sweeepインボイス

sweeepインボイスとは、インボイス制度と電子帳簿保存法に対応した請求書受領サービスです。請求書の仕訳・振込の手間を削減することができます。本記事では、sweeepインボイスの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、注意点などを解説します。

sweeepインボイスとは

sweeepインボイスとは、近年の電子帳簿保存法の改正や、インボイス制度の開始などに対応した請求書受領システムです。これによって、請求書をオンラインで簡単に受け取ることができ、請求書内容を解析して、日付や金額などを自動で入力し、仕訳を行えます。

また、受け取った請求書をsweeepに取り込むだけで、電子帳簿保存法の要件に沿った形で保存できます。さらに、高精度AI-OCRの活用で、請求書処理やインボイス制度、電子保存に必要な情報を自動で読み取り入力でき、手作業による転記の負担から解放されます。

本記事では、sweeepインボイスの特徴や主な機能、導入する強みとなるメリット、注意点などについて、分かりやすく解説します。

sweeepインボイスの特徴

sweeepインボイスには、請求書をオンラインで簡単に受け取れることや、請求書の仕訳・振込の手間を削減できる、また、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しているなど、いくつかの請求書業務の強みとなる特徴があります。

ここからは、sweeepインボイスの特徴として、以下の項目について解説します。

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請求書をオンラインで簡単に受け取れる

sweeepインボイスで指定した専用のメールアドレスで受け取った取引先からの請求書は、まとめてsweeepインボイスの受信トレイで確認できます。手動で保存する必要がなく、そのままオンラインでsweeepインボイスに簡単に取り込むことができます。

取引先用の専用書類アップロードサイトを発行することも可能です。このサイトに請求書などの書類をアップロードしてもらうことで、簡単にオンラインで受け取ることができます。Zip形式の書類のファイルにも対応しており、取り込みが可能です。

また、オプションとして、取引先から郵送で届く紙の請求書の受け取り・開封・スキャンをsweeepインボイスに代行してもらうことも可能です。

請求書の仕訳・振込の手間を削減する

sweeepインボイスによって、請求書に記載されている取引先、取引日、金額などの項目はシステムに自動入力されます。また、仕訳情報もAIが推測して、自動で仕訳して起票されます。

請求書を読み取る数が増えるほど、仕訳処理をAIが学習します。そのため、sweeepインボイスを使えば使うほど仕訳の精度が上がり、仕訳作業も正確になり効率化されます。

これにより、請求書の自動仕訳や読み取りによって、請求書の仕訳・振込における手間やミスも削減されます。

インボイス制度・電子帳簿保存法に対応

sweeepインボイスに取り込まれた請求書は、電子帳簿保存法に準拠して保存されます。この処理では、ファイリング作業やフォルダ管理、ファイル名の変更なども一切不要です。

インボイス制度にも対応しており、取引先が適格請求書発行事業者になっているかの状況管理や登録番号の照合にも対応しています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：令和5年4月 インボイス制度に関する改正について｜国税庁

sweeepインボイスの主な機能

sweeepインボイスは、請求書業務の幅広いニーズに対応するため、メールの添付ファイルの取り込み、zipファイルやリンク形式の受け取り、書類アップロードサイトの発行など、多彩な機能を備えています。

ここでは、sweeepインボイスに搭載された主な機能について、以下の項目に分けて詳細に解説します。

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メールの添付ファイルの取り込み

sweeepインボイスで発行した専用のメールアドレスを利用することで、取引先からメールの添付ファイルとして送付された請求書、書類ファイルは、まとめて受信トレイで受け取り、確認できます。

そのため、手動で保存する手間が不要となり、受け取ったデータはそのままsweeepインボイスのシステムに自動で取り込むことができます。

また、ローカルPCやクラウドサービス上に保管されているデータも簡単に取り込むことができます。紙の請求書を受け取った場合は、請求書をスキャンして取り込むことが可能です。

zipファイルやリンク形式の受取

sweeepインボイスでは、zip形式のファイルに保存されている請求書や書類にも対応しており、システム内への取り込みが簡単にできます。

また、取引先が発行した書類のダウンロードリンクにもシステムがアクセスし、自動でデータを取り込むことができます。そのため、大量の請求書データを一度にファイルを介して、効率的に取り込むことが可能です。

書類アップロードサイトの発行

sweeepインボイスによって処理している取引先相手は、専用の請求書などの書類アップロードサイトを設定することが可能です。

このサイトに取引先が請求書などのデータをアップロードすることによって、システムがアクセスし、アップロードされた全てのデータを簡単に受け取りシステム内に取り込みます。

自動入力・起票

sweeepインボイスによって、請求書に記載されている取引先名、取引日、金額などの項目がシステムに自動入力されます。その後の仕訳処理として、自動入力された請求書の項目をAIが推測し、自動で仕訳に起票します。

また、freee会計と連携することによって、ワンクリックで仕訳入力を行うことができます。

総合振込データの自動作成

企業や組織が銀行に対して振込を行う場合、sweeepインボイスを利用して請求書に記載されている口座情報を自動で読み取ります。

sweeepシステムは、読み取った口座情報を基に、金融機関が共通して利用できる全銀協フォーマットで総合振込データを作成します。この機能により、振込データ作成の手間が大幅に低減されます。

支払いの承認・ステータスの見える化

sweeepインボイスには、請求書をオンラインで承認できるワークフロー機能が組み込まれています。この機能によって、従来のような押印作業が不要となり、承認作業の効率化が図られます。また、紙でのやり取りも無くなるため、ペーパーレス化も促進できます。

さらに、支払いステータスの見える化によって、振込・口座引落・クレジットなどの支払方法ごとのステータス管理が可能となり、支払漏れや遅延を防止できます。

会計システム連携

sweeepインボイスは、freee会計など多くの会計ソフトと連携が可能です。特に、freee会計と連携する場合には、ワンクリックで仕訳入力が実行されます。その他の会計ソフトもマスタ設定を行うだけで、連携して利用できるようになります。

それぞれの会計ソフトと連携する際には、CSV（Comma-Separated Values）データによる連携が可能です。

sweeepインボイスを導入するメリット

sweeepインボイスを導入することによって、業務フローがシンプルになる、柔軟な働き方ができる、現場部署の意識改革につながる、データ化と連携のスピードが早いなど、さまざまなメリットがあります。

ここからは、sweeepインボイスを導入するメリットとして、以下の項目に分けて詳しく解説します。

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連携ファイルの設定自由度が高い

sweeepインボイスでは、他の会計システムへ渡す連携ファイルの設定自由度が高く、標準機能でほぼ対応可能です。

連携先する会計システムの仕様の関係で受取フォーマットの項目に制約がある場合でも、sweeepシステムの仕訳エクスポート設定を用いて柔軟に対応できます。

業務フローがシンプルになる

受領した請求書をsweeepインボイスにアップロードすることで、仕訳情報などが自動作成されます。そのため、各部署の担当者が仕訳情報の内容をチェックした後は、sweeepインボイスのワークフロー機能を使って、管理者や経理部などへ送付することができます。

このワークフローの処理によって、画面上で請求書とその取引の仕訳を横並びで確認できます。そのため、紙でのやりとりが無くなり、業務フローがシンプルになり、紙資源の使用も削減されます。

柔軟な働き方の実現につながる

sweeepインボイスの導入によって、領収書などの書類の電子データ化が行われることで、申請・承認フローの可視化や業務フローの改善に繋がり、紙伝票が削減でき、ペーパーレス化が促進されます。

また、sweeepインボイスは、領収書などの申請・承認作業の業務フローを適正に変えることができるので、テレワークなどの働き方改革への対応にも効果があります。

現場部署の意識改革につながる

sweeepインボイスの導入によって、請求書などが電子化され、申請・承認業務の効率化が図られます。しかし、取引先から紙の領収書がくる場合には、担当部署でそれをPDF化してアップロードする手間がかかり、依然として紙でのやり取りが残り、効率が悪いです。

sweeepインボイスの導入により、取引先を含めて紙の領収書の電子化が実現することが可能です。紙の領収書を使っている取引先に現場部署から連絡して、電子データ化で業務効率が上がることを説明し、電子化してもらったケースもあります。

このように、sweeepインボイスの導入によって、現場部署の業務効率化に対する意識改革にもつながります。さらに、紙の領収書が無くなることで、領収書などの書類処理が大幅に効率アップします。

データ化と連携のスピードが早い

sweeepインボイスでは、AI-OCRの精度の高さやデータの読み込み、APIを通じた会計システムとの連携スピードの早さが特徴です。AI-OCRで読み込んだデータは、短時間でAPIを経由して他のシステムとシームレスに繋がっていき、連携できる点が魅力です。

また、AI-OCRには請求書を読み込んだ時点で、請求書上に無い勘定科目の消耗品や委託費などを学習し、請求書ごとに対応した仕訳項目を適切に反映させて精度を高める機能があります。そのため、後工程の経理処理で項目の追加や補足は不要となります。

sweeepインボイスの口コミ・評価

sweeepインボイスは、豊富な機能や操作性によって、多くの企業に選ばれ導入されており、ユーザーからの総合評価も高いです。機能面では「請求書を読み込む度にAIが学習し、仕訳処理が便利になる」という口コミがあり、AIの能力が高く評価されています。

また、「OCR機能だけでなく、会計ソフトに直接連動できる点も便利」という声もあり、OCRの機能性や他システムと連携ができる点も好評です。

さらに、「直感的に操作できる点や、電子帳簿保存法対応といった機能を備えている点がよい」といった声もあり、操作性のよさや法規制への準拠といった点も高く評価されています。

sweeepインボイスを導入する際の注意点

sweeepインボイスを導入する際には、注意点するべきポイントがあります。まず、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応方法の詳細や料金体系の詳細、カスタマイズなどについては、問い合わせが必要です。

また、サービスのデモ利用の詳細も問い合わせを行いましょう。

まとめ

sweeepインボイスは、経理業務に必要な機能を広く網羅しており、電子帳簿保存法の改正や、インボイス制度などにも適切に対応している請求書受領システムです。また、オンライ処理で懸念されるセキュリティ機能も強固に備えられています。

さらに、sweeepインボイスは、処理スピードの早さが高く評価されています。OCR機能で読み取り判別した請求書は、独自のAI技術によって、短時間で自動仕訳し、振込や源泉税の計算、保管まで実行します。これらの機能が注目され、多くの企業に導入されています。

請求書の業務改善や効率化を目指す場合には、sweeepインボイスも選択肢に入れて、機能や操作性などを確認し、自社のニーズにマッチするシステムを導入し、競合力のある請求書処理を実現しましょう。