Traveler’sWAN

Traveler’sWANは、旅費・経費精算機能に特化した総合経費管理システムです。ノウハウを活かした柔軟な提案やサポートが受けられます。本記事ではTraveler’sWANの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. Traveler’sWANとは
2. Traveler’sWANの特徴
3. Traveler’sWANの主な機能
4. Traveler’sWANを導入するメリット
5. Traveler’sWANの口コミ・評価
6. Traveler’sWANの料金体系
7. Traveler’sWANを導入する際の注意点
8. まとめ

Traveler’sWANとは

Traveler’sWANは、25年以上の販売実績のある総合経費管理システムです。国内外の出張手配から旅費・経費精算を一本化することで、手入力業務の削減・ガバナンスの強化・コンプライアンスの維持に繋がります。

また、開発会社による手厚いサポート体制が充実しており、システムの導入・運用に不安のある企業でも安心して利用可能です。本記事では、Traveler’sWANの特徴やメリット、料金体系をご紹介します。

Traveler’sWANの特徴

Traveler’sWANには、経費精算業務を効率化し、様々なコスト削減やガバナンス・コンプライアンスを強化できる特徴があります。ここでは、Traveler’sWANの特徴を具体的にご紹介します。

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経費精算業務をシステム化して業務を効率化する

Traveler’sWANを利用し、経費の申請・承認をシステム上で完結させることで、紙の申請書を削減できます。これにより、申請書作成の負担を軽減できるだけでなく、申請ミスの防止にも期待できます。

Traveler’sWANは、交通系ICカードや出張手配などとの連携により、交通費の入力や旅費精算データを自動化することもできます。入力作業そのものの削減により、さらに利便性が向上するでしょう。

また、SaaS型・クラウド型の導入形態を選択した場合、社外からでも申請・承認作業を進めることができ、経費精算フローの迅速化に繋がります。このように、Traveler’sWANの導入により、様々な面から経費精算業務を効率化できる特徴があります。

入力作業などの単純作業を削減することで、申請者・承認者・経理担当者は他の業務に専念できるようになり、バックオフィス全般の効率化を図ることも可能です。

ペーパーレス化により用紙代・人件費などを削減する

社内のペーパーレス化を推進し、様々なコストを削減できる点もTraveler’sWANの特徴です。紙ベースの申請書を削減することで、紙代・インク代や紙書類の保管スペースが不要になります。

さらに、システム上での申請データの管理により、従来のアナログ手法での経費精算に比べ、申請書の確認・データの手入力・差し戻し作業が簡略化します。その結果、従来よりも少ない人員での業務遂行が可能となり、人件費の節約にも期待できます。

社内ガバナンス強化・コンプライアンス維持に役立つ

Traveler’sWANは、社内ガバナンスの強化やコンプライアンスの維持にも役立ちます。交通系ICカードなどのコーポレートカードや、出張手配時の提携旅行代理店のサービスとの連携により、経費を使う段階で詳細を確認できるためです。

経費を利用する従業員の行動を可視化することで、不正申請を防止できるほか、申請ミスも削減できます。これにより従業員の経費精算への意識が高まり、コンプライアンスの維持やガバナンスの強化に繋がります。

Traveler’sWANの主な機能

Traveler’sWANには、企業独自の規程・ルールに沿って適切な経費精算業務を行う機能が備わっています。Traveler’sWANの主な機能をご紹介します。

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申請・手配機能

申請・手配機能では、国内出張・海外出張の事前伺いや仮払い申請を行うことができます。また、出張時に利用する会議・交際費などの仮払い申請も可能です。その他にも、航空券の手配や宿泊予約といった各種のチケット手配が可能です。

出張手配と経費申請を一本化することで、申請・承認の工程を減らすことができ、さらには正確な経費支給の実現にも繋がります。全ての作業を1つのシステム内で完結できるため、効率的に処理を進められるのも利点です。

承認機能

承認機能は、各種申請を承認したり、過去の承認履歴や伝票を検索できたりする機能です。承認権限や回覧者を柔軟に設定でき、自社のルールに則った申請・承認フローの構築が可能です。証票貼付台紙のQRコードを読み込んで承認する「QRコード承認」機能もあります。

承認履歴検索では、過去の承認履歴を検索できるほか、承認の取り消しも簡単に行えます。申請ミスがある際の差し戻し・修正もシステム上で行うことができ、紙の申請書をやり取りするのに比べて時間・手間を削減できます。

旅費・経費精算機能

旅費・経費精算機能では、国内外の出張・会議・交際費などの経費精算を行えます。日当などの定額支給や外貨入力・レート選択の設定を柔軟に行うことができ、複雑な計算作業を簡略化できます。

また、交通系ICカード連携やコーポレートカードの実績取り込みにより、各種カードの利用明細を基に申請データを作成できます。定期区間の控除にも対応しており、手動で運賃を計算したり、経路図などを手入力したりする必要はありません。

細々とした計算・入力作業を削減することで、申請者や経理担当者の負担軽減に繋がります。また、利用明細から正しいデータを反映することで、不正申請や申請ミスなどを防止でき、経費精算業務の精度向上に繋がります。

管理機能

Traveler’sWANには、企業独自の経費精算規程・ルールに則ったワークフローを構築する機能として、管理機能を備えています。例えば、各管理部門で申請・承認の管理者を設定したり、金額や科目ごとにワークフローを構築したりできます。

交際費台帳・予実績管理・伝票締処理などにも対応しており、経費業務の総合的な効率化に役立ちます。また、オプションサービスである銀行振込設定を利用することで、経費の申請・承認・支給までをペーパーレスで一元管理でき、振込手数料の節約に繋がります。

代理機能

代理機能は、代理申請・承認を行うための機能です。あらかじめ代理の申請・承認者を設定することで、本人が不在の場合にも経費精算業務を進めることができます。

この機能の活用により、本人の急な退職・休職の際でも、経理部門は当該月内に処理を完了できます。企業の経理状況の正確な把握に繋がるでしょう。

Traveler’sWANを導入するメリット

Traveler’sWANの導入により、自社ルールに合わせた効率的な経費精算を実現できるメリットがあります。ここからは、Traveler’sWANの導入メリットをご紹介します。

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自社の文化やルールに合わせた適切な機能を利用できる

Traveler’sWANは、旅費精算・経費精算に特化した機能が豊富に備わっています。これらを自由に組み合わせることで、自社独自の経費精算文化やルールに合わせてシステムを運用できるメリットがあります。

例えば大企業においては、全ての申請に同一の承認フローを設けると、かえって業務効率が低下する恐れがあります。金額や科目に応じて柔軟なワークフローを設定することで、重要度に分けて申請を管理できるようになり、スムーズな業務遂行に繋がります。

外部サービスと連結して利便性を高められる

Traveler’sWANは、様々な外部サービスとの連結が可能です。

1. チケット手配連携
2. 交通系ICカード連携
3. コーポレートカード連携
4. 乗換案内連携
5. 電子帳簿保存法対応機能連携

これらのサービスとの連携により、申請データの手入力・承認・確認が不要となり、申請者・承認者・経理担当者の利便性が高まります。また、電子帳簿保存法に準拠した形での経費精算を実現でき、担当者の負担軽減や法令違反の回避にも期待できます。

自社に適した導入パターンを選択できる

Traveler’sWANには次の3つの導入パターンがあり、自社の状況や事業方針に合わせて選択できます。

1. SaaS型
2. オンプレミス型
3. プライベートクラウド型

例えば、SaaS型やプライベートクラウド型は、モバイル端末でも利用可能なため、リモートワークや外出先での利便性を高めたい場合に適しています。このように、自社の状況に適した特性を持つパターンを自由に選択できることにより、システムの柔軟性が向上します。

なお、導入パターンによって利用可能な機能が異なります。導入パターンを検討する際は、この点にも留意する必要があります。

柔軟なサポート体制で長期的に安心して利用できる

Traveler’sWANは開発会社による柔軟なサポート体制が整っており、長期的に安心して利用できる点もメリットです。システムの導入前には、担当者が現場の状況などについて丁寧なヒアリングを行い、これに合わせたプランや機能の提案を行います。

また、長期的な利用を見据えた導入支援や運用後のサポートも行っており、安心して利用しやすいでしょう。他業務システムとの連携についても相談でき、経費精算をはじめバックオフィス全体の効率化も支援してくれます。

Traveler’sWANの口コミ・評価

Traveler’sWANの口コミ・評価では、「分かりやすい」「使いやすい」など、操作性の面でポジティブな意見が多くみられました。

直感的に操作できるインターフェースが採用されており、外出先からでもスマートフォンなどを利用して簡単に経費申請ができる点が評価されているようです。

また、交通系ICカードからの利用明細の取り込み・乗換案内連携などの機能により、「経路検索が簡単」「電車賃や経路の入力が楽になった」という声も見られました。管理部門・現場ともに使いやすく、利便性の高いツールといえるでしょう。

Traveler’sWANの料金体系

Traveler’sWANの料金体系は、「オンプレミス型」「プライベートクラウド型」「SaaS型」とライセンス数によって決まります。オンプレミス型とプライベートクラウド型では、500ライセンスまでライセンス費用と月額利用料金がそれぞれ必要です。

SaaS型については、50ライセンスまで初期費用と月額費用が発生します。なお、オンプレミス型・プライベートクラウド型の1,001ライセンス以上、そしてSaaS型の101ライセンス以上の費用については、個別の問い合わせが必要です。

また、自社の設備状況に応じて、機器・ソフトウェア代などの別途費用が発生する点にも留意しましょう。

ライセンス数	オンプレミス型	プライベートクラウド型	SaaS型
	ライセンス費用	月額利用料	初期費用	月額費用
50ライセンス	–	–	￥400,000〜	￥10,000〜 ※1ライセンス￥200
100ライセンス	￥1,650,000〜	￥230,000〜	要問い合わせ
500ライセンス	￥4,050,000〜	￥370,000〜
1,000ライセンス～	要問い合わせ

※価格はすべて税抜き

参考：参考料金｜総合経費管理システムTraveler’sWAN

Traveler’sWANを導入する際の注意点

Traveler’sWANを導入する際は、導入期間や導入費用に注意しましょう。導入期間は企業によって異なりますが、およそ3ヶ月から4ヶ月かかります。

また、オンプレミス型を選択した場合は、サーバー・OS・データベースソフトなど、システム稼働に必要な機器・ソフトを自社で準備する必要があり、このための費用が別途発生します。

なお、Traveler’sWANでは事前ヒアリングを実施しており、導入期間や導入方法についても詳しく相談できます。そのため、システム導入に不安のある企業でも安心して利用しやすいでしょう。

まとめ

Traveler’sWANは、出張手配から旅費・経費精算までを総合的に管理できるツールです。システム上で旅費精算・経費精算を一本化することで、紙ベースの申請書を廃止でき、ペーパーレスでの経費精算業務を実現できます。

また、コーポレートカードなどとの連携により、経費を利用する段階からデータを管理できるとともに、正しい金額での申請が可能になります。これにより、不正申請や申請ミスを防止でき、ひいてはコンプライアンスの維持やガバナンスの強化に繋がるでしょう。

Traveler’sWAN内の承認ワークフローは柔軟に設定でき、自社の経費精算ルールに合わせたシステム運用が可能です。電子帳簿保存法に則った領収証の保管にも対応しており、煩雑な法令対応業務を簡略化できます。

旅費・経費精算にかかる人手・費用を節約し、業務の効率化を狙う企業は、Traveler’sWANの導入がおすすめです。