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- LegalForceキャビネでは、契約管理台帳の自動作成や契約の更新管理が可能
- LegalForceキャビネに格納した契約書を様々な方法で瞬時に検索することができる
- ユーザーごとの権限管理も自在に設定できる
- 契約書の電子化・クラウド管理を行うことにより、破損や紛失リスクを軽減しつつ契約管理の品質を向上させられる
LegalForceキャビネとは、契約締結後の適切な契約管理をサポートするAI契約管理システムです。契約管理にかかる手間を大幅に軽減することができます。本記事では、LegalForceキャビネの特徴や主な機能、導入するメリット・注意点などを解説します。
目次
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LegalForceキャビネとは
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする電子帳簿保存法対応のAI契約管理システムです。契約書をアップロードするだけで、AIが管理台帳を自動作成し、更新期限も管理できます。
LegalForceキャビネを導入することで、契約書が書類棚や引き出しに放置されることがなくなり、全社的な契約書の管理体制が実現します。契約書管理業務の利便性を大幅に高めるとともに、不要な契約の自動更新や契約上の義務違反の見落としといった契約書リスクを未然に防ぐことができるでしょう。
本記事では、LegalForceキャビネの特徴や導入するメリット、導入時の注意点などを解説します。煩雑な契約書管理に課題を抱える場合は、ぜひ参考にしてください。
LegalForceキャビネの特徴
LegalForceキャビネには、契約書管理業務を高いレベルで効率化して生産性を高めるための独自の特徴があります。ここでは、LegalForceキャビネの特徴について解説します。
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LegalForceキャビネの特徴
契約管理の自動化・効率化で手間を軽減
LegalForceキャビネでは、あらゆる契約書を素早くデータ化することで、契約管理の自動化・効率化を実現できます。
契約書を適切に管理するには契約台帳が必要となりますが、LegalForceキャビネでは、AIが契約情報を自動で抽出して管理台帳を作成します。原契約書と変更覚書など、関連する契約書を紐づけて管理できるため、効率的かつ正確に契約内容を把握できます。
また、LegalForceキャビネは、所属組織やユーザーごとに契約書の閲覧権限を自由に設定できます。社内秘の契約書や社内全体で共有したい情報など、権限レベルが異なる契約書も1つのツールで管理できるため、社内全体で運用しやすいです。
締結後の契約書を監視する体制を強化
LegalForceキャビネは、契約更新期限の⾃動リマインドや担当者の設定、多彩な検索などにより、締結後の契約書の監視体制をサポートします。
契約の更新期限はAIが自動で計算し、期限が迫るとメールでリマインドされるので、更新忘れなどを防げます。加えて、契約書ごとに担当者を設定できる機能もあるため、各契約書の管理者が明確になり、締結後に契約書が放置されるといったことも起こらなくなります。
また、契約書内の全文を対象に多彩な方法で契約情報の検索ができるため、担当者は契約書に潜むリスクを簡単に抽出・可視化できます。
高クオリティ・高セキュリティで安心
法律のプロも認めるクオリティを実現する開発体制を持っていることと、データを守る強固なセキュリティが確保されていることも、LegalForceキャビネの特徴です。
開発体制においては、AI研究部門が設置され、京都大学との共同研究を実施しています。国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍し、AI・自然言語処理技術などの研究が行われています。
セキュリティ面では、第三者機関による脆弱性診断の実施や、情報セキュリティ専任者の設置をはじめとした対策が行われています。大手日系企業も利用するGoogle Cloud上にクラウド基盤を構築しており、ISMSやJIIMAの認証といった公的な認証も取得しています。
LegalForceキャビネの主な機能
LegalForceキャビネには、契約書管理を効果的にサポートする多くの機能が搭載されています。ここでは、LegalForceキャビネの主な機能について解説します。
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登録
締結した契約書をLegalForceキャビネに登録する際は、PDF形式の契約書を一括または個別でアップロードします。
電子契約サービスとの連携にも対応しており、電子契約で締結した契約書を自動的に取り込めます。現在連携可能なサービスは、DocuSign、GMOサイン、クラウドサインの3つです。
アップロード後は、AIによって契約情報の自動抽出や契約類型の振り分けなどが行われます。さらに、AIは原契約書と変更覚書など関連する契約書も提示してくれるため、合わせて参照したい契約書同士を簡単に紐づけて登録することが可能です。
管理・活用
「LegalForceキャビネの特徴」でも紹介したように、LegalForceキャビネでは契約書の登録後、契約管理台帳が自動生成されます。
この台帳をもとに、本文・本文表中のテキスト情報・契約類型・日付などの項目で契約情報を一覧検索できます。条文検索も可能で、本文や本文中の表の中に含まれるキーワードを検索することにより、リスクのある条文を短時間で検出できます。
所属組織やユーザーごとの権限付与にも対応しているため、各企業のニーズに合わせた管理・活用体制をLegalForceキャビネ上で構築できます。
なお、契約管理台帳のデータはExcel形式でダウンロードして、契約状況の棚卸等に活用することもできます。
リスク検出
LegalForceキャビネは、契約書の管理において重要なリスク管理にも貢献します。「LegalForceキャビネの特徴」で解説した更新期限の自動リマインドや契約書ごとの担当者の設定は、早期にリスクを検出するのに役立ちます。
自動リマインドの機能では、契約の終了・更新期日前に通知が届くため、不要な契約の自動更新や重要な契約の更新時期の見落とし防止につながります。担当者が明確になって管理の目がしっかりと行き届くようになることも、いち早くリスクに対処できるメリットです。
そのほか、LegalForceキャビネではフラグを活用した契約書のモニタリングもできます。フラグは後で確認が必要な契約書に付けるもので、契約書一覧画面で確認、あるいは絞り込んで検索することが可能なため、確認漏れを防げます。
LegalForceキャビネを導入するメリット
LegalForceキャビネを導入することで、契約管理の効率化だけでなく、多様な働き方への対応や契約管理の品質向上などのメリットを得られます。ここでは、LegalForceキャビネを導入するメリットについて詳しく解説します。
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LegalForceキャビネを導入するメリット
紙ベースで管理するデメリットを払拭できる
紙の契約書には、管理工数の多さや検索性の悪さ、契約書逸失のリスクといったデメリットがありますが、LegalForceキャビネを利用すればこういったデメリットを払拭できます。
LegalForceキャビネでは、過去に締結した契約書を含め、紙の契約書をPDF化してアップロードすると、AIが管理に必要な情報を自動で抽出してくれます。電子契約で締結した契約書も、電子契約サービスと連携させて自動でアップロードできます。
このように自動化が実現されることで、紙の契約書をファイリングしたり、探し出したりする際の手間が大幅に軽減されます。LegalForceキャビネのUIはシンプルで使いやすいので、操作に手間取ることもないでしょう。
また、セキュリティが万全なクラウド環境にデータが集約・自動バックアップされるので、紙の契約書で問題となる紛失や破損のリスクも低くなります。
複数拠点の管理がしやすい
クラウド上で契約書管理が行えるLegalForceキャビネは、インターネットを通じてどこからでもデータにアクセスできるため、複数の拠点がある企業でも導入メリットが大きいです。
LegalForceキャビネ上ですべての契約書を管理することで、拠点が複数あっても、どこにどの契約書があるか分からなくなったり、契約書を確認する際に各拠点の担当者に負担をかけたりすることがなくなります。
契約書管理の負担軽減でバックオフィス担当者が本来の業務に集中できるようになる
契約管理を担う法務・バックオフィス担当者が契約書を探し出す作業などに時間を取られていると、その他の業務に費やせる時間が少なくなってしまいます。LegalForceキャビネを使って検索性をアップさせれば、そのような担当者の負担が軽減されます。
LegalForceキャビネでは、複数のキーワードを用いた「アンド検索」やフラグを活用した契約書の分類、関連契約書の紐づけなどもできるため、検索性が非常に高いです。また、契約書はテキスト化されるため、そのまま業務に活用できます。
こういった機能によって業務がスムーズに進むようになると、担当者には時間の余裕が生まれます。契約審査やリスク管理、法務相談など、法務担当者が注力すべき重要業務に集中できるようになり、生産性や業務の質も向上します。
契約内容も簡単に検索・抽出可能で契約書リスクの管理が容易になる
LegalForceキャビネでは、AIの技術を駆使したテキストのデータ化により、契約書の表面的な情報だけでなく契約内容まで管理可能です。
契約書の名称や相手方といった表面的な情報のみで管理台帳を作成している企業もありますが、これでは台帳を見てもその契約書を締結した背景や内在するリスクは把握できません。契約管理の品質を向上させるには、より詳細な情報をもとに管理する必要があります。
LegalForceキャビネでは、テキストのデータ化によって契約書の本文まで検索対象にできるほか、留意事項や補足事項をコメントとして残せるなど、契約書の中身にまで踏み込んで管理できる機能が搭載されています。
管理方法の統一で内部統制が強化される
管理品質の向上につながるもう1つの要素として、LegalForceキャビネの導入による管理方法の統一も挙げられます。
企業では、グループ会社や拠点ごと、あるいは担当部門がそれぞれ独自の方法で契約書を管理しているケースも多いです。そのような場合、契約書がすぐに探し出せなかったり、管理がずさんになってしまったりするリスクがあります。
LegalForceキャビネには、事業部単位でのフォルダ分けや、情報漏洩・誤操作を防ぐための閲覧権限の設定、更新期限のリマインドなど、適切な管理体制を構築するための機能が豊富にあります。このような機能を活用して管理方法を統一することで、内部統制が強化されます。
LegalForceキャビネの口コミ・評価
LegalForceキャビネの口コミ・評価には、「情報入力の手間が省ける」「業務の時間が短縮された」などの声が挙がっています。簡単なアップロードとAIによる読み取り、契約更新の自動通知など、機能の豊富さが利便性につながっているようです。
また、「操作が簡単で管理画面が見やすい」という評価もされています。シンプルで使いやすいUIが採用されているので、ITツールの操作に不慣れな社員にとっても馴染みやすく、簡単に運用できるでしょう。
LegalForceキャビネの導入の流れ
LegalForceキャビネを導入する際は、公式のフォームより問い合わせが必要です。必要事項を入力の上、問い合わせ事項を送信しましょう。
原則1営業日以内に連絡があり、その後自社の課題や要望などのヒアリングが行われます。ヒアリングをもとに適切な運用やプランが提案され、契約となります。また、契約後は運用が定着するまでカスタマーサクセス担当によるサポートを受けられます。
なお、LegalForceキャビネの料金は「導入初期費用」と「ライセンス費用」を合わせた体系になっており、契約書のアップロード件数やオプションに応じて料金が変動します。
LegalForceキャビネを導入する際の注意点
LegalForceキャビネを導入する際は、注意点が2点あります。1点目は、最低利用期間が1年であることです。
ヒアリング時は自社の課題をはじめ、導入にあたって不安なことや不明なことをきちんと共有し、自社に適切なプランか見極める必要があるでしょう。また、短期間での利用を考えている場合も、利用期間外にコストが発生する可能性があるため注意が必要です。
2点目は、詳しい料金体系は問い合わせが必要なことです。運用を開始したい時期が決まったら、余裕をもって問い合わせましょう。
まとめ
LegalForceキャビネは、AIによる自動計算や情報の抽出により、契約管理の効率と品質を大幅に向上できるAI契約管理システムです。条文検索や更新期限の自動通知、権限設定といった多様な機能を利用し、契約管理におけるリスクを未然に防ぐことができます。
契約書を電子化・クラウド管理することで、多拠点間の契約書管理・共有が簡単に行えることも魅力です。契約管理の効率化や管理品質の向上を目指している企業には、LegalForceキャビネの導入がおすすめです。