らくらく旅費経費

らくらく旅費経費とは、交通系ICカードを端末にかざすだけでデータの取り込みが可能な経費精算システムです。スマホからの利用や給与システムとの連携も可能です。本記事では、らくらく旅費経費の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

目次

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1. らくらく旅費経費とは
2. らくらく旅費経費の特徴
3. らくらく旅費経費の主な機能
4. らくらく旅費経費を導入するメリット
5. らくらく旅費経費の口コミ・評価
6. らくらく旅費経費の料金体系
7. らくらく旅費経費の導入の流れ
8. らくらく旅費経費を導入する際の注意点
9. まとめ

らくらく旅費経費とは

らくらく旅費経費は、交通系ICカードを端末にかざすだけで、データが簡単に取り込める経費精算システムです。スマートフォンからも利用可能で、給与システムとの連携も行えます。

出張や通勤にかかる経費、会議費などの立替経費精算が、「申請」「承認」「会計処理」のプロセスを一元化できます。電子帳簿保存法にも対応しており、法令遵守にも安心です。

本記事では、らくらく旅費経費の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

らくらく旅費経費の特徴

らくらく旅費経費には、定期区間控除を自動で制御したり、ペーパーレス化を実現できたりなど、さまざまな特徴があります。以下では、その特徴について、詳しく解説します。

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面倒な定期区間控除を自動で制御

らくらく旅費経費の特徴の一つは、ICカードの定期券情報を活用して自動的に定期区間を控除する機能です。この特徴により、ユーザーは手動での定期区間確認作業から解放され、かつ過剰支給のリスクを低減できます。

ICカードに記録された定期券情報を経費精算システムが自動的に取得し、定期区間を正確に特定します。これにより、通勤や出張などで発生した交通費の経費精算において、ユーザーは手動での定期区間の設定作業を行う必要がありません。

この機能によって、煩雑な業務作業を省力化し、エラーのリスクを最小限に抑えることが可能です。

劇的なペーパーレス化を実現

らくらく旅費経費は、劇的なペーパーレス化を実現できます。この経費精算システムは、ワークフローとスマートフォン対応により、どこからでも簡単に申請・承認が可能です。

通常の経費精算では、膨大な数の申請書や領収書のチェック、申請ミスによる差戻し、そして無駄な紙の出力が発生しますが、らくらく旅費経費を導入することでこれらの課題を低減できます。

ワークフロー機能が複雑な手続きをサポートし、経費の申請や承認がオンラインで簡便に行えるため、業務プロセスが効率的に進行します。そのため、環境への負荷軽減や業務の合理化が実現され、ユーザーはより効率的に作業を進めることができます。

交通系ICカード連携で負担を軽減

らくらく旅費経費は、交通系ICカードとの連携により、交通費精算にかかる手間を圧倒的に軽減し、業務負担を軽減できます。このシステムでは、主要な交通系ICカードと連携しており、これによってユーザーは手動での経路や運賃の入力作業から解放されます。

具体的には、ICカードを端末にかざすだけで、出張や通勤の経路が自動で推定され、最適な経路と運賃が計算されます。そのため、従業員は煩雑な交通費の明細入力から解放されます。

らくらく旅費経費の主な機能

らくらく旅費計算には、駅すぱあと連携や交通ICカード取込、バーコード機能など、多くの便利な機能が備わっています。以下では、その機能について詳しく解説します。

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駅すぱあと連携

らくらく旅費経費は、駅すぱあととの連携により、ICカードがなくても便利な機能を提供しています。ICカードがない場合でも、駅すぱあとの探索結果をシステムに登録できるため、ユーザーは手軽に出張や通勤の経路情報を取り込むことができます。

この機能は、従業員がICカードを持っていない場合や、ICカードが使えない場面でも利用できます。さらに、駅すぱあとの乗り換え案内サービスと連携しているため、正確な経路や金額を簡単に算出できます。

乗り換え案内サービスとの連携により、最適な経路や運賃を迅速に取得できるため、ユーザーは煩雑な手続きから解放され、スムーズな経費精算が可能です。

交通ICカード取込

らくらく旅費経費の交通ICカード取込機能は、ユーザーが交通系ICカードを端末にかざすだけで、簡単にデータを取り込むことができる優れた機能です。

ICカードの利用履歴が明細として取り込まれるため、手作業による入力ミスの心配がなく、データの正確性が保たれます。また、取り込んだICカードの利用履歴はそのまま経費の申請に利用できます。この機能により、手間なく正確に経費のデータを収集できます。

申請書の入力フィールド設定

らくらく旅費経費の申請書の入力フィールド設定機能は、ユーザーに柔軟性を提供する重要な機能です。この機能により、交通費申請や経費申請など、各種申請書ごとに細かく内容を選択・設定できます。

具体的には、各申請書において必要な入力項目を柔軟に設定できます。たとえば、特定の申請には必要のない項目を非表示にしておいたり、逆に他の申請では特定の項目を必須としたりできます。

この機能は差戻しや不要な入力ミスを防ぎ、ユーザーが迷わずに必要な項目を確実に入力できるようサポートします。

FBデータ出力とCSV取込機能

らくらく旅費経費は、FBデータ出力とCSV取込機能を備えており、これらの機能により業務の効率が向上します。

まず、FBデータ出力では、ファームバンキング（FB）データを簡単に出力できます。FBデータを出力することで、経費の振り込み手続きが円滑に進み、財務処理においてもスムーズな作業が可能です。

CSV取込機能では、マスタデータの取り込みや出力が容易に行えます。CSV形式でのデータ出力が可能で、これを活用して会計システムとの連携がスムーズに行えます。

データの取り込みや出力がCSV形式でできるため、異なるシステム間でのデータの受け渡しも効率的に行えます。

バーコード機能

らくらく旅費経費のバーコード機能は、効率的で正確なデータ管理を可能にします。申請書にはバーコード印刷が施され、それによって申請番号が付与されます。このバーコードは市販のバーコードリーダーで簡単に読み取ることができます。

読み取りが完了すると、該当の申請データが素早く検索されます。バーコード機能を活用することで、手間をかけずに正確にデータを管理できます。特に大量のデータがある場合や検索が頻繁に行われる場面での活用がおすすめです。

給与システム連携

らくらく旅費経費は給与システムとの連携機能を提供しています。この機能を利用することで、経路のパターン登録が簡単に行えます。ICカードとの連携も優れており、実際に利用した駅名や金額をスムーズに取り込むことができます。

給与システムとの連携により、手動での入力作業が不要となり、正確なデータが迅速に経費精算に反映されます。そのため、ユーザーは数分で交通費の申請書を作成でき、効率的で正確な経費管理が可能です。

らくらく旅費経費を導入するメリット

らくらく旅費経費を導入することで、海外出張まで対応可能であったり、人件費の削減と人材の有効活用ができたりなど、多くのメリットがあります。以下では、そのメリットに注目し、詳しく解説します。

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小口現金から海外出張まで対応可能

らくらく旅費経費は、海外出張におけるルートや期間、単価などを設定することができ、異なる通貨の処理もサポートしています。これにより、企業が海外での業務を円滑に進めるための手間を軽減し、正確な経費精算が可能です。

また、小口現金にも対応しています。経費の支払いが小口現金で行われる場合でも、らくらく旅費経費を利用することで、手軽に経費の申請や承認が行えます。

人件費の削減と人材の有効活用

らくらく旅費経費を導入することで、作業効率の向上があり、人件費の削減と人材の有効活用につながるメリットがあります。導入費用は自社システムの開発費用と比較して大幅に削減でき、月の保守料も半額程度まで削減されます。

たとえば、月2回の振込みが1回になり、振込手数料が減少したことでコスト削減が実現されます。また、システムトラブルの対応が不要になり、エンジニアの時間が他の業務に有効活用できます。全体的に作業効率が向上し、それに伴って人件費も削減されています。

さらに、ベテランスタッフの配置が不要となり、システムが業務をサポートすることで人材の有効活用が進みます。

コーポレート・ガバナンスの遵守に寄与

らくらく旅費経費の導入により、企業内のさまざまな申請書類が電子化され、管理部門の負担が軽減され、コーポレート・ガバナンスの遵守に大きく寄与します。

共通のワークフローを使用して申請、承認、決裁などのプロセスを電子化することで、業務のムダやミスを排除し、業務を合理的に進めることができます。

これにより、人事、総務、経理などの管理部門の業務負荷が軽減され、コーポレート・ガバナンスの要件に適合するためのソリューションとなります。電子的な申請書類の管理は効率性を向上させ、組織全体の透明性と信頼性を高め、法令遵守に寄与します。

リーズナブルな価格設定ですぐ利用可能

らくらく旅費経費は、クラウド型であるため初期導入費用が安く、リーズナブルな価格設定ですぐに利用可能です。インターネットに接続できる環境があれば手軽に導入できます。

このシステムは標準仕様でもほぼ全ての機能が利用可能であり、導入後に必要な教育やサポートもしっかりと提供されています。ユーザーはリーズナブルな価格で高機能な経費精算システムを導入でき、クラウド型ならではの利便性を享受することができます。

運用コンサルタントによるサポート体制

らくらく旅費経費の導入では、運用コンサルタントによる安心で充実したサポート体制が大きなメリットとなります。

導入前から導入後まで、経験豊富な運用コンサルタントがユーザーをしっかりとサポートし、安心してシステムを利用できるように手厚いサポートが提供されます。

サービス勉強会では、定期的に機能や操作方法に関する理解を深める機会が設けられ、ユーザーがシステムをより効果的に活用できるようサポートします。また、オンサイトでの対応も行い、ユーザーのオフィスに訪れて直接指導やレクチャーを行います。

これにより、ユーザーはシステムの運用に関して十分なサポートを受けつつ、効果的な利用が可能となります。

らくらく旅費経費の口コミ・評価

らくらく旅費経費の口コミでは、「申請や承認をスムーズにすることができた」という好評の声が寄せられています。ユーザーたちは、システムを利用することで煩雑な手続きを簡素化し、業務プロセスを効率的に進めることができたようです。

さらに、「申請漏れや申請ミスが非常に減った」との評価もあります。らくらく旅費経費は、細かい設定や機能によりユーザーに使いやすさを提供し、ヒューマンエラーを減少させています。

これにより、正確な経費精算が可能になり、企業内でのミスや漏れが軽減されています。総じて、らくらく旅費経費はユーザーにとって使い勝手がよく、業務プロセスの効率向上や精度向上に寄与していることが口コミからうかがえます。

らくらく旅費経費の料金体系

らくらく旅費経費の料金体系は、基本的に1ライセンスあたり約300円からの月額利用料がかかります。ただし、利用人数が増えることによってディスカウントが適用され、1人あたりの料金が変動します。

具体的な料金についてはお問い合わせが必要です。らくらく旅費経費では、体験版の問い合わせも可能です。体験版ではシステムを試してみることができ、実際の利用感を確かめることができます。興味がある方は、気軽に問い合わせてみてください。

1ライセンス	初期費用
300円～/月（1人あたり）	15万円～

参考：料金体系

らくらく旅費経費の導入の流れ

らくらく旅費経費を導入する流れはシンプルで、まずはクラウド版の「無料トライアル」を利用して14日間の体験が可能です。トライアル期間中にシステムの使い勝手や機能を確認し、気に入った場合はそのまま継続して利用を申し込むことができます。

無料トライアルの利用後、継続を希望する方はマイページから直接申し込みが可能です。さらに、カスタマイズした利用やオンプレミス版の導入を検討する場合は、専門の窓口に相談することができます。また、資料請求やコスト削減シミュレーションも可能です。

コスト削減シミュレーターを活用することで通勤費の最適化試算ができます。必要な項目を選択・入力するだけで、効果的な利用方法が分かりやすく提示されます。導入を検討する際には、これらの手段を活かして自社に最適な選択をすることができます。

らくらく旅費経費を導入する際の注意点

らくらく旅費経費を導入する際は、料金についての詳細は公式サイトやお問い合わせを行い確認する必要があります。サービス数やライセンス数によって費用が変動するため、具体的な利用プランやニーズに合わせて詳細な情報を取得しましょう。

また、無料トライアルを利用することで一定期間システムを試すことができますが、導入前には注意深く契約内容や利用条件を確認しましょう。こうした注意点を把握することで、らくらく旅費経費の導入プロセスがスムーズに進むでしょう。

まとめ

らくらく旅費経費は、交通系ICカードを端末にかざすだけでデータの取り込みが可能な経費精算システムです。スマホからの利用や給与システムとの連携が可能で、申請や承認がスムーズに行えます。

導入を考える際は、自社のニーズや予算に合わせてシステムを検討しましょう。無料トライアルを利用して体験し、システムの使いやすさや効果を確かめることができます。

シンプルな操作でデータの取り込みが行え、経費精算が簡単になるため、業務の効率向上と時間の節約が期待できます。経費管理を効果的に行いたい企業や個人にとって、らくらく旅費経費は便利で使いやすい選択肢と言えるでしょう。