freee経費精算とは｜強み・機能の特徴・メリット・料金体系を解説
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- freee経費精算はスマートフォン一つで経費申請から承認まで完結できる
- freee経費精算はfreeeシリーズとの連携で企業のあらゆる課題にアプローチできる
- freee経費精算には無料トライアルがあるため、操作性や自社との相性を確認できる
freee経費精算は、freee株式会社が提供するプラットフォームの中のプロダクトの1つで、経費精算の申請・承認、経費精算の設定や、精算処理などを行うことができます。本記事では、freee経費精算の特徴や主な機能を解説し、freee経費精算を使用するメリットや無料トライアルの活用ポイントを紹介します。
目次
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freee経費精算とは
freee経費精算とは、freee株式会社が提供するクラウド型サービス「freeeシリーズ」の1種で、会計業務のなかでも経費精算に特化したシステムです。
freee経費精算では、他のfreeeシリーズと連携することで各種経費の申請から承認、振込まで一括処理できます。スマートフォンによるOCR読取やICカードの履歴読込により入力ミスを減らし、経費精算業務を始めとしたバックオフィス全般の効率化を図ってくれます。
freee経費精算の特徴
freee経費精算には、経費精算の効率化に役立つ機能が充実しています。freee経費精算の特徴や強みを理解し、自社への導入を検討しましょう。
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スマホ一つで申請から承認まで完結できる
freee経費精算は、パソコンだけでなく、スマートフォン一つで経費申請から承認までをオンライン上で完結できます。領収書やレシートを撮影するだけで金額・日付などのデータを自動取得し、自社で定めたフォームに入力すればすきま時間で申請が完了します。
専用アプリは交通系ICカードの履歴読込も可能なので、負担になっていた大量の入力作業も手間いらずです。入力ミスも必然的に減らせるため、差し戻しによる経理担当者・従業員双方のストレスも軽減されるでしょう。
証憑の読取・仕訳だけでなく経費精算まわりのあらゆる業務を自動化
freee経費精算は、スマートフォンで撮影した証憑を自動で読み取り入力し、仕訳や承認後の通知も自動で行ってくれます。メールやSlackで通知してくれるため、外出や出張で承認フローが滞るということもなくなります。
人事管理マスタの変更も自動反映してくれるので、変更のたびに従業員へ案内しなければならないという管理コストも削減できます。経費精算業務といっても、それに付随する業務が多くあるなかで、システムを通して一括管理できることは大幅な時間の節約にも繋がります。
サービス連携で企業の課題に多方からアプローチできる
freee経費精算は、freeeシリーズの他システムと連携することで企業の掲げる課題に多方面からアプローチできます。
例えば、freee経費精算は経費精算に特化システムですが、2023年10月から新たに制定されたインボイス制度に対応するためには、「freeeインボイス登録申請ナビ」や「freee請求書 インボイス取引先管理」などを連携することにより、インボイス制度に対応した請求書の発行から取引先管理をまじえた経費精算をストレスなく行えるようになります。
自社のバックオフィス業務の課題を明確にしたうえで、ポイントを絞ったシステム連携を行い効率化を図っていきましょう。
freee経費精算の主な機能
freee経費精算には、経費精算業務を支援するための機能が充実しています。しかし、機能をみるだけでは具体的に何ができるかイメージできないこともあるでしょう。
そこで、ここからは代表的な機能と、各機能でできること・メリットについてご紹介していきます。各機能の特徴を理解し、freee経費精算の導入につなげましょう。
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freee経費精算の主な機能
最大15段階まで設定可能な申請承認機能
自社の承認フローに合わせて最大15段階まで設定することが可能で、差し戻し・棄却もオンライン上で対応できます。一覧表示される承認ステータスは、承認漏れがある場合でも一目で確認できます。
精算内容の自動登録・仕訳機能
経費申請を行う際によく使う内容と勘定科目などの組み合わせを経費科目として予め設定できるだけでなく、頻繁に使用する内容を申請内容ごとコピーして登録することが可能です。申請された内容はそのまま自動的に仕訳され帳簿付けも行えます。
経理業務内でも重複しがちな作業が、経費精算時に一括で行われるため、担当者の負担も大幅に軽減でき、二重に処理するリスクも防げます。
コストを見える化できるタグ機能
プロジェクト・部門ごとに現状どれだけ経費がかかっているのか確認したい、そんな時に役立つのがタグ機能です。設定したタグごとに経費データがすぐに確認できるので、コスト削減策にも役立ちます。透明性の高い経理状況は、企業の信頼度にも大きく貢献します。
システム連携で経費精算を給与明細に反映
freee経費精算が搭載されている「freee会計」と「freee人事労務」を併用すると、経費精算の内容を給与明細に追加することができます。従来の業務では、経費精算処理した内容を給与明細作成時に再度確認し、備考欄などに追記する作業が発生していたものが、経費精算時のワンクリックで給与明細に反映されます。
銀行振込の場合は、freee人事労務で総合振込依頼ファイルが出力でき、全従業員への給与と経費精算の振込が一度で完了します。
領収書の読み取り機能
スキャナやスマートフォンから領収書をアップロードするだけで、OCRの画像解析機能により読み込まれた取引内容が自動的に入力されます。経理担当者は、申請書へ紐づいた画像データを確認しながら処理を行えるので精算漏れも防げます。
また、電子帳簿保存法に対応した機能の組み合わせで、煩雑な領収書の原本管理に頭を悩ませることはなくなります。
専用アプリを使用した交通系ICカード履歴読込機能
専用アプリを使うことで交通系ICカードの履歴を読み込み、入力ミスなく交通費精算ができます。履歴の保存期間は各ICカードの機能に依存しますが、長期出張の間も精算漏れなく処理ができます。最短ルートを選んで移動する習慣も身に付きます。
freee経費精算を使用するメリット
freee経費精算の最も大きなメリットの1つは、導入により経費精算業務の効率化を図れる点です。どのような点が業務の効率化につながるのかを、メリットの面から具体的にご紹介していきます。
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freee経費精算を使用するメリット
セキュリティ対策も安心
経費精算では、取引先情報や個人情報などの機密性の高い情報も取り扱います。freee経費精算では、ユーザーとシステム間の通信に「256bit暗号化通信」が用いられており、通信が傍受されるリスク対策を行っています。
個人情報保護第三者認証プログラムのグローバルスタンダード「TRUSTe」の承認取得、情報セキュリティ情報を扱う国内の代表組織「JPCERT/CC」から脆弱性に関する情報の取得と対策を常時行うなど、外部機関との連携によりセキュリティ強化を図っています。
参考：freeeのセキュリティ
電子帳簿保存法・インボイス制度へも対応し完全ペーパーレス化を実現
freee経費精算を含む「freee会計」は全プランで電子帳簿保存法に対応しています。証憑の電子保存はもちろん、過少申告加算税が節約できる優良電子帳簿の自動作成も行えます。
社外の取引に限らず、社内手続きでもかさばっていた書類は、freee経費精算で完全ペーパーレス化が可能です。手間がかかっていた経費精算にまつわる業務フローも、システムによる一元管理で人と環境に優しい企業づくりを推進します。
「freeeアドバイザー」の資格を持った税理士のサポートを受けられる
システムを利用した経費精算や税務処理に不安が生じた際は、全国に7,900以上ある「freeeアドバイザー」と呼ばれる会計事務所のサポートを受けられます。相談内容によってはfreeeアドバイザーの資格をもった税理士を無料で紹介してもらえます。
無料トライアルを利用できる
freee経費精算を含む「Freee会計」では法人企業に向けたミニマム、ベーシック、プロフェッショナルの3つのプランがあり、その他にも個人事業主向けにスタンダードプランがあります。各プラン内でもダウン・アップグレードが可能で、必要な機能を絞った形で導入できます。
各プランとも30日間の無料トライアルが可能です。実際に使用することで初めて必要な機能や自社の課題が見えてくることも加味し、後述する無料トライアルでチェックすることも踏まえながら適切なツール選びをしていきましょう。
また、担当者にリクエストすることでfreee経費精算のデモ版も試すことができます。
freee経費精算の評判
freee経費精算の口コミで圧倒的に多いのは「スマホでの申請がとにかく便利」という声でした。Windows・Mac・Android・iOS、どのデバイスでも利用できる点にあわせ、時間・場所を問わずに手軽に経費申請できることにメリットを感じる人が多いです。
またそれに付随して「作業工数を減らせた」というコメントも多く上がっています。シンプルなUIは操作性もよく、承認ステータスが一目で確認できる上に、経理担当者が頭を抱える年末調整でも数ステップで帳票が完成するのは嬉しいポイントです。
一方で「読込画像サイズに制限がある」「利用権限の範囲が細かく設定できない」など、機能の細かな部分へ改善を求める声がありました。スムーズに運用するためには、専門資格を有する「freeeアドバイザー」のサポートをうまく活用することが求められます。
freee経費精算の料金体系
freee経費精算は単体での利用ではなく、「freee会計」と連携して利用するシステムのため、こちらではfreee会計のプラン・料金体系をご紹介します。なお、プランは3種類ありますが、今回紹介していないミニマムプランには経費精算機能は含まれていないためご注意ください。
| ベーシックプラン （20名以下） | プロフェッショナルプラン （20名以上） | |
|---|---|---|
| 料金（年払い） | 3,980円/月あたり （47,760円/年） | 39,800円/月あたり （477,600円/年） |
| 料金（月払い） | 5,280円/月 | 47,760円/月 |
| 基本機能 | 〇 | 〇 |
| 帳簿関連 | 〇 | 〇 |
| レポート関連 | △* | 〇 |
| サポート | 〇 | 〇 |
上記でご紹介した以外にも、個人事業主向けに必須機能を絞り込んだスタンダードプランなどもあります。業務フローに必要な機能へフォーカスして、適切なプラン選択をしていきましょう。
参考：法人様向け料金プラン – クラウド会計ソフト freee
freee経費精算の無料トライアルでチェックすること
freee経費精算では、freee経費精算を含む「freee会計」をプランごとに30日間無料で試せるほか、担当スタッフにリクエストすることでfreee経費精算のデモ版を試すことができます。
また、無料トライアル中は次の2つのポイントに注目することで、本格導入後もスムーズなスタートを切りやすくなります。
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freee経費精算の無料トライアルでチェックすること
操作性はどうか
無料トライアルでは、現場の従業員が使いやすいかを確認しましょう。使いにくいシステムはどうしても敬遠されやすく、導入後に形骸化する恐れがあります。
例えば、直感的な操作が可能か・必要な処理を問題なく行えるかという点を重点的にチェックしてください。営業や出張・リモートワークなどの社外活動をする従業員が多い企業では、スマートフォンアプリの使い心地の確認も重要です。
自社の業務フローに合っているか
無料トライアルを活用し、自社の業務フローにあわせた柔軟な運用が可能か確認しましょう。自社の業務フローとの相性が悪い場合、再入力などの二度手間が発生する可能性があり、かえってバックオフィスのパフォーマンス効率が低下する恐れがあります。
freee経費精算は、プランごとに利用できる機能も異なり、その他のfreeeシリーズとの連携でより既存のフローに沿った柔軟な運用が可能です。また、導入により自動化・削減できる工程も一定程度あるため、その点を考慮しながら、既存フローそのものの改変に踏み切ることも大切です。
まとめ
freee経費精算はクラウド型の経費精算システムです。パソコンだけでなく、スマートフォン一つで経費申請から承認までオンライン上で完結できるため、時間や場所に制限されることなく、すきま時間で経費精算が行えます。
OCR機能を利用することで、手作業での入力の手間が省け、予め設定されたフォームにより記入漏れや仕訳ミスといったヒューマンエラーの防止も期待できます。
読み取った証憑は電子帳簿保存法にも対応し、かさばる書類・領収書管理の完全ペーパーレス化を実現します。もちろん経費精算されたデータは自動で仕訳され、幅広く提供されているfreeeシリーズとの連携で人事労務と一元管理することも可能です。
経理業務の簡略化だけでなく、専門資格を備えたサポート体制も充実しているほか、高度なセキュリティ対策も担保されているため、どのような企業でも安心して運用できるでしょう。
30日間の無料トライアルが可能なため、本格導入前に、操作性や効果を確認しておくのがおすすめです。freee経費精算の導入によって、煩雑な経費精算業務を自動化し、バックオフィス全体でのパフォーマンスアップを図りましょう。