Sales Quote Assistantとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- 不要な移動時間を無くして、業務効率化・業績向上に繋げる見積書作成システム
- 見積書作成システムを全社共有することで、誰でも対応可能な業務体制を作る
- 生産性を高めるための人口知能を搭載しており、見積書作成のアシストを受けられる
Sales Quote Assistantは、見積書作成業務を全社共有して、顧客対応スピード向上を目指す見積書作成システムです。本記事ではSales Quote Assistantの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、料金体系を解説します。
目次
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Sales Quote Assistantとは
Sales Quote Assistantは、見積書の作成・承認・発行をWeb上で行えるツールです。AIによるアシスト機能も搭載されており、見積書作成業務を様々な面から効率化できます。これに伴い、顧客対応スピードや業績の向上に期待できるでしょう。
本記事では、Sales Quote Assistantの特徴・メリット・料金体系についてご紹介します。
Sales Quote Assistantの特徴
Sales Quote Assistantには、見積書作成業務の効率化や質の向上に繋がる特徴があります。ここでは、Sales Quote Assistantの主な特徴をご紹介します。
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Sales Quote Assistantの特徴
不要な移動時間を無くして業務効率化・業績向上に繋げる
Sales Quote Assistantには、不要な出社・帰社に伴う移動時間を削減し、業務の効率化や業績向上に繋げる特徴があります。Sales Quote Assistantは通信環境と端末があれば、社外からでもシステムを操作できるためです。
例えば、リモートワークや外出先でも、手持ちのノートパソコンやスマートフォンを利用して、見積書の作成や承認が行えます。これにより、出社・帰社して社内の端末を起動する必要が無くなり、この分の移動時間を削減できます。
場所を問わずに作業を進められるため、業務の効率化に繋がるでしょう。また、余った移動時間を他業務に割り当てることで、業績向上にも期待できます。
AIのアシストにより精度の高い見積書を手軽に作成できる
Sales Quote Assistantには、AIによるアシスト機能が搭載されており、精度の高い見積書を手軽に作成できます。
例えば、過去に作成された見積書・見積明細などを読み込み学習することで、新しい見積書を作成する際に、次に選択する商品の候補を提示するといったアシストを行います。このようなAIのアシストにより、見積書作成担当者は効率的に作業を進められます。
SFA連携でスマートな連携が可能
Sales Quote AssistantはSFA連携が可能です。具体的には、Sales Quote Assistantで見積書の保存を行った際に、その顧客担当者名・受注金額・受注利益といったデータがSFAに自動でセットされます。
SFAへの入力を一部自動化することで、手動での転記作業を削減できるため、業務の効率化に繋がります。また、手入力に伴う転記ミスなどのリスク防止にも期待できるでしょう。
Sales Quote Assistantの主な機能
Sales Quote Assistantには、見積書作成業務を効率化するための機能が充実しています。ここからは、Sales Quote Assistantの主な機能をご紹介します。
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初期設定
初期設定とは、見積書のフォームを設定するための機能です。フォーム概要・印刷レイアウト・フォーム設定の3ステップで完了し、作成したフォームは次回以降の見積書作成に利用できます。
なお、Sales Quote Assistantには、見積書作成に必要な入力項目や印刷レイアウトのテンプレートが豊富に揃っており、基本的にはこれらを選択するだけで初期設定が完了します。
タブの切り替えや保存・プレビューも簡単な操作で行うことができ、初めてシステムに触れる方でも安心して使いやすいでしょう。
見積書作成
見積書作成では、Web上で見積書を作成できます。見積書のモデルは、あらかじめ登録しておいたテンプレートを基に作成できます。取引先の情報については、登録済みの顧客情報・名刺情報なども自動でセットされます。
さらに、見積明細項目は登録済みの｢商品選択｣や｢セット商品｣から自動で反映させたり、過去の類似明細の項目をコピーしたりできるため、手動での入力作業は必要最低限で済みます。値引きの自動計算も可能で、担当者の労力や計算ミスのリスクを軽減できるでしょう。
また、作成した見積書には閲覧制限をかけることも可能です。この機能の活用により、見積書の不正閲覧などを防ぎ、安全に承認フローに乗せることができます。
見積書承認・発行
見積書承認・発行では、作成した見積書をWeb上で承認フローに乗せることができます。承認ルールは、金額・顧客ランク・科目などにあわせて柔軟に条件設定できます。多段階の承認ルールの設定も可能です。
この機能の活用により、見積書の重要度などに合わせた柔軟な承認フローを構築できるでしょう。また、承認済みの見積書のプレビュー表示や改ページ、PDF発行は簡単な操作で行えます。
なお、Sales Quote Assistantで作成した見積書は、グループウェア「NI Collabo 360」の社外メールとの連携により、取引先に電子メールで送付できます。
紙への出力を削減することで、社内のペーパーレス化を削減でき、印刷代や帳票の保管スペースの削減に取り組めるでしょう。郵送にかかるタイムラグを削減できる点もメリットです。
分析
分析では、見積書を基にした受注日・売上日ベースの見込先行管理が可能です。具体的には、登録された見積書データを基に、数ヶ月先の受注予定や売上計上予定月ごとの見積金額を一覧表示できます。
この機能の活用により、正確な売上予測が可能になり、企業経営を可視化できるでしょう。その結果、的確な経営判断に期待できます。
基幹システム連携
基幹システム連携とは、他基幹システムと連携し、顧客マスタ・商品マスタなどの情報をSales Quote Assistant内に取り込む機能です。Sales Quote Assistantの見積書データを基幹システムに送信することも可能です。
この機能を活用することで、手動での転記作業を削減でき、転記ミスなどのリスク防止に期待できます。他システムとの連携は、受信自動連携APIのほか、CSV形式でも行うことができ、幅広いシステムとの連携が可能です。
アシスタント機能
アシスタント機能では、画面上に表示される「AI秘書」というキャラクターが、見積作成のアシストや作成した明細書のチェックを行います。例えば、過去の類似案件の見積書を自動でピックアップして再利用を促すことで、見積作成作業の簡略化を図ります。
さらに、作成した見積書が自社の商品マスタや承認ルールに則っているかをチェックし、異常がある場合にはアシスタントが教えてくれます。この機能の活用により、精度の高い見積書を短時間で作成できるでしょう。
また、見積提出の必要がある案件を通知する「見積未作成案件通知」も備わっており、見積の提出の抜け漏れ防止や営業の段取りにも役立ちます。
Sales Quote Assistantを導入するメリット
Sales Quote Assistantの導入により、業務の効率化や顧客対応スピードの向上に期待できます。ここでは、Sales Quote Assistantを導入するメリットをご紹介します。
受注管理業務を自動化して手間やミスを減らす
Sales Quote Assistantには、受注管理業務を自動化できる「受注入力オプション」が用意されています。このオプションでは、作成した見積書の受注伝票への変換・受注承認フローの構築・受注金額表の自動作成などが可能です。
従来は手動で行っていたデータ転記や集計作業を自動化することで、担当者の手間を減らし、他業務に専念できる環境が整います。また、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーを防止し、精度の高い受注管理業務を実現できる点もメリットです。
見積書作成業務を分散して顧客対応スピードを上げる
Sales Quote Assistantの導入により見積書作成業務を分散でき、その結果として、顧客対応スピードの向上に繋がります。例えば、従来の見積書作成業務では、見積書作成のノウハウが各取引先の営業担当者に属人化することもありました。
この場合、取引先に迅速な見積書の発行を求められても、担当者不在などの理由により、対応できない恐れがあります。ひいては、ビジネス機会の損失に繋がりかねません。
一方、Sales Quote Assistantは、スマートフォンやタブレットを使って見積書を作成でき、担当者は社外からでも迅速に業務に当たることができます。また、AIアシスト機能の活用により、担当者以外のメンバーが正しい見積書を作成することも可能です。
これにより、 「いつでも」「どこでも」「誰でも」見積書を発行できる体制が整うため、チーム全体で顧客対応に当たることができます。その結果として対応スピードが向上しやすくなり、業績向上などのメリットに期待できるでしょう。
Sales Quote Assistantの料金体系
Sales Quote Assistantの料金体系は「クラウド版」と「パッケージ版」で異なります。クラウド版の料金は、1ユーザーにつき「初期設定費用：50,000円」と「月額利用料：580円」です。パッケージ版は「5ユーザー：150,000円〜」となっています。
クラウド版とパッケージ版では、利用可能人数やデータ容量にも違いがあります。詳しい内容は下の表をご覧ください。なお、Sales Quote Assistantの料金は利用方法などによって変動することがあります。
詳しい金額を知りたい場合は、公式サイトの価格表を確認するか、個別の問い合わせがおすすめです。
【クラウド版】
| 初期設定費用（1ユーザー） | 50,000円 |
| 月額利用料（1ユーザー） | 580円 |
| 利用可能人数 | 5～2000名 |
| データ容量 | ユーザー数×5GB |
【パッケージ版（ライセンス購入）】
| 料金（5ユーザー） | 150,000円～ |
| 利用可能人数 | 5～3000名 |
参考：価格表｜見積書作成WEBシステム「Sales Quote Assistant」
Sales Quote Assistantを導入する際の注意点
Sales Quote Assistantを導入する際の注意点は2つあります。1つ目の注意点は、クラウド版とパッケージ版があるため、自社に合ったものを選ぶ必要がある点です。それぞれ料金・利用可能人数・製品保守契約の有無などが異なるため、この点も併せて考慮しましょう。
2つ目の注意点は、料金の確認方法です。Sales Quote Assistantの料金は、企業によって異なることがあるため、詳しい金額を知るには、公式サイトの価格表を参照するか、ベンダーへの問い合わせが必要です。
まとめ
Sales Quote Assistantは、Web上で見積書の作成・承認・発行を行えるツールです。例えば、スマートフォンを使って社外からでも見積書の作成・承認ができ、業務の効率化や顧客対応スピードの向上に期待できます。
また、Sales Quote AssistantにはAIアシスト機能が搭載されており、見積作成の簡略化や抜け漏れの防止に役立ちます。他基幹システムとの連携も可能で、データの転記作業に伴う労力・ミスの削減にも繋がります。
手動での見積書作成にかかる手間・時間・費用を削減するには、Sales Quote Assistantの導入がおすすめです。