の有無を見越して年間契約・月額契約の選択を行うと良いでしょう。

まとめ

Chatworkは、チャット機能だけでなく、タスク管理やファイル管理といった業務に必要な機能を兼ね備えたコミュニケーションツールです。チャット機能は、グループチャットを活用することで、コミュニケーションや業務効率化の幅を広げることができます。

Chatworkは、無料のフリープラン・ビジネスで活用するための有料プランがあります。個人での利用をはじめ、業務効率化を目指したい企業や、強固なセキュリティ対策が求められる大企業や官公庁まで、安心して利用ができるツールです。

特にセキュリティレベルは高い水準であり、すべてのデータは暗号化されるため、外部にChatwork内のデータが流出することはありません。また、管理者がユーザー情報を管理できることで、情報漏洩リスクの低減にも繋がります。

Chatworkで情報共有が高速化されることで、コミュニケーションがスムーズになり、生産性の向上にも繋がるメリットが得られます。遠く離れた海外でも同じ環境で利用できるため、さまざまな拠点とのつながりがスムーズになります。

まずは、無料のフリープランからお試しで導入し、必要に応じてアップグレードするのがおすすめです。