ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューション

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションは、旅費交通費や経費の精算においてブラウザからの申請・承認を実現する電子決裁システムです。本記事では、ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションとは 
2. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの特徴
3. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの主な機能
4. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入するメリット　
5. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの口コミ・評価
6. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの料金体系　
7. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの導入の流れ
8. ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入する際の注意点
9. まとめ

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションとは 

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションとは、業務効率化とペーパーレス化を実現できる経費精算システムです。電子帳簿保存法に対応したシステムで、帳簿はもちろん請求書や領収書などを、すべて電子化することができます。

書類を電子化することで、作業の効率化を図れるだけでなく、ペーパーレス化による経費の削減も可能です。テレワーク中でも簡単に経費を精算できるため、働き方が多様化する現代社会には欠かせないシステムだと言えるでしょう。

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの特徴

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの特徴としては、電帳法機能でペーパーレス化を実現できる点が挙げられます。また、インボイス制度に対応しており、入力を自動化できるのも特徴です。

ここでは、ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの特徴を詳しく解説します。

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電帳法機能でペーパーレス化を実現

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションは、電帳法機能でペーパーレス化を実現できるのが大きな特徴です。

電子帳簿保存法対応オプションにより、経費精算の運用フローをペーパーレス化することができ、業務の効率化を図れます。毎日、毎月のように必要な経費精算をペーパーレス化すれば、印刷や郵送などにかかる費用も大きく削減可能です。

また、電子化によって税務申告や監査対応の大幅な効率化も実現できます。スマホで撮影するだけで簡単に提出でき、テレワーク時にも非常に便利です。紙でのやり取りを廃止し、すべてのフローをペーパーレス化することができます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

JIIMA認証を取得済み

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションは、JIIMA認証を取得しており、電帳法対応のためのサポートも充実しています。JIIMAとは「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会」のことで、文書情報マネジメントの普及啓発にあたる第三者機関です。

電帳法スキャナ保存ソフトの法的要件を満たす製品として、JIIMAに認められているため、安心して利用できます。また、電帳法対応のための定英なサポートもあり、ペーパーレス化が初めての場合でも導入しやすいでしょう。

参考：JIIMA認証制度

インボイス制度対応で入力を自動化

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションは、インボイス制度に対応しており、入力を自動化できるのも特徴の一つです。適格請求書に記載された登録番号の確認を申請業務に組み込むことで、適格請求書発行事業者に関する入力も自動化できます。

インボイス制度の導入によって経理の手間やコストが増えた企業も、ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入することで業務を効率化することが可能です。

企業画面で13桁の登録番号を入力すると、国税庁データベースとのAPI連携などによって、登録番号マスタを検索してくれます。検索を行うことで、氏名や所在地が自動で入力されるので、一つ一つを手作業で入力する手間がありません。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの主な機能

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの主な機能　としては、ワークフロー基本機能や申請書、予算データとの連携などが挙げられます。ここでは、システム内に搭載されている機能を詳しく見ていきましょう。

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ワークフロー基本機能

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの主な機能として、ワークフロー基本機能が挙げられます。ワークフロー基本機能には、申請・承認と決裁・メール通知・期限設定・印刷・進捗と実績の管理などがあります。

申請については申請書の作成をはじめ、戻した再申請といった機能が利用可能です。また、漏れを防ぐための「Yes/Noで導き出すオプション機能」などもあります。承認・決裁では、個別承認や一括承認が選択可能です。

承認依頼や決裁通知、差戻通知などの通知をメールで行ったり、申請時に承認を希望する期限を設定したりできる機能もあります。印刷機能を使えば、申請書をPDF形式で出力可能です。進捗・実績管理では、過去のデータや現在の進捗を随時確認可能です。

機能	概要
申請	・申請書の作成・Excelフォーマットを利用した起票・申請書へのファイル添付・提出時のコメント入力・作成途中の一時保存・提出後の戻しや再申請、代理者による申請・Yes/Noで導き出すオプション機能
承認・決裁	・個別承認・一括承認・差戻や内容修正、委任・修正権限の設定・申請書内へのコメント追記・申請書外の承認履歴にコメント入力・ファイル添付を付加・代理者設定による承認、履歴管理
メール通知	・承認依頼や決裁、差戻などをメールで通知・承認期限がセットされた際の督促通知
期限設定	・申請時に承認を希望する期限をセット
印刷	・申請書をPDF形式で出力
進捗・実績管理	・過去の実績管理や現在申請中の案件を一覧で表示・実績や案件を検索・権限に応じて組織内の申請情報を検索

申請書

申請書では、申請フォームの作成やExcelでの提出、承認履歴の表示などが行えます。また、入力を支援してくれる機能もあり、経費精算システムが初めての場合でも安心です。申請フォームの作成はツールで行うほか、Javascriptなどを組み合わせた作成もできます。

機能	概要
申請フォーム作成	・Webフォーム作成ツールで作成・Excelから変換・マウス操作でローコード開発・高度な対応も可能
乗換案内ソフト・交通系ICカード連携	・ジョルダン社「乗換案内」を標準バンドル・交通費を検索して結果を明細行ごとに自動転記・交通系ICカードの利用データ取り込み
Excel提出	・Excel形式の申請書をワークフロー化・Excel内の情報を読み取り
印影・日付	・申請書画面上に日付や印影画像を表示
承認履歴表示	・申請書画面上に承認履歴を表示
入力支援	・マスタ参照や必須チェック、カレンダー機能、検索サブフォームなどを設定

組織・ルート

組織・ルートでは、ユーザの基本情報・役割・メモなどをマスタとして保持できる機能や、兼務設定や異動を管理画面上で定義できる機能が搭載されています。また、承認ルート管理を活用すると、ルート条件や回送先の細かな設定が可能です。

機能	概要
ユーザー・組織管理	・ユーザの情報をマスタとして保持・兼務設定や異動を管理画面上で定義・マスタ取込機能・業務ごとの都合に合わせたマスタ切替・申請当時の役職者に承認フローを回送
承認ルート管理	・ルートを視覚的に確認しながら設定・ルート条件：入力項目による条件分岐・ルート条件：AND/OR指定・回送先の設定：個人・グループ・役職指定・回送先の設定：窓口設定（共有トレイ）

その他

その他の機能としては、予算データとの連携や勘定科目入力支援、定期区間登録などが挙げられます。また、仮払申請や海外出張に便利な邦貨換算、クレジットカードとの連携機能もあり、経費精算にかかる時間や手間を大幅に削減できるのが大きなメリットです。

機能	概要
予算データとの連携	・予算データと連携した管理が可能
勘定科目入力支援	・役職、距離ごとに異なる精算が可能
定期区間登録	・ExchangeUSEのマスタ上に定期区間を登録
仮払申請	・自動的に未精算伝票を作成
邦貨換算	・実際に使用した通貨を邦貨換算して精算
クレジットカードとの連携	・各種カード会社（VISA、Master）と連携可能
日当・宿泊費の精算	・役職、距離ごとに異なる精算が可能
領収書貼付台紙の出力	・申請後に自動的に出力可能
FBデータの出力	・全銀協フォーマットに対応した形式で出力が可能
ひな形登録	・各企業ごとにひな形を登録可能

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入するメリット　

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入するメリットとしては、手間や費用を削減できる点や、テレワークにも対応できる点が挙げられます。以下で、詳しい内容を解説します。

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運用フローにおける時間・手間・費用を削減

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入すると、経費精算に関わる書類をペーパーレス化できるため、時間・手間・費用を削減できます。

例えば、紙でやり取りをする場合は、修正が再申請が必要な際に都度手間と時間がかかります。一方、システムを導入するとデータのやり取りのみで完結し、わざわざ書類を手渡しするような手間も時間も必要ありません。

テレワーク導入・定着を後押し

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入すると、テレワークを導入しやすくなる点もメリットの一つです。こちらのシステムを使うと、スマホ一つで経費の申請ができるため、自宅にいても簡単に経費精算が行えます。

わざわざ出社したり、郵送でやり取りをしたりする手間もなく、短時間で経費精算が行えるのは大きなメリットです。

紙ベースの運用効率化にも対応

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入するメリットとして、紙ベースの運用効率化にも対応している点も挙げられます。現在、紙ベースで管理している場合は、現状のままで運用を改善・効率化したいと考えるケースもあるでしょう。

こちらのシステムでは、そのようなニーズにも対応可能です。証憑添付用紙出力やバーコードによるチェックなどの便利機能が搭載されており、紙ベースの運用も効率化できます。

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの口コミ・評価

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの口コミ・評価を調査したところ、「操作が簡単」「申請や承認など可視化されて漏れがなくなる」などといった声が見られました。基本の操作は簡単なので、専門的な知識は必要ありません。

また、申請や承認が可視化されるため、漏れがなくなる点も高評価でした。そのほか、「入力の時間と手間を大幅に省ける」といった口コミもあり、システムの導入によって作業の効率化を図れることが分かります。

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの料金体系　

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの料金は、利用人数に応じたCALまたはCPUのどちらか一方を選択することで決まります。1CPUとは、Webサーバに搭載するCPU（4コアまで）に付与するライセンスのことです。

仮想環境上の1vCPUは、1コアとして考慮すると記載されています。利用人数やCPU数によって料金が大きく変動するため、以下の表を参考にしながら、自社の費用を確認しましょう。

価格（税別）/利用人数				価格（税別）/CPU数
100名	100名(追加ライセンス)	1,000名	1,000名(追加ライセンス)	1CPU	1CPU(追加ライセンス)
100万円	80万円	750万円	730万円	500万円	400万円

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの導入の流れ

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションの導入の流れは、以下の通りです。

1. 問い合わせ
2. 製品デモの確認
3. ヒアリング
4. 契約
5. 製品導入
6. 利用開始

まずは、公式ホームページなどから問い合わせを行い、自社の要望を伝えます。その際、製品デモの確認ができるため、本当に自社の要望に合っているかチェックしましょう。ヒアリングや提案の内容に納得できたら、契約へと進みます。

契約後は製品を実際に導入し、利用を開始しましょう。製品導入後のサポートもしっかりしているため、何か分からないことがあった場合は気軽に問い合わせられます。

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入する際の注意点

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションを導入する際の注意点としては、動作環境に条件があることが挙げられます。Windowsの場合は10と11、MacOSの場合は日本語版OSにのみが対応可能です。

また、ブラウザはMicrosoft EdgeもしくはGoogle Chromeとされています。そのほかにも、以下のような条件があるため、しっかり確認した上で利用を検討しましょう。

端末/サーバ	OS/ブラウザ/その他	動作環境
一般利用者端末	対象OS	・Microsoft Windows 10 / 11 ・MacOS（日本語版OSにのみ対応）
	ブラウザ	・Microsoft Edge・Microsoft Edge IEモード ・Google Chrome
	その他	・メール受信環境 （決裁通知・却下通知等の利用時に必要）
	Excel（フリースタイルワークフロー、Excel起票利用時に必要）	・Microsoft Excel 2016 / 2019 / 2021 ・Microsoft Office365 Business / ProPlus（Excel2016に相当するバージョン）
スマートフォン/タブレット端末（スマートフォンオプション導入時）	対象OS	・iOS ・Android
ワークフローサーバ	対象OS	・Microsoft Windows Server 2012 R2 / 2016 /2019 / 2022
	Webサーバ	・Internet Information Services
	データベース	・Microsoft SQL Server 2016 / 2017 /2019 ( Standard / Enterprise)
	その他	・E-mailアドレス（決裁通知・却下通知等の利用時に必要） ・.NET FrameWork 3.5.1 /4.6.2 / 4.7.2 / 4.8（MSサイトより無償配布）

まとめ

ExchangeUSE 旅費・経費精算ソリューションは、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムで、さまざまな書類をペーパーレス化することが可能です。インボイス制度にも対応しており、番号を入力するだけで各種情報を検索してくれる機能も備わっています。

また、自宅からでもスマホ一つで経費の申請ができ、テレワーク導入・定着を後押ししてくれるのも魅力です。今後、経費精算を効率化したいと考えている場合は、ぜひ導入を検討してみましょう。