invox電子帳簿保存とは｜特徴や利用の流れ、導入するメリットを解説
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- invox電子帳簿保存は業界最安水準の料金体系ではじめやすく、低コストでの運用が可能
- 安くても文書管理に必要充分な機能を搭載しており、システムの入れ替えもしやすい
- 迅速なサポート体制と強固なセキュリティ・リスク管理によって、安心して運用できる
invox電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応した、あらゆる国税関係書類を電子化できる業界最安水準のクラウド文書管理システムです。本記事では、invox電子帳簿保存の特徴や利用の流れ、導入するメリット、料金体系などを解説します。
invox電子帳簿保存とは
invox電子帳簿保存とは、あらゆる国税関係書類と電子取引情報を、検索要件に必要な日付・金額・取引先を自動でデータ化して電子保存できるクラウド文書管理システムです。電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応しています。
本記事では、invox電子帳簿保存の特徴や導入するメリット、料金体系などについて解説します。なるべくコストを抑えて本格的な国税関係書類の管理をしたい場合は、ぜひ参考にしてください。
invox電子帳簿保存の特徴
invox電子帳簿保存には、はじめやすい料金体系や充実したサポート体制などで、手軽に文書管理を効率化できる特徴があります。ここでは、invox電子帳簿保存の特徴について詳しく解説します。
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invox電子帳簿保存の特徴
業界最安水準の料金体系ではじめやすい
invox電子帳簿保存は、業界最安水準で圧倒的なコストパフォーマンスを実現しており、低コストではじめやすいのが特徴です。初期費用が無料であることに加え、利用人数が無制限で料金に影響せず、導入時のコストを抑えられます。
管理対象の文書が多くない企業でも、必要最小限でスモールスタートできるため、余計なコストがかからず導入しやすいです。ランニングコストを考慮しながら、ペーパーレス化や業務の効率化など、さまざまな課題の解決につなげられます。
安くても文書管理に必要充分な機能を搭載
invox電子帳簿保存は、部門ごとの参照範囲指定や申請・承認ワークフロー、書類のグルーピングなど、文書管理に欠かせない必要充分な機能を搭載しています。低コストでありながら、業務の生産性向上につながる本格的な文書管理ができます。
例えば、一括データ出力機能では、invox電子帳簿保存に登録した書類やデータ、変更履歴を出力し、他システムへの移行データの作成が可能です。これにより、システムの入れ替えが発生した場合にもスムーズな対応ができます。
データが出力できない仕様のサービスも多い中、ユーザー目線に立った便利な機能も搭載されているため、コストパフォーマンスの高さも魅力です。
チュートリアルや導入サポートパックを提供
invox電子帳簿保存では、運用検討に向けたチュートリアルをはじめ、電子帳簿保存コンサルタントへの相談まで含む導入サポートパックを提供しています。そのため、不明点を減らしながらスムーズな導入が可能です。
導入サポートパックでは、段階的に理解しやすい頻度で開催される説明会や動画、Q&Aへのスピーディーな対応などにより、わからないことがある際にも不明点を速やかに解消できます。信頼性の高さから安心して利用でき、従業員に浸透させやすい点も大きな特徴です。
invox電子帳簿保存の利用の流れ
invox電子帳簿保存では、書類の取り込みからデータ化、電子保管まで行い、効率的な文書管理ができます。ここでは、invox電子帳簿保存の利用の流れについて解説します。
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invox電子帳簿保存の利用の流れ
書類の取り込み
はじめに、対象の書類をデータ化するために書類の取り込みを行います。すでに電子化されているデータは、PDFや画像データをアップデートするか、専用のメールアドレスをCcに入れて添付ファイルとして送ってもらいましょう。
また、Googleドライブなどの専用フォルダを利用する方法もあります。紙で届く書類は、スキャナや複合機でスキャンすることで、データ化が可能です。都度入力の必要がないため、入力漏れやミスを防止できます。
検索要件に必要な項目を自動でデータ化
書類の取り込み後は、検索要件の記録項目に必要な「取引年月日」「取引金額」「取引先」を自動でデータ化します。データ検索をする際は、電子帳簿保存法で定める範囲を指定した検索や、複数の項目を組み合わせた検索が可能です。
インボイス制度の適格事業者登録番号のデータ化や、見積書・注文書・納品書・検収書・請求書など、一連の取引のグルーピングにも対応しています。AI OCRのデータ化とオペレータの確認を組み合わせることで、99.9%以上の高精度なデータ化が実現します。
変更履歴を記録し無期限に電子保管
データ化された結果を原本の画像と並べて確認し、電子帳簿保存法の要件に則って訂正・削除の履歴を残しながら、無期限に電子データとして保管します。変更履歴は記録されるため、保存した人以外が確認する際に原本と相違があっても混乱することがありません。
なお、検索要件項目のデータ化を一任したい場合におすすめな、ベーシックプラン以上で利用する場合、追加料金なしでタイムスタンプの付与が可能です。また、訂正・削除の際はワークフローの設定もできます。
invox電子帳簿保存を導入するメリット
invox電子帳簿保存を導入することで、適切な文書管理を行いながら容易に電子帳簿保存法へ対応できるなど、さまざまなメリットが得られます。ここでは、invox電子帳簿保存を導入するメリットについて解説します。
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invox電子帳簿保存を導入するメリット
電子化で書類の検索性が上がって探しやすい
invox電子帳簿保存で書類を電子化することにより、データが一箇所にまとまるため、書類の検索性が上がります。対象の書類が探しやすくなれば、手作業で1枚ずつ探し出す手間から解消され、大幅な業務の効率化につながるでしょう。
特に、内部監査や監査法人への提出時など、扱う書類の件数が多い場合にも、invox電子帳簿保存なら一元管理によって柔軟なワークフローを構築できます。検索にかかる手間と時間を削減しつつ、スムーズな対応が可能です。
業務フローを大幅に変更せず電帳法対応が可能
invox電子帳簿保存の導入後は、見積書をアップロードするだけで担当者に通知が届き、作成した発注書は取り込み用アドレスを使用してシステムに保存されます。メールやクラウドストレージとの連携で、業務フローを大幅に変更することなく電帳法への対応が可能です。
見積書の保存時にも日付・金額・取引先名は必須の入力項目であるため、入力漏れを防ぎながら正確な管理ができます。新たなマニュアルの作成や教育にかかる手間を削減することで、電帳法への対応が容易となり、経理がチェックしやすい運用につながります。
強固なセキュリティを保ちながら運用できる
invox電子帳簿保存では「JIS Q 27001:2014（ISO/IEC27001:2013）」の取得をはじめ、「システムリスク管理」および「情報セキュリティ管理」の要件を満たしており、セキュリティ・リスク管理が万全です。
多くの機密情報を扱う企業では、強固なセキュリティを保ちながらの運用が求められます。しかし、厳しいセキュリティ基準を設けている企業であるほど、システムの導入を検討した際に予算を超えてしまうことがあるでしょう。
invox電子帳簿保存は、費用を抑えながら高いセキュリティ環境のもとで利用できます。さらに、SAML対応の製品と連携してSSO（シングルサインオン）を実現するなど、自社に合ったセキュリティ環境の構築も可能です。
invox電子帳簿保存の口コミ・評価
invox電子帳簿保存を実際に利用した人からは、「コスト面でのハードルが低く、費用対効果が十分にとれた」という声が上がっています。初期費用が無料でありながら、電帳法への対応や作業工数の削減といった効果が得られるため、メリットを感じやすいでしょう。
機能面では、「書類データの取り込みの手間が省けて非常に便利」という声が見受けられます。取引先から指定のメールアドレスに送られたデータを簡単に取り込めることから、業務負担の軽減につながっているようです。
invox電子帳簿保存の料金体系
invox電子帳簿保存は、初期費用0円・ユーザー数無制限で、「月額基本料金」と利用数に応じて変動する「データ化料金」が支払額となります。データの入力方法やサービス内容、確認・ワークフローに違いがあるため、自社のニーズに合ったプランの導入が必要です。
また、invoxの電子帳簿保存・受取請求書・発行請求書・経費精算の4サービスを、2サービス分の月額基本料金で利用できる「パック料金」も用意されています。
電子帳簿保存だけでなく、請求書や経費精算業務において業務改善が必要な場合は、コストパフォーマンスの高いパック料金の検討もおすすめです。
| ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 0円 | 0円 |
| 月額基本料金 | 1,980円 （税込2,178円） | 9,800円 （税込10,780円） | 29,800円 （税込32,780円） |
| データ化料金 （1件） | セルフ入力：0円 AI OCR：20円 （税込22円） | セルフ入力：0円 AI OCR：20円（税込22円） オペレーター入力100円 （税込110円） | セルフ入力：0円 AI OCR：20円（税込22円） オペレーター入力100円 （税込110円） |
【2サービス分の月額基本料金で4サービスを利用可能】
| ミニマムパック | ベーシックパック | プロフェッショナルパック | |
|---|---|---|---|
| 月額基本料金 ※パック料金 | 3,960円 （税込4,356円） | 19,600円 （税込21,560円） | 59,600円 （税込65,560円） |
参考：https://invox.jp/package-price
invox電子帳簿保存の導入の流れ
invox電子帳簿保存を導入する際は、解説動画や実際の操作画面を用いたデモンストレーションなどで、サービスの概要を理解し、自社の課題解決につながるか見極めることが大切です。
その後、何をどこに保存するか、どう運用するかなどの解説動画を参考に、運用を検討します。無料トライアルとして10件まで無料で電子保存を試せるため、使い勝手を把握してから不明点の洗い出しを行いましょう。なお、無料トライアルには申し込みが必要です。
無料トライアルにおける疑問点や確認事項がある場合、個別相談会で相談できます。個別相談会では、最適なプランや利用方法の提案を受けられるため、無料トライアル利用後に申込み、プランを決めて導入する際は、invoxの初期設定と事務処理規定の用意が必要です。
invox電子帳簿保存を導入する際の注意点
invox電子帳簿保存を導入する際は、注意点が2つあります。1つ目は、初期設定は自身で行うか導入サポートパックを利用する必要がある点です。サポートパックは有償であるため、初期設定が不安な場合は予算に含めることを検討しましょう。
2つ目は、過去分を大量にアップロードする際、その分時間がかかり、個別の相談が必要となります。急を要する場合は業務に支障が出てしまうため、スケジュールに余裕を持った導入と、担当者に確認しておくなどの事前準備が重要です。
まとめ
invox電子帳簿保存は、圧倒的なコストパフォーマンスで電子帳簿保存法に対応した文書管理を実現する、クラウド文書管理システムです。電子取引情報の取り込みやスキャナ保存、優れた検索性で煩雑になりがちな文書管理が容易に行えます。
メールやクラウドストレージとの連携により、業務フローの変更を最小限に抑えられるため、従業員の定着化を図りやすく業務負担を軽減できます。充実したサポート体制で、導入後もスムーズに疑問を解決しながら、システムを効果的に活用しやすい点も魅力です。
電帳法に対応し、低コストで文書管理を効率化したい場合や、セキュリティが強固なシステムで運用したい場合は、invox電子帳簿保存の導入がおすすめです。