SmartGo® Stapleとは｜特徴や導入するメリットを解説
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- SmartGo® Stapleでは、プリペイドカードでの支払データがリアルタイムでアプリに連携
- 経費申請はスマホで撮影するだけで行え、電子帳簿保存法の対応でペーパーレス化が可能
- 利用履歴の自動チェックで管理が楽になり、経費精算業務を劇的に楽にすることができる
SmartGo® Stapleとは、プリペイドカード・モバイルSuicaで従業員の経費立替ゼロを実現する経費精算システムです。支払データの自動連携も可能です。本記事では、SmartGo® Stapleの特徴、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。
目次
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SmartGo® Stapleとは
SmartGo® Stapleは、モバイルSuicaと法人用プリペイドカード「Staple」を一体化した経費精算サービスです。
従来の経費精算業務では、領収書の回収・管理、申請された経費のチェックや修正作業のほか、従業員が立替えた経費の返金など、煩雑な作業に悩まされがちです。最近では、在宅勤務などで経費の扱いも複雑化しています。
SmartGo® Stapleでは、モバイルSuicaのような交通系ICカードとプリペイドカードを活用することで、支払いデータがリアルタイムに得られる上にキャッシュレスおよびペーパーレスを実現でき、業務の効率化が行えます。
SmartGo® Stapleの特徴
モバイルSuicaと法人用プリペイドカードを活用したSmartGo® Stapleには、従来の経費精算システムと違った特徴がみられます。ここでは、SmartGo® Stapleの大きな特徴について解説します。
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SmartGo® Stapleの特徴
キャッシュレスで従業員の経費立替がゼロ
SmartGo® Stapleでは、法人プリペイドカード「Staple」を使用し、経費を使う際は管理者から必要額をチャージしてもらうことができます。従来のように立替した経費をあとで返金する作業もなく、現金の用意も不要となるためキャッシュレスが実現できます。
また、経費の立替は一時的に経費を支払う従業員にとっても金銭的な負担が生じます。しかし、プリペイドカードにチャージされた経費を使えることで、その負担がなくなります。
支払データをリアルタイムでアプリ連携
従来の経費精算では、従業員からの申請後に担当者が手作業で精算を行っていました。しかし、この方法では、従業員自身の記憶違いや担当者の入力ミスが発生しやすく、修正にも多くの時間と手間がかかります。
SmartGo®︎ Stapleでは、モバイルSuicaとプリペイドカードを使用することで、リアルタイムに支払いデータが経費精算アプリと連携されます。これにより、正確な支払いデータが自動的に得られるため、チェックや修正の手間を大幅に減らし、業務効率化に役立ちます。
電子帳簿保存法対応でペーパーレス化
紙ベースの経費精算の場合、従業員が領収書やレシートを担当者に提出する必要があります。しかし、領収書やレシートは紛失のリスクが誰にでも起こり得ます。特に長期出張や在宅勤務など、オフィスに立ち寄る機会が少なくなるとなおさらです。
SmartGo®︎ Stapleならば、領収書やレシートを貰うとすぐにスマートフォンで撮影するだけで申請可能です。撮影データは電子帳簿保存法に対応しているため、紙書類の管理が不要になり、ペーパーレス化を実現できます。
モバイルSuicaやプリペイドカードに決済データは残っているため、社内規定によっては領収書やレシートの撮影すら不要になります。
SmartGo® Stapleを導入するメリット
SmartGo®︎ Stapleを導入することで、従来の経費精算をより便利にすることが可能です。ここではSmartGo®︎ Stapleを導入するメリットについて解説します。
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SmartGo® Stapleを導入するメリット
改札を通るだけで交通費申請が完了
日本国内の公共交通機関では、通常運賃に対して領収書が発行されません。また、切符の場合は回収されるため、どの交通機関・区間を利用したのかは、従業員自身の申告を信用しなければいけません。
SmartGo®︎ Stapleならば、モバイルSuicaと連携しているため、改札を通った時点で経費精算アプリに通知され交通費申請が完了します。正確な支払いデータが残るため、記憶違いや入力ミスによる修正の手間もなくなります。
Stapleカードで立替が不要になる
従来の経費精算では、従業員が一旦立替で負担し後日企業が返金します。この場合、申請手続きはもちろん、返金のための現金の管理も煩雑になります。従業員側から見ても立替経費が高額になる場合もあり、実質的な負担になることもあります。
SmartGo®︎ Stapleではプリペイドカードを使用するため、必要経費をチャージしておけば従業員が立替する必要がありません。担当者も煩雑な返金業務から解放される上に、従業員も立替による金銭的負担や申請の煩わしさから解放されるメリットがあります。
プリペイドカードで安心・安全
経費精算を簡便にするため、クレジットカードを使用する方法もありますが、審査が必要なのが難点です。しかし、プリペイドカードは審査が不要なため誰にでも発行でき、雇用形態が違う大勢の従業員に配布することが可能です。
プリペイドカードは管理者が必要額をチャージすることで使えるため、承認プロセスがシンプルになり、経費精算の作業が簡潔になります。原則チャージ額以上は使えないため、不正利用や紛失した際の悪用リスクの発生も抑えられます。
また、SmartGo®︎ Stapleでは法人プリペイドカード「Staple」が使われるため、ほかのプリペイドカードよりセキュリティ対策が万全です。紛失した際もリアルタイムでカードをロックできるため安心です。
自動チェックで管理が楽になる
経費には交通費のほか、食事代や交際費など多様な種類が存在します。従来の経費精算では、これらの経費を申請されてから分類・集計、チェックや修正を行うなど、担当者にとって大きな負担が生じていました。
SmartGo®︎ Stapleでは、モバイルSuicaの履歴をシステムが自動的にチェックしているため、その分担当者の業務が減り負担が軽減されます。本来するべき業務を行うことができ、業務の効率化にも貢献します。
精算業務を効率的に行うことが可能
税法上、通勤費は課税対象であるのに対し交通費は非課税であるため、給与計算上明確に区分する必要があります。しかし、同じ交通系ICカードを使っていると、どれが交通費でどれが通勤費なのか分かりにくい問題があります。
また、この交通系ICカードを従業員が私的な移動に使ってしまうと、さらに経費精算が複雑になりかねません。
SmartGo®︎ Stapleでは、管理者が設定した通勤経路に基づいて自動で不適切な使用を判別します。そのため、自動で通勤費・出張などの交通費、私的な利用などを区分することが可能となり、精算業務の負担を軽減します。
SmartGo® Stapleの口コミ・評価
SmartGo® Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカードを一体化した経費精算システムです。交通系ICカードとプリペイドカードを組み合わせることで、煩雑な立替返金や交通費の精算業務を減らすことができます。
口コミでも、出張が多い企業のユーザーからは「立替の負担が大きかったが、事前にチャージできることで負担が軽減した」といった声や、「プリペイドカードにより、物品を必要なタイミングで購入しやすくなった」という声が出ています。
また、交通費の精算も手間が大きく、SmartGo® Stapleの導入によって「申請漏れや遅れがなくなり、トラブルが減った」というユーザーの声もあります。
SmartGo® Stapleの料金体系
これまで紹介したSmartGo® Stapleは、モバイルSuicaおよび法人プリペイドカード「Staple」を一体化したシステムであり、料金プランとしては「まとめてDX」にあたります。
一方、モバイルSuicaのみを連携した交通費精算のみの「Smart Go」、プリペイドカードと経費精算アプリのみの「Staple」の2つのプランも設けられています。
すべてのプランで初期費用が無料で1IDから導入可能ですが、各プランで月額料金が下記のとおり異なっています。
| プラン | まとめてDX | Smart Go | Staple |
| 月額料金 | 1,000円/ID | 800円/ID | 600円/ID |
※価格はすべて税抜き
参考：料金
SmartGo® Stapleを導入する際の注意点
SmartGo® Stapleを導入するにあたって、「初回のStapleカード発行手数料が必要」・「301ID以上は別途問い合わせが必要」であることに注意が必要です。
SmartGo® Stapleを導入する際には、初回のStapleカード発行手数料として1,400円（税抜）が必要になります。なお、追加発行の場合は1枚800円（税抜）を支払う必要があります。ただし、バーチャルカードの発行は無料です。
また、これまで紹介した料金体系は、ID数が300件までの場合です。301件を超える場合は、別途問い合わせによる見積もりが必要になります。
まとめ
SmartGo® Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカード「Staple」を一体化した経費精算サービスです。交通系ICカードとプリペイドカードをアプリと連携することで、経費精算業務の負担を解消します。
モバイルSuicaと連携することで、経費精算が煩雑な交通費がリアルタイムで集計できる上に入力ミスやその修正に手間を取られることがありません。また、担当者・従業員双方に負担となる経費立替および返金業務も、プリペイドカードのチャージで解決できます。
通勤費や私的移動と交通費を区分することもできるため、出張など自社以外での勤務が多く経費の精算に悩まされている企業にもおすすめです。