Biz Connectionとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
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- Biz Connectionは電子契約単体だけではなく、契約業務のプロセスを俯瞰して把握できる
- 豊富なインターフェースを具備しているため、基幹システムとのシームレスな連携が可能
- 契約書ごとの従量課金制ではなく、初期費用と年間利用料を足した年間利用料の定額制
Biz Connectionとは、あらゆる企業との取引を明確化・効率化し、企業間取引で受渡する書類の電子化によって事務処理のコストを削減できるBtoBプロセスプラットフォームです。本記事では、Biz Connectionの特徴や主な機能、導入するメリットなどを解説します。
目次
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Biz Connectionとは
Biz Connectionは、あらゆる企業との取引にかかる業務プロセスや関連書類を、ワンストップ管理できるBtoBプロセスプラットフォームです。企業間取引で受渡する書類を電子化して一元管理し、アナログな事務処理のコスト削減や生産性の向上につなげます。
電子帳簿保存法にも対応しており、法令対応にかかる手間を削減しながら、企業間書類のペーパーレス化をサポートします。本記事では、Biz Connectionの特徴や主な機能、導入するメリットなどを解説します。
Biz Connectionの特徴
Biz Connectionでは、企業間取引における書類のやり取りを電子化し、案件の一元管理によって業務の効率化につなげるサービスです。ここでは、Biz Connectionの特徴を解説します。
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Biz Connectionの特徴
複数処理の一元管理で業務を効率化
契約業務では、案件ごとに契約書の作成から電子帳簿保存法への対応、見積書・請求書の発行など、複数のプロセスと帳票が存在し、それぞれ対応する担当者が違います。そのため、業務プロセス間での情報共有が困難になり、案件の進捗状況が把握しづらいです。
Biz Connectionは、電子帳簿保存法への対応をはじめ、1社・1案件に対する複数処理の紐づけが可能です。電子契約単体だけでなく、複数の業務プロセスや関連する取引書類を案件・取引先別にワンストップ管理でき、業務状況の共有が容易になります。
取引先を含め、案件全体の進捗状況を俯瞰して把握できるため、スムーズな取引が可能です。このように、Biz Connectionで契約業務における複数処理を一元管理することで、業務の大幅な効率化につながります。
基幹システムとのシームレスな連携が可能
Biz Connectionは豊富なインターフェースを具備しており、基幹システムとのシームレスな連携が可能です。具体的には、Biz Connectionに登録するデータを、他システムから自動で取り込むことができます。
そのため、従来のような手作業によるデータ入力やファイル添付が不要になり、業務の自動化が実現します。担当者は他のコア業務に注力できるだけでなく、手作業にありがちな入力ミスや転記漏れの防止にもつながり、契約業務の効率化を図れます。
オリジナルのサイト構築が可能な拡張性の高さ
Biz Connectionは、Open＆Easyがコンセプトのintra-martを基盤に採用することで、圧倒的な拡張性の高さを実現しています。さまざまな要望に応えられるよう、自社固有の言い回しやステータス、取引先とのやり取りを実現する自社オリジナルのサイト構築が可能です。
企業別にパーソナライズされたサイトの運用で、自社独自の電子取引が実現します。また、セキュアな自社サイトとして、取引先との安全かつスムーズなコミュニケーションを図ることも可能です。
電子契約に対する利便性を高めれば、取引先からの満足度向上にもつなげられます。
Biz Connectionの主な機能
Biz Connectionには、プロセス管理やアクティビティ管理など、企業間との取引を効率化する機能が豊富に搭載されています。ここでは、Biz Connectionの主な機能を解説します。
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プロセス管理
プロセス管理は、業務種別に合わせてプロセスを定義し、そのプロセスに沿って業務の進捗状況を管理する機能です。
例えば、取引先との契約締結業務において、「起票」「承認待ち」「承認済み」「締結」など、進捗段階をステータスとして定義し、進行状況をわかりやすく表示します。プロセス定義はデータベースのマスタから追加変更でき、業務フローに沿った運用が可能です。
アクティビティ管理
アクティビティ管理では、システムの利用者が処理しなければならないアクティビティ（タスク）を一元管理できます。アクティビティ一覧の画面では、業務種別やステータス別の検索をはじめ、ステータスの更新、CSV形式への出力まで行えます。
各アクティビティの登録・更新は、アクティビティ詳細画面を使って簡単に管理が可能です。例えば、アクティビティ更新画面では、プロセス状況が現在のフローで表示され、まとめて登録した複数の添付書類はPDFプレビューにて、ダウンロードせずに参照できます。
また、電子文書などに合わせてノンプログラミングで項目設定が行え、関連する取引もワンストップで確認可能です。
通知・期限管理
通知・期限管理は、ユーザ情報に設定されたメールアドレスに対して、あらかじめ設定したタイミングでメール通知する機能です。
例えば、アクティビティ進行に伴う次処理者への通知や、設定した日数内でステータスが完了していないシステム利用者へ、督促通知のメール送信が可能です。取引先を含めたシステム利用者は、通知メールを起点にして契約業務を進行でき、対応漏れの心配を減らせます。
8種のメールテンプレートが標準で用意されており、本文の変更も自由に行えるため、メール作成にかかる手間を必要最小限で抑えられます。なお、メール送信サーバを持っていない企業でも、オプション契約によってメール送信機能の利用が可能です。
証跡管理
証跡管理の機能では、アクティビティに添付されたファイルのPDFタイムスタンプ（署名情報）を、任意のタイミングで更新できます。この機能を活用すれば、添付ファイルが不正に改ざんされていないことを保証でき、電子帳簿保存法への対応にも役立ちます。
PDFにはタイムスタンプや電子署名の情報が埋め込まれており、Adobe Acrobat Readerなどで確認が可能です。また、アクティビティ一覧画面では、書類すべてにタイムスタンプが付与されているかを一括で確認でき、膨大な契約書の管理も容易に行えます。
タイムスタンプは、事前設定によって任意のタイミングで自動付与することもでき、定期的な契約更新業務の効率化も可能です。
取引先管理
取引先管理は、Biz Connectionを利用する取引先の会社情報や担当者情報を一元管理できる機能です。取引先一覧の画面では、任意の検索条件による取引先の検索をはじめ、「新規登録」から新しい取引先の登録が行えます。
一覧画面から遷移する詳細画面では、取引先情報の登録や更新ができます。取引先更新予約機能を利用すれば、任意の未来日から更新内容を反映させることもできるため、取引先の組織改変に合わせて柔軟な更新が可能です。
権限管理
権限管理では、システム利用者ごとにアクセス権限を設定し、機能の利用範囲やデータの参照範囲を制御できます。業務フローや契約内容に合わせた権限付与や、承認フローのアレンジが可能です。
例えば、複数の段階を踏んだ承認フローを構築し、取引先を含めてステータス管理を行えます。各担当者に対し、状況に応じたアクティビティのステータス更新権限を付与すれば、契約プロセスのスムーズな進行が実現します。
そして、承認フローの見える化によって統制力を高めつつ、契約プロセスにおける機密性の確保が可能です。
Biz Connectionを導入するメリット
Biz Connectionでは、ランニングコストを抑えながら、ペーパーレス化によるコスト削減に期待できます。ここでは、Biz Connectionを導入するメリットについて解説します。
年間定額制でランニングコストが抑えられる
Biz Connectionは、電子契約システムにありがちな契約書ごとの従量課金制ではなく、初期費用と年間利用料を足した年間利用料の定額制です。膨大な契約書を管理する企業でも、月々の利用料金の変動を心配せずに済み、年間でのコスト試算がしやすいです。
また、業務内容に合わせて「オンプレミス型」「クラウド型」「SaaS型」から導入形態を選択でき、複数プランの提供による不要な機能を省いたサービスの導入が可能です。無駄のないプラン設計によって、長期にわたる運用でもランニングコストを抑えられます。
ペーパーレス化で事務処理のコストを削減できる
Biz Connectionの導入によって、取引における契約書類をフル電子化することで、契約業務におけるペーパーレス化を実現します。紙の契約書でかかる印紙代・郵送料に加え、手作業のデータ入力で発生する作業コストまで、事務処理のあらゆるコストを削減できます。
さらに、基幹システムとの連携によって手作業が減り、人為的なミスや対応漏れを防止しつつ、契約業務におけるDX化の推進が可能です。
Biz Connectionの導入の流れ
Biz Connectionの導入では、まず問い合わせした企業と導入までのスケジュール感や、必要な手続きの確認が行われます。その際、システムイメージの認識合わせも実施されます。
契約を決めたら、利用契約書・規約書を取り交わし、利用申込書および請求書を記入します。続いて、サンプル値が記入されたパラメータシートに記入してパラメータ設定を行い、QA会（Web会議）を1〜2回実施した後にパラメータを確定します。
最後に、Biz Connectionのセットアップ、マスタ情報設計およびデータ作成を行い、自社で動作検証を実施する流れです。なお、取引先への同意書／案内書等の案内／管理者のアカウント登録等は自社で行う必要があります。
まとめ
Biz Connectionは、あらゆる企業間取引における書類のやり取りを電子化し、アナログな事務処理にかかるコスト削減や、生産性の向上につなげられるBtoBプロセスプラットフォームです。
電子契約単体だけでなく、契約前後の業務プロセスを1つのシステムで一元管理し、関連する取引書類もワンストップ管理できます。豊富なインターフェースを具備しており、基幹システムとのシームレスな連携で、入力業務を自動化してDX化の推進が可能です。
年間定額制で自社にとって必要最小限のシステムを構築できるため、ランニングコストを抑えた運用を実現し、膨大な契約書を管理する企業でも運用コストを抑えられます。取引先の満足度を向上させつつ手続きの電子化を行うなら、Biz Connectionの導入がおすすめです。
