ビズバンスJTB出張予約とは｜特長や導入するメリットを解説
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- ビズバンスJTB出張予約は、国内・海外出張のオンライン予約によって業務効率化を実現
- ビズバンスJTB出張予約を利用した出張経費のデータ化・可視化で、経費を削減できる
- ガバナンス強化と業務の質向上を図りつつ、管理者がチェックしやすい体制を整えられる
ビズバンスJTB出張予約とは、出張の予約・一括管理を実現し、国内・海外出張におけるオンライン予約機能により、業務効率化と経費削減を図る出張予約・管理システムです。本記事では、ビズバンスJTB出張予約の特長や導入するメリット、料金体系などを解説します。
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ビズバンスJTB出張予約とは
ビズバンスJTB出張予約とは、国内・海外出張のオンライン予約により、出張に関わる業務の効率化を図る出張予約・管理システムです。出張者自身で航空券や鉄道などのチケット予約から手配まで完了でき、法人一括請求によって個人立替の負担軽減も実現します。
出張経費のデータ化・可視化によって経費の削減を図りつつ、ビズバンスJTB経費精算との連携で、出張予約から出張精算まで一つのシステムで行うことができ、証憑類の管理・保管といった工数の削減が可能です。
本記事では、ビズバンスJTB出張予約の特長や導入するメリット、料金体系などを解説します。国内・海外出張の予約を効率化し、出張管理における課題解決を図りたい場合は、ぜひ参考にしてください。
ビズバンスJTB出張予約の特長
ビズバンスJTB出張予約は、交通機関・宿泊施設など、出張に必要な予約手配を出張者がまとめて行い、企業への一括請求によって出張管理の課題解決につながるサービスです。ここでは、ビズバンスJTB出張予約の特長を解説します。
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ビズバンスJTB出張予約の特長
出張の予約・一括管理で業務を効率化
ビズバンスJTB出張予約では、国内・海外出張のオンライン予約が可能です。航空券や交通機関、宿泊施設など、出張に必要なチケットを出張者がまとめて手配し、予約データから上長などに出張申請が行えます。
出張費用は、法人一括請求によって個人の立替経費を削減できます。さらに、経理担当者は領収書を削減し、請求レポートから精算処理が可能です。
出張者・承認者・経理担当者が、それぞれオンライン上で出張に関わる業務を行い、出張の予約・一括管理で業務の効率化につなげられます。
出張経費のデータ化・可視化で経費の削減を実現
ビズバンスJTB出張予約で出張費を集中管理することで、いつ・だれが・どこに・どれくらいの費用で出張しているかなど、出張経費がデータ化して可視化されます。データから出張経費を分析し、購買方法の工夫・改善を行うことで出張経費の削減が可能です。
例えば、頻繁に利用する交通機関の経路・ホテルなどのデータを出張者ごとに分析し、傾向に合わせた割引運賃の利用設定や購買交渉を行うことで、経費を抑えられる可能性があります。各種レポートはCSVファイルでダウンロードでき、分析しやすいのも特長です。
ビズバンスJTB経費精算とのデータ連携で入力作業も削減
ビズバンスJTB出張予約は、ビズバンスJTB経費データ連携を活用すると、利用実績などのデータを経費精算システムに連携できます。決済データ、購買データ、インボイスデータなどの入力作業を削減し、データの一元管理で出張精算・管理業務の改善につなげられます。
提携する25以上の経費精算・ワークフローシステムとの連携に加え、スクラッチ開発したシステムとの連携も可能です。さらに、法人向けサービスや大手カード会社を含めたカードデータ連携サービスにより、あらゆる経費データの連携と業務の効率化を実現できます。
法人カードの不正利用を防止しつつ、人的ミスの防止としても役立ちます。
ビズバンスJTB出張予約の機能
ビズバンスJTB出張予約には、24時間いつでも操作できる国内・海外の予約機能をはじめ、社内の出張管理を効率化するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、ビズバンスJTB出張予約の主な機能を解説します。
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国内の予約機能
国内の予約機能では、ビズバンスJTB出張予約が接続している各種予約システムを活用し、交通機関と宿泊施設の検索・予約が可能です。オンライン予約において、豊富な国内航空券・ホテル・鉄道といった交通手段から宿泊先まで、1つのシステム内で手配できます。
また、各サービスの法人専用運賃を利用できるため、出張者が個人で予約するよりもお得な価格で予約可能です。単体予約はもちろん、ホテルの宿泊プランの一括検索・予約や、航空券・JRと宿泊予約を自由に組み合わせた国内パッケージも利用できます。
海外の予約機能
海外の予約機能により、海外航空券・ホテル・レンタカーの手配がオンライン上で完結します。例えば、航空券は出張者が価格や空席を確認できるため、手配担当者の見積もりを待たず、その場で予約まで完結することが可能です。
また、出張スケジュールや予算に合わせて提示された選択肢の中から、最適な便を選択できます。世界の主要なホテルの宿泊プランを一括検索・予約できるため、自社の予算と出張者の利便性などを考慮し、出張費の集約・会社払いの実現と経費削減にもつなげやすいです。
その他の機能
ビズバンス出張予約は、利用環境を適切に管理できる管理機能も充実しています。利用者情報・所属部署などのプロファイルメンテナンス機能、各種レポート機能、代理手配機能といったサポート機能があり、スマートフォンからの操作も可能です。
これらの機能の活用により、出張前後に行うべき業務をスムーズかつ安全に進行できます。以下の表は、主な管理機能のまとめです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| プロファイルメンテナンス機能 | 利用者情報や所属部署などの新規追加・削除を、 一括でメンテナンスできるアップデート管理機能 |
| 各種レポート機能 | 月次実績や渡航者レポートなどを、CSVファイルでダウンロード可能 |
| 代理手配機能 | 本人以外の代理人による予約操作が可能 |
| 出張申請機能 | 予約情報を出張申請に連携して出張申請できる （有償オプション機能） |
| ヘルプ機能 | よくある質問をチャットポッドに反映し、サポート機能 として活用できる |
| 安心サポート | JTB-CWT海外トラベルコンサルタントによる査証取得 （VISA）の要否、乗り継ぎなどの案内・サポート |
ビズバンスJTB出張予約を導入するメリット
ビズバンスJTB出張予約の導入によって、出張経費や出張状況を可視化でき、国内・海外出張におけるリスク低減につなげられます。ここでは、ビズバンスJTB出張予約を導入するメリットについて解説します。
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ビズバンスJTB出張予約を導入するメリット
ガバナンス強化と業務の質向上を図れる
ビズバンスJTB出張予約では、出張者がオンライン上でチケット予約や宿泊先などの手配を行え、予約状況を一元管理・可視化できます。利用状況の確認や請求と支払の照合が細かく行えるため、チェック作業に注力してガバナンス強化と業務の質向上を図れます。
また、「ISMS」認証をはじめ、プライバシーマーク取得、PCI-DSS認証を取得しており、情報セキュリティーへの取組強化も行われています。SAML認証方式のシングルサインオンによってID・パスワード管理がしやすく、リスクを抑えた適切な管理が可能です。
管理者がチェックしやすい体制を整えられる
ビズバンスJTB出張予約は、出張管理に必要な情報・項目を設定でき、必要に応じて企業ごとの業務フローに合わせた運用が可能です。例えば、出張内容に「出張先」「日付」「目的」の項目を設定したり、有償オプション機能で自由入力欄を追加したりできます。
こういった項目の登録により、管理者は対象者ごとの出張状況を把握しやすくなり、出張の頻度が高い企業でも、最小限の工数でチェックしやすい体制を整えられます。
さらに、マニュアルや手配書に基づいた日々のチェックを強化し、出張者への指導も行っていくことで、出張管理の効率化とコスト削減が可能です。
ツールとの情報連携で出張者の所在地管理が可能
ビズバンスJTB出張予約のレポート機能を活用すると、自然災害や事件が発生した際に出張者の所在地管理ができます。CSVファイルでダウンロードしたデータは、有事の際に出張者の旅程を把握しながら、旅程変更や出張中止の判断として利用しやすいです。
また、「旅レジ」など危機管理情報ツールへの代理送信に対応しており、サービス導入時には海外傷害保険の取り扱いや危機管理システムの紹介も受けられます。そのため、国内・海外出張におけるリスクを理解し、有事を想定した管理体制を整えられます。
これらにより、出張者の安心・安全な国内・海外出張の実現が可能です。
ビズバンスJTB出張予約の口コミ・評価
ビズバンスJTB出張予約を導入したユーザーは、「領収書などを用意する必要がなく処理に時間をかけなくて済む」と評価しています。領収書の提出漏れなどのリスクを減らしつつ、経理担当者の負担を軽減できる点が高く評価されています。
また、「別の承認ワークフローを利用する事がなくなった」という声もあります。国内外問わず、航空券・交通機関・宿泊をシームレスに予約可能であり、出張申請のワークフローを1つのシステムで完結できるため、出張手配に関する処理が一元化されるのも好評です。
ビズバンスJTB出張予約の料金体系
ビズバンスJTB出張予約の利用料金は、初期導入費用100,000円〜と月額利用料30,000円〜がかかります。料金は利用ユーザー数やコンテンツ、有償オプションの有無に応じて変動するため、詳細な金額を知るには別途見積が必要です。
クラウドならではのリーズナブルな定額制で利用できるため、コストを抑えながら導入効果の最大化につなげやすいサービスです。
| 初期導入費用 | 月額利用料 |
|---|---|
| 100,000円～ | 30,000円～ |
※価格はすべて税抜
参考：https://bts.jtbbwt.com/bizvance/booking
ビズバンスJTB出張予約の導入の流れ
ビズバンスJTB出張予約を導入する際は、まず問い合わせ・資料請求を行い、自社の現況に対するヒアリングから最適な運用方法や見積の提案を受けます。その後、契約を決定したら、導入作業サポートを受けながら利用開始までつながる流れです。
導入前・導入後には、運用設計や初期設定など、専任の導入SEによるサポートに加え、カスタマーサポートチームが迅速かつ丁寧に問い合わせへ対応します。そのため、初めての導入で不安のある企業でも、スムーズに導入しやすいです。
ビズバンスJTB出張予約を導入する際の注意点
ビズバンスJTB出張予約は、申込から利用開始まで最短3ヶ月での導入となります。申し込み後すぐに利用開始できないため、事前に綿密な導入スケジュールを立てておきましょう。
また、いち早く導入効果を得るためには、利用環境に合わせた予約システムの導入をあらかじめ選択しておくことが大切です。予約システムの追加はサービス導入後にも可能ですが、利用頻度の高い出張内容を把握し、必要な予約システムを決めておくと安心です。
まとめ
ビズバンスJTB出張予約は、国内・海外出張のオンライン予約によって、業務効率化が可能な出張予約・管理システムです。出張費用は法人一括請求できるため、出張者の個人立替の負担を軽減しながら、領収書の削減で経理担当者の精算処理も迅速化します。
また、出張状況をデータ化・可視化することで、出張者の傾向分析を行い、経費削減につながるかを検討できます。さらに、レポート機能を活用すれば、自然災害やパンデミックなど、有事を想定した出張者の所在地管理としても役立てることが可能です。
複数の予約ツールを使った出張予約や立替経費をなくし、経費削減とオンライン上での効率的な出張予約・一元管理を実現するなら、ビズバンスJTB出張予約の導入がおすすめです。
