ジンジャー人事労務 年調収集オプション

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、年末調整業務における書類の回収・作成などを電子化し、Web上でやり取りが完結する年調収集システムです。本記事では、ジンジャー人事労務 年調収集オプションの特長や主な機能、導入するメリット、料金体系などを解説します。

目次

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1. ジンジャー人事労務 年調収集オプションとは
2. ジンジャー人事労務 年調収集オプションの特長
3. ジンジャー人事労務 年調収集オプションの主な機能
4. ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入するメリット
5. ジンジャー人事労務 年調収集オプションの料金体系
6. ジンジャー人事労務 年調収集オプションの導入の流れ
7. ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入する際の注意点
8. まとめ

ジンジャー人事労務 年調収集オプションとは

ジンジャー人事労務 年調収集オプションとは、年末調整業務における書類の回収・作成など、年調収集のやり取りがWeb上で完結する年調収集システムです。紙ベースの郵送や書類管理が不要なため、年調収集にかかわる業務の負担を大幅に削減できます。

本記事では、ジンジャー人事労務 年調収集オプションの特長や機能、導入するメリットなどについて解説します。年末調整業務に課題を抱える場合は、参考にしてください。

ジンジャー人事労務 年調収集オプションの特長

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、煩雑になりがちな年末調整の収集から計算までを効率化する独自の特長があります。ここでは、ジンジャー人事労務 年調収集オプションの特長を解説します。

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Web上でスピーディーに年調収集が完結

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、従業員が手持ちのパソコンやスマートフォンを使い、Web上でスピーディーに年調収集が完結します。時間や場所に縛られず、従業員それぞれが都合のよいタイミングで回答できます。

質問形式で必要項目を回答することによって回答ミスが起こりにくく、従業員が回答に要する時間、郵送・書類管理にかかる手間の削減が可能です。なお、回答内容は自動保存されるため、Web回答を中断した場合も再入力する必要がありません。

人事データベースを元に自動で書類作成

ジンジャー人事労務 年調収集オプションでは、従業員から収集した情報を元に、自動で年末調整書類を作成できます。作成された書類はジンジャー上で管理でき、PDF/CSVでの出力が可能です。源泉徴収票の作成/印刷をはじめ、各種帳票に対応しています。

人事データベースを元に正確な情報が反映されるため、入力の手間を省きつつ、最新の従業員情報を活用した効率的な書類の作成が可能です。

ミス防止に役立つサポート機能が充実

ジンジャー人事労務 年調収集オプションには、ヘルプメッセージや情報の自動反映など、従業員の入力ミスを防止し、回答をサポートする機能が充実しています。ヘルプメッセージは企業独自の内容にできるため、従業員に伝わりやすく編集することが可能です。

ヘルプメッセージを確認しながら情報入力を進めることで回答ミスが減り、差し戻しなどにかかる手間を削減して、スムーズに年末調整書類の作成ができます。

ジンジャー人事労務 年調収集オプションの主な機能

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、オンライン上で年調収集を行う際に便利な、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、ジンジャー人事労務 年調収集オプションの主な機能について解説します。

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ヘルプメッセージの作成

ジンジャー人事労務 年調収集オプションでは、年調収集に必要な設問ごとにカスタマイズして、企業独自のヘルプメッセージを作成できます。記入方法をわかりやすく伝えられるため、マニュアルがなくても従業員がスムーズに回答することが可能です。

ヘルプメッセージは各回答ページごとに、回答内容によって設問が分岐する場合の条件分岐の設定や、メッセージ内へのリンク貼付けもできます。そのため、参照サイトや参考資料などを添付してより細かな説明を行えば、従業員の正しい入力を促せるでしょう。

また、ヘルプメッセージ以外にも、回答時の注意事項や周知事項などを従業員に送信するメールに記載できます。回答依頼メールの中に直接回答ページを貼れるため、周知事項を見落とすことなく回答を始めることが可能です。

団体保険/企業型DC対応

団体保険/企業型DC対応では、団体保険の情報をCSVで取り込み、年調収集開始時に生命保険や地震保険など団体保険の一括登録ができます。

企業型確定拠出年金や小規模共済掛金の情報は、企業が把握している年金の掛金などの情報を取り込んだ状態で年調収集の依頼を出せます。年金制度などを取り入れている場合でも無理なく制度運用が実現可能です。

対象の従業員の情報をCSVでまとめて取り込むことにより、管理者や従業員が個別で情報を入力する必要がありません。さらに、軽微な修正や少人数の情報を入力する場合は、管理者画面から情報の直接入力と編集が可能なため、柔軟に対応できます。

従業員のWeb回答

従業員のWeb回答では、ほとんどが「はい・いいえ」の選択式の質問となっており、回答内容に応じて自動で設問が分岐します。従業員の名前や住所などは自動で転記され、入力項目が最小限で済むことによって、最短5分で回答が完了します。

回答はスマートフォンからも行えるため、パソコンを持っていない従業員でも隙間時間に手軽な回答が可能です。Web回答の入力情報は随時自動保存されるため、再入力のストレスなく手軽に回答でき、従業員からの回答を収集しやすいでしょう。

また、年末調整の必要書類の原本提出が必要な場合は、従業員が書類提出後にジンジャー上で提出完了報告をすることで、提出のステータスを管理できます。メールやチャットのやり取りを簡略化するだけでなく、未提出者の確認もしやすくなります。

管理者からの進捗管理

ジンジャー人事労務 年調収集オプションにおける進捗管理は、未送信・送信済み・対象外候補・管理者確認中・完了・対象外確定の6段階で表示でき、原本の提出状況も確認が可能です。リアルタイムで管理できるため、状況の把握にかかる時間が大幅に短縮されます。

例えば、退職者や年収が2,000万円を超えることが確定している場合などは、理由を含めて管理者側でまとめて対象外へとステータスを変更可能です。従業員が提出できない場合には管理者が代理で記入するなど、さまざまな状況に応じて柔軟に対応できます。

また、進捗の把握だけでなく、未回答の従業員に対して回答依頼を再送できます。個別でも一括でも送信できるため、回答状況に合わせた対応が可能です。

回答情報のデータベース反映

年調収集で従業員が回答した本人情報、扶養親族情報、前職情報などは、ワンクリックでジンジャーのデータベースに自動で反映できます。反映した情報をもとに、年末調整の計算や給与計算が可能です。

また、反映後は給与計算に該当の人事情報が抽出されます。年末調整の計算だけでなく、給与計算に必要な人事情報の変更も、ワンクリックという最小限の手順で対応できます。

その他、回答情報が未反映の従業員のみを絞り込んで反映したり、最終反映した日時の記録を確認できたりするなど、回答反映に関わるステータスの管理も可能です。

帳票のダウンロード

帳票のダウンロードの機能を使うことで、年末調整の担当者は、従業員の帳票をPDF・CSV形式でダウンロードできます。

従業員は、年末調整にかかわる各種申告書や過去年度の書類など、ジンジャーを利用している間に発行された帳票をPDFでダウンロード可能です。

帳票をダウンロードする際には、部署や雇用区分などの絞り込み条件を入力して、多様な項目からデータ範囲を絞り込み、特定の従業員情報のみを抽出できます。「A支店」の「アルバイト」というような、複数条件を設定して正確に絞り込むような検索も可能です。

ジンジャー給与連携

ジンジャー給与と連携することで、年調収集機能にて収集した申告書情報をもとに年末調整の計算が可能です。申告書情報と従業員データベース、ジンジャー給与にて計算した本年度の給与・賞与の情報を自動抽出し、効率的に年税額の計算ができます。

年末調整で税金額に過不足が発生した際にも、自動で従業員の給与へと反映が可能です。ジンジャーは各サービス通して従業員データベース1つで管理するため、計算ミスや転記ミスが起きづらく、正確な管理体制を構築できます。

回答の引き継ぎ機能

回答の引き継ぎ機能では、昨年度の帳票に記載した生命保険料や住宅ローン控除などの情報が、今年度の帳票に引き継いで反映されます。昨年度から変更がない場合はそのまま利用できるため、入力する手間を省きつつ人的ミスの未然防止にもつながります。

また、管理者側で次年度の帳票に事前反映したい項目がある場合は、提出された書類を直接修正することが可能です。例えば、来年から変更するべき内容を今年のものに従業員が記載した場合、管理者側が対応して次年度へ反映できます。

ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入するメリット

ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入することで、年末調整に関わる業務の効率化やペーパーレス化などのメリットが得られます。ここでは、ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入するメリットについて詳しく解説します。

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事前に年末調整業務の見通しを立てられる

ジンジャー人事労務 年調収集オプションでは、従業員の回答有無や回答完了後の確認状況などを1つの画面で確認できます。そのため、状況の把握にかかる時間を大幅に削減でき、事前に年末調整業務の見通しを立てることが可能です。

6段階に分けたステータスごとの進捗管理ができる上、必要に応じて管理者側でのステータス変更にも対応しています。どの従業員にどのような対応が必要かが一画面でわかるため、回収完了までの時間を短縮し、年末調整業務を簡略化できます。

ペーパーレス化で工数・コスト削減が可能

ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入することで、年末調整書類の電子化が実現します。ペーパーレス化によって、書類郵送コストや書類の管理工数の削減につながり、スムーズな年末調整書類の収集が可能です。

システムはクラウド型かつマルチデバイス対応なため、複数拠点がある場合でも業務が滞ってしまうのを防げます。煩雑になりがちな書類のやり取り・管理がオンラインで完結するため、従業員と担当者双方の負担を軽減し、他の業務に集中できるリソースを増やせます。

ジンジャー給与との連携でさらに効率化できる

収集した年末調整のデータを、ジンジャーシリーズの「ジンジャー給与」に連携することで、統合型データベースを利用して年末調整の計算まで行えます。収集した年末調整のデータがそのまま連携されるため、計算結果を突合して確認する必要がありません。

正確な情報をもとに給与計算ができるため、ジンジャーシリーズのメリットを享受しながら、転記ミスや確認漏れなどのリスク低減に加え、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。

ジンジャー人事労務 年調収集オプションの料金体系

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、導入時の料金として「初期費用」と、利用者数や利用するサービスに応じて変動する「月額利用料（税抜600円）」が発生します。導入時の費用は規模ごとに異なるため、まずは見積もりを依頼する必要があります。

また、ジンジャーには1ヶ月間の無料トライアルやデモ体験が用意されており、本番環境のアカウントで確認し、終了後はそのまま設定を引き継ぐことが可能です。操作面や機能面に懸念がある場合は、トライアル期間にしっかりと確かめ、自社との相性を見極めましょう。

運用にあたって不安がある場合は、利用者数に応じたサポートプランの活用もおすすめです。メール・電話によるサポートや、初期設定のサポートなどを受けたい場合に検討しましょう。

初期費用	月額利用料
要見積り	月額600円※  × 利用者数 ※ご利用されるサービスごとに金額が異なります。

参考：料金

ジンジャー人事労務 年調収集オプションの導入の流れ

ジンジャー人事労務 年調収集オプション導入の際は、はじめに打ち合わせを行います。事前に自社の課題や必要な機能などを洗い出しておくと、導入をスムーズに進められるでしょう。打ち合わせ後に契約を行い、運用方法や導入スケジュールを確認します。

その後、6週間ほどかけてシステムの設定を行い、4週間ほどでテスト運用します。テスト運用で問題がなければ、本格運用開始です。

打ち合わせから本格運用開始までは、状況に応じて3ヶ月以上かかることが考えられます。導入したい時期が決まっている場合は、スケジュールに余裕をもって申込みをしましょう。

ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入する際の注意点

ジンジャー人事労務 年調収集オプションを導入する際は、注意点が2点あります。1点目は、契約期間の途中での解約や利用者数が減少した場合、払い戻しには対応していないことです。

契約期間内に解約した場合のことも想定しつつ、無料トライアルとデモ体験を活用して自社との相性を慎重に確かめておく必要があります。また、退職者や新入社員など、従業員の数も正確に把握しておくことが大切です。

2点目に、ジンジャーの統合型データベースである利点を得るためには、「ジンジャー給与」など他システムとの連携が推奨されることです。人事データベースを効果的に活用すれば、給与への自動反映など他の業務にも役立てることができます。

自社の課題に合わせて他のサービスも利用することで、サービスの利点を最大限に発揮できるでしょう。

まとめ

ジンジャー人事労務 年調収集オプションは、Web上で年末調整業務における書類の回収・作成などのやり取りが完結できる、年調収集システムです。従業員は手持ちのパソコンやスマートフォンを使い、好きなタイミングでストレスなく回答できます。

Web回答のヘルプメッセージでは、企業独自の内容で注意事項や周知事項の記載が可能です。回答ミスによる差し戻しを減らし、効率的に年調収集ができます。Web上で業務が完結するため、ペーパーレス化の実現と手間やコストの削減にもつながります。

年末調整の書類収集業務などに課題を抱えている場合は、ジンジャー人事労務 年調収集オプションの利用がおすすめです。無料トライアルとデモ体験を効果的に活用し、導入を検討してみましょう。