bizform online 配信とは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- bizform online 配信は、電子帳簿保存法などの法制度に対応した請求書電子配信サービス
- 現在の帳票フォーマットを変えずにWeb請求に移行できるため、手間がかからない
- 請求書のWeb配信に対応できない取引先への対応として、郵送代行が利用できる
bizform online 配信は、請求書を電子データで配信可能にすることで、業務効率化・コスト削減を支援するクラウドサービスです。本記事ではbizform online 配信の強みである特徴・主な機能・導入のメリット・料金体系を解説します。
目次
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bizform online 配信とは
bizform online 配信は、クラウド型の請求書配信サービスです。bizform online 配信の機能により請求書を電子データ化し、クラウドサービスへのアップロードによって配信することができます。
bizform online 配信は電子帳簿保存法にも対応しており、多くの企業に導入されています。本記事では、bizform online 配信の特徴や機能に加え、導入によって得られるメリットを紹介します。
bizform online 配信の特徴
bizform online 配信には、請求書発送業務の効率化やコスト削減を叶える機能が備わっています。また、法制度に対応可能であり、Web請求に移行しやすいことも特徴です。ここでは、bizform online 配信の特徴を3点取り上げ、それぞれについて解説します。
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bizform online 配信の特徴
請求書発送業務の効率化・コスト削減を実現できる
bizform online 配信は、請求書を電子データで配信するクラウドサービスです。bizform online 配信の機能により自社のシステムと連携し、請求書データをアップロードすることができます。また、Webで請求書を送付できるため、従来の紙の請求書は不要となります。
紙の請求書を発送する場合、印刷用紙・インク代・封筒代・切手代などのコストがかかっていました。また、封入や発送に多くの時間を要するため、人的なコストも必要でした。しかし、電子データで請求書を送付する際は、これらのコストが不要となります。
これにより、請求書発送業務の効率化や人的コストの削減が期待できます。また、インターネット環境があれば請求書発送業務を行えるため、テレワークへの対応にも効果的です。
法制度に対応しており、安心して利用できる
bizform online 配信は、電子帳簿保存法に対応しているシステムです。電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の保存に関するさまざまな要件が定められており、要件を満たすには電子帳簿保存法に対応したシステムの使用が望ましいとされています。
また、bizform online 配信は、JIIMA認証（令和3年改正法令基準）を取得しています。さらに、2023年10月に施行された適格請求書等保存方式（インボイス制度）にも対応しているため、さまざまな法制度に則した適切な形で、請求書データを保存することができます。
電子帳簿保存法やインボイス制度などの要件に手作業で対応することは困難です。あらかじめ法制度に対応可能なシステムを導入することで、コンプライアンス違反のリスクを軽減できるでしょう。
帳票フォーマットを変えずにWeb請求に移行できる
bizform online 配信なら、現在の帳票フォーマットを変えずにWeb請求に移行できます。そのため、取引先への説明はもちろん、社内担当者への周知・新フォーマットへの変更をはじめとする社内の手続きが不要であり、移行の手間を最小限に抑えることができます。
bizform online 配信の主な機能
bizform online 配信には請求書の配信や管理に加え、帳票の生成・登録代行・郵送代行などの豊富な機能が備わっています。ここでは、bizform online 配信の主な機能について解説します。
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bizform online 配信の主な機能
請求書の配信
bizform online 配信は、請求書の配信に関するさまざまな機能を備えています。ただ配信を行うだけでなく、用途や目的に合わせて機能を活用することが可能です。
例えば、配信したい請求書を一括でアップロードする機能や、請求書に付随する書類を添付できる機能によって、添付書類が多くボリュームのある請求書の送付も簡単に行えます。また、取引先からのファイルの受け取りや、返信コメントの確認も可能です。
加えて、請求書の誤送信や確認漏れを防ぐ機能も備えています。請求書が配信されると取引先に通知メールが届き、内容の確認を促します。また、請求書データの既読・未読を確認できるため、取引先の状態を一目で把握できるでしょう。
請求書の管理
bizform online 配信には、請求書データを適切に管理する機能が備わっています。作成した請求書は一覧で表示され、最大15項目の管理項目をカスタマイズできます。これにより、日付ごと・金額ごとなどのさまざまな条件で、請求書データを検索することができます。
また、社内における閲覧範囲を制御できる機能を備えているため、経理担当者以外の閲覧を制限することも可能です。帳票単位・得意先単位で設定できるため、用途に応じて柔軟に対応できます。
さらに、PDFまたはCSV形式で請求書データの一括ダウンロードが可能です。なお、データの保存期間は標準で13か月間ですが、オプションの追加により保存期間を延長できます。
帳票の生成や登録の代行・郵送代行
bizform online 配信のオプション機能なら、帳票の生成・登録や郵送の代行が可能です。例えば、あらかじめbizform online 配信に帳票フォームを作成しておけば、CSVデータを連携するだけで簡単に帳票を生成できます。
また、PDFファイルを連携した場合は、名寄せやページの分割などにも対応可能です。これらの機能を活用することで、従来のシステムデータの変更を最小限に抑えつつ、請求書のWeb配信を実現できるでしょう。
さらに、取引先が請求書の電子配信に対応していない場合は、紙の請求書の印刷や郵送の代行も利用することができます。Web配信と郵送データをシステム内で仕分けられるため、人的・時間的なコストの削減が見込めます。
bizform online 配信を導入するメリット
bizform online 配信の導入により、他のシステムとの柔軟な連携が実現するというメリットが得られます。また、取引先への郵送代行や、経理担当者の要望を取り入れた豊富な機能を備えているため、業務の効率化が期待できるでしょう。
ここでは、bizform online 配信の導入によって得られるメリットについて解説します。
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bizform online 配信を導入するメリット
他のシステムと柔軟に連携して利便性を高められる
bizform online 配信は、他のシステムと柔軟に連携できます。自動アップロードツールによって連携を行えるほか、既存データを元に帳票を作成することも可能です。
帳票データの抽出やPDFデータの分割をはじめとする高度なデータ処理にも対応できるため、新たな帳票フォーマットが不要です。これにより、手間や時間をかけず、スムーズなシステム移行が実現します。なお、一部の機能はオプションとなるため注意が必要です。
Web配信に対応できない取引先への郵送代行が可能
自社が請求書のWeb配信を導入しても、すべての取引先が対応しているとは限りません。そのため、Web配信システムを導入する際は、切り替えができない取引先を確認し、あらかじめ対応方法を検討しておくといった手間がかかります。
bizform online 配信なら、Web配信だけでなく、紙の請求書の印刷や郵送代行なども依頼することができます。これにより、取引先ごとの個別対応が不要となり、システム上で請求書発行作業を完結できます。
請求書発行業務における手作業での対応を最小限に抑えることで、人的ミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。
導入方法についてノウハウを活かした支援を受けられる
新たなWeb請求サービスを導入する際は、関連部門との調整や社内への周知が必要です。また、自社の業態に応じて取引先への告知方法を検討しなければなりません。これらの作業に関する判断は難しく、ベンダー側からのサポートが必要となります。
bizform online 配信は多くの企業で導入されており、これらの作業に関する豊富なノウハウを持っています。経験に基づく効果的な支援やサポートを受けられることは、bizform online 配信を導入する大きなメリットのひとつであるといえます。
経理担当者の要望を取り入れた豊富な機能が備わっている
bizform online 配信は、キヤノンマーケティングジャパンの自社利用を目的として開発されたシステムです。そのため、社内経理担当者の要望を取り入れながら改善されており、現場目線の豊富な機能が備わっています。
請求書配信サービスは使用頻度が高いため、機能性や使いやすさが非常に重要です。担当者の意見に寄り添った機能を備えたシステムを選ぶことで、経理業務がスムーズになるというメリットが得られるでしょう。
bizform online 配信の料金体系
bizform online 配信の料金は、一律300,000円の初期費用に加え、500通までは月額50,000円の固定料金となっています。また、500通以降は通数に応じた従量課金です。
| 月額使用料 | 50,000円／月～ （税込55,000円／月） |
| 初期費用 | 300,000円 （税込330,000円） |
bizform online 配信を導入する際の注意点
bizform online 配信を導入する際は、導入までに1ヶ月～3ヶ月程度の期間がかかるという点に注意しましょう。
導入にかかる期間は、導入先企業の規模や利用するサービスの内容によって変動する可能性があります。そのため、運用開始予定日から逆算し、余裕をもったスケジューリングを行うのがおすすめです。
また、bizform online 配信は自社の帳票を配信するサービスであるため、複数の企業から帳票を受け取る機能を備えていません。導入前に機能を確認し、自社に合ったシステムを選びましょう。
まとめ
bizform online 配信は、請求書を電子データで配信できるサービスです。請求書の電子データ化によって紙の請求書の発送が不要となり、請求書発送業務の効率化やコストの削減に期待できます。
bizform online 配信は、電子帳簿保存法やインボイス制度をはじめとする法制度に対応しています。そのため、手間をかけずにコンプライアンスに対応できます。また、自社の帳票フォーマットを変えずにWeb請求を利用できるため、導入時の負担が低いことも特徴です。
Web請求書に対応していない企業に対しては、郵送代行のサービスを利用することができます。bizform online 配信の導入により、スムーズで正確な請求書発送業務を目指しましょう。