Systemaflow®とは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
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- Systemaflow®は、様々な業務フローを統合管理できるワークフロー統合管理システム
- 豊富な業務別テンプレートやデザインツールにより、柔軟にカスタマイズできる
- データ入力や集計の時間が短縮され、業務効率化やコスト削減の効果が期待できる
Systemaflow®は、様々な業務フローを統合管理できるワークフロー統合管理システムです。柔軟なカスタマイズができることが特徴です。本記事では、Systemaflow®の強みである特徴・主な機能・導入のメリット・口コミによる評価を解説します。
目次
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Systemaflow®とは
Systemaflow®（システマフロー）は、企業内のさまざまな業務フローを1つのシステムで管理できるワークフロー統合管理ソリューションです。業務をシステムに合わせるのではなく、システムを業務に合わせることをコンセプトに開発されています。
そのため、現行の業務フローを残したまま、企業全体のワークフロー管理を電子化して、業務の効率化が図れます。Systemaflow®で管理できる業務は幅広く、申請・承認のフローだけでなく、経費精算・在庫管理・営業関連業務など企業の中の多くの業務が含まれます。
社内のワークフローシステムを統合したいと考えている企業や、現行の業務ルールの変更を避けながらワークフローをシステム化したい企業におすすめのワークフロー統合管理システムです。
Systemaflow®の特徴
Systemaflow®の強みとなっている主な特徴は、「複数の業務フローを統括管理できる」こと、「複雑な申請ルートに対応できる」こと、「カスタマイズが容易」なことの3つです。ここでは、これらの特徴について詳しく解説します。
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Systemaflow®の特徴
複数の業務フローを統括管理
企業には、申請・承認フローを始め経費精算や作業報告など、さまざまなワークフローがあります。Systemaflow®は、それらの多くのワークフローを統括管理することにより、それぞれの業務をスムーズに進め、業務の効率化と企業の生産性を高めます。
Systemaflow®で行うのは、電子化されたワークフロー管理であり、導入により業務の可視化・効率化が進み、円滑な業務遂行ができるようになります。さらに、業務によってツールを使い分ける必要がないため、システム管理やツール操作の負担も抑えられます。
複雑な申請ルートにも対応
Systemaflow®は、申請→承認→決裁の流れで行われるシンプルな申請ルート以外にも、複雑な申請ルートに対応できます。たとえば、グループ設定・ルート指定や複数承認者への同時申請、回覧途中のルート変更などにも対応可能です。
このような申請ルートのカスタマイズ性の高さによって、現在の申請ルートを大きく変更することなくシステム導入が進められます。これにより、導入による従業員のストレスの軽減が図れ、早期の段階でのシステム定着が期待できます。
手軽で柔軟なカスタマイズ
Systemaflow®は、さまざまなワークフローに対応するために、豊富な業務別テンプレートと容易に扱えるデザインツールが用意されています。業務別テンプレートは、稟議書・経費精算・営業関連業務・品質是正処置・在庫管理・問合せ管理など広範囲に渡ります。
これらの幅広い業務分野のテンプレートが用意されていることによって、システム導入によるIT・システム部門の管理や現場部門の教育などの負担増加を防げます。
また、デザインツールでは、管理者が自社に合わせて申請内容などを柔軟にカスタマイズでき、画面レイアウト・データ管理項目・承認者指定などのさまざまな設定ができます。そのため、ルール変更があった際にも社内での対応が可能です。
Systemaflow®の主な機能
上記の特徴は、Systemaflow®の持つさまざまな機能によって実現されています。ここでは、数多くある機能の中から代表的な機能として、下記の5つについて解説します。
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回覧ルート管理
回覧ルート管理は、事務手続きに則った承認・回覧ルートを設定する機能です。複雑なルート作成にも強く、現行運用を踏襲したスムーズなシステム構築ができ、承認者の必須・任意指定や、順次承認・並列承認・複数承認の設定も回覧ルート管理で行えます。
回覧ルートは、申請の都度申請者が作成、申請の都度複数ルートから選択、特定ルート強制、入力条件によるルート自動選択などから自社に合わせたルート選択が可能です。また、複数部署指定や回付中のルート変更など、細かな設定も簡単です。
回覧ルートの宛先には個人名指定のほか、役職名や部署などのグループ単位の指定も可能です。このような設定によって、人事異動などに伴う承認・回覧ルートの変更事務の軽減が図れます。
電子承認
紙面を回覧する申請・承認フローは、押印での承認や決裁が一般的です。しかし、Systemaflow®は電子データによるフロー管理のため、電子承認で承認や決裁を行います。そのため、申請書を紙に出力したり、承認者に手渡したりする必要はありません。
電子承認機能では、承認者への承認依頼や申請者への決裁、差戻メール送信などを行えます。一括承認や代理承認・兼務の設定、承認待ちへの到着予定申請書表示も可能です。各フローの進行状況はシステム上で閲覧でき、見通しを立てた業務の進行ができます。
業務プロセス管理
Systemaflow®は、経費精算・営業関連業務・品質是正処置・在庫管理・問合せ業務・身上申請管理など、多くの業務プロセスを管理できます。これらのプロセスは、デザインツールによって柔軟に作成・カスタマイズすることが可能です。
各プロセスはSystemaflow®によって統括管理されているため、異なる部署のプロセスでも前後関係の制約指定ができます。システム上で違う部署のプロセスの進捗状況が確認できることにより、企業全体の連携と業務の効率化が図れます。
申請画面
申請画面は、デザインツールによって入力項目の追加や変更を行うなどして、自社に合った形式にカスタマイズできます。したがって、従業員にとって扱いやすい申請画面となり、ストレスのない入力が可能になります。
申請画面では、電子ファイルの添付やPDFファイルのインライン表示も可能です。また、Systemaflow®はExcelとの連携がスムーズにできるため、Excelで作成された申請書をアップロードしての登録も簡単です。
申請一覧画面
Systemaflow®では、業務プロセスごとの進捗状況は、申請者・承認者のどちらからもリアルタイムな一覧で確認可能です。一覧表では、利用目的に応じて表示情報のフィルタ設定やキーワード指定による表示情報の絞り込みができるため、見やすい一覧表で確認できます。
各業務プロセスの進捗状況は、色分けと回覧中・作業中・完了の文字でわかりやすく表示されます。申請一覧画面で各業務プロセスの進捗状況を確認することにより、業務の遅れや承認・回覧の停滞を早期発見し、業務へのサポートが可能になります。
Systemaflow®を導入するメリット
Systemaflow®は、企業のあらゆる部署で利用できるワークフロー統合管理ソリューションで、導入することでさまざまなメリットが得られます。ここでは、その中から下記の3つのメリットについて解説します。
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Systemaflow®を導入するメリット
業務を大幅に効率化できる
企業の中には、業務プロセスを部署ごとに管理しているケースが多くあります。そのような企業がSystemaflow®を導入すれば、部署の異なる業務プロセスを一括管理できるため、業務全体のワークフローが見渡せ、企業全体の業務の効率化が進みます。
どの部署でも活用しているシステムのため、部署間の異動があっても以前と同様のプロセス管理ができ、業務の停滞も起こりません。また、申請書類の電子化により、短時間で承認・決裁ができることでも、業務の効率化が進められます。
Systemaflow®は、Microsoft Excel®ファイルへのデータインポートやエクスポートも簡単です。そのため、入力作業が軽減されるだけでなく、入力ミスの防止となり修正業務も軽減されます。
現行ルールを変えずにシステム化できる
ワークフローシステムの導入は、フローの電子化に加えシステムに合わせた現行ルールの変更が必要になる場合が多く、導入には高いハードルがあります。しかし、Systemaflow®は現行ルールを引き継いで、フローの電子化が図れるため比較的導入しやすいシステムです。
Systemaflow®は、現在の業務への適合をコンセプトに、煩雑な業務でもシステム側で対応することにこだわって設計されています。その代表的な機能が、業務別テンプレートの豊富さとデザイン ツールカスタマイズ性の高さです。
企業の中ではルールの見直しがよく行われます。その際もSystemaflow®は現行の申請書をカスタマイズして、新しいルールに適合させることができるので安心して利用できます。
低コストで運用できる
企業の業務内容や人員配置などの変更に伴い、社内ルールを見直すことは企業のより良い運営に必要です。しかし、ルール変更のたびにワークフローシステムを変更したり、外注でカスタマイズしたりするとコストがかかり、ワークフロー見直しの障害になります。
Systemaflow®では、付属のデザインツールによって、自社で申請内容の設定やデザインを柔軟にカスタマイズできます。そのため、システムの変更や申請書を外注で作成する必要はなく、低コストで社内ルール変更への対応が可能です。
Systemaflow®の口コミ・評価
実際に利用したユーザーからの口コミでは「進捗状況を確認できリスク管理にもつながった」という声が寄せられています。これは、Systemaflow®が総合ソリューションであり、企業内すべてのワークフローの進捗状況が見渡せることが評価されたものです。
また、「必要な事項を必要な箇所に入れるだけで簡単」という口コミも見られます。これは、付属のデザインツールで申請書などをカスタマイズして、自社の業務フローに合ったシンプルな書類作成が可能になった証拠です。
Systemaflow®を導入する際の注意点
メーカーが推奨しているOSは、Windows Server®のみとなっているため、導入時には必ず確認しておく必要があります。また、CPUは2Core以上、メモリーは8GB以上、データベースはMicrosoft® SQL Server® もしくは Oracle®が推奨されています。
Webクライアントは、Microsoft® Internet Explorer®・Microsoft Edge®・Mozilla Firefox®・Google Chrome™に対応しています。
まとめ
Systemaflow®は、社内のさまざまな業務フローを1つのシステムで管理できるワークフロー統合管理システムです。統合管理ソリューションとなっているため、導入による業務の効率化は企業全体に渡り、企業全体ではおおきな効率化が実現できます。
またSystemaflow®は、豊富な業務別テンプレートやデザインツールを搭載しており、複雑な業務や業務ごとに異なるフローのシステム化に対応できます。これにより、申請内容を柔軟にカスタマイズして、煩雑な現行ルールにもシステムがフィットします。